15 mensajes clave de apoyo al proceso de venta Documento comparativo Office 365 vs Google Apps
Objetivo y destinatarios El objetivo de este documento es documentar y argumentar los 15 mensajes de venta clave de Office 365 versus Google Apps. Este documento proporcionará a la fuerza de ventas argumentos para discutir y valorar las razones de venta de Office 365 versus otras soluciones. 2
Documento comparativo Office 365 versus Google Apps 1. Trabajar de forma colaborativa La mayoría de nosotros no trabajamos solos. Trabajamos en equipos, con compañeros, colaborando, creando y compartiendo. Más de 500 millones de personas utilizan Microsoft Office alrededor del mundo. Imagine que soy un usuario de Google Apps y recibo un documento de mi cliente que utiliza Office 365, puede suceder que no vea el documento como originariamente mi cliente lo creo, por ejemplo se omitirán entre otros: algunos gráficos, los formatos del documento, las marcas de agua. Pero lo peor si se es usuario de Google Apps: No sé que información se está omitiendo. 2. Trabajar en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Microsoft ha invertido en una herramienta que sea consistente, con una rica experiencia para el usuario, tanto si acceden desde un PC, Smartphone o explorador de Internet. Imagine que estoy trabajando desde una cafetería y estoy utilizando un ordenador que no tiene office instalado y utilizo como navegador, Firefox. Recibo un correo (con Office 365) con un link a un documento de Word. Puedo acceder al documento y modificarlo online aunque no tenga Office instalado. Una vez modificado, la información permanece sin cambios de formato en el documento. Puedo realizar las modificaciones necesarias, ver si mis compañeros están trabajando en el documento y en que partes están trabajando. Estando totalmente seguro que lo que estoy modificando será lo que realmente vean mis clientes y mis compañeros. 3. Cómo conseguir ahorrar en tecnología sin que nuestros clientes y nuestros colaboradores lo noten? Microsoft ha diseñado diferentes planes de Office 365, para que puedan adaptarse a los requerimientos de cada empresa, así todo el mundo tiene las funcionalidades necesarias sin desaprovechar el potencial del software instalado. Como profesional de TI, se pregunta como puede ahorrar en tecnología sin perder calidad de servicio. Si solo se mira la cuota anual, Google Apps es más económico. Aunque tenemos que ser conscientes que no solo existe la cuota anual sino que tenemos que tener en cuenta otros factores como: Costes de implementación: - Migrar los datos de correo (tareas, contactos ) - Integración y sincronización de la libreta de direcciones y el directorio activo - Dar soporte a los usuarios móviles 3
Costes de Soporte de TI: - Administración de TI - Seguridad y archivo Formación a los usuarios y Pérdida de productividad: - Costes de formación - Pérdida de productividad Es importante tener en cuenta los costes que comporta Google Apps. 4. Si mi servidor está en la nube, qué sucede cuando existe un problema? Office 365 y Google Apps se rigen por Office 365 service documents 1 y Google Apps Service Level Agreement 2 respectivamente. Una de las consideraciones que cualquier organización tendría que realizar antes de contratar un servicio u otro es conocer bien estos dos documentos. Un tema clave para la decisión es la definición de problema. El Service Level Agreement de Google Apps dicta que existe un problema de servicio cuando afecta a por lo menos el 5% de los usuarios de Google Apps. Cuantos errores se quedaran sin resolver porque su incidencia no afecta al 5% de los usuarios de Google Apps. Mientras que en el Service Level Agreement de Microsoft, si un usuario detecta un problema pasa a registrarse y a sumar en el nivel de servicio como problema. Además, Microsoft informa explícitamente cuando planifica el mantenimiento para Office 365. Los clientes aprecian ser conocedores de cuáles son los problemas y agradecen saber cuando se producirán las paradas para realizar el mantenimiento. 5. Realizar documentos aparentes en un tiempo record El tiempo es un bien escaso en nuestras organizaciones, realizar pequeñas tareas cotidianas en un tiempo record puede ayudar a una empresa o a un departamento. Según el plan que se escoja, Office 365 incluye Office 2010, que le permitirá crear documentos, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones de una manera rápida y ágil. Mediante la galería de portadas, las galerías de tablas, gráficos, SmartArt, le permitirá la posibilidad de personalizar cada una de las galerías, permitiendo ser más ágil y profesional en nuestras tareas diarias. Poder personalizar nuestras propias galerías y reutilizarlas es un valor añadido para Microsoft. Mientras que Google Apps no permite ninguna personalización ni reutilización de galerías de elementos. 1 http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=13602 2 http://www.google.com/apps/intl/en/terms/sla.html 4
Office 2010 Google Docs 6. Mi trabajo dependerá de estar conectado a Internet, qué sucederá cuando no tenga conexión? En la mayoría de ocasiones trabajar online no es ningún problema. Aunque siempre existe la necesidad en un momento puntual de conectarse Offline, por ejemplo: un vuelo, en un lugar sin cobertura, Que nuestro software funcione correctamente en las dos situaciones es un punto de consideración cuando se tiene que escoger entre las dos plataformas. En este caso Google Offline es igual a pérdida de productividad, solo en modo de ejemplo, en el escenario de Correo y calendario: - Para trabajar offline se requiere Chrome Browser 13 como mínimo (solo el 22% de los usuarios usan este explorador) - Interface inconsistente desde Gmail - Número de mensajes limitado - Ningún control de que correos están disponibles - Deshabilitada la función imprimir - Sin la posibilidad de correo enriquecido - No se pueden crear o editar convocatorias de reunión o citas Office 365, concretamente Outlook y Exchange funciona perfectamente en modo caché. 5
Ejemplo Online Ejemplo Offline 7. Guardar en privado los documentos privados Cuando comparto un correo electrónico o un documento con un colaborador confío en que no comparta la información con los demás. Office 365, no inmune a filtraciones, provee tecnología a los usuarios para que sean más difíciles las pérdidas de información. Como por ejemplo IRM (Information Rights Management), que permite a los usuarios proteger y restringir contenidos a los destinatarios. Google Apps no tiene IRM y la posibilidad de filtraciones es alta. Google docs permite a los usuarios especificar con quien quieren compartir los documentos online, aunque por otro lado los usuarios no pueden añadir elementos de seguridad al documento. 6
8. Dentro de una empresa existen variedad de perfiles, y no todos tienen las mismas necesidades tecnológicas. Lo más habitual en una compañía es que existan diferentes perfiles y evidentemente con diferentes necesidades de software según el tipo de trabajo desempeñado. Tener la posibilidad de adaptar los diferentes planes 3 a los distintos tipos de perfiles, permite a la empresa suministrar a sus trabajadores las herramientas que realmente necesitan para su puesto de trabajo y por otro lado un ahorro de costes al acotar exactamente el plan a las necesidades de sus equipos. Por otro lado Google Apps, solo permite una tarifa única para todos los empleados, cosa que puede provocar desajustes entre las necesidades de los colaboradores y las funciones suministradas. 9. Comunicarse entre los equipos de una forma ágil y rápida Office 365 (en todos sus planes) siempre se compone de la herramienta Lync. Es una herramienta que permite la comunicación, compartición de escritorio y video conferencia entre otras funcionalidades. El producto que se asemeja a Lync en Google Apps es Google talk/voice. Aunque el valor añadido de Office 365 es la integración de todas sus herramientas (Lync, SharePoint y Exchange). Podemos utilizar Lync en cualquiera de las herramientas siempre que veamos el símbolo. Por otro lado, las convocatorias de reuniones en línea se pueden convocar desde Outlook y Outlook Web App 4. Que Lync esté integrado en todos los productos de Office 365 permiten una comunicación más ágil y fluida. Integración en el Correo 3 http://www.microsoft.com/es-es/office365/enterprise-solutions/enterprise-plans.aspx 4 https://webdir0e-ext.online.lync.com/scheduler/?locale=es-es&authcookiename=rpsauth 7
Integración en el calendario 10. Utilizar una herramienta para varias funciones Vamos a ver como los clientes de Office 365 pueden realizar mas utilizando SharePoint Online que los clientes de Google Apps: - Gestionar datos Para las empresas suele ser necesario guardar cierta información, como los registros de personal durante períodos específicos de tiempo etc. Muchas empresas también tienen políticas de retención de documentos. SharePoint le ayuda gestionar estos requerimientos. Office 365 incluye la administración de registros y su registro en SharePoint Online, mientras que Google Apps tienen que buscar una solución externa para este tipo de requerimientos empresariales. - Compartir y utilizar mi perfil Muchos clientes de SharePoint se conectan y comparten información con colaboradores utilizando mi perfil de SharePoint. En el perfil, se puede incluir biografía profesional, proyectos en que ha trabajado, intereses y habilidades, etc. A través de mi perfil puedo mantener a otros informados de las actividades recientes, compartir, etiquetar y administrar mis archivos y documentos en un único lugar. También puedo usar mi perfil para localizar a un experto interno dentro de mi organización. Los usuarios de Google Apps no tienen ninguna de estas capacidades En conclusión tanto empresas grandes como pequeñas valoran una herramienta que gestione flujos de trabajo, administración de registros y funcionalidades de compartir la información de la organización 11. Soporte y red de Partners Aunque Office 365 y Google Apps puedan administrarse sin la ayuda de una empresa externa, la mayoría de compañías necesitan el soporte de un partner para realizar ciertos proyectos o mejoras en sus sistemas. La red de Partners de Microsoft está totalmente extendida y consta de años de formación y años de experiencia en desarrollo de proyectos a empresas. Mientras que la red de partners Google Apps no es nada extensa y tiene pocos años de experiencia en la realización de proyectos. 12. A qué se dedican Microsoft y Google? Google es una empresa que dedica el 96% de la facturación a publicidad, mientras que solo dedica un 0,5% a Google Apps. Cada cliente para Google es una franja publicitaria, entonces Google analiza todo el correo que los usuarios mandan, con propósitos publicitarios. 8
13. Cómo conozco y me formo en las últimas novedades? Google Apps es un producto en constante evolución. En la plataforma Google Apps se cubren las necesidades de nuevas funcionalidades desarrollando nuevas aplicaciones (se pueden descargar en el Chrome Web Store). Es difícil saber si ha aparecido una nueva aplicación que nos pueda servir en nuestro día a día, pues no aparece publicado en ninguna parte. Y tiene que ser el usuario que busque e instale la aplicación. Por otro lado, si usted está usando un producto que para usted es muy importante, puede ser que un día se encuentre que ese producto ha desaparecido, pues ha dejado de ser estratégico para Google Apps, ya que solo lo usan un 5% de los usuarios. 14. Aprovechar el conocimiento adquirido durante años Existen más de 500 millones de usuarios de Office en todo el mundo, aprovechar el conocimiento adquirido durante muchos años y la colaboración con compañeros es fundamental para la rápida adopción de cualquier herramienta. Que su organización confíe en sus sistemas, compartiendo su información con colaboradores internos y externos, es un elemento de alto valor añadido para la compañía. Por otro lado Google Apps no es una herramienta familiar para la mayoría de colaboradores. También usando Google Docs puede causar la frustración a parte de su equipo, con la pérdida de integridad y de formato de documento. 15. Realizar una presentación a cliente Una de las relaciones más importantes en cualquier compañía es la relación con los clientes. Realizar una buena impresión a los clientes es algo a destacar. Si se envía una oferta a nuestro cliente, un porcentaje muy elevado de veces la imprimirá, en Office 365 no existirá ningún problema a nivel de formato, mientras que en Google Apps al imprimir puede introducir cambios en el formato. Por otro lado, otro escenario común es realizar presentaciones ante un gran grupo de personas, la vista moderador de PowerPoint, nos permitirá realizar la presentación mientras que en nuestro portátil se podrán ver nuestras notas. Esta función no existe en las presentaciones de Google Apps. 9