[ PROYECTO 0712: SISTEMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN Y DE LA CAPACIDAD OPERATIVA DE LAS ENTIDADES ]

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1 2012 Instituto Distrital de Turismo [ PROYECTO 0712: SISTEMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN Y DE LA CAPACIDAD OPERATIVA DE LAS ENTIDADES ]

2 Anexo 1 ESTRUCTURA CONSTRUCCIÓN DE PROYECTO: SISTEMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN Y DE LA CAPACIDAD OPERATIVA DE LAS ENTIDADES 1. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA O NECESIDAD 2. ANTECEDENTES Y DESCRIPCION DE SITUACION ACTUAL 3. LOCALIZACION GEOGRÁFICA 4. POBLACION Y ZONA AFECTADA Y/O GRUPO OBJETIVO 5. OBJETIVOS DEL PROYECTO 5.1 GENERAL 5.2 ESPECIFICOS 6. INDICADORES DE OBJETIVO 7. PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS 8. DESCRIPCION DEL PROYECTO 9. METAS FISICAS DEL PROYECTO. ( ) 9.1 DEFINICIÓN DE METAS 9.2 ACCIONES O ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS 10. BENEFICIOS DEL PROYECTO 11. COSTOS Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO 12. INDICADORES DE EVALUACION EXANTE 13. ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES (MARCO LEGAL, PLANES MAESTROS, POT, ETC) 14. ASPECTOS AMBIENTALES 15. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO 16. DATOS DEL RESPONSABLE 1

3 1. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA O NECESIDAD Las actuales condiciones de infraestructura física y tecnológicas no permiten atender de manera óptima los requerimientos logísticos para la operación de la entidad; de igual manera se hace necesario contar con los recursos financieros para garantizar la implementación y sostenibilidad de todos los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión. 2. ANTECEDENTES Y DESCRIPCION DE SITUACION ACTUAL Desde su creación en el año 2007, el IDT ha desarrollado esfuerzos por mejorar su gestión y condiciones operativas, que permitan a la entidad responder a las necesidades no solo institucionales, sino también a las visiones distritales y necesidades nacionales frente al tema turístico en Bogotá; es así que la entidad en el año 2011 recibió la certificación de calidad bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. Así mismo, y con el fin de responder a las necesidades y visiones distritales en torno a la gestión distrital e institucional y bajo el enfoque integral de la gestión, la entidad para este cuatrienio debe adelantar la implementación de la NTD-SIG 001:2011(Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, adoptada bajo Decreto 652 de 2011), la cual involucra el desarrollo y fortalecimiento de los subsistemas de Gestión de la Calidad, Control Interno, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión de Seguridad de la Información, Gestión Documental y Archivo, Responsabilidad Social y enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA). Por otra parte y con base en los Decretos Distritales 619 de 2007, 296 de 2008, el Decreto Nacional 1151 de 2008 y el Plan Distrital de Desarrollo Bogotá Humana, la visión de la estrategia distrital de gobierno electrónico es hacer de Bogotá una ciudad digital, incluyente, participativa y competitiva, proyectada globalmente, que facilite la interacción de los ciudadanos con la Administración Distrital mediante la optimización de los trámites y servicios que ofrece a la ciudad, a través del acceso y utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones, para lograr mayor eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia de la función pública, la consecución de objetivos de desarrollo social, el fortalecimiento institucional y la gobernabilidad. A pesar de contar en la actualidad con 23 Puntos de Información Turística eficientes, 2

4 con alta tecnología en telecomunicaciones y ubicación estratégica en diferentes puntos de la ciudad; el problema a resolver se asocia con la necesidad de mejorar los procesos de servicio al ciudadano al interior de la entidad a fin de satisfacer las demandas y necesidades ciudadanas que permitan contribuir al afianzamiento y recuperación de la confianza ciudadana en las instituciones del distrito capital, objetivos primordiales en el marco del programa que concibe a la ciudad como una Bogotá humana al servicio del ciudadano que defiende y fortalece lo público. En la actualidad se cuenta con una sede con capacidad para 60/100 usuarios con ubicación de trabajo definida, no obstante, en la medida en que se han desarrollado las actividades de organización y planeación institucional, ha sido necesario aumentar los recursos para desarrollar las actividades dirigidas al cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad, tanto a nivel misional como de apoyo. Tanto la actividad misional como de apoyo requieren de elementos físicos, humanos, tecnológicos y de información para realizar sus funciones de manera eficiente. 3. LOCALIZACION GEOGRÁFICA Las acciones del proyecto están orientadas a fortalecer la institución en todos sus componentes y por lo tanto, la localización de la inversión se ubica en Bogotá D.C. 4. POBLACION Y ZONA AFECTADA Y/O GRUPO OBJETIVO La población objetivo del proyecto corresponde directamente a 120 funcionarios y contratistas del IDT y de manera indirecta a habitantes que se verán beneficiados con las herramientas diseñadas al interior de la entidad para mejorar y optimizar las practicas realizadas al interior de la entidad. 3

5 5. OBJETIVOS DEL PROYECTO GENERAL Construir capacidades y condiciones técnicas y operativas para el fortalecimiento institucional. 5.2 ESPECIFICOS - Generar apropiación por parte de los servidores públicos del sistema integrado de gestión. - Garantizar las herramientas de infraestructura física y tecnológica necesarias para apoyar el desarrollo de las actividades de forma eficiente y eficaz. 6. INDICADORES DE OBJETIVO 2 - Número de servidores públicos del IDT capacitadas. - Número de Subsistemas implementados frente al total de Subsistemas definidos en la norma. - Porcentaje de elementos de tecnología y de plataforma tecnológica provistos. - Porcentaje de infraestructura física provista para la operación de las actividades misionales y de apoyo de la entidad 1 Los objetivos plantean la situación que se desea alcanzar mediante la solución del problema identificado y deben ser el resultado del balance del diagnóstico y de las decisiones que se tomen para atacar el problema. Los atributos de un buen objetivo son: Específico: que se claro son qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación. Medible: que sea posible cuantificar los fines y beneficios. Realizable: que sea posible de lograr a partir de la situación inicial. Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo. Limitado en el tiempo: que se establezca un periodo de tiempo en el que se deba completar cada uno de ellos. [1] El objetivo general define de forma concisa la situación deseada, asociada al problema identificado. A continuación se presenta un ejemplo de objetivos formulados 2 Son el conjunto de resultados: Concretos Medibles Realizables Verificables Los indicadores deben establecerse en términos de resultado o productos, en este sentido, la gestión institucional que se adelante es el medio para llegar a la meta, no es la meta en sí, debido a que no es un bien o servicio. 4

6 - Porcentaje de avance en la implementación del Cuadro de Mando 7. PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS Dentro de las variadas alternativas a realizarse para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en la formulación del proyecto se tiene las siguientes: ACTIVIDADES Alternativa Número 1 Alternativa Número 2 Sistema de mejoramiento de Contratación de personal Contratación de consultoría la gestión y de la capacidad especializado para la para la implementación de operativa de la entidad implementación y cada uno de los subsistemas al mantenimiento de los interior de la entidad, con diferentes subsistemas a apoyo del personal del IDT través de acompañamiento para el proceso de directo a la entidad. implementación y despliegue. Generar una herramienta que refleje en leguaje claro a la ciudadanía los resultados obtenidos por la entidad Crear por parte del Instituto un cuadro que refleje el resumen de los resultados e indicadores de gestión y seguimiento con leguaje claro para la ciudadanía y publicado en la página Web. Desarrollar y publicar una herramienta de seguimiento al proceso contractual, con miras al seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos contractuales. Proveer 100% de los elementos de tecnología y de plataforma tecnológica Suministrar la infraestructura física necesaria para la operación de las actividades misionales y de apoyo de la entidad Ofrecer soporte y capacitación en línea a la ciudadanía para el manejo y consulta de los resultados. Proveer al 100% los requerimientos de las necesidades tecnológicas y de plataforma, a través de la compra de dichos elementos. Mejorar gradualmente los espacios físicos de la entidad que requieren de la intervención como son los puestos de trabajo, archivadores, gabinetes y salas de juntas entre otros. Proveer al 100% los requerimientos de las necesidades tecnológicas y de plataforma, a través del alquiler de dichos elementos. Proveer al 100% los requerimientos de infraestructura física, a través de la compra y/o alquiler de los elementos de infraestructura física necesarios para atender los requerimientos de la entidad. 5

7 8. DESCRIPCION DEL PROYECTO Este proyecto busca construir las capacidades institucionales e intersectoriales para la gestión pública del turismo, suministrando la infraestructura física y tecnológica requerida, generando a través de su desarrollo el mejoramiento en sus procesos, la construcción de herramientas que contribuyan en la transparencia y mejor servicio al ciudadano, turista y visitante. 9. METAS FISICAS DEL PROYECTO 3. ( ) 9.1 DEFINICIÓN DE METAS - Implementar y certificar 5 Subsistemas de gestión de la Entidad. Consistentes en garantizar el mejoramiento del Sistema de gestión y de la capacidad operativa de la entidad. - Capacitar al 100% de los Servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo. - Proveer 100% de los elementos de tecnología y de plataforma tecnológica. - Adecuar al 100% la infraestructura física necesaria para la operación de las actividades misionales y de apoyo de la entidad. - Construir y publicar una herramienta que refleje en leguaje claro a la ciudadanía los resultados obtenidos por la entidad, para lo cual se busca construir 1 cuadro de mando que integre el 100% de resultados obtenidos por los indicadores y recursos de la entidad, así como la visibilización de los contratos asignados y sus productos entregados por cada proceso contractual. Las Metas anualizadas se relacionan en el siguiente cuadro: 3 Los pasos para construir una meta son: Proceso: Es el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar; tal como: construir, adecuar, capacitar, dotar, etc. En el Anexo No. 3 del manual se encuentra un listado de verbos a utilizar en la definición de las metas Magnitud: Cantidad o número de la acción identificada en el proceso. Unidad de Medida: Tales como m2, km., km./carril, camas/paciente, alumnos, hectáreas, parques, etc. Descripción: Permite complementar el propósito de la meta. 6

8 N Proceso Magnitud Unidad de Medida 1 Implementar y certificar 5 Subsistemas 2 Mantener 100 % 3 Capacitar 100 % 4 Proveer 100 % 5 Adecuar 100 % 6 Construir y publicar 1 Herramienta Descripción Del Sistema Integrado de la Entidad de los sistemas certificados de los servidores públicos del IDT en los procesos y procedimientos institucionales de los elementos de tecnología y de plataforma tecnológica. la infraestructura física necesaria para la operación de las actividades misionales y de apoyo de la entidad que refleje en leguaje claro a la ciudadanía los resultados obtenidos por la entidad Años ACCIONES O ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Promover y mantener el desarrollo de una cultura de gestión integral - Apropiación por parte de los servidores públicos que impacta a la ciudadanía a través de actividades permanentes de: Capacitar Divulgar Desarrollar acciones conducentes a Mantener actualizado el sistema Evaluar el funcionamiento del sistema - Crear las condiciones para la implementación de nuevos subsistemas de gestión, lo cual requiere de la participación activa de todos los servidores públicos. Las actividades a realizar en cumplimiento de ello son: Implementación y certificación del Sistema de Gestión Ambiental. Implementación del Sistema General de Archivo. Implementación y certificación del Sistema de Seguridad Informática. Implementación y certificación del Sistema de Salud Ocupacional. Implementación de Sistema de Responsabilidad Social. - Robustecer los diferentes canales de interacción y comunicación de la entidad 7

9 con los ciudadanos, en coordinación con las entidades públicas. Fortalecimiento del sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Soluciones. Caracterización de la población beneficiada de las acciones adelantadas por el IDT. Construcción y programación del cuadro de mando integral. - Garantizar las herramientas de infraestructura física y tecnológica necesarias para apoyar el desarrollo de las actividades de forma eficiente y eficaz. Robustecer la plataforma tecnológica Estudios de pre factibilidad para la adquisición del bien inmueble. Adecuación de los bienes inmuebles. 10. BENEFICIOS DEL PROYECTO El cumplimiento de los objetivos y metas del proyecto proporciona a la entidad las condiciones necesarias para desarrollar las actividades misionales y de apoyo de manera eficiente y en concordancia con una mejor atención y suministro de información para los ciudadanos. Estas condiciones se manifiestan en las siguientes características: a) Entidad con las herramientas físicas y tecnológicas óptimas para la prestación del servicio. b) Un sistema de gestión integrado y certificado en cada uno de sus subsistemas que permite a sus procesos desarrollar las acciones de manera organizada y estandarizada en cumplimiento de los objetivos institucionales. c) Una entidad con disponibilidad de instrumentos de control y evaluación de su gestión. d) El recurso humano estará oportunamente capacitado en los temas que contribuyan al mejoramiento de la gestión institucional, dentro del marco establecido por las normas de la administración pública y los requerimientos dados para la atención de los ciudadanos. e) Una entidad con un sistema de seguimiento, control y evaluación institucional, 8

10 que le permita realizar sus acciones de manera efectiva y eficaz, contribuyendo así a que la Administración Distrital avance en el logro de su objetivo de garantizar la efectividad y transparencia en la gestión pública. 11. COSTOS Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO Para la realización del proyecto se tienen identificados por componentes los siguientes recursos: Cifras en miles Tipo de Vigencia Componentes Proyecto 2012 (1) Dotación Mobiliario Fortalecimiento Hardware institucional Software Talento Humano Servicios Información Investigación y estudios Tecnológicos Software Talento Humano TOTAL (1) Valor ejecutado entre 1 de junio y diciembre 31 de INDICADORES DE EVALUACION EXANTE No aplica. 13. ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES (MARCO LEGAL, PLANES MAESTROS, POT, ETC) El proyecto obedece además de las normas específicas de planeación, a lo dispuesto en el Art. 209 de la Constitución Política, y a lo dispuesto por: Plan de Desarrollo Bogotá Humana Decreto 652 de Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital 4 Muebles y enseres para el mejoramiento de las condiciones de los funcionarios de la entidad. 5 Corresponde a los servicios previstos para el Hosting, servicios de comunicación, mantenimiento de la infraestructura tecnológica. 6 Incluye la construcción de la herramienta para seguimiento denominada Cuadro de Mando Integral. 7 Por este concepto se incluyen todos los ingenieros desarrolladores de programas o aplicativos para la entidad. 9

11 del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales. Ley 872 de 2003 Adopta el SGC para la rama ejecutiva del poder público, entidades descentralizadas del nivel nacional y otras empresas de servicios. Acuerdo 122 de 2004 Adopta el SGC para el Distrito Capital. Decreto 4110 de 2004 Adopta la NTCGP 1000:2004. ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad, requisitos. Decreto 4482 de 2009 Actualiza la NTCGP 1000:2004 a versión NTCGP 1000:2009 Sistema de gestión de la calidad para entidades públicas, requisitos. Ley 594 de 2000 Dicta la Ley general de archivos. Decreto 514 de 2006 Adopta el Sistema interno de gestión documental y archivos (SIGA), para el Distrito Capital. Directiva 05 de 2005 Establece las políticas generales de TICs para el Distrito Capital. Resolución 305 de 2008 Establecer políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre. OHSAS 18001:2007 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, requisitos. Estándar Europeo SA8000 Establece requisitos de Responsabilidad social en el ámbito de respeto a los derechos de los trabajadores y trabajo digno. Guía Técnica Colombiana 180 Establece los lineamientos de un sistema de gestión de responsabilidad social. Ley 99 de 1993 Crea el Ministerio del Medio Ambiente y organiza el sistema nacional ambiental (SINA). Establece la obligatoriedad para los municipios de crear programas y proyectos ambientales. Acuerdo 19 de 1996 Adopta el Estatuto General de Protección Ambiental del Distrito Capital y se dictaron normas básicas para garantizar la preservación y defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente. Decreto 61 de 2003 Adopta el plan de gestión ambiental para el Distrito Capital. Decreto 456 de 2008 Modifica el plan de gestión ambiental del Distrito Capital. Decreto 509 de 2009 Adopta el plan cuatrienal ambiental (PACA). Ley 87 de Establece el sistema de control interno para las entidades del Estado. 10

12 Decreto 1826 de Establece el comité de coordinación del sistema de control interno. Ley 489 de Dicta normas sobre el sistema de desarrollo administrativo y el sistema de control interno. Decreto 2145 de Establece las funciones del comité de coordinación del sistema de control interno. 14. ASPECTOS AMBIENTALES En el tema de Gestión ambiental, el Instituto Distrital de Turismo busca disminuir el impacto ambiental que generan las actividades, productos y servicios en el desarrollo del objeto misional de la Entidad, contribuir a prevenir la contaminación de recursos, y a mejorar continuamente los Programas Ambientales, bajo la normatividad del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA). Para ello el IDT desarrolla Programas orientados a generar buenas prácticas ambientales como son: a. El uso eficiente del agua. b. El uso eficiente de la energía. c. La gestión integral de residuos. d. El mejoramiento de condiciones ambientales internas. Las acciones desarrolladas a través del cumplimiento de una de las metas del presente proyecto conducen a lograr la certificación del Subsistema de Gestión Ambiental, con el cual se contribuye al compromiso organizacional con el medio ambiente. 15. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO La fuente de los recursos de inversión y funcionamiento del IDT es el Distrito Capital y en ese sentido, la sostenibilidad financiera está supeditada a las políticas financieras distritales y a la disponibilidad de recursos para inversión. 16. CONCEPTO Y SUSTENTACIÓN: Se considera viable por orientar sus acciones al cumplimiento de las metas del Plan Distrital de Desarrollo, a través de la construcción de acciones de transparencia y mejoramiento en la atención de los ciudadanos. 11

13 17. DATOS DEL RESPONSABLE El proyecto estará a cargo del Asesor de Planeación y Sistemas, quien es responsable de apoyar estratégicamente a la entidad para el cumplimiento de sus objetivos y asesorar en el desarrollo de los procesos y procedimientos. Nombre: Martha Cecilia García Buitrago Cargo: Asesora de Planeación y Sistemas Correo: martha.garcia@idt.gov.co Teléfono Ext