INTRODUCCIÓN El e-mail marketing se ha consolidado como la más eficaz herramienta de marketing online, tanto por el modo de conseguir los usuarios como por la continua mejora de los sistemas, la amplia capacidad de segmentación, y la rápida ejecución y resultados instantáneos. Para aprovechar al máximo esta forma de marketing a través del correo electrónico es necesario disponer de una herramienta que le permita comprobar la efectividad de los envíos, ofrecer formularios sencillos de altas y bajas en las listas de correo, realizar seguimientos de los que son abiertos y leídos, y generar listas personalizadas de envíos según las necesidades de los clientes masivos, sin olvidar que debe ser un sistema que cumpla a rajatabla las leyes de envíos no autorizados. Principales características del sistema * Gestión de marketing por e-mail. * Estadísticas - Completas estadísticas gráficas. - Seguimiento apertura y lectura (por únicos o por totales). - Contadores para enlaces. - Seguimiento a de-suscribirse - Correos rebotados (des-activación de los correos de la base de datos) - Correos cancelados (automáticamente de da de baja de los grupos de correos) * Administración de plantillas (personalizadas) * Administración de boletines (personalizadas) * Administración de suscriptores * Mult-servidor y multi-cuenta * Administración de grupos de correos * Suscripciones automáticas. * Ahorro de infraestructura. * Sistema via web (se recomienda utilizar los navegadores google chrome, Firefox) * Formularios de Registro Ilimitados * Elaboración de encuestas virtuales 1. DATOS DE ACCESO Dirección web: http://www.dealertechnologies.net/sms.htm Usuario: El asignado Clave : El asignado
2. MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA
En la tabla resumen del sistema Indica cuantos: Grupo de correos se han creado, suscriptores, boletines y el saldo de la cuenta (cantidad de correos restantes por enviar) 3. PROCESO PARA ENVIAR UNA CAMPAÑA DE CORREO MASIVO Primero se debe tener lista su base de datos, luego que la tenga en Excel, debe guardarla con extensión CSV separado por comas, como se muestra en la imágenes siguientes. Ejemplo base: Archivo, guardar como, selecciona la extensión: Ya en la plataforma: Este proceso está dividido en 4 pasos:
PASO 1 - Crear Grupo de correo: Por la opción de crear grupo de correo, se debe incluir el nombre del grupo. Una vez creado, se puede cambiar el nombre por la opción editar PASO 2 - Importar suscriptores: Por la opción de crear importar, se debe efectuar los siguiente pasos,
Paso A Ir a importar. Seleccione el archivo a cargar, especifique los campos del archivo como van a estar separados. En el campo Delimitado, se deja ; En el campo encerrado, se deja un espacio. Paso B Si el archivo tiene varias columnas como por ejemplo nombre, dirección de correo, se debe especificar cada criterio en que columna correspondiente. En el ejemplo que el archivo el campo1 es el nombre y el campo 2 es la dirección de correo electrónico. Nota: La opción de omitir de existir significa que si el correo la existe en la base de datos, no realice nada La opción reemplazar de existir significa que si el correo ya existe en la base de datos bórrelo y cárguelo con la nueva información, puede cambiar datos como
el nombre del usuario o a que grupo de correo cargarlo. Paso C Seleccione a que grupo de correo cargar la base, puede seleccionar uno o más grupos de correos Nota: la opción crear grupo de correo es en el caso que desee crear otro grupo de correo. Paso D Luego realiza el proceso de cargue, visualizando una barra de porcentaje de estado. Por ultimo informara cuantos registros cargo y el o los nombre de las listas donde fue cargado.
PASO 3 - crear boletín: El boletín es el mensaje que se desea enviar a todos sus correos. Por la opción de crear boletines, se debe efectuar los siguientes pasos, Paso A Ir a todos los boletines >> crear boletín. Llene todos los campos del formulario PASO B En esta opción usted puede crear el boletín En el recuadro que esta en rojo: usted puede crear el link a la página donde desee apuntar En el recuadro que esta en verde: la imagen que quiere incluir en el boletín. El primero cuando la imagen es cuando la imagen se encuentra en otro servidor y se debe colocar la dirección web y el segundo recuadro cuando la imagen esta en el pc local y se desea cargar en el servidor de correo en un directorio temporal público (este directorio se va limpiando periódicamente). En el recuadro que esta en azul: indica algunas etiquetas que usted puede incluir como variables. Solo tiene que copiarlas y pegarla en el cuerpo del mensaje
PASO 4 - enviar de correo: Antes de enviar el correo masivo, recomendamos siempre enviar un correo de prueba (No se descuenta de su saldo) una vez que este todo bien, se envía la campaña Ingrese por la opción Boletines>> todos los boletines. Allí aparecerá el listado de todos los boletines que ha creado
a) Dar click en enviar correo de prueba. Envié el mail y ajuste el boletín hasta que quede a su gusto b) Luego dar click en enviar boletín: esta opción enviara el boletín a todos los miembros de los grupos de correos seleccionados, es importante tener el navegador abierto para el procesamiento de los correos y tener saldo suficiente para los envíos. Si por alguna de estas dos razones deja de enviar X cantidad de registros, los puede visualizar por la opción Boletín >> bandeja de entrada. Si desea enviarlo nuevamente debe descargar el archivo y cargarlo en grupo de correo independiente. Internamente el sistema alistara todos los correos para ser enviados Posteriormente el sistema comenzara a enviar cada uno de los correos montrando una barra de proceso: Cuando termine el envió de correos debe presentar el siguiente mensaje: c) para visualizar las estadísticas de la campaña solo deberá dar click en la opción de estadísticas.
4. ESTADISTICAS Podrá visualizar todas las estadísticas de cada boletín enviado: algunos reportes que puede visualizar en línea son: - Visión general: muestra de forma general el resultado de la campaña hasta el momento - Entregas: informa en línea todas los correos que han sido abiertos para lectura e indica el detalle de quien lo abrió, fecha/hora entre otros datos - Click s dentro del correo: si dentro del cuerpo del boletín hay link que apunta a otra paginas, nuestro sistema puede generar reporte por cad una de ellos. indica el detalle de quien dio click, en que linck, fecha/hora entre otros datos - Rebotados: muestra todos aquellos correos que fueron rechazados. Este reporte es importante dar click en la opción START con el fin de actualizar el reporte.
Imagen de menú de estadísticas. 5. CAMPOS PERSONALIZADOS
Si ustedes desean enviar el boletín con campos personalizados, es decir, pueda cargar las bases con campos que no existe en la estructura básica como por ejemplo edad, documento de identidad, dirección física de correspondencia, entre otros, el el sistema Natalia Mailing debe ejecutar los siguientes pasos: 1) Ir a Suscriptores>> Campos personalizados>> crear campo personalizado 2) Llena los campos que solicita como: nombre del campo (ejemplo edad) el tipo (si es numérico, de texto, email), si es obligatorio y si está activo. Para el ejemplo fueron creados los campos edad y teléfono 3) se crea un archivo con la siguiente estructura: correo, edad y teléfono 4) para realizar el proceso de importación ingresamos por la ruta Suscriptores>> importar. Luego de seleccionar el archivo deberá aparece los campos que fueron creados, de la misma forma como lo muestra la siguiente imagen.(se deben organizar las columnas en los campos de acuerdo a la estructura del archivo)
5) una vez cargada la base, nos disponemos a enviar el mail con los campos personalizados. Se debe ir a la opción Boletines>>todos los boletines>> Crear Boletín En el momento de crear el boletín, en la opción inferior llamado Available tags da click sobre el, aparecerá los campos que fueron creados (recuadro en rojo de la imagen). Solo debe copiar los nombre de los campos y pegarlos dentro del boletín (recuadro Azul de la imagen)
6. FORMULARIOS Le permitirá en cuestión de segundos crear un formulario de suscripción de correo para colgarla en su web y que la usen los suscriptores evitando tener que hacerlo manualmente. Solo debe dirigirse a Diseño >> Suscripción Formulario En el ejemplo se seleccionó el nombre, email y a que lista o grupo de correo desea suscribirse. Luego de darle continuar o Próximo el sistema generara de forma automática el formulario y el código HTML para que sea colocada dentro de su sitio web como lo muestra la siguiente figura
Luego que el usuario se suscriba, recibirá por correo un mail donde deberá confirmar la suscripción, como lo muestra la siguiente imagen: Por último, el sistema automáticamente activa la suscripción en la lista seleccionada por el usuario.
7. ELABORACION DE ENCUESTAS El sistema le permite realizar encuestas de servicio. Utilizando de forma combinada la opción de campos personalizados y la opción de formulario. Podrá realizar encuestas a través de correo electrónico en segundos. 1) Para el ejemplo, en la opción de campos personalizados creamos los siguientes campos Nota: tenga en cuenta que el campo medio por el cual se entero tiene varias opciones donde el usuario solo podrá elegir una, para ello se elabora de la siguiente forma:
2) Luego creado los campos, creamos el formulario a través de la ruta Diseño >> quedando se la siguiente forma: 3) cuando el usuario llene la encuesta y confirme el correo, la información del cuestionario la podrá visualizar a través de opción suscriptores>>exportar. 8. SEGURIDAD 1) Notificación envió de boletín Cada vez que se envié un boletín, el sistema de forma automática estará enviando un mail a su cuenta de correo parametrizada previamente, informando que se realizara un envió Un ejemplo del mail que recibirá: Asunto del mail: SISTEMA CORREO MASIVO:: Inicio de campana Se da inicio a campana de correo masivo. Estos son algunas datos: Empresa/usuario dealertechnologies.net Usuario de envió dealer Saldo Actual 50.000 Cantidad de correos a enviar 10.000 Fecha de envio 26/02/2015 05:19:28 Mensaje enviado automáticamente por el sistema Natalia Mailing
2) Cambio y recuperación de Clave Para cambiar la clave, Ingresamos por la opcion olvido su clave? Posteriormente se debe ingresar el usuario que se asignó en el sistema Por último el sistema de forma automática, asignara una clave de forma aleatoria. Esta información será enviada por correo donde lo tiene parametrizado. Asunto del mail: Proceso cambio de clave Senor(a) dealertechnologies.net, Login: dealer Password: 6096392 Gracias por usar Natalia Mailing