INFORME DE AUDITORIA AL SEÑOR SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Dr. Carlos WEITZ Tucumán 480 CAPITAL FEDERAL S. / D. En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley N 24.156, la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION ha procedido a examinar los Estados Contables de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, detallados en el apartado 1. Tales Estados Contables constituyen información preparada y emitida por la Administración de la Entidad en orden a sus funciones específicas. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos Estados Contables basada en el examen de auditoría practicado con el alcance que se indica en el apartado 2. 1. ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORIA 1.1. Estado de Situación Patrimonial al 31 de Diciembre de 2002. 1.2. Estado de Recursos y Gastos por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2002. 1.3. Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2002. 1.4. Estado de Flujo de Efectivo por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2002. 1.5. Anexos A y B y Notas 1 a 13 que forman parte integrante de los mismos. 1
En la segunda columna se exponen, a efectos comparativos, los saldos reexpresados de los Estados Contables al 31 de diciembre de 2001 sobre los que emitiéramos nuestra opinión sin salvedades con fecha 20 de Noviembre de 2002. 2. ALCANCE DELTRABAJO DE AUDITORIA Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa de la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, aprobadas mediante Resolución N 145/93, dictadas en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la Ley N 24.156. Dichas normas son compatibles con las emitidas por la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS. Una auditoría implica examinar selectivamente los elementos de juicio que respaldan la información expuesta en los Estados Contables y no tiene por objeto detectar delitos o irregularidades intencionales. Asimismo, incluye el análisis de la aplicación de las normas contables profesionales y de la razonabilidad de las estimaciones de significación hechas por la administración de la entidad. 3. ACLARACIONES PREVIAS Tal como lo indica la Nota 13 a los estados contables, el país se encuentra inmerso en un delicado contexto económico, el cual constituye un marco que tiene como principales indicadores un alto nivel de endeudamiento externo, altas tasas de interés, una reducción significativa del nivel de los depósitos, un riesgo país que ha alcanzado niveles fuera de los promedios habituales y una recesión económica de mas de cuatro años de duración. A la fecha no es posible prever la evolución de la economía nacional, del marco regulatorio del sistema previsional, ni su consecuencia sobre la posición económica y financiera de la S.A.F.J.P., por 2
lo tanto los presente estados contables deben leerse considerando las actuales circunstancias de incertidumbre. 4. DICTAMEN En nuestra opinión, los Estados Contables detallados en 1, presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la información sobre la situación patrimonial al 31 de Diciembre de 2002, los recursos y gastos, la evolución de su patrimonio neto y el flujo de efectivo por el ejercicio finalizado en esa fecha de acuerdo con las Normas Contables Profesionales. 5. INFORMACION ESPECIAL REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES 5.1. Los Estados Contables surgen de los registros contables de la entidad llevados es sus aspectos formales de conformidad con lo descripto en la Nota 8. 5.2. Al 31 de diciembre de 2002, las deudas previsionales devengadas a favor del Régimen Nacional de la Seguridad Social que surgen de los citados registros contables, ascienden a $ 446.740,53.-, no siendo exigibles a esa fecha. BUENOS AIRES, 20 de Junio de 2003. 3
MEMORANDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE Al Señor SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Dr. Carlos WEITZ Tucumán 480 Capital Federal En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la Ley N 24.156, la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION efectuó una revisión del control interno contable aplicado por la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP). Nuestra revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los estados contables de la entidad por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002. El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la SAFJP considerado como un todo.
Sobre la base de la revisión indicada, informamos que las observaciones más significativas a formular sobre el control interno contable de la SAFJP y las recomendaciones para su regularización son las indicadas en el Anexo adjunto. Sin otro particular, quedamos a vuestra disposición ante la eventual necesidad de aclaraciones y lo saludamos muy atentamente. BUENOS AIRES, 20 de junio de 2003.
ANEXO COMENTARIOS Y OBSERVACIONES 1 Manual de Cuentas Organización y Métodos - La entidad opera con un manual de cuentas contable, que no cuenta con aprobación por medio de una disposición. Al respecto, la Disposición Interna N 054/2000, establece las normas para la elaboración y aprobación de los nuevos circuitos administrativos y en su Anexo dispone entre otras cuestiones, que los actos administrativos que aprueben los Manuales de Procedimientos deberán ser tramitados a través de un expediente, contar con dictamen favorable de la Gerencia de Asuntos Jurídicos y con la conformidad de las gerencias intervinientes. Asimismo deberá ser aprobado a través de disposiciones gerenciales. Aprobar el manual de cuentas informatizado de acuerdo con lo normado en la Disposición Interna N 054/2000. 2. Cajas Chicas - Comisiones Médicas Se observó, en la mayoría de los casos auditados, el incumplimiento por parte de los responsables de cajas chicas de lo normado en el Manual de Procedimiento Específico Caja Chica ( Código PE 09.230.01), en cuanto la falta del sello de PAGADO sobre los comprobantes rendidos, como así también la falta de inicialar las facturas y/o tickets por parte del responsable. Por otra parte se verificó que en la rendición CM 18,
se incluyeron comprobantes de meses anteriores al de la fecha de rendición de la caja chica. Instruir a los responsables de las cajas chicas sobre el cumplimiento de lo normado en el Manual de Procedimiento Específico de Caja Chica. 3. Plazos de Restitución de Gastos. Se ha verificado que no se cumple con los plazos establecidos por la normativa vigente en cuanto a la emisión del expediente de restitución de gastos. Las demoras en la emisión de las Notas de Restitución de Gastos se debe fundamentalmente a que los gastos mensuales de las Comisiones Médicas son distribuidos entre las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones ( AFJP), Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES) y Superintendencia de Riesgos del Trabajo (SRT) en función de los expedientes ingresados por cada una de ellas en el mismo mes, está información es remitida al sector de liquidaciones aproximadamente a los veinticinco días de cerrado el mes, cuando la normativa ( Instrucción N 76/94 apartado 3) dispone un plazo de 5 días de cerrado el mes calendario para que cada AFJP, ANSES y SRT efectúen el correspondiente depósito en la cuenta corriente de la SAFJP el día diez de cada mes. Por su parte el organismo, mediante expediente N 5856/95, analiza un proyecto de modificación al procedimiento de restitución de gastos; a la fecha sin resolución.
Culminar el proceso de estudio, aprobación e implementación del procedimiento de restitución de gastos que contemple los plazos necesarios para su cumplimiento. 4. Deudores Instructivo N 76 Comisiones Médicas Capital e Intereses -. Dentro del saldo de estas cuentas, aproximadamente el 78%, corresponde a la deuda que mantiene la ANSES con la SAFJP por gastos de restitución de comisiones médicas. La SAFJP desarrolló gestiones administrativas para obtener el cobro de dichos importes, sin resultados favorables a la fecha. Teniendo en cuenta que el 25/04/03 la SAFJP remitió nota al ANSES por la cual solicita el cobro de las cifras adeudadas. Analizar la posibilidad de encaminar el reclamo a través de alguna instancia superior, que permita la regularización del saldo adeudado. 5. Anticipos Gastos a Rendir Tesorería De la muestra analizada se pudo observar que las rendiciones de viáticos no cumplen con lo normado en la Disposición Interna N 73/01, en cuanto a: - Plazo de rendición. - Existencia, en dos casos, dos anticipos pendientes de rendición a un mismo agente.
Solicitar a las áreas intervinientes como a los agentes involucrados, efectuar las correspondientes rendiciones de viáticos de acuerdo con lo normado. 6. Imputación de Cobros de Restitución de Gastos cancelados fuera de término. Se pudo detectar que la SAFJP no cuenta con una normativa sobre la imputación, a los distintos conceptos adeudados ( capital, intereses, etc.), de cobros de restitución de gastos fuera del plazo normado en las respectivas instrucciones. Emitir una normativa que contemple la imputación de los cobros recibidos fuera del término normado en las respectivas instrucciones. 7. Bienes de Uso. Inventario de Bienes de Uso. Existen partidas no significativas dentro del total de bienes de uso, lo que hace dificultoso tanto el relevamiento físico de los elementos que forman parte del rubro, como su valuación al cierre de cada ejercicio, estas instancias se encuentran agravadas si consideramos que la entidad posee un sistema de inventario sólo para la toma física del mismo, pero no para su registración. A pesar de que la Resolución N 131/98 acota el ingreso al rubro para montos superiores a $200, dicha normativa difiere del reglamento de sanciones al personal del organismo (Disposición Interna N 57/99), el
que impone sanciones cuando existan hechos, actos, omisiones o procedimientos que hubieran causado perjuicio económico a la SAFJP por un importe superior a $500. Se recomienda homogeneizar las normativas, considerar en las mismas importes significativos para la realidad económica e implementar un sistema de inventario permanente. 8. Compras. La sistematización de requerimientos de compras menores centralizada en Sede Central, no expone un orden de prioridades para el tratamiento de las mismas, con algunas deficiencias en la documentación de la tramitación interna. Se recomienda implementar un sistema acorde para la correcta toma de decisiones que muestre el universo de las operaciones a realizar, para priorizar las mismas ante los recursos existentes. Cabe aclarar que la entidad se encuentra desarrollando un sistema informático a efectos de solucionar la observación planteada. BUENOS AIRES, 20 de Junio de 2003.