Planeación y organización

Transcripción

1 Planeación y organización Tema 5 Planeación y control de puestos Introducción al tema Hoy las acciones deben estar orientadas hacia un objetivo y la efectividad de ellas se encuentra definida por la meta que se deseaba lograr al realizarla. Recordando el antiguo cuento de Alicia en el País de las Maravillas, nos acordamos de aquel fragmento donde el Gato, le dice, que cualquier camino que decida, es bueno; pero para elegir el camino, se deberá contar con una planeación que permita llegar al final esperado. Taboada nos dice que son escasos los fracasos de proyectos o las malas decisiones derivadas de una seria planeación. 1

2 Qué es? En sentido práctico los tres conceptos que nos atañen se pueden definir de la siguiente manera: Planeación: Es el proceso de establecer objetivos, desarrollar estrategias, delinear tareas y calendarios para concretar los objetivos. (Taboada 2010) El proceso de la planeación: consiste en buscar y alcanzar el óptimo balance entre las necesidades o demandas y los recursos existentes. Consiste en identificar las metas y objetivos a alcanzar, formular estrategias para lograrlos, definir y asignar los recursos necesarios e implementar, dirigir y monitorear cada uno de los procesos necesarios para cumplir el propósito o meta (Taboada 2010) Control de puestos: Son las actividades propias del desempeño de las funciones del día con día y aquellas que se presentan en el proceso (Taboada 2010) Qué es? Sin embargo, en la realidad nos damos cuenta, que: Estos conceptos van más allá de la simple realización de funciones. Se establecen como procesos determinantes de la organización. A través de ellos, se logra definir cómo se llegará a cumplir la misión organizacional. Podemos definir qué recursos se requieren y cómo al final del día, se cumple el objetivo propuesto. (Universidad de Navarro 2007) 2

3 Qué es? Ambos autores coinciden: Anzola (2006) Koontz y Weihrich (2007) Definen el control como la medición y corrección del desempeño con la finalidad de asegurarse de que se cumplen los objetivos de la empresa y los planes para lograrlos Qué es? Viéndolo de esta manera, podrás visualizar la manera en que ambos conceptos se relacionan: Planeación Nos indica a dónde queremos llegar y qué camino seguiremos Control Nos permite poder asegurar que estamos cumpliendo con el camino trazado 3

4 Beneficios de planeación y control de puestos Sin duda alguna, son muchos los beneficios que conlleva una buena planeación, entre los principales que se pueden mencionar se encuentran: Cumplir con los objetivos propuestos Incrementar la productividad y la motivación del personal Potencializar el talento y esfuerzo de los miembros Usar adecuadamente los recursos con los que cuenta la organización Lograr visualizar y aprovechar mejor las oportunidades Minimizar los riesgos que se pueden presentar Beneficios de planeación y control de puestos Cumplir con los objetivos propuestos Durante el proceso de desarrollo de una empresa, deberá cumplir con objetivos precisos, por ejemplo, una universidad deberá cumplir, además de con su objetivo de enseñar, con el objetivo de ser autosuficiente y de brindar a sus profesores capacitación constante. Incrementar la productividad y la motivación del personal Un seguimiento más cercano, permite que como líder, también te asegures que los tiempos para lograr el objetivo se estén cumpliendo. La motivación del personal, por otro lado, se incrementa al ver que los objetivos se cumplen y que los recursos que requieren para realizar sus actividades les son proporcionados. 4

5 Beneficios de planeación y control de puestos Potencializar el talento y esfuerzo de los miembros Contar con una adecuada planeación, implica designar al personal adecuado para la tarea donde puede desarrollar mejor sus talentos y ver sus esfuerzos rendir frutos de manera adecuada. Usar adecuadamente los recursos con los que cuenta la organización En la medida que dentro de la planeación se establecen los recursos que se requieren, es posible llevar un control de los mismos. Beneficios de planeación y control de puestos Permitirá que logres visualizar y aprovechar mejor las oportunidades La planeación al ser flexible, nos permite poder adaptar nuestros planes para aprovechar estas coyunturas y maximizar así nuestras oportunidades. Minimizar los riesgos que se pueden presentar Dentro de la planeación, debes visualizar algunos escenarios que harían que la misma cambiase, dando por consecuencia, que los riesgos se minimizarán. 5

6 Beneficios de planeación y control de puestos En pocas palabras para asegurar el éxito, es imprescindible: Realizar una planeación adecuada Las actividades del personal estarán orientadas a la meta en común Por cada hora dedicada a la planeación, una organización puede ahorrarse incluso varios días La ejecución que realiza se encuentra enfocada y con menos posibilidades de errores o confusión Minimizar el riesgo de que dos o más personas realicen la misma actividad sin coordinarse Beneficios de planeación y control de puestos Se considera que la planeación, es uno de los principales secretos que permiten lograr más con menos. Y así como en la planeación existen muchos beneficios Realizar un eficaz control del puesto Permitirá al líder poder enfocarse en lo verdaderamente importante 6

7 Beneficios de planeación y control de puestos Control de todas las actividades propias del puesto y de las que se requieren en los procesos que se desarrollan con el objetivo de cumplir la meta. Manejo adecuado del tiempo, pues al controlar las actividades, también podrás cumplir los objetivos trazados. La clave de la planificación, es saber administrar: recursos y tiempo. En este sentido, se otorgan algunos consejos que te ayudarán a realizar una mejor gestión del tiempo: Planifica por adelantado Ésta debe ser acorde a tu realidad diaria, es decir, debe considerar el resto de tus responsabilidades, las posibles interrupciones, conflictos o retrasos que se pueden presentar. 7

8 Programa actividades de esparcimiento Considera tiempos libres: pasatiempos, proyectos especiales, convivencia con amigos, etc. Promete menos y cumple más Dentro de este esquema, debes buscar tiempos de entrega realistas, de tal manera que puedas asegurar el cumplimiento. Es posible que logres entregarlo antes. 8

9 Divide los trabajos grandes en tareas manejables Siempre es más difícil enfrentarte a situaciones complejas, si éstas se trabajan con tareas pequeñas y manejables, será más fácil cumplir con los tiempos de entrega y con los requerimientos del problema. Realiza un seguimiento de progreso Para mejorar algo, forzosamente tienes que medirlo. Dentro de este esquema, para saber que tu planeación se encuentra en el ritmo planeado, debes tener diferentes medidas que te permitan determinar el avance y compararlo con la planeación. 9

10 Delega todo lo que puedas Primero delega aquellos trabajos que consideres que consumen mucho tiempo, pero que sepas que existe personal a tu cargo que lo puede realizar. Enseña a otras personas a realizar aquellas actividades que estimes importantes, tomando en consideración la curva de aprendizaje de las mismas. Establece parámetros para decir no El equilibrio personal y laboral, es de vital importancia para conservar la salud; si descubres que eres de las personas que trabaja más horas de lo que debería, es momento de establecer parámetros que te ayuden a determinar los proyectos que puedes realizar y aquellos que no podrás desarrollar. 10

11 Haz una lista de prioridades y síguela Es importante que siempre tengas una lista que te permita determinar cuáles son las tareas urgentes y cuales las importantes. Establece cuando menos tres parámetros de clasificación de actividades, recordando que debes incluir básicamente la alta, la media y las que harás, cuando la oportunidad se presente. Agrupa las tareas de acuerdo a las capacidades que se requieran Para lograr mayor eficacia en el trabajo, se deben determinar, los momentos del día en que se tenga mayor energía y poder de concentración, en ese momento se deberán realizar los trabajos que sean más complejos y por tanto, requieran mayor dedicación. 11

12 Visualizar áreas de optimización Como en todo, siempre se es posible mejorar, por tanto, se debe estar atento a los procesos que se realizan, con la finalidad de encontrar elementos que permitan ahorrar tiempo y rebajar la carga de trabajo de los involucrados. Cierre Has tenido la oportunidad de conocer el significado de planeación y control de puestos, visualizando que ambos se encuentran interrelacionados y forman parte integral de una buena organización. No es un trabajo sencillo, se requiere mucho análisis, pero que su desarrollo es muy importante, pues te permitirá cumplir con los objetivos propuestos, incrementar la productividad y la motivación del personal, logrando aprovechar el mayor talento de tus colaboradores; todo esto y más, te servirá para lograr la realización de tus objetivos. 12

13 Cierre En tanto que el control, le permitirá al líder y a su equipo, concentrarse en lo verdaderamente importante y por tanto, cumplir con los objetivos del día, al destinar el tiempo a las actividades que se encuentran planeadas en su mayoría. Por tanto, estas dos funciones te acercarán al éxito de tu misión. En los siguientes capítulos, podrás visualizar información más detallada de éstos. Referencias bibliográficas Anzola, S. (2010). Administración de pequeñas empresas. México: McGraw Hill Interamericana. Koontz, H., & Weihirch, H. (2007). Elementos de administración. Un enfoque internacional. México: McGraw Hill Interamericana. Taboada, A. (2009). Leadership Plus - El buen inicio empresarial E-BOOK. México: Alfaomega. 13

14 Referencias bibliográficas Universidad de Navarro (2007). Tema 1. El problema de la planificación de la producción. Recuperado el 18 de Mayo de De Temoa. Créditos Diseño de contenido: Lic. Sara Idalia Pecina Limones, MA Coordinador de Calidad Académica de Área: Ing. Norma Yolanda Loera Hernández, MA y MED Universidad Tec Milenio Producción y edición del curso: Tecnología Educativa Universidad Virtual, ITESM 14