UNIDAD II. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Objetivo Particular: El alumno entenderá la importancia de la revisión de los planes y objetivos establecidos, utilizando diversas técnicas de medición, así como el uso de los diagramas de flujo para una correcta evaluación o diagnóstico de los alcances establecidos. Temario detallado de la unidad 2.- Introducción 2.1.-Revisión de las metas y alcances del proyecto. 2.2.-Desarrollo de un modelo para el sistema. 2.2.1.-Diagrama de Flujo de Datos (DFD) 2.2.1.1- Nivel 0: Diagrama de contexto 2.2.1.2- Nivel 1: Diagrama de nivel superior 2.2.1.3 - Nivel 2: Diagrama de detalle o expansión 2.2.2.-Diagrama de Flujo de Sistemas (DFS) 2.3.-Realización de un análisis Costo/Beneficio 2.4.-Elaboración de un informe del diseño del sistema Evaluación del Desempeño. 2. Introducción. Siempre que alguien realice alguna actividad o tarea para otra persona dicha actividad estará sujeta a evaluación, por tanto todas las actividades desarrolladas dentro una organización o empresa deberán estar sujetas a evaluar. No obstante, las grandes empresas han considerado en la última década que esa valoración es insuficiente y suelen utilizar un sistema formal de evaluación del desempeño para valorar el rendimiento de los trabajadores. Debido a que la evaluación del desempeño no es un fin en sí misma sino un instrumento para mejorar los recursos humanos, pues mediante este sistema se pueden detectar problemas de supervisión, de integración del trabajador en la empresa o en el cargo que ocupa, de falta de aprovechamiento de su potencial o de escasa motivación. La empresa utiliza los resultados a la hora de decidir cambios de puestos, asignación de incentivos económicos o necesidad de formación o motivación de sus empleados. Los trabajadores también obtienen beneficios como conocer las expectativas que tienen de ellos sus jefes y ver canalizados sus problemas. Por ello el objetivo de esta evaluación es hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades, los objetivos y las responsabilidades en sus puestos de trabajo. Al realizar la evaluación, la empresa obtiene una información para tomar decisiones sobre el funcionamiento de la organización. Y es que son los superiores inmediatos los encargados de la evaluación, elaborada a partir de programas formales basados en una gran cantidad de información, unas de tipo más objetivo y otras con mayor contenido subjetivo, diseñadas por los departamentos de recursos humanos. Éstos valoran que el sistema se adapte a cada escala salarial, sin que el procedimiento pierda su uniformidad. QUE ES SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO? Es el instrumento que permite someter los elementos y las asignaciones presupuestarias de las categorías programáticas, a un proceso integral de medición, monitoreo y evaluación. QUE ES MEDICIÓN DE DESEMPEÑO? Se puede decir que la medición de desempeño, en términos generales, es un esfuerzo sistemático aplicado a una organización para evaluar su gestión orientada al cumplimiento de su misión, a partir de la optimización de sus procesos. 20
IMPORTANCIA La Evaluación del Desempeño resulta útil para: OBJETIVOS Validar y redefinir las actividades de la empresa (tal como la selección y capacitación). Brindar información a los empleados que deseen mejorar su futuro rendimiento. Entre los objetivos fundamentales de la evaluación del desempeño, se encuentran: PRINCIPIOS Mantener niveles de eficiencia y productividad en las diferentes áreas funcionales, acorde con los requerimientos de la empresa. Establecer estrategias de mejoramiento continuo, cuando el candidato obtiene un resultado "negativo". Aprovechar los resultados como insumos de otros modelos de recursos humanos que se desarrollan en la empresa. Permitir mediciones del rendimiento del trabajador y de su potencial laboral. Incorporar el tratamiento de los recursos humanos como una parte básica de la firma y cuya productividad puede desarrollarse y mejorarse continuamente. Dar oportunidades de desarrollo de carrera, crecimiento y condiciones de participación a todos los miembros de la organización, considerando tanto los objetivos empresariales como los individuales. La evaluación del desempeño debe estar fundamentada en una serie de principios básicos que orienten su desarrollo. Estos son: La evaluación del desempeño debe estar unida al desarrollo de las personas en la empresa. Los estándares de la evaluación del desempeño deben estar fundamentados en información relevante del puesto de trabajo. Deben definirse claramente los objetivos del sistema de evaluación del desempeño. El sistema de evaluación del desempeño requiere el compromiso y participación activa de todos los trabajadores. El papel de juez del supervisor-evaluador debe considerarse la base para aconsejar mejoras. Sin embargo, de este proceso, con frecuencia, no se alcanzan resultados satisfactorios en razón de que en su desarrollo suelen aparecer distanciamientos, ya sea por sentimientos de explotación, indiferencia o infrautilización; conflictos, por resultados malentendidos, choque de intereses o pocas muestras de aprecio; errores en la utilización de las técnicas y herramientas; problemas de aplicación por deficiencias en normas y procedimientos y otros. VENTAJAS La evaluación del desempeño tiene las siguientes ventajas: BENEFICIOS Mejora el desempeño, mediante la retroalimentación. Políticas de compensación: puede ayudar a determinar quiénes merecen recibir aumentos. Decisiones de ubicación: las promociones, transferencias y separaciones se basan en el desempeño anterior o en el previsto. Necesidades de capacitación y desarrollo: el desempeño insuficiente puede indicar la necesidad de volver a capacitar, o un potencial no aprovechado. Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades profesionales específicas. Imprecisión de la información: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la información sobre el análisis de puesto, los planes de recursos humanos cualquier otro aspecto del sistema de información del departamento de personal. Errores en el diseño del puesto: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la concepción del puesto. Desafíos externos: en ocasiones, el desempeño se ve influido por factores externos como la familia, salud, finanzas, etc., que pueden ser identificados en las evaluaciones. 1. Para El Individuo: Conoce los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa más valoriza en sus funcionarios. 21
2. Para El Jefe: Conoce cuáles son las expectativas de su jefe respecto a su desempeño y asimismo, según él, sus fortalezas y debilidades. Conoce cuáles son las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para mejorar su desempeño (programas de entrenamiento, seminarios, etc.) y las que el evaluado deberá tomar por iniciativa propia (autocorrección, esmero, atención, entrenamiento, etc.). Tiene oportunidad para hacer autoevaluación y autocrítica para su autodesarrollo y auto-control. Estimula el trabajo en equipo y procura desarrollar las acciones pertinentes para motivar a la persona y conseguir su identificación con los objetivos de la empresa. Mantiene una relación de justicia y equidad con todos los trabajadores. Estimula a los empleados para que brinden a la organización sus mejores esfuerzos y vela porque esa lealtad y entrega sean debidamente recompensadas. Atiende con prontitud los problemas y conflictos, y si es necesario toma las medidas disciplinarias que se justifican. Estimula la capacitación entre los evaluados y la preparación para las promociones. Evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los subordinados, teniendo como base variables y factores de evaluación y, principalmente, contando con un sistema de medida capaz de neutralizar la subjetividad. Tomar medidas con el fin de mejorar el comportamiento de los individuos. Alcanzar una mejor comunicación con los individuos para hacerles comprender la mecánica de evaluación del desempeño como un sistema objetivo y la forma como se está desarrollando éste. Planificar y organizar el trabajo, de tal forma que podrá organizar su unidad de manera que funcione como un engranaje. 3. Para La Empresa: Tiene oportunidad de evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazo y definir la contribución de cada individuo. Puede identificar a los individuos que requieran perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad, seleccionar a los que tienen condiciones de promoción o transferencias. Puede dinamizar su política de Recursos Humanos, ofreciendo oportunidades a los individuos (no solamente de promociones, sino principalmente de crecimiento y desarrollo personal), estimular la productividad y mejorar las relaciones humanas en el trabajo. Señala con claridad a los individuos sus obligaciones y lo que espera de ellos. Programa las actividades de la unidad, dirige y controla el trabajo y establece las normas y procedimientos para su ejecución. Invita a los individuos a participar en la solución de los problemas y consulta su opinión antes de proceder a realizar algún cambio. 2.1.-Revisión de las metas y alcances del proyecto: En la cual se deberá de hacer las siguientes preguntas: El proyecto logrará satisfacer las necesidades de los usuarios? El presupuesto con que cuenta la empresa alcanzará a cubrir dicho proyecto? Esto implicará una comunicación interactiva del programador analista y los usuarios del sistema a desarrollar, para saber realmente que es lo que necesitan. 2.2.-Desarrollo de un modelo para el sistema. Dentro de esta fase, el analista se auxiliará de dos herramientas: 2.2.1.-Diagrama de Flujo de Datos (DFD). Los cuales describen la secuencia lógica de los datos a utilizar en el diseño de sistemas. 22
Un diagrama de flujo de datos (DFD por sus siglas en español e inglés) es una representación gráfica del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Un diagrama de flujo de datos también se puede utilizar para la visualización de procesamiento de datos (diseño estructurado). Es una práctica común para un diseñador dibujar un contexto a nivel de DFD que primero muestra la interacción entre el sistema y las entidades externas. Este contexto a nivel de DFD se "explotó" para mostrar más detalles del sistema que se está modelando. Los diagramas de flujo de datos fueron inventados por Larry Constantine, el desarrollador original del diseño estructurado, basado en el modelo de computación de Martin y Estrin: "flujo gráfico de datos". Los diagramas de flujo de datos (DFDs) son una de las tres perspectivas esenciales de Análisis de Sistemas Estructurados y Diseño por Método SSADM. El patrocinador de un proyecto y los usuarios finales tendrán que ser informados y consultados en todas las etapas de una evolución del sistema. Con un diagrama de flujo de datos, los usuarios van a poder visualizar la forma en que el sistema funcione, lo que el sistema va a lograr, y cómo el sistema se pondrá en práctica. El antiguo sistema de diagramas de flujo de datos puede ser elaborado y se comparó con el nuevo sistema de diagramas de flujo para establecer diferencias y mejoras a aplicar para desarrollar un sistema más eficiente. Los diagramas de flujo de datos pueden ser usados para proporcionar al usuario final una idea física de cómo resultarán los datos a última instancia, y cómo tienen un efecto sobre la estructura de todo el sistema. La manera en que cualquier sistema es desarrollado puede determinarse a través de un diagrama de flujo de datos. El desarrollo de un DFD ayuda en la identificación de los datos de la transacción en el modelo de datos. Los diagramas derivados de los procesos principales se clasifican en niveles, los cuales son: Nivel 0: Diagrama de contexto. Nivel 1: Diagrama de nivel superior. Nivel 2: Diagrama de detalle o expansión. 2.2.1.1- Diagrama de Contexto: Nivel 0 En el diagrama de contexto solo se dibuja el proceso principal y los flujos entre este y sus entidades externas. 2.2.1.2- Diagrama de Nivel Superior: Nivel 1 En el diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que describen al proceso principal. En este nivel los procesos no pueden interrelacionarse directamente, sino que entre ellos siempre debe existir algún almacenamiento o entidad externa que los una. 2.2.1.3 - Diagrama de Detalle o Expansión: Nivel 2 A partir del nivel 2 de detalle, los procesos pueden interrelacionarse directamente, sin necesidad de almacenamiento que los una. Cabe destacar que en el nivel 1 y 2 siempre los procesos deben tener las entradas y las salidas dadas en el diagrama de contexto. 2.2.2.-Diagrama de Flujo de Sistemas (DFS). Son los que nos representan la relación que existe entre el trabajo que se realizará y el hardware involucrado en el sistema. 2.3.-Realización de un análisis Costo/Beneficio. Implica la inversión inicial de Hardware y Software así como también los costos de personal acompañados de los beneficios que traerá el sistema a desarrollar. El concepto de eficiencia fue definido como la relación existente entre los productos y los costos que la ejecución del proyecto implica. La evaluación ex ante proporciona medidas de síntesis que permiten ordenarlos jerárquicamente y adoptar las decisiones pertinentes a base de criterios racionales. Cuando los resultados y costos del proyecto pueden traducirse en unidades monetarias, su evaluación se realiza utilizando la técnica del Análisis Costo-Beneficio (ACB). Así sucede en los proyectos económicos. En la mayor parte de los 23
proyectos sociales, en cambio, los impactos no siempre pueden ser valorizados en moneda, por lo que la técnica más adecuada es el Análisis Costo-Efectividad (ACE). En el ACE, su particularidad radica en comparar los costos con la potencialidad de alcanzar más eficaz y eficientemente los objetivos no expresables en moneda (evaluación ex ante) o con la eficacia y eficiencia diferencial real que las distintas formas de implementación han mostrado en el logro de sus objetivos. 2.4.-Elaboración de un informe del diseño del sistema. Se da un informe a la administración en el cuál se detalla la elaboración, funcionamiento, costos y beneficios que traerá el proyecto si se elabora. Para el consentimiento de la aceptación de un nuevo proyecto se es muy necesario que este presenta mejoras en comparación del sistema anterior, pero no con ello se dice que el sistema será implantado a la brevedad deberá pasar todo un proceso de aceptación para la implementación de este para ver si este traerá consigo beneficios. UNIDAD II. CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN 1.- QUÉ ENTIENDES POR EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO? 2.- QUÉ ES LO QUE BUSCA UNA EMPRESA CUANDO EVALÚA EL DESEMPEÑO DE SU FUNCIONAMIENTO INTERNO? 3.- EXISTE UNA RELACIÓN ENTRE EVALUAR EL DESEMPEÑO Y LA APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO? 4.- CONSIDERAS QUE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEBE DE EJECUTARSE SOLO EN EL MOMENTO EN QUE SE DETECTEN FOCOS ROJOS EN LOS PROCESOS Y RESULTADOS ORGANIZACIONALES, O DEBE DE PROGRAMARSE PERIÓDICAMENTE? Y POR QUÉ? 5.- LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PUEDE SER EJECUTADA POR ALGUNA EMPRESA EXTERNA ESPECIALIZADA O BIEN DE MANERA INTERNA YA SEA POR ALGUNA COMISIÓN DESIGNADA O POR EL DEPARTAMENTO DE R.H. DE LA MISMA EMPRESA. MENCIONA 3 VENTAJAS Y 3 DESVENTAJAS, QUE SE PUEDEN PRESENTAR PARA AMBAS SITUACIONES. 6.- EXPRESA CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE SE BUSCAN PARA EL INDIVIDUO, JEFE Y EMPRESA AL EJECUTAR UNA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO? 7.- QUÉ ENTIENDES POR DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD)? 8.- EN QUÉ CONSISTE EL ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO (ACB)? 9.- DEFINE EL PERFIL TANTO EN APTITUD COMO EN ACTITUD DE LA PERSONA ENCARGADA DE EJECUTAR LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN UNA EMPRESA. 10.- SUPONGAMOS QUE SE TE ENCOMIENDA LA TAREA DE REALIZAR UNA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN UNA EMPRESA DE LA CUÁL DESCONOCES SUS PROCESOS Y FUNCIONAMIENTO INTERNO, ENLISTA ORDENADAMENTE LAS ACTIVIDADES QUE DEBERÁS CUMPLIR PARA LOGRAR EL OBJETIVO ANTES DESCRITO. 24