Candidatura a los Premios "Administración Judicial Electrónica 2014" de la revista SOCINFO. Temática: Archivo y expediente judicial electrónico Organismo proponente: Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía. 1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO La publicación en julio del año 2003, del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los Archivos Judiciales, permite el marco normativo necesario para acometer la planificación archivística, en orden a establecer la configuración del Sistema Andaluz de Archivos Judiciales. Los objetivos de una planificación archivística deben ir encaminados a: 1. Estructurar las redes de archivos para planificar y sistematizar el proceso archivístico que articula todas las funciones relacionadas con la vida del documento, desde su producción hasta su eliminación o conservación. 2. Promover la coordinación científico-técnica, la cooperación y colaboración entre los órganos y los archivos con objeto de lograr la normalización y desarrollo de sus funciones. Con estos objetivos, la Consejería emprende un camino en varios sentidos: Organizativo. Aparece la necesidad de crear la Junta de Expurgo y los Archivos Territoriales. Se han diseñado tablas de equivalencias que permiten trasladar los asuntos según los tipos de procedimientos, creándose unas tablas de clasificación acordes al Test de Compatibilidad que marca el Consejo General de Poder Judicial. Por otro lado, se han creado nuevos protocolos de funcionamiento y procedimientos de uso con respecto a la gestión de los asuntos por parte de los órganos judiciales Legistalivo. Se realiza una labor normativa para dar sustento a la organización creada y cumplimento del Real Decreto, en la que aparecen las siguientes órdenes: o Orden de 1 de septiembre de 2004 por la que se constituye la junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en aplicación de lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. o Orden de 18 de diciembre de 2007, por la que se constituye el Archivo Judicial Territorial de Málaga de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en aplicación de
lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. o Orden de 24 de junio de 2013, por la que se constituyen los archivos judiciales territoriales de Almería, Córdoba y Sevilla de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en aplicación de lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. o Anuncio del 15 de Octubre de 2013, de la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, relativo al expurgo de expedientes judiciales Tecnológico. Para dar cobertura a todo lo anterior se desarrolla una herramienta informática (JARA). El Archivo Territorial (para conservar) y la Junta de Expurgo (para plasmar su decisión) utiliza esta aplicación, en conexión con la aplicación de gestión Procesal Adriano, para transmitir la información de aquellos asuntos que se conservarán. Se opta por definir dos ámbitos claramente diferenciados, el de gestión judicial y el de gestión archivística, dotados de herramientas informáticas específicas. Se establecerán los elementos de conectividad necesarios entre estos ámbitos con vistas a minimizar en lo posible las tareas de introducción de información. Además, esta herramienta unifica y homogeniza la forma de trabajar con el archivo. 1.1 Descripción de la aplicación La aplicación JARA (Sistema de Préstamos y Transferencia de Documentación Judicial) permite gestionar las transferencias así como la gestión del servicio de préstamos con los Órganos Judiciales y, finalmente, los envíos de documentación a la Junta de Expurgo. Los Órganos Judiciales realizan transferencias de la documentación hacia el archivo; documentación que, posteriormente, podrá ser solicitada en préstamo y prórroga para proceder, finalmente, a su devolución. Antes de la puesta en marcha de esta aplicación cada sede judicial gestionaba los envíos al archivo a través de bases de datos locales, que registraban los asuntos que entraban y salían de los archivos, tanto de gestión como territoriales. Las solicitudes de préstamos se realizaban a través de oficios firmados por los Órganos Judiciales, así como las prorrogas de dichos préstamos. Con el desarrollo de la aplicación JARA se ha conseguido automatizar las dos funciones clave entre el Órgano Judicial y el Archivo de la sede Judicial: las transferencias y el servicio de préstamos, proporcionado, igualmente, funcionalidades que permiten prorrogar, devolver y enviar
a la Junta de Expurgo la documentación. Además se ha eliminado el papel de las solicitudes de cada una de los envíos, devoluciones y préstamos. La aplicación JARA es una aplicación web accesible a través del Escritorio Judicial que permite el acceso a través del certificado digital, edni o usuario y contraseña. La aplicación estable la posibilidad de crear de varios perfiles según las tareas encomendadas, auxilio, secretaría judicial, personal de archivos, etc. cada perfil está configurado para acceder exclusivamente a los módulos relacionados con las tareas que tiene encomendadas. Al ser una aplicación modular y escalable, permite asumir nuevas funcionalidades en el futuro según la demanda existente, de esta manera se evoluciona la aplicación según los requerimientos de los usuarios a medida que evoluciona el entorno en el que se desarrolla. La infraestructura en la que está alojada la aplicación permite tratar millones de registros en tiempo real ofreciendo soluciones de alto rendimiento capaces de 'mover' grandes volúmenes de información sin afectar al rendimiento del sistema. La aplicación está preparada para poder integrarse con otros sistemas actualmente en funcionamiento, esto favorece la coherencia de datos almacenados, y la facilidad de gestión de los mismos. Actualmente la aplicación está conectada con la plataforma de firma de la Junta de Andalucía @firma que permite a los distintos perfiles validar los trámites y se está trabajando en la integración con el Sistema de Gestión Procesal Adriano. Al ser una aplicación accesible desde todas las sedes de la red judicial, permite al usuario desplazarse a cualquier ubicación garantizando el acceso con las restricciones inherentes a su perfil de usuario. A su vez la aplicación con los estándares de seguridad de aplicaciones web siguiendo las recomendaciones OWASP (Open Web Application Security Project) y proporcionando aplicaciones seguras en entornos seguros.
1.2 Esquema de funcionalidad de la aplicación Esta es la funcionalidad básica que tendrá la aplicación, actualmente se están desarrollando algunas sobre todo la asociada al Expediente Digital. A. Gestión de organización documental (Clasificación) a. Creación y mantenimiento de niveles del cuadro de clasificación b. Codificación de elementos del cuadro de clasificación (identificadores) c. Ordenación de elementos del cuadro de clasificación d. Identificación de las actividades de la organización (series documentales) e. Exportación del cuadro de clasificación f. Indicación del contexto de producción mediante indicación de la unidad productora B. Gestión de organización documental (Expediente) a. Relación de documentos que forman parte del expediente b. Indicación del contexto de producción mediante indicación de la unidad productora C. Gestión de metadatos a. Carga de metadatos descriptivos asociados a expedientes desde sistemas/formatos externos mediante web service de transferencias b. Búsqueda y recuperación de metadatos descriptivos c. Actualización de metadatos descriptivos d. Vocabularios controlados
D. Gestión de almacenamiento a. Creación de depósitos físicos b. Gestión de diferentes formatos de unidades de instalación c. Movimiento de unidades de instalación d. Ocupación e. Posibilidad de utilización combinada de diversos repositorios (depósitos electrónicos) E. Gestión de transferencias a. Listado de las relaciones de transferencia b. Administración de las relaciones de transferencia c. Envío de una relación de transferencia d. Cotejo de relaciones de transferencia e. Aceptación o Rechazo de relaciones de transferencia f. Firma de relaciones de transferencia g. Signatura de relaciones de transferencia h. Impresión de relaciones de transferencia i. Multiarchivo j. Transferencia de expedientes electrónicos k. Calendario de transferencias previstas l. Generación de etiquetas m. Ingresos y transferencia a archivo externo F. Gestión de préstamos, devoluciones y prórrogas a. Listado de las solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas b. Administración de las solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas c. Envío de una solicitud de préstamo, devolución o prórroga d. Aceptación o Rechazo de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas e. Firma de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas f. Impresión de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas g. Impresión de testigos de solicitudes de préstamos G. Gestión de envíos a la Junta de Expurgo a. Listado de las relaciones de envío b. Administración de las relaciones de envío c. Envío de una relación de envío d. Aceptación de relaciones de envío e. Impresión de relaciones de envío H. Valoración, selección y eliminación a. Identificación b. Determinación de valores y elaboración de propuesta de dictamen c. Selección y eliminación I. Gestión de reprografía y sala de consulta
a. Reprografía b. Sala de consulta J. Administración a. Estructura Organizativa b. Salas de consulta de investigadores c. Firmantes d. Tipos de procedimiento e. Tipos de pieza f. Asociación entre organismos y archivos K. Informes y Estadísticas L. Seguridad y auditoría a. Listas de control de acceso b. Usuarios, perfiles y grupos c. Auditoría M. Interoperabilidad a. Integración con una plataforma de firma electrónica b. Integración con un sistema de Single Sign-On c. Web service para la captura automática de los documentos electrónicos y sus metadatos d. Integración con otros sistemas 2 REPERCUSIÓN PARA EL CIUDADANO Y LAS ADMINISTRACIONES En general, la utilización por parte de la administración de justicia de estos medios informáticos constituye sin duda alguna una posibilidad de modernización que, en última instancia, se traducirá en una mayor eficacia de la actividad administrativa, cuyo fin más inmediato debe ser no sólo agilizar la tramitación de los procedimientos administrativos, sino también asegurar la calidad y seguridad de los mismos. Con este objeto, a día de hoy se puede decir que el empleo de estos medios se ha vuelto necesario e indispensable, por ello y ya en el ámbito de las necesidades propias del ámbito de archivo judicial al que pertenece JARA, resulta evidente que las ventajas en cuanto a control y gestión del archivo judicial son numerosas. Concretamente, esta aplicación permite manejar con agilidad y rapidez el extensísimo conjunto de relaciones documentales que conforman el Archivo Judicial, posibilita igualmente gestionar el control de las transferencias, peticiones, devoluciones..., todo ello gracias a los historiales, mediante los cuales es posible, del mismo modo, realizar un exhaustivo seguimiento de los procedimientos, lo cual supone ciertamente un respuesta eficaz y eficiente a la hora de ofrecer inmediatez y calidad en el tratamiento de los mismos.
Es posible ver el cambio que ha supuesto la implantación de esta aplicación con algunas estadísticas: por ejemplo, hay casi 600 usuarios en diferentes Órganos Judiciales con acceso la aplicación, que desde la puesta en producción de JARA en octubre de 2012 hasta la fecha actual, han transferido a los respectivos Archivos Judiciales más de 1,7 millones de documentos en 50.000 cajas, y han enviado a la Junta de Expurgo algo más de 2,3 millones de documentos en casi 40.000 cajas, cifras que indudablemente aumentarán de forma significativa a medida que se sigan produciendo avances en la implantación de la aplicación a lo largo de la geografía andaluza. Por otro lado, las funciones de archivo de autos y expedientes judiciales son tareas que de ordinario realizan los funcionarios del cuerpo de Auxilio judicial de cada uno de los distintos órganos judiciales existentes, pues como es bien sabido se trata de una labor que se les atribuye como competencia exclusiva por la LOPJ. De este modo, la incidencia de la aplicación JARA recae de manera directa sobre ellos, además de beneficiar de forma suplementaria al resto del personal que forma parte de los órganos judiciales; al ser una herramienta que proporciona en primera instancia agilidad a los funcionarios del cuerpo de Auxilio judicial, redundará seguidamente y de manera obvia en la labor diaria del resto de los funcionarios. 3 EQUIPO DE DESARROLLO Y PROVEEDORES En este proyecto a participado varios servicios de de la Consejería pero más directamente y de forma conjunta el Servicio de Archivos Judiciales de la Dirección General de Oficina Judicial y Fiscal y el Servicio de Informática Judicial de la Dirección General de Infraestructuras y Sistemas. Además del personal interno de la propia Consejería se ha contado con numerosas empresas que han colaborado de forma directa e indirecta.
Para el análisis: Novasoft, Ayesa e Insa Para la construcción: Novasoft e Insa Para la implantación: Novasoft, Emergia e Soltel 4 VALORACIÓN ECONÓMICA Construcción del sistema: 98.000 euros Formación: 11.000 euros 5 PLAZOS DE CUMPLIMIENTO Actualmente están funcionando la Junta de Expurgo, así como los Archivos Territoriales de Málaga, Sevilla, Almería, Córdoba, Málaga y Sevilla. Se ha implantado JARA en Sevilla Capital (incorporados algunos partidos judiciales de la Provincia (Utrera), Málaga, en Córdoba en el Archivo de la Audiencia y en algunos Juzgados. En Almería se está implantando en el Ejido. Posteriormente se implantará en el Archivo Judicial Territorial de Almería y en todos los archivos de gestión de la Ciudad de la Justicia y la provincia. Durante 2014 y 2015, se extenderá la implantación a toda Andalucía. A lo largo de 2014 y 2015 se implantará en las demás provincias completamente. Además la aplicación deberá ir evolucionando en función de los acuerdos tomados en el CTEAJE, para ir preparándose para el Expediente Judicial Electrónico