Aprovisionamiento Gestión de Inventarios

Aprovisionamiento Gestión de Inventarios Fuente: Administración Luis del Prado Guillermo Spitznagel UCA 2003

Aprovisionamiento Input Operaciones Output Inventarios Deficiencias en la gestión genera Mayores costos por compras mal realizadas o no planeadas Mayores niveles de stock => costo Falta de cumplimiento con el cliente: interno y externo => costo

Función de Aprovisionamiento Adquirir, almacenar y proveer los insumos o servicios determinados en la cantidad y momento requeridos, y al mejor precio y condiciones de financiación que sea compatible con los niveles de calidad y servicio estipulados. Cantidad => Presupuesto de Compras Alto Stock => Costo vs. Bajo Stock => Riesgo de no cumplir Momento: Frecuencia de compras en función del volumen Precio vs. Calidad y Servicio => Equilibrio Calidad: uniforme a través del tiempo

Función de Aprovisionamiento Decisiones Qué a Quién Cómo Cuándo Cuánto Comprar Fuentes de Aprovisionamiento Selección de Proveedores Procedimientos de Compras Planificación de las Compras Presupuesto de Compras Control de Compras

Fuentes de Aprovisionamiento y Selección de Proveedores Decisiones sobre Qué y a Quién comprar Análisis de materias primas e insumos Análisis del mercado proveedor actual y potencial. Fuentes 9 Nacional o extranjero 9 Importador representante 9 Distribuidor exclusivo 9 No existe? Desarrollar 9 Etc. Poder de negociación Competencia o Cooperación?

Selección y Evaluación: Matriz Proveedores Calificación Ponderación Criterios % A B C A B C Estrategia: Socio/Proveedor? Trayectoria / Know-how / Experiencia Situación Económico - Financiera 10% 8 9 4 0,8 0,9 0,4 20% 9 8 3 1,8 1,6 0,6 15% 10 8 6 1,5 1,2 0,9 Sistema de Calidad 5% 10 5 5 0,5 0,3 0,3 Calidad/Cantidad Equipo-Servicio-Propuesta 15% 8 7 4 1,2 1,1 0,6 Entrega en fecha y lugar 10% 7 8 3 0,7 0,8 0,3 Precio 25% 4 9 9 1,0 2,3 2,3 Total 100% 56 54 34 7,5 8,05 5,3

Procedimientos de Compras Decisiones sobre Cómo comprar Compra Directa: urgencia, único proveedor Licitación Pública: comunicación por medios públicos, compra de pliegos, presentación en sobres cerrados (propuesta técnica y económica por separado) Licitación Privada: se invita a determinados proveedores, ídem licitación pública Cotización o Compulsa entre Proveedores: cuando no se cumplen los requisitos de la licitación, y se vuelven a solicitar cotizaciones a los proveedores que se presentaron.

Planificación de Compras Decisiones sobre Cuánto y Cuándo comprar Equilibrio entre Altos (Inmovilización de fondos) y Bajos (Interrumpir el proceso de transformación) stocks Cuándo: determinar el momento de efectuar la compra => determinar el Punto de Pedido Cuánto: cantidad a comprar o tamaño del lote según los distintos modelos de reposición cuantitativos

Depende de diversos factores: Cuándo => Punto de Pedido 9 Tiempo de Abastecimiento (lead time): período que transcurre entre la emisión de la orden de compra y la recepción de los insumos. 9 Consumo: ritmo de consumo en función del programa de producción 9 Stock de Seguridad: es el nivel mínimo de stock, imprescindible para no correr el riesgo de interrumpir el proceso de transformación por falta de insumos, que dependerá de: Variabilidad del Tiempo de abastecimiento (lead time) Variabilidad del consumo (demanda) Criticidad del material (cuán problemático es la su falta) Tamaño del lote: a mayor dimensión del lote, menor frecuencia de pedidos

Cuándo => Punto de Pedido Unidades de stock Punto de Pedido Stock de Seguridad Unidades de stock Lead Time Tiempo Total de Consumo Tiempo Tiempo

Cuánto => Tamaño del lote Costo Costo Total Esperado Costo administrativo de emisión de la orden de compra Costo Total Esperado en el período T Costo total de mantenimiento de stock Q Unidades de stock

Cuánto => Tamaño del lote Modelos de Reposición Cuantitativos: 9 Modelo Simple: se determina cantidad a comprar, cantidad de veces en el año, momento de compra 9 Modelo Simple con Stock de Seguridad 9 Modelo Simple con Costo de Agotamiento: se estima el costo asociado a la demora causada por el faltante del insumo 9 Modelo con Precios de adquisición o Producción variable según el tamaño del lote (bonificaciones por volumen de compra) 9 Modelos Estáticos de Demanda Aleatoria 9 Modelos con Restricciones Especiales (por disponibilidad del almacén, tiempo de conservación del insumo perecedero, etc.

Presupuesto de Compras P. Económico Balance Inicial P Financiero Balance Proyectado P. de Ventas Ventas Ds. x Ventas Cobranzas Ds. x Ventas Mano de Obra Compras de M P P de Producción Materia Prima Stock Inicial Sueldos y Salarios Stock Final P de Compras Gs. De Fabricación Gs. De Fabricación Amortizaciones Deudas Comerciales Deudas Comerciales Rem y Cs. Ss a pagar Rem y Cs. Ss a pagar P. Gs. Administrativos Gs. Administrativos Deudas Gs. Administrativos Deuda P. Gs. Comerciales Gs. Comerciales Deuda Comercial Gs. Comerciales Deuda Comercial Sistema Impositivo Impuestos sobre ventas Deuda Fiscal Impuestos sobre ventas Deuda Fiscal P. de Inversiones P.Neto y Ds. Largo Plazo Aumento de Capital y Deudas de L Plazo P.Neto y Ds. Largo Plazo Financiación? Aumento de Amort. y Activos Fijos Activo Fijo Activo Fijo Resultado Operativo Saldo de Ingresos y Egresos Caja Inicial Fondos? Deuda Colocaciones Deuda Intereses Intereses Caja Final

Presupuesto de Compras Factores a considerar en el Presupuesto de Compras: Necesidades periódicas de Producción Capacidad de almacenamiento de los depósitos Capacidad financiera: es posible cumplir con los pagos? Tiempo de abastecimiento o lead time, y tiempo entre su recepción y entrega a producción Desperdicios por almacenaje y transporte Nivel de stock de seguridad Tamaño del lote a comprar

Presupuesto de Compras Presupuesto de Producción Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 a Unidades a producir (q) 1.500 1.700 2.000 1.800 Presupuesto de Compras de MP b Cada unidad requiere 5 kg. de MP (kg/q) 5 5 5 5 (Incluye desperdicio de producción) c = a x b Consumo de Producción (kg) 7.500 8.500 10.000 9.000 menos d Inventario Inicial (sin stock de seguridad) 5.000 0 0 0 más e Stock de Seguridad 4.000 4.000 4.000 4.000 f = c - d + e Cantidad a comprar (kg) 6.500 12.500 14.000 13.000 g = d + f - c - e Inventario Final (sin stock de seguridad) 0 0 0 0 Monto de Compras h Precio por kg ($/kg) 10 10 10 10 i = f x h Valor ($) 65.000 125.000 140.000 130.000 Presupuesto Económico y Financiero (según plazos de pago)

Control de Compras Análisis de Variaciones o Desvíos Presupuesto Monto de Compras q p $ $ q p 6.500 5 32.500 33.000 6.000 5,5 500-500 0,5 31.500 7.000 4,5-1.000 500-0,5 35.750 6.500 5,5 3.250 0 0,5 Variaciones Total Real Monto de Compras Variaciones por Cantidad Variaciones por Precio

Control de Compras Análisis de Variaciones o Desvíos Índice de Desperdicios = cantidad material desperdiciado cantidad material comprado Real vs. Estándar (promedio) Índice de Costo funcional de Compras (Eficiencia administrativa) = Gastos Administrativos de Compras Monto Total de Compras

Inventarios

Inventarios Materia Prima Productos Semielaborados Productos Terminados Inversión Capital de Trabajo Recursos Inmovilizados Altos => Costo (Mantenimiento) Problema Básico Bajos => Costo (Paro) Input Operaciones Output

Visión Funcional Gte. Comercial Gte. Adm. y Finanzas Gerente General Gte. Producción Gte. RRHH Gte. Sist. de Información Problema Básico Comercial El cliente no debe esperar Tiende a: aumentar stocks Producción Cumplir con Comercial Alto volumen para bajar costos Tiende a: aumentar stocks Finanzas Stock = Inmovilización de capital => alternativas de inversión Tiende a: disminuir stocks Visión de Proceso - Alta Dirección Input Operaciones Output Equilibrio: Inversión mínima en stocks, con el mínimo costo de mantenimiento y distribución, y el máximo de servicio a los clientes: interno y externo

Inventarios Función: - Independizar las operaciones de: Input Operaciones Output Ventas y Producción Producción y Compras Tipos: - de Seguridad: por fluctuaciones impredecibles de la demanda - de Movimiento: en función del proceso y lay out de la planta - de Anticipación: largo plazo, por estacionalidad

Centralización y Descentralización de la Función Ventajas de la Centralización Ventajas de la Descentralización Gerente General Gerente General Gte. Hogares Gte. Pymes Gte. Grandes Empresas Gte. Adm. y Finanzas Gte. de Aprovisiona Gte. Hogares Gte. Pymes Gte. Grandes Empresas Gte. Adm. y Finanzas Gte. Recursos Humanos Comercial Soporte Técnico Recursos Comercial Soporte Técnico Recursos Comercial Soporte Técnico Recursos Contabilidad Controller Sist. de Inf. Mesa Proveedores Pagos Comprasl Soporte Técnico Recursos Compras Soporte Técnico Recursos Coompras Soporte Técnico Recursos Contabilidad Controller Sist. de Inf. Administración Capacitación Rel. Labolares Mayor poder de negociación hacia proveedores, menor costo Corporaciones: proveedores grandes y complejos, globales Menor costo de estructura: mejora de productividad Mayor autonomía y flexibilidad para los negocios / divisiones / gerencias Insumos únicos o perecederos Compras de poca relevancia Estandarización de insumos de uso común en los negocios, menor costo Gestión de stocks más eficiente

Planificación: Evolución Planificación del Requerimiento de Materiales MRP Materiales Mano de Obra Otros insumos Gestión soportada por sistemas de información MRP II MRP (Requerimiento) más Disponibilidad de recursos información de Finanzas información Comercial

Modelo Just In Time (JIT) Input Operaciones Output Objetivo: disminuir al mínimo posible las inversiones de capital inmovilizado en stocks y los costos asociados Consiste en: producir y entregar los productos terminados justo a tiempo para venderlos, producir los productos semielaborados justo a tiempo para armar el producto terminado, y comprar los insumos justo a tiempo para transformarlos en productos semielaborados. Input Operaciones Pull, no Push Incorporar al proveedor: compartir información, coordinación Canales: idem Output