Acerca de EthicsPoint

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1 Acerca de EthicsPoint Informes General Informar de Forma Segura y Confidencial Consejos y Mejores Prácticas Acerca de EthicsPoint Qué es EthicsPoint EthicsPoint es una herramienta de reporte integral y confidencial para ayudar a los directivos y empleados a trabajar juntos para combatir el fraude, abusos y otros problemas de conducta en el lugar de trabajo, como también para cultivar un ambiente de trabajo positivo. Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint? Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales de comunicación abiertos podemos promover un ambiente de trabajo positivo y maximizar la productividad. Sistema de aviso eficaz aumentará nuestros otros esfuerzos de fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 1 of 8

2 Informes - General Puedo informar mediante el uso de Internet o teléfono? Sí. Con EthicsPoint, tienes la posibilidad de presentar un informe confidencial y anónimo por teléfono o por Internet. Qué tipo de situaciones debo informar? El Sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien las violaciones de nuestras políticas establecidas u otras preocupaciones que pueda tener. Y si es una emergencia? Las preocupaciones acerca de una amenaza inmediata o daño físico o daños a la propiedad no deben informarse a EthicsPoint. Si necesita asistencia de este tipo, póngase en contacto con los servicios de emergencias locales. Si veo una violación, no deberia simplemente informe a mi manager, seguridad, o a recursos humanos y dejar que ellos se hagan cargo? Cuando se observa algún comportamiento que usted cree viola nuestro código de conducta, esperamos que Ud. lo reporte. Idealmente, debería presentar cualquier preocupación a su jefatura directa, u otro miembro de nuestro equipo de gestión. Sin embargo, reconocemos que pueden existir circunstancias en que Ud. no se sienta cómodo informando del problema de esta manera. Es para este tipo de circunstancias que hemos establecido esta alianza con Ethicspoint. Es preferible que usted informe anónimamente en vez de quedarse con la información solo para Ud. Por qué debo informar acerca de lo que sé? Qué tengo que ver yo con eso? Todos tenemos el derecho a trabajar en un ambiente positivo y con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de manera ética y también de informar a las personas apropiadas si alguien no está actuando apropiadamente. Trabajando juntos, podemos mantener un medio ambiente sano y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar el subsistencia de una compañía completa EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 2 of 8

3 Realmente quiere la dirección que yo reporte estas situaciones? Ciertamente. De hecho, necesitamos que Ud. las reporte. Usted sabe las cosas que están sucediendo en nuestra Organización, tanto buenas como malas. Usted puede tener conocimientos elementales de una actividad que puede ser motivo de preocupación. La presentación de informes puede reducir al mínimo los posibles efectos negativos en la Organización y en nuestra gente. También, ofreciendo aportes positivos puede ayudar a identificar aspectos que pueden mejorar nuestra cultura corporativa y el desempeño. Hacia dónde van estos informes? Quién puede tener acceso a ellos? Los informes se escriben directamente en el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación en seguridad. EthicsPoint facilita estos informes sólo a individuos específicos dentro de la empresa que se encargan de evaluar el informe, basado en el tipo de violación y la ubicación del incidente. Cada uno de los destinatarios del informe ha tenido entrenamiento en mantener estos informes bajo la máxima confianza. Este sistema no es sólo un ejemplo de alguien mirando sobre mí? El sistema EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía global y nos permite promover un lugar de trabajo seguro y ético. Se recomienda buscar orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o transmitir una preocupación. Una comunicación eficaz es fundamental en el trabajo de hoy y esto es una gran herramienta para mejorar la comunicación. Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de informes para cumplir nuestras obligaciones manteniendo un ambiente positivo de presentación de informes EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 3 of 8

4 Seguridad Sobre Informes y Confidencialidad Es mi entendimiento que cualquier informe que yo envíe desde un computador de la Organización genera un log en el servidor que muestra cada sitio web al que mi computador se ha conectado, y este log me identificará como un creador o generador de un reporte? EthicsPoint no genera o mantiene ningún log de conexión interno con Direcciones IP, entonces ninguna información que conecte o relacione su computador personal a EthicsPoint está disponible. De hecho, EthicsPoint esta contractualmente comprometido a no perseguir la identidad de quien haya generado un reporte. Si se siente incómodo/a de informar usando su PC de trabajo, usted tiene la posibilidad de utilizar un PC fuera de nuestra red (como puede ser uno ubicado en un Cibercafé o en casa de un amigo, etc. ) a través del sitio seguro de Ethicspoint. Muchas personas seleccionan esta opción, de hecho, los datos de Ethicspoint indican que menos de 12% de los informes son generados durante horas de oficina. Puedo presentar un informe desde mi domicilio y aún permanecer en el anonimato? Un informe hecho desde nuestro hogar, equipo de un vecino o cualquier portal de Internet seguirá siendo seguro y anónimo. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por su nombre de pantalla y el sistema de EthicsPoint quita direcciones de Internet para que el anonimato se mantenga totalmente. Además, EthicsPoint está comprometido y obligado contractualmente no levantar la identidad de quien haya generado un reporte. Me preocupa que la información que proporcione EthicsPoint revele finalmente mi identidad. Cómo puede usted asegurarme que eso no va a ocurrir? El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, - como informante - debe asegurarse que el cuerpo del reporte no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, "desde mi cubículo junto a Jan Smith " o "en mis 33 años " 2008 EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 4 of 8

5 Es confidencial y anónima también la línea directa gratuita? Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que usted proporcione con un informe basado en Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio EthicsPoint Web. Estos informes tienen las misma medidas de seguridad y confidencialidad aplicadas durante el envío vía Internet. Y si yo quisiera ser identificado junto con mi informe? Hay una sección en el informe para identificarse, si usted así lo desea EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 5 of 8

6 Consejos y Mejores Prácticas Estoy al tanto de la conducta inmoral de algunas personas, pero no me afecta Por qué debo molestarme reportándolo? Nuestra empresa elige promover el comportamiento ético. Toda conducta inmoral, a cualquier nivel, hace daño finalmente a la Organización y a todos los empleados, incluso a usted. Solo piense en lo que ha ocurrido en los recientes escándalos corporativos para ver los efectos desastrosos que puede tener un lapsus de ética aparentemente inofensivo en una empresa sana. Así que si saben de cualquier incidente de faltas o violaciones a la ética, consideramos que es su deber y el de sus colegas compañeros de trabajo de reportarlo. No estoy seguro si lo que he observado o escuchado es una violación de la política de la empresa, o implica conducta inmoral, pero simplemente no me parece adecuado. Qué debo hacer? Presenta un informe. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y presentar su informe para que pueda ser entendido correctamente. Es preferible que usted informe una situación que resulta ser inofensiva a que deje una posible conducta antiética pasar inadvertida porque Ud. no estaba seguro. Qué sucede si mi jefe u otros administradores participan en una violación? Podrian ellos conseguire el informe y encubrirlo? El sistema de EthicsPoint y la distribución de informes son diseñados de modo tal que las partes involucradas no sean notificadas ni tengan acceso a informes en los cuales ellos han sido nombrados EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 6 of 8

7 Y si yo recuerdo algo importante del incidente después de que he reportado el hecho? Qué pasa si la empresa tiene más preguntas para mi relación con mi informe? Cuando se presenta un informe en el sitio web de EthicsPoint o a través del centro de llamadas de EthicsPoint, Ud. recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Usted puede volver al sistema de EthicsPoint otra vez por Internet o llamar por teléfono y tener acceso al informe original para añadir más detalle o responder a las preguntas planteadas por un representante de la compañía y agregar más información que le ayudará a resolver cuestiones abiertas. Le sugerimos regresar al sitio en el tiempo especificado para responder a preguntas de la Organización. En este punto, Usted y la Organización han entrado en un "diálogo anónimo" donde las situaciones no sólo son identificadas sino que pueden resolverse, no importa cuán complejas sean. Son estos seguimientos de informes tan seguros como el primer reporte? Todas la correspondencia con EthicsPoint se mantiene en el mismo grado de estricta confianza, tal como en el informe inicial, continuando al amparo del anonimato EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 7 of 8

8 Aún puedo presentar un informe si no tengo acceso a Internet? Puede enviar un reporte vía EthicsPoint desde cualquier computador que tenga acceso a Internet. Usted puede incluso presentarlo desde su hogar. Muchos lugares públicos, incluyendo las bibliotecas públicas, tienen equipos de Internet. Si no tienes acceso o son incómodos para usar un computador, puede llamar a la línea directa gratis EthicsPoint al número que está disponible 24 horas al día, 365 días al año EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 8 of 8