Resolver el dilema del equilibrio trabajo y vida personal El mapa de vida Mark Hollingworth M.Eng MBA www.5istrategicaffaires.com mark.hollingworth@5istrategicaffairs.com Noviembre/diciembre 2005 Originalmente publicado en Ingles en el Ivey Journal Online www.iveybusinessjournal.com Traducción libre de Militza Nuñez miliu2003@yahoo.ca y Ariadna Julieta Rodriguez Diaz ariadnajulieta@yahoo.com.mx Mark Hollingworth 2008 1
Resolver el dilema del equilibrio trabajo y vida personal El mapa de vida Mark Hollingworth, Asuntos estratégicos 5i Si los resultados del cuadro y del mapa estratégico pueden ayudar a las empresas a hacer el seguimiento de sus rendimientos y de sus objetivos, por qué no elaborar una herramienta similar para ayudar a los particulares a realizar uno de los objetivos mas inaccesibles como son el equilibrio entre trabajo y vida personal? Pues esta herramienta ya existe. Es el mapa de vida, que permite a los particulares realizar sus objetivos personales mientras que logran equilibrar trabajo y vida personal. Este autor y diseñador nos explica como el mapa de vida funciona y por qué es eficaz. Mark Hollingworth es maestro de conferencias en la Universidad de McGill y presidente consultante de los 5i Strategic Affairs. Es el autor de Gente Desarrolládose, Empresas Creciendo, publicado en el año 2003. Casi todas las encuestas llevadas a cabo a nivel de los gerentes y dirigentes en materia de recursos humanos, revelan que el principal problema de las empresas de hoy en día es la esperanza de encontrar un equilibrio entre trabajo y vida personal. Sin técnica ni proceso fiable que permita examinar y posiblemente resolver el dilema trabajo y vida personal, los gerentes y los dirigentes solo han encontrado como recurso una combinación de esperanza y de determinación para intentar reestablecer un cierto equilibrio. Encontrando que la mayoría ha fracasado con vidas ampliamente desequilibradas, se ha convertido en algo aceptado el verse alabado en ciertos medios de negocios, pagándose caro en la vida personal. A lo largo de los últimos años, he trabajado con distintas personas que estaban encerradas en este problema y muchos de los cuales ya sentían la insatisfacción, los problemas de salud y fracasos que se producen en sus relaciones a causa de esto. Frecuentemente he adaptado las herramientas clásicas de gestión estratégica para ayudar a estas personas a encontrar cambios en sus vidas y a que tomen decisiones personales críticas. Por ejemplo, el hecho de animar a alguien a hacerse un análisis FDPA (fuerzas, debilidades, posibilidades y amenazas) por sí mismo como su propio gestor, favorece siempre una gran consciencia personal y casi siempre los lleva a verdaderos cambios de actitud o de comportamiento. Inclusive el análisis de sus propias capacidades de base (aquello para lo que realmente se es bueno) les permite casi siempre a estas personas adoptar un nuevo paradigma en materia de posibilidades de carrera e incluso en los pasatiempos que podrían realizar o escoger. La facilidad para utilizar estas herramientas de gestión estratégica, casi siempre reducen la resistencia a proceder a un análisis interesante a nivel personal y justifica las decisiones y las nuevas opciones en el estilo de vida de los participantes. Para aceptar el desafío del equilibrio trabajo-vida personal; las mejores herramientas de gestión estratégica son versiones adaptadas de conceptos ahora bien conocidos como mapa estratégico y tablero. Elaborados por Kaplan y Norton y popularizados por distintos consultores a escala mundial, estos conceptos son reconocidos por su eficacia. Para mí, el desafío consistía en adaptar los modelos con miras a ser utilizados más por particulares que por las empresas. Ese trabajo ha llevado al concepto de mapa de vida, una herramienta que permite a los particulares Mark Hollingworth 2008 2
realizar sus objetivos personales y de alcanzar un equilibrio trabajo-vida personal respetando la lógica y el proceso ampliamente aceptados de la preparación del mapa estratégico. Para elaborar el mapa estratégico de su empresa y realizar sus objetivos en un espacio de tres a cinco años, (al cual casi siempre le llamamos intención estratégica), los dirigentes establecen el mapa de los objetivos estratégicos de mejoramiento en el rendimiento financiero, de satisfacción de la clientela, de los procesos internos, del aprendizaje y de las innovaciones a realizar. En el mapa de vida (ver la tabla 1 en la pág. 8), allí se trata primero que nada de definir los objetivos entre los tres a cinco años subsiguientes en materia de satisfacción personal, luego establecer los objetivos estratégicos en distintas direcciones; en ese caso, las direcciones están adaptadas de manera que representan las dimensiones claves del crecimiento personal: relaciones fortalecidas, mayor gestión de si mismo, nuevos aprendizajes y de sus finanzas. El artículo a continuación nos presenta el concepto del mapa de vida así como las principales etapas y las ventajas de su preparación. Preparación 1era etapa: definición de los objetivos de satisfacción personal (felicidad) La primera etapa de la preparación del mapa de vida consiste en definir sus objetivos de éxito y felicidad personales, a manera de obtener una gran satisfacción en su vida personal. Podríamos objetar que la misma definición de tales objetivos y de un sentido a la vida es en sí un proceso de toda una vida. He aquí al menos algunos de los ejercicios simples que podemos hacer para obtener rápidamente los resultados deseados. Definir sus cuatro pistas Stephen R. Covey habla de la necesidad de definir y de seguir las cuatro pistas que son vivir ( cuánto debo realmente ganar para tener un techo, que no falte comida en la casa, pagar los estudios de los hijos etc?) amar ( de qué tipo de contexto social tengo necesidad en el trabajo y en mi vida personal para estar satisfecho?) aprender ( cuál es la próxima cosa que deseo aprender?) y transmitir ( qué es lo que quiero crear, y dejar como herencia?) Las cuatro pistas representan los elementos esenciales de una existencia gratificante, los cuales son diferentes para cada uno. Evaluar su progresión según distintos ejes Como profesionales de negocios, casi siempre sentimos la tendencia a evaluar nuestra progresión según un solo eje; el del avance profesional, sin consideración a la manera como escogemos en medir esta progresión, trátese del salario, el titulo, o el número de subordinados. Este ejercicio sirve para modificar ese esquema de pensamiento y ayuda a determinar su grado de progresión a partir de distintos ejes, los cuales han dejado de ser el centro de nuestra atención desde hace algunos años. El tabla 2 (página 9) presenta dos gráficos distintos. El primero se apoya en los aspectos de la persona, y el otro resalta los distintos roles que están llamados a interpretar en el curso de su vida. Este ejercicio consiste en evaluarse sobre una escala de 1 (débil) a 10 (fuerte) y a dibujar el resultado obtenido. Se nos invita primeramente a dibujar el grafico de la evaluación ideal, o sea, la que nos gustaría tener y luego la evaluación actual. El mapa de vida debería ayudar a llenar las lagunas que este ejercicio permite delimitar. Mark Hollingworth 2008 3
Redactar el discurso de su 60avo (sexagésimo) aniversario Otro ejercicio revelador: redactar un discurso de al menos 10 minutos que nos gustaría escuchar de los labios de nuestra pareja o nuestro mejor amigo (a) el día de nuestro cumpleaños numero 60. Qué me gustaría que dijeran de mí? Escribir sus propias palabras para un discurso fúnebre es un desafío aun mayor. Esos dos ejercicios son muy fructíferos y también gratificantes, aunque estamos conscientes que también pueden resultar inquietantes. Esos ejercicios, así como algunos otros, ayudan verdaderamente a las personas a definir lo que ellos deben lograr a lo largo de los próximos años para ser más felices o estar más satisfechos, o para triunfar según su propia escala de valores. Cada uno representa una perspectiva más o menos distinta, y juntos, permiten realizar la primera línea del mapa de vida y definir sus cuatro a seis objetivos de satisfacción personal, lo que queremos hacer o tener en el curso de los tres a los próximos cinco años para aumentar su nivel de satisfacción personal y ser más felices. Esos nuevos objetivos de satisfacción personal, nuevos y mejor equilibrados, son el equivalente personal de la intención estratégica o de la visión quinquenal de la empresa. Una vez que están establecidos, faltaría llenar el mapa de vida orientando sus relaciones, sus costumbres de consumo, sus actividades y su aprendizaje de manera a que todos juntos contribuyan a la realización de dicha visión. Inclusive, luego de haber terminado sólo esta primera etapa, muchas personas comienzan a ver por qué están tan estresadas intentando equilibrar sus objetivos personales y profesionales: ya que ellos evaluaban su éxito según criterios errados y habían establecido mal sus prioridades. Ellos terminan dándose cuenta de que los factores indicadores de éxito en la sociedad no corresponden a sus definiciones personales. Ellos buscan algo distinto. 2da etapa: Estableciendo relaciones ganador-ganador La próxima etapa consiste en examinar sus relaciones con otro y decidir los cambios que se deben realizar, así como los objetivos relacionales que hay que establecer para así lograr realizar los objetivos de satisfacción personal que acabamos de establecer. Podremos reconocer algunos a lo largo de los ejercicios con las cuatro pistas y los ejes de progresión; lo que nos permite definirlos inmediatamente. Casi siempre sólo necesitamos un ejercicio adicional para examinar verdaderamente nuestras relaciones. Yo llamo este la denominación de los VIP (personas muy importantes). Este ejercicio es muy similar al que realizamos en las empresas para las partes implicadas, pero en ese contexto, nos está forzando a determinar todos los roles y las relaciones que nosotros tenemos como hijo, suegra, amigo, miembro de un equipo deportivo o de una comunidad religiosa etc. Éste consiste en calificar la calidad de cada una de esas relaciones, tal y como son ahora y tal como las quisiéramos, siempre en una escala de 1 (malo) a 10 (excelente), para ser más felices o estar más satisfechos, o simplemente para triunfar. Cuando se percibe un margen entre la situación actual y la situación deseada debemos hacernos algunas preguntas, como por ejemplo: qué está causando esta separación?, quiénes son mis VIP s? Cuales relaciones me ayudarán a realizar mis objetivos de satisfacción personal? Cuales me están dañando?, qué medidas estoy dispuesto a tomar para arreglar esas situaciones? Estas son preguntas difíciles a las cuales preferiríamos en muchos casos no tener que responder. Sin embargo, como en las empresas, escoger una estrategia supone que digamos sí, a ciertas cosas, y no a otras. Así mismo sucede con el desarrollo de las relaciones ganadorganador. El desafío consiste en establecer entre cuatro y seis objetivos relacionales que permitan establecer relaciones que nos satisfagan mutuamente y que nos permitan progresar hacia la realización de los objetivos de satisfacción personal. Mark Hollingworth 2008 4
3era etapa: gestión de sí mismo En equivalencia con la dimensión de los procesos internos del tablero de la empresa, la etapa de la gestión de sí mismo consiste en re-examinar dónde invertimos nuestros recursos más preciados y los más limitados, que son el tiempo y la energía. Examinamos esos nuevos objetivos de satisfacción personal preguntándonos donde deberíamos concentrar verdaderamente esos esfuerzos para realizarlos. Qué es lo que hay que realizar de una manera distinta? Cuales actividades son las que debemos restringir o eliminar por completo? Qué debemos comenzar a hacer, o incrementar? Nuevamente podemos utilizar algunos de los ejercicios anteriores, como por ejemplo el de los ejes de la progresión, la lista de las cosas por hacer, los roles y responsabilidades, etc., para así determinar los cambios de comportamiento y operación para lograr nuestros objetivos. Este aspecto del mapa de vida es probablemente el más importante. Los comportamientos pasados no eran irracionales, éstos eran gratificados más concretamente de manera que lo apreciáramos más. Cuando adoptamos nuevas formas de comportamiento, estamos más gratificados porque todo contribuye a favorecer la realización de los objetivos de satisfacción personal, aquello a lo que temíamos en el pasado. Para poder abandonar toda forma de dependencia, hay que ser muy determinado y ver claramente las ventajas que podemos obtener. 4ta etapa: Aprendizaje y crecimiento El aspecto de aprendizaje del mapa de vida concierne los aprendizajes necesarios a la realización de todos los objetivos: personales, profesionales y otros. Este engloba las actividades placenteras y relajantes; ya que puede ser que nos haga falta un curso de jardinería, de Tai-Chi o de natación, o es probable que más bien nos haga falta aprender o renovar e incluso comenzar un proyecto, o retomar el aprendizaje de un instrumento musical que esta guardado en nuestro sótano desde hace unos 40 años. Los objetivos pueden incluir aprendizajes ligados al trabajo, los cuales permitan consagrarse en algo que siempre hemos encontrado interesante. Profundizar su comprensión en un campo particularmente interesante o inclusive algo que en el futuro podría contribuir a un cambio de carrera, o comenzar una pequeña empresa como trabajo secundario o simplemente convertirlo en pasatiempo. El reactor que nos dirige cuando establecemos esos objetivos, es el de mantener claro en nuestra mente nuestros objetivos de satisfacción personal y encontrar el equilibrio. 5ta etapa: Alcance de la independencia financiera Independencia financiera no quiere decir jubilación temprana. Es más que todo un estado en donde ya no estamos a expensas del stress cotidiano ni a la angustia de estar viviendo por encima de nuestros medios y el siempre querer más. La independencia financiera es, pues, accesible para todos. Afortunadamente, muchas son las personas que habiendo reflexionado un poco a su definición del éxito, en la primera de las cuatro pistas, (y a lo que ellas tienen necesidad para ser felices en el curso de los próximos años), establecen objetivos de satisfacción personal que no exigen necesariamente mucho dinero; mejorar su relación con una hermana, reservar tiempo para sus padres o para la tropa de los bomberos, o pasar un día al año en la guardería del barrio; esto no aumenta el costo de la vida, así como tampoco comer mas sano, ver menos televisión o pasar menos tiempo en Internet. Sin embargo, para lograr una independencia financiera, debemos aceptar el revisar ciertos asuntos financieros los cuales tal vez preferiríamos evitar y responder a preguntas claves más susceptibles para encontrar la necesidad de aportar verdaderos cambios en nuestras costumbres de consumo. Mark Hollingworth 2008 5
Para evaluar o modificar esas costumbres de consumo, el método ideal es el de determinar cómo debemos ganar, invertir y gastar el dinero. Basándonos en los objetivos de satisfacción personal, de relaciones, de gestión de sí mismo y de aprendizaje. Sólo necesitamos comparar las costumbres deseadas que hemos definido con las que tenemos actualmente. Es muy fácil distinguir las buenas costumbres de las malas. Seguidamente, el establecimiento de los objetivos financieros se hace de manera simple, pero esto no quiere decir que será cosa fácil: las viejas costumbres son difíciles de soltar. Sin embargo, cuando sabemos lo que necesitamos para tener éxito y ser felices, para qué gastar en objetos o en actividades que no nos llevan a esa meta? Podemos lograr lo que queramos cuando la motivación es suficiente. Tablero e indicadores de posibilidades claves (IPC) para el mapa de vida Todo lo que es importante se puede medir. Es una frase que los consultores que organizan la aplicación del tablero de las empresas usan mucho. Así, en una empresa, la próxima etapa seria la de establecer los indicadores de las posibilidades claves y los blancos que servirán para evaluar si estamos en la buena vía. No obstante, cuando preparamos nuestro mapa de vida, el medir los objetivos personales, es casi siempre es algo poco rentable, e incluso inútil, ya que esto forma parte integral de la definición de los objetivos. En ciertos casos, el uso selectivo de los IPC puede ser útil para forzarse a aportar verdaderos cambios en su vida. Por ejemplo, si uno de mis objetivos de gestión de mí mismo es aceptar trabajar largas horas por semana para liberarme el fin de semana, yo puedo o planificarlo a manera de lograrlo y disciplinarme para ello, o no hacerlo. Este objetivo no necesita ni blanco, ni IPC. Mi carta de vida establecerá claramente por qué es mejor que yo me discipline y el precio que yo tendría que pagar en satisfacción personal si yo no cambio mi comportamiento. Sin embargo, si tengo un objetivo como por ejemplo: pasar mas tiempo con mis padres que están mayores, es demasiado cualitativo y demasiado vago para forzar un verdadero cambio de comportamiento. Yo debo entonces establecer algunos IPC y algunos blancos para motivarme y para evaluar en qué escala puedo obtener mi objetivo. Qué debo hacer? Puede ser contando cuantas veces los llamo por teléfono en el lapso de un mes (blanco No 4), O el numero de fines de semana que comparto con ellos en el lapso de un año (blanco No 6 por ejemplo), etc. El principio de los IPC es el siguiente: si éstos contribuyen a hacerle saber que está en la buena vía y hacer lo que Usted tiene la intención de hacer y realizar en sus objetivos de satisfacción personal, utilícelos. Si no, no los utilice. Los desafíos de la preparación y utilización del mapa de vida La mayoría de las personas intentan seguir caminos trazados, o casi, hacia lo que socialmente esta establecido para llamarse éxito, luego de haber invertido tiempo y energía para encontrar una definición personal de lo que es el éxito y preparar su mapa de vida para lograrlo. Ya por ese solo hecho nos distinguimos de la masa por lo que somos y por lo que hacemos, lo que ya de por sí nos trae algunos desafíos. 1) Aprender acerca de uno mismo, encontrar la vía y su propio camino de vida no es fácil, y los errores forman parte integrante de todo aprendizaje. Es necesario tener determinación para atravesar los periodos difíciles. 2) No lograremos un mayor equilibrio sin abandonar ciertas cosas. Entonces es perfectamente natural, aunque molesto, sentir los efectos de cambio durante ese periodo. Mark Hollingworth 2008 6
3) Los amigos, la familia y los colegas pueden cuestionar nuestras ambiciones y motivaciones e intentar hacer que nos convirtamos nuevamente como todo el mundo. La presión del conformismo estará omnipresente: publicidad, cine, televisión, encuentros sociales, etc. 4) Muchas de las personas viven sus vidas sin cuestionarse jamás, ni tampoco preguntarse lo que ellos quieren hacer. Cuando preparamos nuestro mapa de vida, sabemos lo que no sabíamos antes. No podemos regresar el reloj. Resultados y ventajas: por qué un mapa de vida? Qué ventajas tiene preparar un mapa de vida? Qué podemos obtener? La primera ventaja y probablemente la más importante es la reflexión y el análisis personal que debemos hacer en el marco de ese proceso, y que nos permite conocernos mejor y conocer mejor nuestras motivaciones personales. Ella nos permite tomar las decisiones personales y profesionales mas adecuadas. El mapa de vida nos procura también un sentimiento de compromiso. No es una lista de cosas que probablemente nos gustaría hacer, ni tampoco una resolución del nuevo año. Es un programa donde establecemos objetivos y ambiciones no tan solo profesionales que tocan varios aspectos de la vida, el cual colocamos en un nivel de igualdad con los objetivos de carrera. Éste permite explicar racionalmente por qué debemos aportar ciertos cambios en sus prioridades de equilibrio entre trabajo y vida personal. También permite explicar a los demás (si es necesario) por qué ellos podrían querer cambiar, y las ventajas que podrían obtener. Es un ejercicio simple, fácil y que no resulta caro. Podemos hacer un mapa de vida individualmente, en pareja o en familia. Cuando lo hacemos entre varios, es un proceso que favorece el acercamiento o que ayuda a comprender las causas de los problemas que estamos viviendo. Muchas personas de negocios que viven problemas de equilibrio en su trabajo-vida personal le han tenido confianza al tablero y al mapa estratégico para así obtener resultados y se sienten cómodos con el mapa de vida. Este es eficaz. El mapa de vida se hace en una sola página y puede estar colocado en un sitio privado o donde podamos consultarlo regularmente. Palabras para cerrar En la empresa, la preparación del Mapa estratégico y del Tablero es un medio pro-activo, sistemático y disciplinado para arreglar los problemas estratégicos de la empresa y para asegurar la realización de sus objetivos en los tres a cinco años subsiguientes. La preparación del mapa de vida es el equivalente al proceso para la vida personal. Quiero ser reactivo o proactivo? Estoy realmente listo a tener una vida mejor equilibrada? Estoy dispuesto a ponerme a prueba, arriesgar el fracaso y aprender a conocerme mejor? Quiero seguir la masa o trazarme mi propia vía hacia lo que quiero ser? Estas son preguntas fundamentales, que determinan el tipo de persona que somos y el tipo de vida que queremos llevar. Mark Hollingworth 2008 7
tabla 1 Satisfacción de vida Tablero del Mapa de vida Objetivos personales Exito: Felicidad/ mas de Satisfacción Participación en las Relaciones Relaciones Ganador-ganador Autogestión Uso optimo de Tiempo y energia Aprendizaje y Crecimiento Crecimiento Balanceado Gestion financiera Independencia Financiera Mark Hollingworth 2008 8
tabla 2 Trabajo Otro? Niños Padres Intelectual Emocional Espiritual Fisico Otro? Otro? Esposa Otro? Mark Hollingworth 2008 9