Manual de usuario Actualización: Septiembre 2014
Manual de usuario PCAE / Actualización: Sepembre 2014 Edita: CEOE - Confederación Española de Organizaciones Empresariales C/ Diego de León, 50 28006 Madrid. Tel.: 91 566 34 00 Fax: 91 562 25 62 Depósito legal: M-35640-2014 Financiado por la Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales (FPRL) 2
Índice INTRODUCCIÓN A PCAE 5 ANTES DE EMPEZAR 7 PRIMEROS PASOS 15 REGISTRO 15 SELECCIÓN ROLES 15 INTERCAMBIO DOCUMENTACIÓN 16 DIFERENCIA DE ROLES 17 EMPRESA TITULAR/PRINCIPAL 17 1. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN 17 2. CENTROS DE TRABAJO 19 3. COORDINACIÓN 23 EMPRESA SUBCONTRATA 29 1. ACEPTAR INVITACIÓN 29 2. TRABAJADORES/MAQUINARIA 31 3. COORDINACIÓN 31 ACCIONES MÁS HABITUALES 34 INVITACIONES 34 CREAR Y ASOCIAR TRABAJADORES/MAQUINARIA 35 1. REGISTRAR TRABAJADORES 35 2. ASOCIAR TRABAJADORES 37 3. NOTIFICAR LA MODIFICACIÓN DE TRABAJADORES 39 4. REGISTRAR MAQUINARIA 42 5. ASOCIAR MAQUINARIA 44 6. NOTIFICAR LA MODIFICACIÓN DE MAQUINARIA 45 CARGAR DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA 45 ACTUALIZAR DOCUMENTACIÓN 48 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONALIDADES 50 CONFIGURACIÓN NAVEGADORES 50 DESACTIVAR VISTA DE COMPATIBILIDAD INTERNET EXPLORER 50 DESBLOQUEAR DESCARGAR DE ARCHIVOS 52 CONTROLES Y OBJETOS 55 LISTAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS 55 OBJETOS DE DATOS 56 BOTONES 58 LISTAS DE DOCUMENTACIÓN 61 REGISTRAR NUEVA EMPRESA 65 ACCESO AL SISTEMA 67 RECUPERAR CONTRASEÑA 67 PANTALLA DE INICIO 68 ALERTAS 69 3
EMPRESA 74 FICHA DE EMPRESA 75 TRABAJADORES 79 MAQUINARIA 83 CENTROS TRABAJO 84 CAE 92 INFORMES 98 HISTÓRICOS 99 CONFIGURACIÓN 100 PREGUNTAS MÁS FRECUENTES 103 4
Introducción a PCAE El Programa de Coordinación de Actividades Empresariales, PCAE, es un Programa informático que facilita a los empresarios y/o autónomos, el cumplimiento de las obligaciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo. PCAE ha sido desarrollado por la Confederación Española de Organizaciones Empresariales, CEOE, con la financiación de la Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales y su uso es libre y gratuito. PCAE facilita la comunicación y el intercambio de información en lo referente al ámbito de la seguridad y salud laboral entre las empresas que concurren en un mismo centro de trabajo. Desde su inicio en 2008, cada día está siendo adoptado por más empresas, ya que simplifica la práctica operativa en materia de Coordinación de Actividades Empresariales. PCAE le ayuda a cumplir con las actividades que hay que desarrollar en aplicación de la siguiente normativa vigente: La Ley 31/1995, de 8 de noviembre y la Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la Prevención de Riesgos Laborales, y El Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, en materia de coordinación de actividades empresariales. La herramienta PCAE ofrece al empresario las siguientes ventajas para gestionar la coordinación de actividades empresariales: La herramienta está disponible las 24 horas, los 365 días del año en Internet. Permite el archivo, conservación y acceso de la documentación generada en la aplicación en cualquier momento. Permite hacer un seguimiento on-line de la coordinación de actividades empresariales de sus centros de trabajo. Es una aplicación abierta, con todos los modelos de documentación necesarios, pero que permite la gestión de cualquier otro tipo de documento propio. En PCAE podrá encontrar proveedores y clientes que han integrado la prevención de riesgos laborales en sus sistemas de gestión y conocen el funcionamiento de la aplicación, lo que facilita las tareas de coordinación. Elimina la carga administrativa diluyéndola entre las empresas concurrentes. Dispone de un sistema de alertas para la caducidad de documentos. Validación de documentación: el empresario titular o principal del centro de trabajo puede validar a los trabajadores y maquinaria que acceden a su centro, así como toda la documentación obligatoria solicitada a cada una de las empresas que allí concurren. Por tanto el estado de la documentación podrá tener el estatus de: pendiente de validar, validado o rechazado. Gestión de documentación privada: las empresas pueden gestionar una documentación común a varios centros de trabajo. Es posible buscar y consultar toda la documentación de un Centro de Trabajo a través del Árbol de subcontratación que es un árbol jerárquico de carpetas y subcarpetas. La versión actual disponible de PCAE, versión 3.0, incluye las siguientes novedades: Un nuevo sistema de registro: las empresas interesadas en utilizar PCAE encontrarán una nueva forma de registro que incorpora información detallada sobre la protección de datos y las condiciones de uso del Programa. Alertas en relación a la Documentación: el apartado de Alertas del Programa incluye nuevos bloques donde se notifica la documentación rechazada sobre: Documentos obligatorios de empresa Trabajadores, y 5
Maquinaria Así, la empresa subcontratista estará informada de los documentos que el empresario titular o principal haya rechazado. Esta información también se incluirá en el correo diario que se envía desde PCAE. Correo de fin de la coordinación: 10 días antes de la fecha de finalización de una coordinación entre una empresa titular o principal y una de sus subcontratas, el programa enviará un correo electrónico de aviso a la empresa titular o principal para que tome la decisión de mantener dicha fecha o la modifique si lo considera necesario. Panel de Control: se ha mejorado el rendimiento del Panel de Control incluido en menú lateral izquierdo de coordinación del módulo CAE, donde se muestran todas las empresas que concurren en un mismo centro de trabajo del empresario titular o principal. En el caso que concurran muchas empresas, se podrá seleccionar el número de empresas a mostrar, mejorando así el rendimiento y el tiempo de respuesta del programa. Un nuevo perfil de usuario Centro Avanzado: este perfil de usuario tendrá los mismos privilegios que el usuario actual Centro-Obra a los que se añade la gestión de documentación de los trabajadores y maquinaria propios que se tengan asociados al centro de trabajo que corresponda a dicho perfil. 6
Antes de empezar Los protagonistas de la coordinación son: La empresa titular: Es la empresa que pone el centro de trabajo a disposición de las empresas que va a subcontratar. La empresa principal: El empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquél y que se desarrollan en su propio centro de trabajo. Las empresas concurrentes: Son las empresas que acceden al centro de trabajo de la empresa titular o principal. También se les puede denominar como empresas subcontratas o subcontratadas. Para la coordinación de las actividades empresariales, las empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo, deberán intercambiarse documentación a través del Programa PCAE. En dicho programa se podrán consultar y validar los documentos, y acusar recibo de alguno de ellos, como pueden ser las comunicaciones de los riesgos tanto del centro de trabajo como de las actividades que se van a desarrollar. En esta coordinación hay cuatro documentos de carácter obligatorio: R4 o Riesgos Generales del Centro de Trabajo: Generado por la empresa principal o titular en el que se informa de los riesgos relativos al centro de trabajo donde se van a realizar los trabajos, así como las medidas de prevención referidas a tales riesgos y las medidas de emergencia a las empresas que concurren en el centro de trabajo. R1 o Riesgos específicos de las actividades que se desarrollarán en un centro de trabajo: Generado por una empresa concurrente en el que informa a la empresa principal o titular de los riesgos específicos de las actividades que se van desarrollar en el centro de trabajo. R5 o Instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo: Generado por la empresa principal o titular en la que da instrucciones para la prevención de los riesgos derivados de todas las actividades que realizan las empresas concurrentes y los riesgos generales del Centro de Trabajo; además de las medidas que deben aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia. R6 o Información sobre el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales: Generado por una empresa concurrente en la que informa a su empresa principal del cumplimiento de las obligaciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Este documento solo es pertinente para empresas subcontratadas para actividades de carácter principal. La coordinación de actividades entre empresas principales o titulares y las empresas subcontratadas o concurrentes (que concurren en un determinado centro de trabajo) sigue una secuencia lógica temporal en relación a la carga, consulta y acuse de recibo de documentos relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales. En la página siguiente se relacionan los pasos a seguir: 7
Primero: La empresa principal o titular carga el documento R4 o Riesgos Relativos al Centro de Trabajo. Segundo: La empresa principal o titular debe invitar a las empresas concurrentes a iniciar el proceso de coordinación. 8
Tercero: Las empresas concurrentes deben aceptar la invitación para empezar el proceso de coordinación. Cuarto: La empresa concurrente debe acusar recibo del R4. Es decir, dejar constancia que lo ha recibido y lo ha consultado. 9
Quinto: Si la empresa concurrente es una subcontrata de la actividad principal, deberá cargar el documento R6 o Información sobre el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Sexto: En ese caso, la empresa principal o titular deberá acusar recibo del R6. 10
Séptimo: La empresa concurrente carga el documento R1 o Riesgos específicos de las actividades que se desarrollarán en un centro de trabajo. Octavo: La empresa principal o titular y todas las empresas concurrentes del centro de trabajo, deberán acusar recibo de ese documento R1. 11
Noveno: La empresa principal o titular carga el documento R5 o Instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo. Décimo: Las empresas concurrentes, deben acusar recibo del R5. 12
En este proceso existen algunas consideraciones importantes: Cuando concurren más de una empresa en un mismo centro de trabajo, el documento R1 debe ser cargado por cada empresa concurrente y el resto de empresas concurrentes deben acusar recibo. Cuando la empresa principal o titular modifica el documento R4 es necesario volver a iniciar todo el proceso a partir del paso primero. 13
La empresa principal o titular deberá actualizar el documento R5 cuando una empresa concurrente nueva en el centro de trabajo, cargue su documento R1 y éste, aporte riesgos nuevos en dicho centro, y por tanto, el resto de empresas concurrentes deberán acusar recibo. Este intercambio de documentación, consultas y acuses de recibo se realizan a través del Panel de control. (Ver página 22) Más información: En el tutorial web se incluyen videos de apoyo que aportan mayor información al respecto. www.tutorial.pcae.es 14
Primeros pasos Registro Las empresas que deseen coordinarse a través de PCAE deben estar previamente registradas en la aplicación, para lo cual deben cumplimentar sus datos en la página de registro. Pantalla de acceso/registro a PCAE Selección roles Las empresas registradas pueden actuar como empresa principal/titular, subcontrata o ambas a la vez en función de las relaciones que mantengan con otras empresas. La empresa principal/titular debe: Definir su estructura a la hora de realizar la coordinación. Para ello, debe crear centros de trabajo, establecer la documentación a solicitar a las subcontratas, etc. (Ver página 18) Invitar a las subcontratas al respectivo centro de trabajo donde presten sus servicios, a través del Sistema de Invitación. (Ver página 18) Solicitar documentación a las subcontratas y validar o rechazar la misma, así como a los trabajadores y maquinaria. (Ver página 18). 15
La empresa subcontratada debe: Una vez registrada, aceptar la invitación realizada por la empresa principal o titular, a través del sistema de alertas. (Ver página 27) Cargar la documentación relativa a las evaluaciones de riesgo de la propia actividad, la documentación de trabajadores, la documentación de maquinaria y el resto de documentación obligatoria solicitada por la empresa titular/principal. (Ver página 27) Debido a esta diferencia de roles en PCAE, las empresas se distribuyen en niveles de subcontratación: El nivel 0 es para la empresa titular del centro de trabajo. El nivel 1 es para las empresas subcontratas. Puede haber varias, tantas como empresas contratadas para realizar actividades en ese centro. Puede haber otros niveles inferiores para empresas contratadas por las empresas del nivel anterior. Intercambio documentación La documentación que se podrán intercambiar la empresa titular/principal con sus subcontratas, será la referente a las Evaluaciones de Riesgos, documentación de trabajadores y maquinaria. Además, la empresa titular/principal podrá definir un listado de documentos que establecerá como obligatorios para sus subcontratas. Toda esta documentación podrá ser validada o rechazada por la empresa titular/principal. 16
Diferencia de roles Las empresas registradas pueden actuar como empresa principal/titular, subcontrata o ambas a la vez en función de las relaciones que mantengan con otras empresas. Empresa Titular/Principal La empresa que va actuar en PCAE como titular/principal debe identificar y definir las necesidades en materia de Coordinación de Actividades Empresariales, concretando los siguientes apartados dentro del Programa PCAE: 1. Requisitos de documentación La documentación referente a evaluaciones de riesgos, documentación de trabajadores y maquinaria tiene unos apartados específicos dentro del programa, por lo que la empresa titular/principal ya no tiene que definirlos. En cambio, sí puede definir el resto de documentación que desea solicitar a las empresas concurrentes en sus centros de trabajo, denominada Documentación Obligatoria. Para solicitar dicha documentación se deberán realizar las siguientes actividades en el apartado Documentación Obligatoria: En primer lugar se deberá acceder al módulo Empresa y a continuación pulsar en el menú lateral izquierdo de la pantalla la opción Ficha de Empresa. Posteriormente se deberá pulsar la pestaña Documentación Obligatoria y en ella, definir el listado de documentos necesarios. Para ello existen dos opciones: Pulsar el botón Plantilla para cargar el listado de documentos que propone PCAE. Si alguno de los documentos es de interés, se deberá marcar la casilla correspondiente y el botón Guardar. Módulo Empresa / Menú lateral Ficha de Empresa / Pestaña Documentación Obligatoria / Botón Plantilla Botón Plantilla / selección de documentos propuestos por PCAE 17
Pulsar el botón Nuevo para crear documentos propios de la actividad de la empresa o documentos propios según procedimiento interno. Se deberá rellenar todos los apartado obligatorios: Referencia: para identificar de forma sencilla al documento. Descripción: el nombre del documento que se quiere solicitar. Vigencia: el periodo de tiempo (en días) que estará vigente el documento. Activo: el estado del documento puede ser activo para poder solicitarlo o no activo para no solicitarlo. Archivo: se puede incluir un formato de documento para que la subcontrata utilice dicho archivo. Crear un nuevo documento desde la opción Nuevo De esta forma la empresa titular/principal tiene parametrizada la documentación que posteriormente podrá personalizar por centro de trabajo y a su vez por subcontrata. Listado de documentación obligatoria a solicitar a las subcontratas 18
2. Centros de trabajo El módulo Centros de Trabajo está reservado para que las empresas titulares o principales puedan definir los centros de trabajo en los que deben realizar la Coordinación de Actividades Empresariales con las empresas que vayan a acceder a dichos centros. En el caso de ser una subcontrata, en este módulo se podrán ver los centros de trabajo de las empresas principales o titulares, en los cuales han sido invitado a participar y asignar los trabajadores y maquinaria que van a asistir a los centros. Por tanto, para utilizar PCAE como empresa titular/principal con subcontratas, se deberán crear los centros de trabajo propios. Actividades a realizar en Centros de trabajo: En primer lugar, para crear un centro, se deberá acceder al módulo Centros de Trabajo y posteriormente pulsar en el menú lateral izquierdo de la pantalla la opción Centros de trabajo. A continuación se deberá pulsar el botón Nuevo para crear la ficha general del centro de trabajo. De esta ficha general hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta: Módulo Centros de Trabajo / Menú Centro de Trabajo El nombre del centro de trabajo: En PCAE el nombre del centro de trabajo será la combinación final de los campos centro y zona (nombre del centro = centro + zona). El correo electrónico de contacto: Este correo será el que aparecerá como contacto del centro pero no será el que va a recibir los correos electrónicos que PCAE genere automáticamente cuando haya cambios en el programa que le afecte. Los correos destinatarios de la mensajería instantánea de PCAE se gestionan en el apartado de Configuración. La casilla de construcción: Si se activa la celda correspondiente a Construcción se activarán unos campos adicionales de información relacionados con la obra. Esta opción se debe activar por las empresas cuando el centro de trabajo que se está creando sea de construcción. Ficha general del Centro de Trabajo, pulsando el botón Nuevo 19
Por último, para finalizar se deberá pulsar el botón Guardar para grabar todos los datos. Una vez creado el centro, se deberá continuar con la definición del mismo. Para ello, en primer lugar se deberá pulsar la línea del centro de trabajo creado y posteriormente el botón Modificar para acceder a la ficha de dicho centro. Una vez dentro de la ficha, se podrán completar las siguientes pestañas adicionales: Documentación: Es un gestor documental para cargar documentación del centro de trabajo. En esta pestaña se podrá seleccionar qué empresa puede tener acceso a dicha documentación. Trabajadores: Para consultar los trabajadores de las subcontratas que accederán al centro de trabajo así como su documentación. Maquinaria: Para consultar las máquinas de las subcontratas que accederán y serán utilizadas en el centro de trabajo, así como su documentación. Documentación Obligatoria: En esta pestaña la empresa define la documentación que va a requerir como obligatoria para las subcontratas que vayan a realizar actividades en ese centro. Histórico: Es el almacén en el que recopilan los documentos que ya no son de utilidad y han sido enviados como históricos. Definición del centro de trabajo: Módulo Centro de Trabajo / Menú Centro de Trabajo / Seleccionar y pulsar botón Modificar Los siguientes pasos son: Primero: Determinar la documentación obligatoria. En la pestaña Documentación obligatoria, la empresa que va actuar en PCAE como titular o principal debe identificar la documentación que va a requerir, con carácter obligatorio, a cualquier empresa subcontratada que vaya a acceder a un determinado centro de trabajo. 20
Es una pestaña visible únicamente por las empresas titulares o principales, cuando se ha seleccionado un centro de trabajo propio. En primer lugar se deberá pulsar el botón Modificar, donde a continuación se abrirá una ventana que mostrará la documentación que la empresa ha determinado como obligatoria en el apartado Ficha de empresa. A continuación se seleccionarán las celdas de los documentos que se considere conveniente pedir como obligatorios en ese centro. Selección de documentación obligatoria específica para el centro de trabajo Con estas actividades se ha finalizado el proceso de definición del centro. A continuación se deberá invitar a las empresas subcontratadas desde el módulo CAE para iniciar la coordinación. Cuando las subcontratas hayan asignado trabajadores y maquinaria en el centro de trabajo creado, se deberá acceder de nuevo a este apartado para validar o rechazar. Segundo: Validar o rechazar a los trabajadores asignados al centro de trabajo. En la pestaña Trabajadores de la ficha del centro de trabajo creado, las empresas principales o titulares pueden ver la información del personal que va a acceder a sus centros de trabajo, así como la documentación de cada uno de ellos, teniendo la posibilidad de validarlos o rechazarlos. Para validar o rechazar a un trabajador, en primer lugar se deberá seleccionar la fila del mismo en el listado y pulsar el botón Documentos para acceder a los documentos asociados a dicho trabajador. Para validar, se deberá seleccionar una de las tres opciones disponibles en el desplegable Permiso: no evaluado, aceptado o rechazado. En el caso de rechazar un trabajador es importante comunicar los motivos. 21
Visualizar los trabajadores de las subcontratas que acceden al centro de trabajo Acceso a los documentos de un trabajador y poder validar/rechazar Tercero: Validar o rechazar la maquinaria asignada a este centro. En la pestaña Maquinaria de la ficha del centro de trabajo creado, las empresas principales o titulares pueden ver la información de la maquinaria que va a acceder a sus centros de trabajo, así como la documentación de cada una de ellas, teniendo la posibilidad de validarla o rechazarla. Para validar o rechazar una máquina, en primer lugar se deberá seleccionar la fila de la misma en el listado y pulsar el botón Documentos para acceder a los documentos asociados a dicha máquina. Para validar, se deberá seleccionar una de las tres opciones disponibles en el desplegable Permiso: no evaluado, aceptado o rechazado. En el caso de rechazar una máquina es importante comunicar los motivos. 22
Visualizar la maquinaria de la subcontrata que acceden al centro de trabajo Acceso a los documentos de una maquinaria y poder validar/rechazar 3. Coordinación Para comenzar a realizar el intercambio documental con las empresas subcontratas que accederán al centro de trabajo y, por tanto, la coordinación, en primer lugar se deberá acceder al módulo CAE y a continuación pulsar en menú lateral izquierdo de la pantalla la opción Coordinación. En esta opción se abrirá una ventana donde se deberá seleccionar el centro de trabajo que se ha creado previamente y pulsar la pestaña Panel de control, que es la pantalla de control principal para la coordinación de los documentos referentes a Evaluaciones de Riesgo entre las empresas titulares/principales y las empresas concurrentes. 23
Módulo CAE / menú Coordinación / Seleccionar el centro y en la pestaña Panel de Control Las empresas se distribuyen en niveles de subcontratación y éstos se muestran en la pantalla tanto gráficamente como por el número de nivel: El nivel 0 es para la empresa titular del centro de trabajo. El nivel 1 es para las empresas que han sido contratadas por la empresa titular del centro, es decir, subcontratas. Puede haber varias, tantas como empresas contratadas para realizar actividades en ese centro. Puede haber otros niveles inferiores para empresas contratadas por las empresas del nivel anterior y que realizan actividades en ese mismo centro de trabajo. De esta manera, en el panel de control se reflejan todas las empresas que concurren en el centro de trabajo. Estos niveles se agrupan en bloques gráficos: El primero siempre está reservado a la empresa titular del centro de trabajo. En los siguientes se muestran las subcontratas. Si el usuario actúa como empresa principal/titular verá un solo bloque con todas las subcontratas. Los indicadores del panel de control Cuando una empresa accede al Panel de control puede ver las actividades que ya ha realizado, las pendientes de realizar y las que deberá realizar en el futuro, en el marco del intercambio de evaluaciones de riesgo. Las actividades que debe realizar la empresa están situadas principalmente en la misma fila en la que aparece la empresa, pero también aparecen otras actividades que debe realizar en las filas de las otras empresas. Importante: Una manera muy fácil de identificar la actividad pertinente es leer el encabezado de cada columna. Si el trato es de primera persona debe acusar recibo. Si el trato es de tercera personaa que otro usuario es el que deberá acusar recibo. Para identificar el estado de realización de las actividades, se pueden tener en cuenta las marcas de color: Indica que la acción ya ha sido realizada. Indica que debe realizarse una acción. Está disponible para realizarse. Indica que en el futuro habrá que realizar una acción. Aún no está disponible. Además, se pueden observar unos iconos para acceder a una función determinada: 24
Al hacer clic, se podrá editar el documento que está cargado. Al hacer clic, se podrá visualizar el documento o contenido que está cargado. Actividades a realizar en el Panel de Control Actividad 1: Intercambiar información En el panel de control las empresas pueden intercambiar tanto los riesgos del centro de trabajo, como los riesgos de las actividades a realizar en dicho centro y pueden conocer el estado del flujo de información. El proceso requiere realizar unos pasos secuenciales, que brevemente se pueden resumir en los siguientes: La empresa principal/titular carga el documento R4 o Riesgos Generales al Centro de Trabajo. La empresa principal/titular debe invitar a la empresa concurrente a iniciar el proceso de coordinación. La empresa concurrente debe aceptar la invitación para empezar el proceso de coordinación. La empresa concurrente debe acusar recibo del documento R4. Es decir, dejar constancia que lo ha recibido y lo ha consultado. Si la empresa concurrente es una subcontrata de la actividad principal, deberá cargar el documento R6 o Acreditación del cumplimiento de la normativa en Prevención de Riesgos Laborales. La empresa principal/titular debe acusar recibo del R6 (éste último cuando corresponda). La empresa concurrente carga el documento R1 o Riesgos específicos de las actividades que se desarrollarán en un centro de trabajo. La empresa principal/titular y todas las empresas concurrentes del centro de trabajo, deberán acusar recibo de ese documento R1. La empresa principal/titular carga el documento R5 o Instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo. Las empresas concurrentes, deben acusar recibo del documento R5. Intercambio de Evaluaciones de Riesgo en el módulo CAE, menú Coordinación, pestaña Panel de Control Actividad 2: Invitar a una empresa subcontratada. (Ver página 32) Para intercambiar documentación en PCAE entre dos empresas registradas, es necesario establecer un vínculo entre ellas, de forma que queden relacionadas y puedan intercambiar documentación. Este proceso de vínculo entre dos empresas se denomina Invitación. Por tanto, la empresa titular/principal es la que debe invitar a hacer la Coordinación a través de PCAE a sus subcontratas, para poder realizar el intercambio de documentación entre ambas. 25
Actividades a realizar en Subcontratación Una empresa principal/titular de un centro de trabajo dispone de la pestaña Subcontratación, que es el espacio para personalizar la información y documentación que quiere solicitar a las empresas subcontratadas que concurren en su centro de trabajo. En primer lugar se deberá acceder al módulo CAE y a continuación pulsar en el menú lateral izquierdo de la pantalla la opción Coordinación. En esta opción se abrirá una ventana donde se deberá seleccionar el centro de trabajo que se ha creado previamente y pulsar la pestaña Subcontratación. Posteriormente en esta pestaña, se deberá seleccionar la empresa subcontratada que se desea consultar en el desplegable de la zona superior derecha de la pantalla. En este desplegable aparecerá el listado de las empresas a las que se ha realizado la invitación y la han aceptado. Actividad 1: Consultar y editar los datos de las subcontratas Una vez seleccionada la empresa, a continuación se deberá pulsar la pestaña Datos de Subcontratación en la parte inferior de la ventana, donde se podrá editar la información concreta acerca de esa subcontratación: Fecha fin de la coordinación: se puede modificar dicha fecha, ampliando el periodo de coordinación o reduciéndolo. Dar de baja: este proceso puede ser una baja definitiva en el caso que sea necesario acabar la coordinación con dicha subcontrata, o una baja temporal en el caso que en un futuro sea necesario realizar coordinación con esa subcontrata. Editar datos de subcontrata en el módulo CAE, menú Coordinación, pestaña Subcontratación 26
Actividad 2: Definir y asignar la documentación obligatoria para una subcontrata Una vez seleccionada la empresa, a continuación se deberá pulsar la pestaña Documentación Obligatoria, en la parte inferior de la ventana donde se encontrarán todos los documentos que se han definido como obligatorios para ese centro de trabajo que está asignado en pantalla y que ahora se puede personalizar para la subcontrata que se ha marcado en el desplegable. Asignar documentación obligatoria a una subcontrata Para personalizar la documentación en primer lugar se debe pulsar el botón Modificar donde se abrirá una ventana mostrando el listado de los documentos que ya se han marcado como obligatorios para el centro de trabajo. A continuación se deberá marcar la casilla de los documentos que sean necesarios y por último para guardar los cambios, se deberá pulsar el botón Guardar. Se pueden añadir documentos a solicitar pulsando en el botón Modificar y marcando la casilla que se desee o dejar de pedir, desmarcando la casilla de dicho documento. Selección de los documentos obligatorios para una subcontrata Actividades a realizar en Resumen Documentación Obligatoria 27
Esta pantalla sintetiza la documentación que la empresa titular/principal ha marcado como obligatoria y que, por tanto, las empresas subcontratadas deben aportar. La empresa titular/principal verá una matriz que estará formada por: Las empresas que concurren en el centro de trabajo. Cada una de ellas aparece en una de las filas de la matriz. Los documentos que ha marcado como obligatorio en el centro de trabajo. Cada uno de ellos será una columna de la matriz. Si se mantiene el cursor encima del nombre, aparecerá la descripción del mismo. Pestaña Resumen Documentación Obligatoria En cada una de las celdas de la matriz aparece uno de estos iconos, que determina la condición del documento (y la empresa en cuestión): Disponible: El documento ha sido cargado. No disponible: El documento no ha sido cargado. No requerido: El documento no ha sido requerido a esa empresa. Aceptado: El documento ha sido revisado y aceptado. Rechazado: El documento ha sido revisado y rechazado. Caducado: El documento ha caducado. De esta manera todas las empresas saben los documentos que deben aportar y la situación de los mismos. Actividad 1: Consultar y validar documentos Para consultar los documentos cargados por las subcontratas, se debe pulsar en las casillas con los ventana se podrá aceptar o rechazar dicho documento. En la misma pantalla se podrá aceptar o rechazar el documento. 28
Aceptar / Rechazar documento Empresa subcontrata La empresa que va actuar en PCAE como subcontrata debe aceptar la invitación del empresario titular/principal y cargar la documentación requerida para realizar la Coordinación de Actividades Empresariales. Para ello, tendrá que realizar las siguientes tareas dentro del Programa PCAE: 1. Aceptar invitación Una vez que la empresa está registrada en el Programa, ésta deberá esperar que el empresario titular/principal de un centro de trabajo realice una invitación a través del programa PCAE para establecer una relación entre ambas y poder realizar el intercambio de documentación referente a Coordinación por centro de trabajo. Por tanto, una subcontrata podrá recibir tantas invitaciones como centros de trabajo haya creado el empresario titular/principal o si realiza trabajos para diferentes empresas que actúan como titular/principal. Cuando el empresario titular/principal realice la invitación a una empresa subcontratada, ésta recibirá un correo electrónico informativo indicando los pasos necesarios a seguir dentro del Programa, para aceptar dicha invitación y quedar conectado con el empresario titular/principal, para posteriormente poder cargar los documentos en su centro de trabajo. Para ello deberá realizar las siguientes actividades: En primer lugar, se deberá acceder al módulo Alertas y, a continuación, seleccionar la opción Invitaciones Pendientes, donde aparecerá una pantalla, en la que se deberá seleccionar la fila de la invitación y, por último, el botón Aceptar. 29
Módulo Alertas / Menú Invitaciones Pendientes / Selección de invitación y botón Aceptar Al pulsar el botón Aceptar aparece una ventana donde se podrán completar los datos de la invitación. Completar campos y pulsar Aceptar También es posible rechazar dicha invitación, indicando el motivo de rechazo. Para ello, se deberá pulsar la fila de la invitación y el botón Rechazar. Módulo Alertas / Menú Invitaciones Pendientes / Selección de invitación y botón Rechazar 30
Motivo de rechazo y pulsar Aceptar 2. Trabajadores/Maquinaria La empresa subcontratada deberá registrar a los trabajadores y maquinaria que accederán al centro de trabajo de la empresa titular/principal. (Ver página 33) 3. Coordinación Para realizar el intercambio de documentación y por tanto la coordinación con la empresa titular/principal, la empresa subcontratada deberá haber aceptado la invitación al centro de trabajo de ésta. Una vez aceptada dicha invitación, en primer lugar deberá acceder al módulo CAE, y posteriormente en el menú lateral izquierdo de la pantalla en la opción Coordinación, donde se abrirá una ventana para seleccionar el centro de trabajo de la empresa titular/principal. Por último seleccionar la pestaña Panel de control, que es la pantalla de control principal para la coordinación de los documentos entre las empresas titulares/principales y las empresas concurrentes. Selección de centro en el menú CAE / Menú Coordinación Las empresas se distribuyen en niveles de subcontratación y éstos se muestran en la pantalla tanto gráficamente como por el número de nivel: El nivel 0 es para la empresa titular del centro de trabajo. 31
El nivel 1 es para las empresas que han sido contratadas por la empresa titular del centro, es decir, subcontratas. Puede haber varias, tantas como empresas contratadas para realizar actividades en ese centro. Puede haber otros niveles inferiores para empresas contratadas por las empresas del nivel anterior y que realizan actividades en ese mismo centro de trabajo. De esta manera, en el panel de control se reflejan todas las empresas que concurren en el centro de trabajo. Estos niveles se agrupan en bloques gráficos: El primero siempre está reservado a la empresa titular del centro de trabajo. En los siguientes se muestran las subcontratas. Si el usuario actúa como empresa principal o titular verá un solo bloque con todas las subcontratas y, en cambio, si se accede como subcontrata se verán dos bloques, uno reservado para la propia empresa y otro para el resto. Los indicadores del Panel de control Cuando una empresa accede al panel de control puede ver las actividades que ya ha realizado, las pendientes de realizar y las que deberá hacer en el futuro, en el marco del intercambio de evaluaciones de riesgo. Las actividades que debe realizar la empresa están situadas principalmente en la misma fila en la que aparece la empresa, pero también aparecen otras actividades que debe realizar en las filas de las otras empresas. Importante: Una manera muy fácil de identificar la actividad pertinente es leer el encabezado de cada columna: Si el trato es de primera persona debe acusar recibo. Si el trato es de tercera persona es el que deberá acusar recibo. Para identificar el estado de realización de las actividades, se pueden tener en cuenta las marcas de color: Indica que la acción ya ha sido realizada. Indica que debe realizarse una acción. Está disponible para realizarse. Indica que en el futuro habrá que realizar una acción. Aún no está disponible. Además, se pueden observar unos iconos para acceder a una función determinada: Al hacer clic, se podrá editar el documento que está cargado. Al hacer clic, se podrá visualizar el documento o contenido que está cargado. 32
Actividades a realizar en el Panel de Control Actividad 1: Intercambiar información En el panel de control las empresas pueden intercambiar tanto los riesgos del centro de trabajo, como los riesgos de las actividades a realizar en dicho centro y pueden conocer el estado del flujo de información. El proceso requiere realizar unos pasos secuenciales, que brevemente se pueden resumir en los siguientes: La empresa principal o titular carga el documento R4 o Riesgos Generales al Centro de Trabajo. La empresa principal/titular debe invitar a la empresa concurrente a iniciar el proceso de coordinación. La empresa concurrente debe aceptar la invitación para empezar el proceso de coordinación. La empresa concurrente debe acusar recibo del documento R4. Es decir, dejar constancia que lo ha recibido y lo ha consultado. Si la empresa concurrente es una subcontrata de la actividad principal, deberá cargar el documento R6 o Acreditación del cumplimiento de la normativa en Prevención de Riesgos Laborales. La empresa principal/titular debe acusar recibo del R6 (éste último cuando corresponda). La empresa concurrente carga el documento R1 o Riesgos específicos de las actividades que se desarrollarán en un centro de trabajo. La empresa principal/titular y todas las empresas concurrentes del centro de trabajo, deberán acusar recibo de ese documento R1. La empresa principal/titular carga el documento R5 o Instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo. Las empresas concurrentes, deben acusar recibo del documento R5. Panel de Control para intercambio de evaluaciones de riesgo. Actividad 2: Cargar documentación obligatoria requerida por la empresa titular/principal.(ver página 43) Si la empresa titular/principal, define documentación para solicitar como obligatoria a las subcontratas, Obligatoria la empresa subcontratada podrá cargar dichos documentos, desde el módulo CAE, menú Coordinación, seleccionar el centro de trabajo y posteriormente en la pestaña Resumen Documentación Obligatoria. 33
Acciones más habituales Las actividades que se realizan de forma más habitual en el Programa de Coordinación de Actividades Empresariales por los usuarios de las empresas registradas, son las siguientes: Invitaciones Para intercambiar documentación en PCAE entre dos empresas registradas, es necesario establecer un vínculo entre ellas, de forma que queden relacionadas y puedan intercambiar documentación. Este proceso de vínculo entre dos empresas se denomina Invitación. Por tanto, la empresa titular/principal es la que debe invitar a hacer a Coordinación a través de PCAE a sus subcontratas, para poder realizar el intercambio de documentación entre ambas. Para realizar esta invitación hay que llevar a cabo las siguientes actividades: La empresa a la que se desea invitar, debe estar registrada previamente en PCAE. - En primer lugar se debe acceder al módulo CAE. - Seguidamente desde el menú lateral izquierdo de la pantalla en Coordinación. En esta opción se abrirá una ventana donde se deberá seleccionar el centro de trabajo que se ha creado previamente y a continuación pulsar la pestaña Panel de control. En esta pestaña una empresa titular/principal puede invitar a otra empresa a participar en el proceso de coordinación. - Para ello es necesario haber cargado en el programa el documento R4 o Riesgos Generales al Centro de Trabajo lo que habilitará el botón Invitar que se deberá pulsar, para seleccionar a la empresa subcontratada con la que es necesario realizar la coordinación. - Una vez seleccionada la empresa subcontratada, habrá que determinar el tipo de relación (principal si es misma actividad o titular si es distinta actividad) y la fecha fin de la coordinación. Cuando la empresa subcontratada acepta la invitación aparecerá en el Panel de Control del centro de trabajo en el cuál ha sido invitada como nivel 1 de subcontratación (el nivel 0 está reservado para la empresa titular/principal). Todo el proceso de invitación genera correos electrónicos informativos (invitación enviada, invitación aceptada, etc.). Una empresa de nivel 1 de subcontratación puede invitar a otras empresas de distintos niveles en el centro de trabajo de la empresa principal o titular. Para ello, debe realizar el proceso anteriormente explicado. 34
Invitar a una subcontrata ya registrada a un centro de trabajo Crear y asociar trabajadores/maquinaria La empresa subcontratada deberá registrar a los trabajadores y maquinaria que accederán al centro de trabajo de la empresa titular/principal. Módulo Empresas / Menú Trabajadores 1. Registrar trabajadores Para registrar a los trabajadores de la empresa en PCAE, se deben seguir los siguientes pasos: Crear al trabajador Cargar la documentación necesaria del trabajador Asociar al trabajador al centro de trabajo del cliente 35
En primer lugar, se deberá acceder al módulo Empresa. Seguidamente, hay que acceder al apartado Trabajadores que encontrará en el menú lateral izquierdo de la pantalla. En este apartado se deberá pulsar el botón Nuevo, para registrar a los trabajadores de la empresa que accederán al centro de trabajo de la empresa titular/principal. Al pulsar el botón Nuevo, aparecerá la pestaña General, para introducir los datos del trabajador. Posteriormente se deberá pulsar el botón Guardar, para que el trabajador quede registrado en PCAE. Botón Nuevo para registrar trabajadores. Una vez creados los trabajadores se deberá cargar la documentación necesaria de cada uno de ellos. Para ello, en primer lugar, se deberá acceder al apartado Trabajadores del lateral izquierdo de la pantalla en el que se mostrará el listado de los trabajadores ya creados previamente en PCAE. A continuación, se deberá seleccionar al trabajador y pulsar el botón Modificar para acceder a la ficha de dicho trabajador. Botón Modificar para acceder a la ficha de un trabajador. Una vez dentro de la ficha del trabajador, se deberá cargar la documentación necesaria en la pestaña que corresponda, pulsando el botón Nuevo para la subida de documentos. 36
Botón Nuevo para cargar documentos. Para actualizar la documentación de un trabajador cuando los documentos han caducado, se debe, en primer lugar, seleccionar la fila del documento caducado y, a continuación, pulsar el botón Histórico. Los documentos caducados se muestran en color rojo. Para cargar los documentos actualizados, se debe pulsar el botón Nuevo. 2. Asociar trabajadores El último paso es asociar el trabajador al centro de trabajo o a los centros de trabajo a los que vaya acceder. Para ello, en primer lugar, se deberá acceder a la ficha del trabajador desde el módulo Empresa. Posteriormente acceder al menú lateral izquierdo de la pantalla Trabajadores. A continuación se deberá seleccionar el trabajador y pulsar el botón Modificar. Una vez dentro de la ficha del trabajador, se deberá pulsar la pestaña Centro. Si el trabajador no está asignado a ningún centro, la pantalla aparecerá sin ningún registro, como muestra la siguiente imagen: 37
Pestaña Centros a los para asignar los centros a los que puede acceder un trabajador.. Una vez en la pestaña Centros se deberá pulsar el botón Nuevo para asignar el trabajador a un centro de trabajo. A continuación se accederá a la pantalla de asignación donde aparecerán todos los centros de trabajo a los que ha sido invitada la empresa subcontratada a realizar la Coordinación. Posteriormente se deberá marcar el centro al que accederá dicho trabajador e introducir las fechas de inicio y fin de asignación al centro. El intervalo de fechas introducido debe estar siempre comprendido entre el intervalo de fechas en el que la empresa titular/principal ha invitado a realizar coordinación a la subcontrata. Estas fechas vienen podrán marcar los días de la semana que accederá dicho trabajador. Una vez completados todos los campos, para finalizar, se deberá pulsar el botón Guardar y posteriormente el botón Cerrar. Asignar un trabajador a un centro de trabajo 38
3. Notificar la modificación de trabajadores Una vez que han sido completadas las actividades de registro, carga de documentación y asignación de un trabajador a los centros de trabajo a los que accede, la empresa titular/principal de dichos centros podrá consultar y visualizar tanto los datos como la documentación del trabajador para aceptarlos, en el caso que la documentación sea correcta o rechazarlos, si considera que falta alguna documentación o ésta no es correcta. En los casos en que se rechace el trabajador, la empresa subcontratada podrá visualizar el motivo de rechazo, modificar la documentación errónea y notificar a los centros los cambios realizados en dicho trabajador. Para ello se deberán seguir los siguientes pasos: Visualizar el estado del trabajador y el motivo de rechazo: En primer lugar se deberá acceder al módulo Centros de trabajo. Posteriormente del menú lateral izquierdo de la pantalla seleccionar Centros de trabajo. A continuación seleccionar el centro del empresario titular/principal y pulsar el botón Consultar para acceder a dicho centro. Una vez dentro del centro de trabajo de la empresa titular/principal, se deberá acceder a la pestaña Trabajadores donde se pueden visualizar los trabajadores de la empresa asignados a consultar el motivo de rechazo. Consulta estado en la pestaña Trabajadores del centro de trabajo de la empresa titular/principal. 39
Consulta de motivo de rechazo También es posible consultar los trabajadores que han sido rechazados por la empresa titular/principal de un centro en el módulo Alertas. Para ello, en primer lugar se pulsará en la opción Alertas y posteriormente en el menú lateral izquierdo de la pantalla en la opción Trabajadores rechazados donde mostrará los datos del trabajador, el nombre del centro de trabajo en el que se ha rechazado y el motivo de dicho rechazo. Notificar cambios de documentación a la empresa titular/principal: se podrá notificar los cambios de documentación de un trabajador a la empresa titular/principal del Centro de Trabajo donde accede dicho trabajador. Para ello, en primer lugar se deberá ir al módulo Empresa y, posteriormente, acceder al menú lateral izquierdo de la pantalla Trabajadores. A continuación se deberá seleccionar el trabajador del listado y pulsar el botón Modificar para acceder a la ficha. Una vez dentro de la ficha, en cada una de las pestañas donde se modifiquen documentos, aparecerá un botón denominado Notificar. Pulsando dicho botón aparecerá una nueva ventana en la que se deberá seleccionar el centro de trabajo al que debe llegar la notificación de las modificaciones realizadas. 40
Opción Notificar Seleccionar el centro al que se desea notificar los cambios. La empresa también puede registrar en el sistema la maquinaria y herramientas que va a utilizar en los centros de trabajo de la empresa titular/principal a los que accederá. 41
Módulo Empresa / Menú Maquinaria 4. Registrar maquinaria Para registrar la maquinaria de la empresa en PCAE, se deben seguir los siguientes pasos: Crear la maquina Cargar la documentación necesaria de la maquina Asociar la maquina al centro de trabajo del cliente En primer lugar, se deberá acceder al módulo Empresa. Seguidamente, hay que acceder al apartado Maquinaria que encontrará en el menú lateral izquierdo de la pantalla. En este apartado se deberá pulsar el botón Nuevo, para registrar a la maquinaria de la empresa que accederán al centro de trabajo de la empresa titular/principal. Al pulsar el botón Nuevo, aparecerá la pestaña General, para introducir los datos de la máquina. Posteriormente se deberá pulsar el botón Guardar, para que la maquina quede registrada en PCAE. Botón Nuevo para registrar maquinaria 42
Una vez creada la maquinaria se deberá cargar la documentación necesaria de cada uno de ellas. Para ello, en primer lugar, se deberá acceder al apartado Maquinaria del lateral izquierdo de la pantalla en el que se mostrará el listado de las máquinas ya creadas previamente en PCAE. A continuación, se deberá seleccionar la máquina y pulsar el botón Modificar para acceder a la ficha de dicha maquinaria. Botón Modificar para acceder a la ficha de la máquina. Una vez dentro de la ficha de la máquina, se deberá cargar la documentación necesaria en la pestaña que corresponda, pulsando el botón Nuevo para la subida de documentos: Botón Nuevo para cargar documentos. Para actualizar la documentación de una máquina cuando los documentos han caducado, se debe, en primer lugar, seleccionar la fila del documento caducado y, a continuación, pulsar el botón Histórico. Los documentos caducados se muestran en color rojo. Para cargar los documentos actualizados, se debe pulsar el botón Nuevo. 43
5. Asociar maquinaria El último paso es asociar la máquina al centro de trabajo o a los centros de trabajo a los que vaya acceder. Para ello, en primer lugar se deberá acceder a la ficha de la máquina desde el módulo Empresa. Posteriormente acceder al menú lateral izquierdo de la pantalla Maquinaria. A continuación se deberá seleccionar la máquina y pulsar el botón Modificar. Una vez dentro de la ficha de la máquina, se deberá pulsar la pestaña Centro. Si la máquina no está asignada a ningún centro, la pantalla aparecerá sin ningún registro, como muestra la siguiente imagen: Pestaña Centros para asignar los centros a los que accederá la máquina. Una vez en la pestaña Centros se deberá pulsar el botón Nuevo para asignar la máquina a un centro de trabajo. A continuación se accederá a la pantalla de asignación donde aparecerán todos los centros de trabajo a los que ha sido invitada la empresa subcontratada a realizar la Coordinación. Posteriormente se deberá marcar el centro al que accederá dicha máquina e introducir las fechas de inicio y fin de asignación al centro. El intervalo de fechas introducido debe estar siempre comprendido entre el intervalo de fechas en el que la empresa titular/principal ha invitado a realizar coordinación a la subcontrata. Estas fechas vienen Asignar maquinaria a un centro de trabajo. 44