Declaración de Ética Código de Ética Código de Ética
Contenido Usando el Código de Ética 4 Los Tres Principios Básicos y los Lineamientos Básicos 5 Introducción 6 A quién aplica 6 Qué ley aplica 6 Responsabilidades del asociado 6 Responsabilidades adicionales para asociados administrativos 7 Sanciones por infracciones 7 Presentando inquietudes y hablando claro 8 Opiniones sobre ética 8 Excepciones 8 Qué sucede 8 Cómo presentar una inquietud 9 Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo 10 Abuso de alcohol y drogas 10 Acoso 11 Conducta inapropiada 11 No represalias 12 No discriminación 12 Salarios y horarios 13 Conflicto de intereses (CDI) 14 CDI Inversiones financieras 14 CDI Relaciones personales con proveedores 15 CDI Regalos y entretenimiento 16 CDI Relaciones personales con otros asociados 17 Activos de Walmart 18 Liderando con integridad en nuestro mercado 19 Competencia justa 19 Deshonestidad intencional 19 Integridad financiera 20 Tráfico de influencias 20 Prácticas restrictivas de comercio 21 Liderando con integridad en nuestras comunidades 22 Anti-corrupción 22 Anti-lavado de dinero 23 Permiso de trabajo 24 Responsabilidad ambiental 25 Salud y seguridad 25 Protegiendo la información privada y comercial 26 Preguntas y contratos gubernamentales 28 Envolvimiento político 28 Comercio internacional 28 Declaraciones a los medios 29 Divulgación final 30 Información de contacto - Línea de Ayuda de Ética Global 30 Información de contacto - Comité de Ética 32 Índice 33 2
Usando el Código de Ética Este Código de Ética le presentará a usted los tipos de actitudes y conducta que crean un lugar de trabajo honesto, justo y legal. Usted va a aprender cómo reconocer situaciones que pueden presentarse en su trabajo y que podrían ser una infracción a la ética de nuestra compañía. Además, aprenderá qué hacer si tiene preguntas o inquietudes sobre lo que es una conducta correcta y ética. Nuestros Tres Principios Básicos y Lineamientos Básicos al comienzo de este Código de Ética le darán una idea general de la ética correcta de la compañía. Pero, recuerde que no existe una guía o manual que le pueda proporcionar un juego completo de reglas. Así que, al fin y al cabo, todos nosotros debemos confiar en nuestro buen juicio sobre lo que es correcto y lo que es incorrecto. Cómo está organizado el Código de Ética En la parte interior de la cubierta frontal hay una carta de Mike Duke, el presidente y CEO de Walmart Él destaca lo importante que es para todos nosotros seguir nuestro Código de Ética, y lo importante que es reportar cualquier hecho que podamos sentir que pudiera ser una infracción al mismo. En la página siguiente están nuestros Lineamientos Básicos. Éstos son un buen punto de comienzo como listado de guías para el comportamiento ético. La sección de Introducción explica que es su responsabilidad cumplir con nuestro Código de Ética y reportar lo que usted sienta que puede ser una infracción de la norma o de la ley. La sección Presentando inquietudes y hablando claro le dice a usted cómo reportar lo que usted piensa que podría ser una infracción a la ética, incluyendo una manera para hacer un reporte en privado y sin dar su nombre. Esta guía le proporciona una vista general de muchas normas. Se incluyen algunas preguntas frecuentes para ayudar a explicar mejor cada norma. También hay ejemplos de cómo este Código de Ética y otras normas de Walmart aplican en todos los países. Normas globales y leyes locales Es de esperarse que cada organización comercial que Walmart opera tenga un listado completo de normas que proporcionen guía a los asociados en cualquier país en el que ellos estén trabajando. Walmart también publica varias normas globales, las cuales están diseñadas para dar a los asociados una lista de reglas iguales para todas las ubicaciones. Este Código de Ética es un ejemplo de una norma global. Si alguna parte de este Código de Ética va en contra de las normas o leyes locales, entonces la norma o ley local deben seguirse siempre. Es nuestra responsabilidad conocer todas las leyes y normas locales que puedan afectar nuestra área de actividad comercial. Si usted no tiene certeza acerca de alguna ley o norma local, por favor hable con su gerente, con el Departamento Legal de Walmart del país, o con la Oficina de Ética Global. Algunas leyes, prácticas o aún costumbres locales podrían ser más flexibles que nuestro Código de Ética. Si alguna vez usted se encuentra en este tipo de situación, siempre deberá ampararse en nuestro Código de Ética. 4
Introducción La gente que valora sus beneficios más que sus principios pronto pierde ambos. Dwight D. Eisenhower, presidente No. 34 de Estados Unidos A quién aplica el Código de Ética Asociados y Directores Este Código de Ética aplica a todos los asociados alrededor del mundo, y a todos los miembros del Directorio de Wal-Mart Stores, Inc. Asimismo, aplica a los asociados y directores de todas las compañías subsidiarias controladas por Walmart. Terceros Walmart espera que sus proveedores, asesores, firmas de abogados, firmas de relaciones públicas, contratistas, y otros proveedores de servicio actúen éticamente y de manera consistente con este Código de Ética. Si contrata a un proveedor de servicios, usted debe tomar los recaudos razonables para asegurarse que el proveedor de servicios es consciente de nuestro Código de Ética, tiene una reputación de integridad y actúa de manera responsable, de manera conforme a nuestros estándares. Qué ley aplica Walmart realiza actividades comerciales en muchos países alrededor del mundo. Nuestros asociados son ciudadanos de muchos países y, como resultado, nuestras operaciones están sujetas a muchas diferentes leyes, costumbres y culturas. El número de leyes y regulaciones que afectan a Walmart alrededor de mundo aumenta y se hace más complejo cada año. Cuando sea posible, este Código de Ética será modificado para adaptarse a los cambios en leyes y costumbres. En algunos casos, las leyes de uno o más países pueden estar en conflicto. Cuando usted encuentre un conflicto, contacte a la Oficina de Ética Global o la Oficina de Ética en su país para entender cómo resolver el conflicto. Responsabilidades del asociado Las siguientes obligaciones básicas aplican a todos los asociados: Acate la ley en todo momento. Si usted ve a algún asociado infringiendo la ley, o si a usted se le pide que haga algo que usted cree que puede infringir la ley, discútalo de inmediato con su gerente, el Comité de Ética en el país, o la Oficina de Ética Global. Lea y entienda los Lineamientos Básicos y use tales principios en su trabajo cada día. 6
Aprenda las normas que aplican en su trabajo. Nadie espera que usted memorice cada norma, pero es bueno tener un entendimiento básico de los asuntos cubiertos por cada norma. Pida ayuda a su gerente, a la Oficina de Ética Global, o consulte otros recursos de Walmart cuando tenga preguntas acerca de la aplicación de este Código de Ética u otras normas. Presente inmediatamente cualquier inquietud que usted u otros puedan tener sobre posibles solicitudes o actos que puedan ser una infracción a este Código de Ética o a cualquier norma de Walmart. Es importante entender cómo presentar inquietudes éticas. Usted las puede presentar a un gerente, o contactando la Oficina de Ética Global directamente. Algunas maneras de presentar inquietudes están descritas en más detalle más adelante en esta guía. Si usted presenta una inquietud ética a través de un gerente y el asunto no es resuelto, preséntela a través de un gerente diferente o directamente a la Oficina de Ética Global. Coopere con y mantenga la privacidad de cualquier investigación de Walmart sobre infracciones de este Código de Ética, o de cualquier otra norma de Walmart. Responsabilidades adicionales de la administración Como asociado administrativo, usted es responsable de crear un entorno que motive al cumplimiento del Código de Ética de Walmart. La supervisión de las prácticas responsables de la actividad comercial es tan importante como la supervisión del desempeño. Usted debe hacer lo siguiente para asegurar que nuestra compañía mantiene la mayor ética: Cuando un asunto de ética llegue a su atención, contacte a la Oficina de Ética Global para recibir ayuda. Reúnase periódicamente, en grupo, con quienes se reportan directamente a usted, para analizar los Lineamientos Básicos y este Código de Ética. Donde haya un conflicto entre nuestra ética y nuestros objetivos comerciales, nuestra ética siempre tiene prioridad. Lidere mediante el ejemplo y motive a sus asociados a actuar con integridad en todas las actividades para evitar aun la apariencia de infracción de nuestros estándares comerciales. Si se presentara un asunto de ética con uno de sus asociados, asegúrese de que otros asociados en su área no estén cometiendo el mismo error. Asegure la comunicación abierta motivando a los asociados de su departamento o división a hacer preguntas relativas a nuestro Código de Ética. Nunca cubra o ignore cualquier problema de conducta ética. Aborde el asunto de manera oportuna y busque consejo si fuese necesario. Demuestre su aprecio por los asociados que presentan el asunto. Nunca tome represalias contra alguien por presentar un asunto de ética, ayudar en una investigación, o participar en cualquier proceso relacionado con una supuesta infracción de alguna regulación, ley o regla gubernamental aplicable, o un supuesto fraude en contra de los accionistas. Motive el reporte personal de las infracciones de conducta comercial. Si un asociado reporta voluntariamente que estuvo involucrado en una infracción a la ética, tal reporte personal podría ser considerado cuando se determine la acción disciplinaria apropiada a ser tomada. Sanciones por infracciones Puede tomarse acción disciplinaria apropiada al punto de, e incluyendo, el despido en contra de cualquier asociado cuya conducta infringe este Código de Ética o leyes y regulaciones aplicables, incluyendo los Lineamientos Básicos. 7
Presentando inquietudes y hablando claro Opiniones sobre ética En el curso normal de nuestra actividad comercial, usted puede tener una situación sobre la que no está muy seguro si es una infracción a la ética, o si la situación está dentro de los estándares descritos en este Código de Ética. Cuando tenga una pregunta sobre ética, se le anima a usar el proceso de Puertas Abiertas o a contactar a la Oficina de Ética Global para obtener una opinión verbal o escrita antes de actuar. No comprometa su reputación. Es un tesoro invaluable. No comprometa su integridad... conserve su buen nombre. Sam Walton Presentando inquietudes y hablando claro Todos nosotros debemos mantener constantemente un entorno de trabajo que motive a los asociados a presentar inquietudes sobre posibles infracciones de nuestro Código de Ética. Con frecuencia escuchamos historias de otras compañías donde los empleados estaban conscientes de los problemas, pero no se sintieron cómodos de exponerlos. Nadie debe sentirse de esa manera en Walmart. Por favor, reporte inmediatamente posibles problemas éticos para que puedan ser resueltos antes de que se desarrollen consecuencias más serias. Excepciones y qué sucede cuando se presenta una inquietud ética Excepciones Cualquier asociado (diferente de los funcionarios ejecutivos) puede solicitar de la Oficina de Ética Global una excepción a la aplicabilidad de este Código de Ética. Las solicitudes de excepciones éticas deben presentarse por escrito a la Oficina de Ética Global por parte del asociado, y deben contener en detalle todos los hechos y circunstancias relevantes para apoyar la excepción solicitada. La Oficina de Ética Global responderá por escrito al asociado. Las solicitudes para excepciones al Código de Ética de los miembros del Directorio y funcionarios ejecutivos sólo serán consideradas por el Comité de Auditoría o por el Directorio completo, según lo determine la junta de directores. Los miembros del Directorio y el CEO deben presentar sus propias solicitudes de excepción por escrito. Las solicitudes escritas deben establecer los hechos y circunstancias relevantes que apoyan la excepción. Después de haber recibido y revisado la solicitud, el Comité de Auditoría o el Directorio responderá por escrito al solicitante. Cualquier excepción a este Código de Ética concedida a favor de miembros del Directorio y CEOs será divulgada con prontitud a los accionistas. Todas las solicitudes de excepción deben ser aprobadas antes de que se produzca la conducta para la que se busca aprobación. 8
Qué sucede cuando se presenta una inquietud ética Walmart toma seriamente todas las inquietudes reportadas. Nosotros investigaremos confidencialmente las alegaciones para determinar si alguna ley, norma, o el Código de Ética ha sido infringida. Si usted reporta una infracción, la Oficina de Ética Global hará todo esfuerzo posible para mantener privada su identidad. También trabajaremos para asegurarnos que cualquier información relativa a la investigación se mantenga segura. Para ayudar con la confidencialidad, es importante que usted no hable de sus inquietudes con otros. Si usted presentó una inquietud con la administración, ellos le darán seguimiento con usted en un periodo razonable de tiempo y proveerán una actualización acerca del asunto. La información específica relativa a las investigaciones es información privada, pero a usted se le informará sobre el estado de la investigación, ya sea que permanezca activa o sea cerrada. Cómo presentar una inquietud por conducta comercial Walmart provee una variedad de recursos a los que usted puede acudir cuando necesita presentar una pregunta o inquietud. Dependiendo de la naturaleza de la inquietud, podría ser lo más fácil hablar con la persona directamente responsable de sus inquietudes, proveyéndole así una oportunidad de clarificar su conducta. Si usted no se siente cómodo manejando la situación por sí mismo, o si usted considera que la mala conducta involucra un asunto legal, debe consultar uno de los siguientes recursos: Use la Política de Puertas Abiertas La Política de Puertas Abiertas es la manera más directa de expresar cualquier inquietud a un gerente. Si usted considera que su gerente inmediato está involucrado en el problema, discuta el asunto con el siguiente nivel de administración que no esté involucrado, o use uno de los otros recursos descritos abajo. Llame a la Oficina de Ética Global Walmart tiene una Línea de Ayuda de Ética Global, la cual está disponible para los asociados en todo el mundo 24 horas al día, siete días a la semana, y está equipada para manejar la mayoría de los idiomas locales. La Línea de Ayuda Si un asociado reporta una infracción al Código de Ética en la Línea de Ayuda de Ética Global, está ese asociado exento de acciones disciplinarias por mala conducta no relacionada? No necesariamente. El reporte hecho por el asociado, y la propia mala conducta del asociado son dos asuntos separados con los que se debe lidiar independientemente uno del otro. Se espera que todos nosotros desempeñemos nuestras labores con integridad y respeto, y somos responsables de nuestros propios actos cuando realizamos actividades comerciales para Walmart. es atendida por una organización no afiliada con Walmart, y hasta donde es posible (y en conformidad con las regulaciones locales), quienes llaman pueden no tener que dar su nombre. En todos los casos la confidencialidad del asociado será respetada a la mayor extensión posible bajo la ley. El operador comunicará la información a la Oficina de Ética Global, y le suministrará al asociado un número de caso y una fecha para volver a llamar si así lo desea. Los números telefónicos de la Oficina de Ética Global aparecen en la parte posterior de esta publicación. Llame a su Comité de Ética local En Argentina llame al: 0-800-888-0124 eticawm@wal-mart.com Contacte a la Oficina de Ética Global por correo postal, correo electrónico, o en la red Internet. Correo postal Wal-Mart Stores, Inc. Attn: Global Ethics Office 702 SW 8th Street Bentonville, AR 72716-0860 Correo electrónico ethics@wal-mart.com Internet walmartethics.com 9
Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo Usted puede superar casi cualquier cosa, pero no puede superar una falta de integridad. Lee Scott Existe un lugar al que puedo acudir por ayuda si tengo un problema de drogas o alcohol? Las operaciones de Walmart en algunos países proveen servicios de consejería a través de línea telefónica. Por favor contacte al gerente de Recursos Humanos o un centro local de consejería para abuso de sustancias para recibir ayuda. Voy a asistir a una reunión de nuestro grupo con proveedores, patrocinada por Walmart. Estarán sirviendo alcohol. Puedo ingerir alcohol mientras asisto? Con la aprobación del presidente de la compañía en su país o del Comité de Ética del país, en los eventos patrocinados por Walmart se puede proveer alcohol. Los asociados mayores de edad pueden consumir alcohol en tales eventos siempre que no permitan que ello afecte su juicio. Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo Abuso de alcohol y drogas Walmart está comprometido a ofrecer un lugar de trabajo seguro y saludable para todos. El uso de alcohol y drogas ilegales puede crear serios riesgos de seguridad en nuestro lugar de trabajo. La posesión, pedido o uso de drogas ilegales, o estar bajo la influencia de tales drogas durante tiempo laboral en la compañía, mientras se está en propiedad de la compañía, o en cualquier evento patrocinado por Walmart, está prohibido y no será tolerado. En algunos casos, los asociados pueden consumir bebidas alcohólicas en eventos patrocinados cuando existe monitoreo apropiado, por fuera de propiedad de Walmart, y con el nivel apropiado de aprobación (del presidente de la compañía en el país, o del Comité de Ética en el país). Walmart tomará en consideración prácticas comerciales comunes en países en los que un consumo moderado de alcohol con la comida es común. Todos los asociados deben asegurarse que su desempeño y juicio no son afectados por el consumo de alcohol durante las horas de trabajo. 10
Acoso Nosotros creemos en tratarnos unos a otros con respeto, bien sea un compañero de trabajo, proveedor, cliente, o cualquiera que esté haciendo negocios con nosotros. Acoso: Cualquier conducta que interfiera de manera inapropiada o irrazonable con el desempeño en el trabajo, disminuya la dignidad de alguna persona, o cree un entorno de trabajo intimidante, hostil, o de cualquier manera ofensivo. La conducta verbal, visual o física de naturaleza sexual no es aceptable en el lugar de trabajo y puede ser determinada acoso sexual. Los ejemplos incluyen: Avances sexuales, solicitudes de favores sexuales, lenguaje explícitamente sexual, bromas subidas de tono, comentarios acerca del cuerpo de una persona o de sus actividades sexuales. Desplegar imágenes u objetos sexualmente sugestivos, miradas sugerentes o de reojo, o comunicación sugerente de cualquier tipo. Caricias inapropiadas, tanto bienvenidas como no bienvenidas. Conducta inapropiada Nosotros creemos en mantener un entorno de trabajo libre de violencia o amenazas de violencia. Esto significa que no será tolerado lenguaje inapropiado, gestos, amenazas de violencia, ni violencia física. Este tipo de comportamiento crea condiciones hostiles de trabajo e infringe el primero de los Tres Principios Básicos: respeto por el individuo. Un gerente de departamento hace con regularidad comentarios acerca de mi cuerpo. Qué debo hacer? Le instamos a que primero le diga a la persona que deje de hacerlo. Si no se siente confortable con esto, o si la actividad no cesa, contacte inmediatamente a su gerente a través de la Política de Puertas Abiertas, al gerente de Recursos Humanos, o la Oficina de Ética Global. Es mi calendario de escritorio, que contiene ocasionales bromas sexuales, apropiado para el lugar de trabajo? Podría ser ofensivo para alguna persona en el lugar de trabajo. Si tiene dudas, retire el artículo de su lugar de trabajo. Durante una reunión, un asociado usó una palabra que es ofensiva para mí. Qué debo hacer? Hable claro y dígaselo a la persona. Algunas palabras son universalmente ofensivas y otras no. La persona quizás no sepa que la palabra puede ofender a alguien. También puede ejercer la Política de Puertas Abiertas, contactar a alguien en Recursos Humanos, o en la Oficina de Ética Global. 11
Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo Yo presenté un reporte hace seis meses. Desde entonces, el gerente dejó de incluirme en varias reuniones. Es eso represalia? Cambios significativos en la manera como usted es tratado pueden ser vistos como represalia. Si el gerente le trata a usted diferente desde que presentó el reporte, usted debe presentar su inquietud a la gerencia mediante la Política de Puertas Abiertas o a la Oficina de Ética Global. Uno de mis asociados llamó a la Línea de Ayuda e hizo un reporte falso contra mí el año pasado. Creo que lo hizo para afectar negativamente mi carrera. Puedo darle una calificación menor en la sección de Integridad de su evaluación ya que obviamente está tratando de esparcir mentiras sobre mí? Debemos creer que los asociados que reportan inquietudes lo hacen de buena voluntad. Por esta razón, tomar acción contra un asociado por reportar una inquietud podría verse como represalia y podría resultar en acción disciplinaria contra usted como su gerente. La represalia no será tolerada en Walmart. La misma impide un entorno de reporte abierto, y fomenta una cultura de temor. Después de que un asociado reportó una infracción a la ética relacionada con su asistente de gerencia al gerente de Recursos Humanos, el asistente de gerencia comenzó a seguirle la pista a todos sus errores. Es eso represalia? Cualquier variación en la manera como el asistente de gerencia trataba anteriormente al asociado, y las variaciones de cómo trata a otros asociados, podrían ser percibidas como represalia. Sólo se provee protección contra represalias si yo reporto mis inquietudes a través de la Línea de Ayuda? La represalia es inaceptable sin importar qué medio usa usted para presentar su inquietud (a través de la gerencia, Recursos Humanos, o Ética Global). Si usted cree que es víctima de represalia, por favor contacte inmediatamente a uno de esos medios. No represalias Los asociados que reportan inquietudes juegan un papel importante en mantener un lugar de trabajo saludable, respetuoso y productivo, así como en proteger a las partes interesadas en nuestra compañía. Estos asociados ayudan a la compañía a afrontar los problemas oportunamente, antes de que se desarrollen consecuencias más serias. Es importante para cada uno de nosotros crear un entorno laboral en el que cada uno pueda presentar inquietudes sobre asuntos de ética sin temor a represalias. Las represalias contra los asociados que presentan inquietudes o hacen preguntas de buena voluntad sobre mala conducta no serán toleradas. Buena voluntad significa que usted ha hecho un intento genuino de proveer información honesta y precisa, aún si más tarde se le prueba que estaba en un error. Walmart se reserva el derecho de disciplinar a cualquiera que a sabiendas hace una acusación falsa o ha actuado de manera impropia. Sin embargo, si un asociado voluntariamente reporta haber estado involucrado en una infracción, tal reporte propio puede ser considerado cuando se determine la acción disciplinaria apropiada a ser tomada. Walmart no despedirá, degradará o discriminará de manera alguna a asociados por presentar inquietudes. Además, es importante que los compañeros de trabajo no aíslen a asociados que hayan presentado inquietudes. Tales empleados deben ser tratados con respeto. Cualquier cambio en el tratamiento hacia un asociado que ha presentado una inquietud podría ser visto como una represalia informal. Walmart ha establecido un proceso para lidiar con asuntos de represalia. Los asociados que consideran que han experimentado represalias después de presentar una inquietud de ética deben traer el asunto a la atención de su gerente, o a la de la Oficina de Ética Global. La línea de ayuda también puede usarse para discutir un asunto de represalias. No discriminación El primero de los Tres Principios Básicos sobre los que Sam Walton fundó nuestra compañía es respeto por el individuo. Cada uno de nosotros es responsable de crear una cultura de confianza y respeto que promueva un entorno positivo de trabajo. Esto significa tratarnos unos a los otros con justicia y cortesía en todas nuestras interacciones en el lugar de trabajo. 12
El carácter es poder. Booker T. Washington, educador estadounidense (1856-1915) Estamos comprometidos a mantener una fuerza laboral diversa y un entorno de trabajo de inclusión. Walmart no tolerará discriminación en empleo, decisiones relacionadas con el empleo, ni en asuntos de negocios en base a la raza, color, ancestros, edad, sexo, orientación sexual, religión, discapacidad, etnia, origen nacional, carácter de veterano, estado civil, embarazo, o cualquier otro estado protegido legalmente. Debemos proveer un ambiente libre de discriminación a nuestros asociados, clientes, miembros y proveedores. Salarios y horarios Estamos comprometidos a cumplir íntegramente con todas las leyes y reglamentos aplicables relativos a asuntos de salarios y horarios, incluyendo trabajo fuera de horario, periodos para comer y descansar, pago por tiempo adicional, pago por despido, requisitos de salario mínimo, salarios y horarios de menores, y otros temas relacionados a prácticas de salarios y horarios. Como asociados de Walmart, debemos: Cumplir íntegramente con todas las normas y procedimientos corporativos relativos a asuntos de salarios y horarios; Cumplir íntegramente con todas las leyes y reglamentos federales, estatales y locales aplicables, relativas a asuntos de salarios y horarios; Reportar a la gerencia cualquier infracción a las leyes o normas de salarios y horarios. Es una infracción a la ley y a las normas de Walmart que usted trabaje sin compensación o que un supervisor (que trabaje por horas o por salario fijo) le solicite a usted trabajar sin compensación. Usted nunca debe desempeñar trabajo alguno para Walmart sin compensación. En el salón de descanso, otro asociado me llamó con un sobrenombre irrespetuoso relacionado con mi nacionalidad. Qué debo hacer? Contacte inmediatamente a su gerente mediante la Política de Puertas Abiertas o contacte a la Oficina de Ética Global. Un cliente continúa llamándome con nombres ofensivos mientras está en la línea de pago. Qué debo hacer? Contacte a un miembro de la gerencia o al Departamento de Protección de Activos en su tienda. Mi gerente me pide que recoja algunos carros de mercado cada noche cuando me dirijo hacia mi automóvil. Qué debo hacer? Usted debe decirle a su gerente que ya ha registrado su salida en el reloj, y que es una infracción a las normas de la compañía que él le pida trabajar fuera del reloj registrador. Mi gerente me ha reducido las horas recientemente porque dice que necesitamos cortar gastos. Es esto una infracción a la sección de salarios y horarios? Si usted desea presentar inquietudes sobre la reducción de sus horas, debe utilizar la Política de Puertas Abiertas contactando al gerente de su tienda o de Recursos Humanos. 13
Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo La integridad personal y moral es uno de nuestros fundamentos básicos y tiene que comenzar con cada uno de nosotros. Sam Walton Soy gerente regional del Centro Óptico. Recientemente he invertido $10,000 en un fondo de inversiones que podría invertir algo de mi dinero en la industria óptica. Sería esta una infracción? Ya que usted no tiene control directo sobre la estrategia de inversión, no es una infracción. Alguien me dijo que no puedo tener acciones comerciales de un proveedor. Es eso correcto? No. La restricción es que usted no puede tener algún interés financiero directo en un proveedor sobre cuya actividad comercial usted tiene influencia directa o indirecta dentro de su posición en Walmart. No hay restricciones sobre los intereses financieros de proveedores sobre los que usted no tiene influencia comercial. Recientemente me uní a Walmart y poseo más de $20,000 en acciones de un competidor clave. Debo vender estas acciones? Usted debe divulgar la información a su gerente y a la Oficina de Ética Global. La Oficina de Ética Global emitirá para usted una opinión con instrucciones relativas a cualquier conflicto potencial de intereses. Conflicto de intereses General Tenemos la responsabilidad, con todas las partes interesadas de nuestra compañía, de tomar decisiones estrictamente basadas en los intereses de Walmart, sin importar la ganancia personal. Se puede presentar un conflicto de intereses cuando nuestro juicio puede ser influenciado, o puede parecer estar influenciado, por la posibilidad de beneficio personal. Aún si no es intencional, la apariencia de un conflicto puede ser tan perjudicial para su reputación, y para la reputación de Walmart, como un conflicto real. Siempre debemos estar alerta ante situaciones que puedan crear conflictos de intereses, y hacer todo lo que podamos para evitarlas. Es su responsabilidad decirle a su gerente inmediato acerca de cualquier situación que usted considere que puede crear, o podría crear, un conflicto de intereses. Se insta a los gerentes a traer el tema a la atención de la Oficina de Ética Global. Ellos determinarán cómo manejar la situación. Las situaciones de conflicto de intereses pueden presentarse de diferentes maneras. Las siguientes secciones destacan algunas de las posibilidades. Inversiones financieras Como representante de Walmart, usted tiene la responsabilidad de asegurar que sus actividades financieras personales no están en conflicto con sus responsabilidades hacia la compañía. Un conflicto de intereses financiero puede presentarse cuando su juicio puede ser influenciado, o puede parecer estar influenciado, por la posibilidad de ganancia financiera personal. 14
Ejemplos de inversiones financieras conflictivas son: Tener interés financiero en un proveedor de Walmart, si usted está envuelto directa o indirectamente en nuestra actividad comercial con ese proveedor. Tener interés financiero sustancial en una empresa competidora. Recibir compensación personal de un proveedor, si usted está envuelto directa o indirectamente en nuestra actividad comercial con ese proveedor. Usar información confidencial de la compañía para ganancia personal. La propiedad de acciones en una empresa competidora con un valor en el mercado de más de $20,000 debe ser divulgada por escrito a la Oficina de Ética Global. La Oficina de Ética Global decidirá si existe o no conflicto, o conflicto potencial, y cómo debe manejarse. Relaciones personales con proveedores Walmart insta a los asociados a no tener relaciones sociales o de otro tipo con proveedores si la relación pudiera crear la percepción de que se ejerce una influencia comercial. Nosotros creemos en basar nuestras relaciones con proveedores en prácticas comerciales eficientes, justas y legales. La selección de proveedores debe ser hecha en base a criterios objetivos, incluyendo integridad, calidad, precio, entrega, adherencia a los horarios, conveniencia del producto, mantenimiento de fuentes de suministro adecuadas, y en las prácticas y procedimientos de compra de Walmart. Nosotros debemos tratar a nuestros proveedores con respeto, justicia y honestidad. No debemos tomar ventaja indebida de un proveedor usando la influencia comercial de Walmart. Además, debemos esperar que nuestros proveedores sigan todos los requisitos legales aplicables en sus prácticas comerciales. Puede existir un conflicto de intereses si un ex asociado está llamando a un área de Walmart en la que tal ex asociado trabajó o tuvo influencia mientras estuvo empleado en Walmart. La Oficina de Ética Global tomará la determinación en cuanto a si existe o no conflicto de intereses. Cuando un ex asociado asume un cargo con, o a nombre de, un proveedor, Walmart no hará negocios con ese ex asociado por un periodo de tres (3) años a partir de su separación de Walmart si se determina que existe conflicto de intereses, según se define anteriormente. con, o a nombre de, un proveedor, Walmart no hará negocios con ese ex funcionario por un (1) año a partir de su desvinculación de Walmart, sin importar el área en la que el ex funcionario estaba involucrado en Walmart. Si usted cree que se le puede percibir como que está teniendo una relación cercana inapropiada con un proveedor, o parece estar ejerciendo una influencia comercial sobre el proveedor, informe a su gerente o a la Oficina de Ética Global. Existe una compañía contratista con la que yo negocio como parte de mi cargo con Walmart. Ellos me han preguntado si conozco a un ingeniero que puedan contratar. Mi hijo está calificado y quisiera trabajar con esta compañía. Puedo referir a mi hijo para el cargo? No. Aunque la compañía contratista buscó su recomendación, se podría interpretar que usted está usando su posición con Walmart para obtener un trabajo para su hijo. Ese sería un conflicto de intereses que podría comprometer su reputación como representante de Walmart. Mi vecino es uno de mis proveedores. Él invitó a mi familia y a mí a una fiesta de vecindario. Sería una infracción a la norma de relaciones personales con proveedores que fuéramos a la fiesta? Estaría bien asistir siempre que la fiesta esté abierta para el vecindario entero y usted esté invitado por ser vecino, no debido a su cargo con Walmart. Recuerde preguntarse usted mismo: Si otro proveedor u otros asociados supieran de esta situación, parecería que usted le está dando tratamiento preferencial a su vecino como proveedor? Además de la restricción descrita en el párrafo anterior, cuando un ex funcionario de Walmart asume un cargo 15
Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo El equipo de electrónicos de nuestro mercado está asistiendo a una sesión de capacitación, ofrecida por un proveedor, para entender un nuevo artículo que el proveedor está lanzando. El proveedor dijo que todos obtendremos camisetas gratis por asistir a la capacitación. Podemos aceptar las camisetas? Ya que el proveedor es quien entrega las camisetas y no están relacionadas con el producto, ni con el entendimiento del producto, no pueden ser aceptadas. Rechace diplomáticamente la camiseta y explique al proveedor nuestra norma de regalos y entretenimiento. Estoy asistiendo a una sesión de capacitación comercial patrocinada por una organización profesional. Después del primer día de capacitación, los proveedores que patrocinan el evento van a proveer bocados y bebidas en una recepción para todos los asistentes a la sesión. Puedo ir e ingerir bocados y una bebida? Sí. Ya que la recepción es abierta a todos los asistentes, usted no está siendo individualizado como representante de Walmart. Regalos y entretenimiento Aceptar regalos y entretenimiento puede causar un conflicto de intereses, o la apariencia de un conflicto entre los intereses personales y la responsabilidad profesional. La cultura de Walmart es nunca aceptar regalos o entretenimiento de ningún proveedor, posible proveedor, gobierno, o cualquier persona que el asociado pueda creer que posiblemente busque influenciar decisiones o transacciones comerciales. Los asociados tampoco deben aceptar regalos o propinas de clientes por trabajo realizado por el asociado en una tienda o club, a excepción de lo requerido por las normas locales o nacionales. No aceptaremos artículos donados a Walmart por proveedores con el objetivo de recaudar fondos para caridades u organizaciones sin fines de lucro. Además, no debemos aceptar o aprobar que ellos hagan donaciones a nombre de Walmart. Nuestra norma de declinar todos los regalos y entretenimiento se deriva de nuestro valor de mantener Precios Bajos Todos los Días. Ya que dichos regalos y entretenimiento aumentan el costo de hacer negocios, nosotros ayudamos a nuestros proveedores a darnos precios bajos en productos al no esperar los regalos y entretenimiento que ellos quizá tengan que dar a otros clientes. Como compañía global, nosotros reconocemos que podemos encontrar situaciones donde las prácticas locales estén en juego. La Oficina de Ética Global revisará estas situaciones caso por caso. Cuando esté estableciendo una nueva relación comercial, asegúrese de que todos los involucrados estén conscientes de nuestra norma sobre regalos y entretenimiento. En algunos países, donde dar regalos es una costumbre o tradición, de manera educada usted debe explicar la norma a sus clientes y proveedores, especialmente antes de los periodos de regalos por días festivos, para así establecer expectativas. Además debe estar consciente de las normas que tienen establecidas sus proveedores y otros socios de negocios sobre este tema y tenerlas en consideración. Ocasionalmente, habrá situaciones en las que regresar un regalo sería vergonzoso y poco práctico. En esos casos especiales, acepte el regalo a nombre de la compañía, repórtelo a su gerente y entréguelo al Comité de Ética en el país, o a la Fundación Walmart. Si ninguna de esas dos opciones es posible, encuentre una manera justa de distribuir el regalo de manera equitativa entre los miembros de su departamento. Usted deberá comunicar inmediatamente a su gerente o a la Oficina de Ética Global acerca de cualquier 16
regalo que le haya sido ofrecido o entregado si usted siente que el regalo puede ser una infracción a las normas de nuestra compañía. Si tiene preguntas sobre regalos y entretenimiento, debe buscar ayuda con su gerente, el Comité de Ética en el país, o la Oficina de Ética Global. Usted siempre debe estar consciente sobre cómo el acto de aceptar un regalo o propina puede ser percibido por el público, otros proveedores, u otros asociados. Cuando trate negocios externos, debe preguntarse: Este comerciante me ofrecería este regalo o propina si no trabajara en Walmart? Si la respuesta es no o si no es clara, usted no debe entrar en esa transacción. Relaciones personales con otros asociados En Walmart, queremos ofrecer un ambiente de trabajo donde los asociados puedan desempeñarse efectivamente y alcanzar su potencial completo. Todos somos responsables de crear un entorno de respeto y confianza, y de promover un ambiente de trabajo productivo. Hay un conflicto de intereses básico cuando usted supervisa a alguien con quien tiene una relación familiar, romántica o de noviazgo. Aún si está actuando apropiadamente, lo más probable es que su relación sea vista como una influencia en su juicio. Esto puede dañar la moral y trastornar la productividad en el lugar de trabajo. Por ello, usted no debe supervisar, directa o indirectamente a ningún miembro de su familia o a cualquier asociado con quien tenga una relación de noviazgo o romántica. Esto incluye situaciones en las que usted pudiera influenciar los términos y condiciones de empleo del asociado, o si el asociado pudiera influenciar los términos y condiciones del empleo suyo. Un proveedor con el que trabajo me ofreció dos boletos para la Copa Mundial si pago el precio nominal de los mismos. Puedo comprar los boletos? Usted debe declinar esa oferta. Si bien usted paga el precio marcado en los boletos, quizás ese no sea necesariamente el valor en el mercado. Algunas áreas le permiten revender los boletos y usted podría obtener ganancia si los vende. Además, puede ser un regalo de prestigio el aceptar la oportunidad de asistir a un evento codiciado como la Copa Mundial. Soy asistente del gerente en una tienda, y recientemente empecé a salir con otro asistente del gerente en mi tienda. Eso está bien? Ya que usted no tiene influencia sobre los términos de empleo del otro asistente del gerente, no sería una infracción. Nosotros recomendamos que hable con el gerente de su tienda sobre la relación, para que él tenga cuidado de no colocar a ninguno de ustedes en una posible situación de conflicto, como por ejemplo una asignación temporal como gerente a cargo de la tienda. Walmart se esfuerza por eliminar relaciones personales que interfieran con el desempeño en el trabajo o que puedan constituir acoso. Usted debe pedir asistencia y consejo a su gerente o al Comité de Ética en el país siempre que tenga una situación sobre relaciones personales. Su gerente o gerente de Recursos Humanos pueden discutir con usted opciones, como por ejemplo la posibilidad de una transferencia que elimine el conflicto. 17
Liderando con integridad en nuestro lugar de trabajo El lazo más fuerte de compasión humana, aparte de la relación familiar, debería ser el que une a los trabajadores de todas las naciones, idiomas y linajes. Abraham Lincoln, ex presidente de Estados Unidos Tengo que viajar frecuentemente por mi trabajo. Puedo usar la computadora portátil que me proporciona la compañía para revisar mi cuenta bancaria en línea cuando esté viajando? Sí, siempre que no interfiera con su desempeño en el trabajo. Mi gerente me dijo que cuando viaje con mi computadora portátil debo llevarla conmigo abordo del avión. Eso es realmente necesario? Sí. Cuando viaje con una computadora portátil de la compañía, debe llevarla con usted abordo del avión. No debe colocarla con el equipaje que vaya a documentar. Esto es necesario para proteger de robo, pérdida, mal uso o daño la computadora y la información que contiene. Bienes de Walmart Somos responsables ante nuestros accionistas de usar la propiedad y bienes de Walmart solamente para negocios de Walmart, y de no permitir que sean usados para ningún tipo de beneficio personal. Usted es responsable de mantener la propiedad de Walmart bajo su control y de tomar los pasos necesarios para protegerla de robo, mal uso, pérdida, daños o sabotaje. Donde sea permitido por la ley, los asociados no tienen expectativa de privacidad en el uso de herramientas de comunicación de Walmart (como correo electrónico y contestador telefónico). Walmart tiene el derecho y monitorea los recursos de comunicación, incluyendo el contenido y uso de dichos recursos. 18
Liderando con integridad en nuestro mercado Liderando con integridad en nuestro mercado Competencia justa Las leyes de competencia justa protegen a la libre empresa asegurando una competencia vigorosa y prohibiendo actividades que restrinjan el comercio. Las leyes de competencia justa varían de país a país, pero comúnmente prohíben o regulan las prácticas comerciales que se esperaría causen el aumento en los precios de productos o servicios o la disminución de la disponibilidad y opciones, lo que sería el caso en un mercado competitivo. Por ejemplo, en algunos países las leyes de competencia justa pueden prohibir o regular prácticas como la fijación de precios y los acuerdos entre competidores para no disputar ciertos mercados o negocios. Estamos comprometidos a cumplir con nuestra parte para preservar la libre empresa exigiendo a todos los asociados que cumplan con las leyes de competencia justa. Para información específica sobre leyes locales de este tipo, por favor consulte con el Departamento Legal de su país. Deshonestidad intencional Esforzarse por buscar la excelencia significa dirigir nuestra actividad comercial con integridad, evitando actividades engañosas, deshonestas o fraudulentas. Las acciones fraudulentas no solo son poco éticas, sino que también pueden ser una infracción a la ley. Usted debe administrar su área particular de negocio con la mayor transparencia posible. Debe fomentar un ambiente de trabajo que apoye las contribuciones de sus asociados, y esté basado en los valores y ética de nuestra compañía. Es muy posible que los actos de fraude o deshonestidad ocurran en ambientes con controles insuficientes y expectativas poco realistas. Para mantener la excelencia de nuestras operaciones, usted debe motivar la transparencia, la honestidad y las expectativas realistas. Una asociación de comercio de nuestra industria me ha contactado para participar en un estudio comparativo de los miembros de su asociación. Esta parece ser una buena manera de obtener información sobre nuestros competidores. Debería participar? No tiene nada de malo participar en actividades comparativas de la industria; sin embargo, eso no debe ser usado para revelar información confidencial sobre competidores. Mi gerente me dijo que rebajara varios artículos a cero pero que los dejara en los estantes para venderlos ya que eso ayuda a nuestro inventario. Eso es correcto? Eso no es solamente deshonesto, también puede afectar la rentabilidad de la tienda. Si se le ha instruido hacer eso, contacte a la gerencia mediante la Política de Puertas Abiertas, a Recursos Humanos, o a la Oficina de Ética Global. 19
Liderando con integridad en nuestro mercado Haz lo correcto. Complacerá a algunos y sorprenderá al resto. Mark Twain, escritor Una asociada cercana a mi dice que ella hace ajustes a nuestra información financiera para que nuestros meses buenos ayuden a nuestros meses malos. Esto puede ser un problema? La práctica de registrar información financiera de manera incorrecta puede tener serias consecuencias, tanto para el individuo como para la compañía. Usted debe reportar esto inmediatamente a la Oficina de Ética Global o a Auditoría Interna. Tengo información interna sobre un producto que será lanzado por otra compañía pública. Puedo comprar acciones de esa compañía pública? Toda compra o venta de acciones basada en información interna confidencial es considerada tráfico de influencias. Puedo instar a un amigo a comprar acciones? Animar a otros a comprar acciones sigue siendo considerado como tráfico de influencias y se conoce comúnmente como dar información no disponible al público en general (tipping). El amigo será responsable por tráfico de influencias, si él o ella compraron las acciones como receptor de información no disponible al público en general (tippee), y usted será responsable como persona que distribuye información no disponible al público en general (tipper) aunque usted no haya comprado acción alguna de la compañía pública. Integridad financiera Walmart requiere registros y reportes de información financiera honestos y exactos para poder tomar decisiones comerciales responsables. Todos los libros, registros y contabilidad financiera deben reflejar exactamente las transacciones financieras y eventos. Deben cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y con los sistemas de control internos de Walmart. Ningún documento o registro de Walmart puede ser falsificado por ninguna razón. No deben establecerse contabilidades no registradas o no reveladas de fondos o bienes de Walmart con ningún propósito. Tráfico de influencias Se denomina información interna confidencial cualquier información no pública que un inversionista razonable pueda considerar como importante al tomar decisiones de inversión. Ejemplos comunes de información interna confidencial: Proyecciones de ganancias o pérdidas futuras. Noticias de una significativa o pendiente fusión, adquisición u oferta pública de acciones. Noticias de una significativa venta de bienes o cierre de una subsidiaria. Cambios en la norma de dividendos, la declaración de separación de acciones o la oferta de valores adicionales. Cambios en la administración ejecutiva. Nuevos productos o descubrimientos significativos. Bancarrota inminente o problemas de liquidez financiera. 20