MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y TRABAJO DE LA DIRECCIÓN SUPERIOR DEL SINAC EN LA ATENCIÓN DE INCIDENTES DURANTE LA TEMPORADA DE INCENDIOS FORESTALES El papel de la Dirección Superior del Sistema Nacional de Áreas de Conservación es fundamental, para la efectiva y exitosa atención de incendios forestales, en cuanto al apoyo logístico y técnico hacia las áreas de conservación para facilitar las acciones que realicen para su control y total liquidación de los siniestros, activación y actuación de la Comisión Nacional sobre Incendios Forestales (CONIFOR), así como la toma de decisiones requeridas. Es importante tener presente que la Coordinación del Programa Nacional de Manejo del Fuego esta bajo la responsabilidad de la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales del SINAC. En la Figura 1 se representa el esquema de trabajo establecido para la atención de incendios forestales. MINAE CONIFOR Coordinación Nacional (SINAC) Dirección Superior GMRN GASP GPLA Plataforma Servicios Mercadeo CNE 4 COE Dirección Áreas de Conservación COTENA 3 2 1 Niveles de Atención Puesto de Comando Incidente Punto más cercano al incidente Área Silvestre Protegida Oficina Subregional Figura 1. Esquema de trabajo en atención de incendios 1 Fuente: Elaboración propia. SINAC, 2005
A continuación se detallan las funciones para la Dirección Superior del SINAC, las gerencias y departamentos involucrados en las labores de dirección, coordinación y apoyo. 1. Dirección Superior del SINAC 1.1. Activar el NIVEL 4 de un incidente a solicitud del Director del Área de Conservación correspondiente, según lo establece la Estrategia Nacional de Manejo del Fuego. 1.2. Comunicar sobre la activación del NIVEL 4 y convocar a sesión permanente a la CONIFOR de acuerdo a los procedimientos establecidos. 1.3. Coordinar las sesiones convocadas por la CONIFOR en el período en el que se mantenga el NIVEL 4 en la atención de un incendio forestal. 1.4. Solicitar a la CNE el uso de las instalaciones para el desarrollo de las sesiones permanentes de la CONIFOR. 1.5. Comunicar la aplicación del Sistema de Comando de Incidentes en la atención de la emergencia por incendios declarado NIVEL 4 y el sitio donde se instalará el Puesto de Comando y el nombre de las personas que conforman el Staff de Comando y el Staff General, al Jerarca del MINAE, a la CONIFOR, COE y Directores de Áreas de Conservación. 1.6. Coordinar con la CNE la convocatoria del COE, según el procedimiento establecido en la atención de los incidentes declarados como NIVEL 4. 1.7. Gestionar la participación del jerarca del MINAE en las sesiones del COE. 1.8. Brindar la información correspondiente a los medios de comunicación así como a las autoridades superiores. 1.9. Realizar visitas de seguimiento y coordinación en el puesto de comando del incidente. 1.10. Gestionar el suministro de recursos requeridos por las áreas de conservación en la atención de incendios en cualquier nivel declarado. 1.11. Disminuir el NIVEL 4 declarado en la atención de incendio forestal según lo solicitado en forma conjunta por el (la) Director (a) del Área de Conservación respectiva y el Comandante del Incidente, de acuerdo a los procedimientos establecidos. 2. Gerencia Manejo Recursos Naturales 2.1. Asumir la coordinación del Programa Nacional de Manejo del Fuego del SINAC. 2.2. Llevar un registro diario de los incidentes que sean reportados por las áreas de conservación durante la temporada de incendios forestales. 2.3. Monitorear permanentemente la ocurrencia de incendios forestales mediante la tecnología satelital disponible y comunicar a las áreas de conservación correspondientes. 2.4. En la medida de las posibilidades apoyar y facilitar suministro de recursos humanos, económicos y logísticos en la atención de incendios forestales que sean solicitados por las áreas de conservación. 2.5. Asesorar a la Dirección Superior del SINAC en la activación y seguimiento del NIVEL 4 en un incidente declarado y solicitado por el director del área de conservación correspondiente. Así como en la transferencia a NIVEL 3 una vez solicitado en forma conjunta por el (la) Director (a) del Área de Conservación respectiva y el Comandante del Incidente, según los procedimientos 2
establecidos. 2.6. Coordinar las sesiones permanentes de la CONIFOR durante la activación del NIVEL 4, y levantar las actas correspondientes. 2.7. Participar en las sesiones del COE en emergencias por incendios forestales declarados NIVEL 4. 2.8. Asesorar a las áreas de conservación en la aplicación del Sistema de Comando de Incidentes y en la instalación del Puesto de Comando. 2.9. Supervisar y dar seguimiento a las áreas de conservación en la atención de los incendios forestales. 2.10. Establecer roles de trabajo semanal durante la etapa más alta de ocurrencia de incendios, para facilitar las acciones de coordinación y apoyo, el cual incluirá fines de semana y días feriados. 3. Gerencia de Áreas Silvestres Protegidas 3.1. Apoyar las acciones desarrolladas para la atención de incendios forestales y el suministro de recursos. 3.2. Participar en las sesiones permanentes de la CONIFOR durante la declaratoria de NIVEL 4 de un incidente. 3.3. Participar en las sesiones del COE en aquellas emergencias por incendios forestales declaradas NIVEL 4. 3.4. Supervisar y dar seguimiento a las áreas de conservación en la atención de los incendios forestales. 3.5. Asesorar a las áreas de conservación en la aplicación del Sistema de Comando de Incidentes y en la instalación del Puesto de Comando. 4. Plataforma de Servicios 4.1. Ponerse a las órdenes de la Dirección Superior y la Coordinación Nacional del Programa de Manejo del Fuego para el suministro y canalización oportuna de los recursos disponibles. 4.2. Priorizar durante la temporada de incendios forestales la utilización de vehículos y servicios de chofer, para la movilización de personal, materiales y suministros, según las necedades de la coordinación del Programa Nacional de Manejo del Fuego y las áreas de conservación. 4.3. Suministrar el servicio de radiocomunicación en los horarios extra previamente convenidos con la Dirección Superior (después de la jornada diaria de trabajo, fines de semana y días feriados), durante la activación del NIVEL 4 o en cualquier otro nivel según lo requerido por la Coordinación Nacional y el área de conservación correspondiente. 4.4. Suministrar el apoyo logístico en cuanto a combustible y recursos durante la temporada de incendios forestales. 3
5. Mercadeo 5.1. Canalizar y transferir información a la Oficina de Prensa del MINAE para la elaboración de los comunicados de prensa de los incendios que se presenten en la temporada. 5.2. Coordinar la elaboración de boletines de información y otros medios de comunicación requeridos durante la temporada de incendios forestales. 5.3. Ponerse a las órdenes de la Dirección Superior y la Coordinación Nacional del Programa de Manejo del Fuego cuando se le sea solicitado. 6. Gerencia de Planificación 6.1. Elaborar los mapas temáticos requeridos en la atención de emergencias según sea requerido y solicitado por la Dirección Superior y la Coordinación Nacional de Manejo del Fuego. 6.2. Participar en el monitoreo de incendios forestales mediante los modelos satelitales disponibles para tal fin. 6.3. Ponerse a las órdenes de la Dirección Superior y la Coordinación Nacional del Programa de Manejo del Fuego cuando se le sea solicitado. 7. Funciones del Coordinador Nacional de Manejo del Fuego 7.1. Coordinar la Comisión Nacional y el Comité Técnico Nacional sobre Incendios Forestales. 7.2. Gestionar la ejecución y seguimiento de la Estrategia Nacional Manejo del Fuego en Costa Rica. 7.3. Apoyar, fortalecer y asesorar la gestión técnica y toma de decisiones de la Comisión Nacional sobre Incendios Forestales, de la Dirección General del SINAC y de las autoridades superiores. 7.4. Brindar apoyo, seguimiento y supervisión a las acciones que realicen las comisiones regionales y locales, así como las Áreas de Conservación, sobre la ejecución y cumplimiento de los planes anuales y del Plan Nacional. 7.5. Apoyar, supervisar, relevar y transferir la toma de decisiones en la atención de incendios forestales, según los niveles respectivos y a los funcionarios que corresponda. 7.6. Coordinar la gestión de recursos naciones e internaciones. 7.7. Definir y apoyar las acciones que permitan la incorporación y participación de la sociedad civil. 7.8. Coordinar el desarrollo de un sistema nacional de información sobre incendios. 7.9. Promover campañas interinstitucionales sobre manejo del fuego. 4
8. Áreas de Conservación 8.1. Dar seguimiento a los incendios forestales que se atiendan en el área de conservación y las acciones aplicadas, cualquiera que sea el nivel declarado según el protocolo de trabajo establecido. 8.2. Mantener informado a la Dirección Superior y a la Coordinación Nacional de Manejo del Fuego sobre los incendios forestales que se están atendiendo, el nivel declarado, las acciones desarrolladas y las necesidades para su efectivo control y liquidación. 8.3. Aplicar el Sistema de Comando de Incidentes en cada incendio atendido por el área de conservación. 8.4. Establecer el Puesto de Comando del Incidente, facilitando las necesidades y recursos para su operación, así como comunicar a la Dirección Superior del SINAC y la Coordinación Nacional sobre el sitio de su ubicación. 8.5. Declarar el NIVEL 3 en la atención de un incendio forestal según los procedimientos establecidos y comunicarlo al Director Superior y a la Coordinación Nacional del Programa de Manejo del Fuego. 8.6. Solicitar a la Dirección Superior del SINAC la declaratoria del NIVEL 4 de atención de un incendio forestal, de acuerdo a los procedimientos establecidos parta tal fin. 8.7. Coordinar con otras áreas de conservación, instituciones, ONG s, empresa privada y otras entidades regionales, las acciones necesarias así como la consecución de recursos para la atención de incendios forestales. 8.8. Gestionar el suministro de recursos requeridos para la atención de incendios en cualquier nivel de atención. 8.9. Solicitar a la Dirección Superior del SINAC la disminución a NIVEL 3 del incidente declarado NIVEL 4, de acuerdo al procedimiento establecido. 8.10. Elaborar un diagnóstico que clarifique la problemática existente en cada área de conservación, que contemple entre otros aspectos sobre la identificación de la problemática, capacidad operativa, la relación interinstitucional y las necesidades básicas para el desarrollo de su programa. 8.11. Ejecutar las acciones definidas por el programa de manejo del fuego, así como la estructura operativa, que identifique las acciones según los ámbitos y sus prioridades. 8.12. Identificar y establecer los mecanismos de coordinación y apoyo regional interinstitucional. 8.13. Establecer y mantener actualizada una base de datos regional sobre incendios y quemas. 5
9. Encargado de Manejo del Fuego de las Áreas de Conservación 9.1. Coordinar la elaboración y ejecución del Plan de Acción Anual para el Manejo del Fuego en el área de conservación, la subregión y las áreas silvestres protegidas. 9.2. Gestionar la ejecución y seguimiento de la Estrategia Nacional para el manejo del fuego en Costa Rica. 9.3. Apoyar, fortalecer y asesorar la gestión técnica y toma de decisiones de la Dirección del área de conservación, del jefe de subregión, administradores de áreas silvestres protegidas y de las autoridades superiores, con la relación del tema. 9.4. Fomentar el desarrollo de acciones institucionales e interinstitucionales sobre manejo del fuego. 9.5. Establecer mecanismos de coordinación para la consecución de recursos y aplicarlos. 9.6. Definir acciones que permitan la incorporación y participación de la sociedad civil. 9.7. Mantener una base de datos sobre incendios forestales. 9.8. Mantener durante el período de ocurrencia de incendios el alcance de control en su área de conservación, en la atención de incidentes y según el nivel declarado. 9.9. Informar diariamente en el período de ocurrencia de incendios a la Dirección del AC y la Coordinación Nacional sobre la situación actual. 9.10. Realizar un monitoreo y seguimiento diario sobre el comportamiento de la temporada y la ocurrencia de incendios y quemas. 9.11. Promover campañas institucionales sobre prevención y control de incendios forestales. 9.12. Asesorar a la Dirección del AC en la activación y atención del NIVEL 3 en un incidente declarado. Así como en la disminución a NIVEL 2 según del comportamiento del incidente y los protocolos establecidos. 9.13. Apoyar, supervisar, relevar y transferir la toma de decisiones en la atención de incendios forestales, según los niveles respectivos y a los funcionarios que corresponda. 9.14. Asesorar a la Dirección del AC y al Comandante del incidente para la solicitud correspondiente a la Dirección Superior del SINAC para la declaración de un NIVEL 4 o su disminución en la atención de un incendio forestal. 9.15. Acatar las disposiciones de la Coordinación Nacional y la CONIFOR durante la temporada 6
8. Establecimiento del Sistema de Comando de Incidentes Considerando la magnitud de los incidentes y especialmente en aquellos declarados de NIVEL 4, la Dirección Superior del SINAC y la CONIFOR, adoptará el Sistema de Comando de Incidentes, y lo adaptará en la planificación y ejecución de labores de coordinación y apoyo al Puesto de Comando instalado por el área de conservación respectiva, así como a la toma de decisión y facilitación en la canalización de recursos. Para la instalación del sistema se considerarán las funciones necesarias que deberán ser asumidas y de la disponibilidad de personal para su instalación y ejecución, además de la magnitud de la emergencia. En esta actividad participarán los miembros de la CONIFOR que participen en las sesiones permanentes de la misma. (Figura 2) Comisión Nacional sobre Incendios Forestales (CONIFOR) Oficial de Información Oficial de Enlace Operaciones Planificación Logística Administración y Finanzas Figura 2. Modelo Sistema Comando de Incidente para coordinación y apoyo logístico a las áreas de conservación en la atención de incendios forestales. Fuente: Elaboración propia basado en Sistema de Comando de Incidentes, OFDA, 2004 8.1. Comisión Nacional sobre Incendios Forestales Cuando se declare un NIVEL 4 en la atención de un incendio forestal y una convocada por la Dirección Superior del SINAC a la CONIFOR para sesionar permanentemente, de acuerdo a lo establecido en el protocolo de activación y actuación, a efecto de realizar una efectiva y adecuada coordinación y el apoyo al Puesto de Comando del Incidente, se implementará según los recursos existentes, la estructura básica adecuada para alcanzar los resultados esperados. (Figura 2) Para facilitar la organización, coordinación y actuación de la CONIFOR se 7
establecerán una serie de puestos o cargos, que serán asumidos por miembros de la CONIFOR, y personal de apoyo de la Dirección Superior del SINAC. Los puestos a establecer son: 8.1. Coordinador 8.2. Oficial de Información 8.3. Oficial del Enlace 8.4. Encargado de Operaciones 8.5. Encargado de Planificación 8.6. Encargado de Logística 8.7. Encargado de Administración y Finanzas Seguidamente se describirá las funciones de cada uno de los puestos indicados anteriormente: 8.1. Coordinador El coordinador será asumido por la Coordinación de la CONIFOR o algún miembro de esta, y será el responsable de conducir la organización, facilitación y coordinación de trabajo de la CONIFOR y la Dirección Superior del SINAC. Funciones 8.1.1. Coordinar las sesiones permanentes de la CONIFOR 8.1.2. Activar el SCI definido para las sesiones de trabajo de la CONIFOR y establecer una estructura organizativa apropiada 8.1.3. Mantener contacto permanente con el Comandante del Incidente y el Puesto de Comando 8.1.4. Evaluar las prioridades del incidente. 8.1.5. Participar en las reuniones del COE si este se establece, y brindar la información y asesoramiento requerido. 8.1.6. Determinar los objetivos operacionales 8.1.7. Desarrollar y ejecutar el Plan de Acción del Incidente (PAI) 8.1.8. Mantener el alcance de control 8.1.9. Mantener la coordinación general de actividades 8.1.10. Coordinar las acciones de las instituciones que se incorporen al Sistema en la escena del incidente 8.1.11. Autorizar la información a divulgar por los medios de comunicación pública. 8.1.12. Responsable de la documentación y control de gastos 8.1.13. Presentar el informe final 8.2. Oficial de Información El Oficial de Información, será asumida por algún miembro de la CONIFOR, CNE o Dirección Superior del SINAC, y será el responsable de la formulación y emisión de información acerca del incidente a los medios de prensa y otras instituciones y organizaciones relevantes 8
Funciones a. Obtener un informe breve de la situación del incidente del Puesto de Comando correspondiente, Coordinación Nacional, jerarcas institucionales, COE. b. Establecer contacto con la institución jurisdiccional para coordinar las actividades de información pública c. Establecer un centro único de información siempre sea posible d. Emitir noticias a los medios de prensa y enviarlas al puesto de comando y otras instancias relevantes e. Participar en las sesiones permanentes de la CONIFOR y las reuniones del COE para actualizar las notas de prensa Formato de Comunicado de Prensa Nombre del incidente Número de comunicado Fecha y Hora Descripción breve del Evento Acciones realizadas e instituciones involucradas Firma Comandante del Incidente Fecha y Hora del próximo comunicado de prensa Requerimientos Hacer los arreglos para proporcionar espacio de trabajo, materiales, directorio de contactos, teléfonos, fax, computadora, impresora y comunicación por internet. 8.3. Oficial de Enlace El Oficial de Enlace es un miembro de la CONIFOR y es el punto de contacto para los representantes de las instituciones de ayuda y cooperación. Esto incluye a los organismos de primera respuesta, salud, obras públicas y otras organizaciones. El oficial de Enlace debe prevenir de una institución jurisdiccional. Funciones a. Obtener un reporte rápido del Coordinador Nacional. b. Proporcionar un punto de contacto para los representantes de las instituciones de ayuda y cooperación c. Identificar a los representantes de cada una de las instituciones, incluyendo su ubicación y líneas de comunicación. d. Responder a las solicitudes planteadas por la CONIFOR y el COE para establecer contactos con otras organizaciones. e. Mantener el registro de Actividades (Formulario SCI 214) f. Participar en las sesiones permanentes de la CONIFOR y las reuniones del COE. 9
8.4. Encargado de Operaciones El encargado de operaciones será asumido por un miembro de la CONIFOR, y será el responsable de mantener una estrecha comunicación con el jefe de sección de Operaciones del PC Funciones 8.4.1. Obtener informes verbales en forma periódica sobre : a. Situación comportamiento del incendio. b. Ubicación geográfica y gráfica del sitio del incendio, con la localización de las fuerzas de tareas y los sectores establecidos c. Poblaciones y recursos amenazados d. Superficie y tipo de vegetación afectada e. Acciones tácticas aplicadas f. Proyección del comportamiento y acciones de control a realizar en el corto y mediando plazo. g. Necesidades de recursos en forma priorizada. 8.4.2. Informar al Coordinador sobre las acciones tácticas realizadas, avances y las necesidades de la sección de Operaciones del Puesto de Comando 8.4.3. Incluir las acciones operacionales dentro del PAI. 8.4.4. Participar en las reuniones del equipo de trabajo de CONIFOR e informar sobre situación del incendio y necesidades. 8.4.5. Participar en las reuniones del COE cuando sea convocado. 8.5. Encargado de Logística El encargado Logística será asumido por un miembro de la CONIFOR y es el responsable canalizar las solicitudes de recursos solicitados por el Encargado de Operaciones del Grupo de Trabajo de la CONIFOR, el Coordinador y el Jefe de Sección de Logística. Participa en el desarrollo y ejecución del Plan de Acción del Incidente. Funciones 8.5.1. Participar en la preparación del Plan de Acción del Incidente 8.5.2. Identificar necesidades de apoyo requeridas por el PC y las indicadas por el Encargado de Operaciones del Grupo de Trabajo de la CONIFOR y el coordinador 8.5.3. Coordinar y procesar las solicitudes de recursos requeridas. 8.5.4. Informar al Coordinador, el Encargado de Operaciones del Grupo de Trabajo de CONIFOR y el Jefe de Sección de Logística del PC sobre las gestiones realizadas. 8.5.5. Revisar el Plan de Acción del Incidente y hacer una estimación de las necesidades de la sección para el siguiente período operacional 8.5.6. Proporcionar consejos acerca de las capacidades disponibles de servicio y apoyo. 8.5.7. Preparar los elementos de servicios y apoyo del Plan de Acción del Incidente. 10
8.5.8. Hacer una estimación de las necesidades futuras de servicios y apoyo 8.5.9. Coordinar e informar al Jefe de la Sección de Logística de PC sobre el ingreso de los recursos solicitados. 8.5.10. Coordinar e informar con el funcionario designado por el AC de la Oficina Regional el ingreso y mecanismos de retiro de los recursos gestionados. 8.4.6. Participar en las reuniones del equipo de trabajo de CONIFOR e informar sobre situación del incendio y necesidades. 8.5.11. Participar en las reuniones del COE cuando sea convocado 8.6. Encargado de Planificación El encargado de Planificación será asumido por un miembro de la CONIFOR y es el responsable de la recolección, evaluación, diseminación y uso de la información acerca del desarrollo del incidente y de las necesidades y gestiones de obtención de recursos. La información necesaria para: 1) entender la situación actual; 2) predecir el curso probable de los eventos del incidente y 3) preparar las estrategias del Grupo de Trabajo de CONIFOR Funciones 8.6.1. Obtener información del Coordinador y miembros del Grupo de Trabajo. 8.6.2. Establecer las necesidades y agendas de información para todo el Grupo de Trabajo. 8.6.3. Establecer un sistema de adquisición de información meteorológica y otros cuando sea necesario. 8.6.4. Elaborar el Plan de Acción del Incidente (PAI) 8.6.5. Organizar la información acerca de las estrategias alternativas 8.6.6. Identificar la necesidad de uso de los recursos especializados. 8.6.7. Llevar a cabo la planificación operativa y técnica en conjunto con el Encargado de Operaciones, acerca del potencial del incidente 8.6.8. Compilar y distribuir información resumida acerca del estado del incidente 8.4.7. Participar en las reuniones del equipo de trabajo de CONIFOR e informar sobre situación del incendio y necesidades. 8.5.12. Participar en las reuniones del COE cuando sea convocado 8.7. Encargado de Administración y Finanzas El encargado de Administración y Finanzas será asumido por un miembro de la CONIFOR, y es el responsable de todos los aspectos financieros y del análisis de los recursos económicos gestionados por medio del Grupo de Trabajo de la CONIFOR. Funciones 8.7.1. Obtener información del Coordinador y miembros del Grupo de Trabajo. 8.4.8. Participar en las reuniones del equipo de trabajo de CONIFOR e informar sobre situación del incendio y necesidades. 8.5.13. Participar en las reuniones del COE cuando sea convocado 8.7.2. Realizar reuniones con los representantes de las instituciones en lo que respecta a asuntos financieros 8.7.3. Llevar un registro de los recursos gestionados y tiempo invertido por el personal del Grupo de Trabajo de la CONIFOR y otros participantes. 11
8.7.4. Asegurar que todos los documentos de obligaciones iniciados durante el incidente estén debidamente preparados y completados. 8.7.5. Informar al equipo de trabajo y al Coordinador sobre los resultados de las gestiones realizadas. 12