Manual de instrucciones. SMS Masivos. una nueva forma de comunicación. Plataforma Web auto administrable para el envío masivo de sms

Transcripción

1 SMS Masivos una nueva forma de comunicación Manual de instrucciones Plataforma Web auto administrable para el envío masivo de sms // Instructivo versión

2 » Índice» Condiciones generales...pág. 03» Ingreso al sistema...pág. 04» Grupos de envío...pág. 05» Enviar SMS sin personalización...pág. 10» Enviar SMS con personalización...pág. 14» Bandeja de salida...pág. 15» Bandeja de entrada...pág. 16» Historial...Pág. 17» Horario restringido...pág. 17» Mi cuenta...pág. 18» Cambio de clave...pág. 19» Ayuda...Pág. 19

3 » Condiciones Generales a. Recuerde que el sistema opera con todas las telefónicas que brindan cobertura en la República Argentina. b. El sistema solo permite números que contengan 10 caracteres. c. Para ingresar un número de celular recuerde anteponer el código de área y luego el número del celular sin el 15, por ejemplo para Capital y GBA será: d. Si usted ya cuenta con una base de datos donde el número del celular empieza con 15 puede dejarlo siempre y cuando los números tengan como prefijo el 11. En consecuencia el número quedará así: (se reemplazo el 11 por el 15). e. El sistema no permite la utilización de acentos ni caracteres especiales. Si el sistema encuentra una vocal acentuada la cambiará en forma automática por la misma vocal sin acento. f. El largo del mensaje no puede superar los 160 caracteres. g. El sistema protege a los receptores de mensajes en la franja horaria comprendida entre las 22:00 hs. y las 8:00 hs. Si el envío se realizara en esta banda horaria, el mismo comenzará a enviarse al día siguiente a partir de las 8:00 hs. Si su actividad comercial justifica un cambio en nuestras políticas, veremos la mejor manera de satisfacer sus necesidades. h. En un mismo envío si por error ingresó más de una vez el mismo celular, el sistema solo tomará uno. i. Para evitar envíos duplicados, la plataforma controla que sus contactos no reciban un mensaje exactamente igual a otro en menos de 48 horas. j. Si usted envía un mensaje a contactos, estime que los mismos llegarán en un lapso de 10 minutos. k. Recuerde que el sistema soporta hasta 3 variables (más el número celular) para el envío de mensajes personalizados, por ejemplo: Recuerde Sr. Ricardo Gonzalez que su seguro caduca el 12/10/11 y su próxima cuota es de $ 250. l. Los caracteres permitidos son los siguientes: A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z !? # $ % ( ) * +, -. / : ; m. Recomendamos siempre utilizar el botón [Probar sin enviar]. Esta acción le permitirá, depurar de su lista números fijos, mal escritos y detectar si por error ha ingresado un caracter no permitido. 3

4 » Ingreso al sistema 1. Ingrese a y sobre el margen superior izquierdo de la web haga click en el botón [ACCESO USUARIOS] 2. Ingrese el usuario/clave provisto por SMS Masivos. 3. Usted se encuentra ahora en la pantalla de administración de la plataforma. 4

5 » Menú principal Grupos de envío El sistema le permite crear todos los grupos que necesite para que pueda operar los envíos con mayor rapidez. El procedimiento para crear un grupo es el siguiente: 1. Clic en [Grupos de envío] desde el menú principal.» [Grupos de envío] 2. Clic en botón [Crear grupo]» [Crear grupo] 5

6 3. Ingrese el nombre del grupo, luego los números telefónicos de los celulares que desea contactar y para finalizar clic en el botón [Guardar] como indica la siguiente figura. 1. Nombre del grupo 2. Números Escriba aquí los números de los celulares a contactar 3. Guardar Cuando finalice clic en [Guadar] 4. Observe que más abajo comienzan a listarse los grupos creados. 5. Una vez creados los grupos usted puede operar sobre ellos o editarlos para modificar su contenido, (borrar, agregar y modificar los datos que necesite actualizar). Para editar o abrir un grupo creado solo debe hacer clic sobre el nombre del grupo y a partir de ahí, efectuar las actualizaciones necesarias.» Editar Clic sobre [Nombre del grupo] para editarlo y actualizarlo Recuerde finalizada la modificación hacer clic en el botón [Guardar] Para eliminar un grupo clic en el botón [borrar] 6

7 6. Si desea cargar los números de celulares y otras variables (recuerde que tiene hasta 3), por ejemplo: nombre y apellido, saldo deudor y número de cuota; Deberá separarlos mediante la barra / como se indica a continuación. Esta normalización de carga de datos se realiza para el envío de mensajes personalizados (acción que explicaremos en detalle más adelante) /Agostina Gonzalez/$ 380/ /Agustin Urtiera/$ 1200/ /Matias Guttierrez/$ 430/ /Ana Perez/$ 300/4 En este caso, la secuencia genérica sería: Número de celular / Nombre y apellido / Saldo deudor / Número de cuota. // Le recordamos que esta acción la explicaremos con más detalle. 7. Si usted ya cuenta con una base de datos puede importarla con solo copiar y pegar en el campo destinado para los números telefónicos. Veamos algunos ejemplos de importación de datos: 7a. Desde una planilla de Excel, seleccione por ejemplo las columnas Nombre, Apellido y Número luego copie las celdas haciendo clic derecho [Copiar] o [Edición/Copiar]. 7

8 Ahora pegue los datos copiados en el campo de números telefónicos de nuestra aplicación haciendo clic derecho / [Pegar].» Pegar Clic botón derecho [Pegar] Para finalizar, el sistema organizará en forma automática el listado eliminando información innecesaria, números repetidos, etc., haciendo clic en el botón números de celulares como indica la figura:» [Números celulares] Observe que los datos son ordenados en forma automática de acuerdo a las necesidades internas de la plataforma, separando las distintas variables con una barra y anteponiendo en la primera columna el número de celular de cada contacto. Si cuenta con esta disposición de datos, luego tendrá los grupos ya preparados para realizar envíos personalizados (tema que veremos en el próximo apartado). 8

9 7b. Desde una tabla de Word el procedimiento es el mismo, copie la tabla y péguela en el campo de números telefónicos y siga los pasos descriptos anteriormente. 7c. Si tiene otra aplicación tipo CRM donde guarda los datos personales de sus contactos, generalmente todas cuentan con una opción para exportar la información a formatos estandarizados. 9

10 » Enviar SMS sin personalización Ya esta condiciones de enviar SMS a sus grupos de contacto, a un solo celular o a varios ingresando los números directamente en el campo de correspondiente. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Clic en la opción Enviar SMS del menú principal.» [Enviar SMS] Les informamos que la reunión prevista para el día de hoy a las 19:00 hs. sera...» Mensaje Ingrese el texto del mensaje 2. Ingrese el texto como indica la figura anterior. 3. Configure la Fecha y Hora de envío programado (opcional): 3a. Si desea enviarlo Ahora o sea inmediatamente no debe configurar nada. Deje todo por defecto como indica la siguiente imagen: Les informamos que la reunión prevista para el día de hoy a las 19:00 hs. sera... 10

11 3b. b) Si desea enviarlo en el día de hoy seleccione desde el menú desplegable la opción Hoy y a continuación especifique el horario de envío. Les informamos que la reunión prevista para el día de hoy a las 19:00 hs. sera Fecha de envío Seleccione de la lista la fecha de envío 2. Hora de envío Seleccione de la lista la hora de envío 3c. c) Si desea una fecha específica, márquela indicando también el horario de envío. 11

12 4. Seleccione el/los grupos de envío haciendo clic sobre el enlace [Agregar listado de números] correspondiente a cada grupo como puede ver en la imagen:» Listado de números Clic en [Agregar listado de números] para editar o agregar números de teléfono a las listas» [Limpiar listado] Si por equivocación marco un listado no deseado puede borrar todo el listado haciendo clic en [Limpiar listado]» Listados Puede agregar varios listados en un mismo envío que se irán acumulando Desde la opción números de celulares podrá eliminar los números que se encuentren duplicados» [Números de celulares] Puede eliminar los números que se encuentren duplicados Una vez cargados los números, podrá:»» Conocer con exactitud la cantidad de mensajes que va a enviar dado que el sistema lo expresa numéricamente sobre el botón Probar sin enviar.»» Realizar una prueba de envío sin costo haciendo clic en el botón [Probar sin enviar]. Le sugerimos que cuando realice un envío personalizado (como explicaremos más adelante) haga efectiva esta evaluación para corroborar que las variables utilizadas estén dispuestas de la manera correcta. 12

13 5. Para finalizar haga clic en el botón Enviar y su envío será realizado. 1. [Probar sin enviar] Realice una prueba para verificar la estructura que tendran los mensajes. Este proceso es recomendable para el envío de mensajes personalizados 2. [Enviar] Envía el mensaje a todos sus contactos 13

14 » Enviar SMS con personalización Para realizar un envío de SMS personalizado del tipo: Recuerde Sr. Ricardo Gonzalez que su seguro caduca el y su próxima cuota es de $ 250. Deberá en consecuencia especificar en el sistema las variables en juego. En nuestro ejemplo tenemos: *1* Variable: Nombre y apellido (Ricardo Gonzalez) *2* Variable: Fecha (12/10/09) *3* variable: Monto ($250) Los datos deberán cargarse en el siguiente orden: /Ricardo Gonzalez/ /$ /Roberto Gimenez/ /$ /Mariana Analgala/ /$950 Y el texto del mensaje deberá seguir la siguiente regla: Recuerde Sr *1* que su seguro caduca el *2* y su próxima cuota es de *3* O sea que el sistema reemplazará el *1* por Ricardo Gonzalez, el *2* por , el *3* por $250 y así sucesivamente. Si luego realizamos el testeo del mensaje sin enviar, desde el botón [Probar sin enviar], el sistema nos devuelve: 1. Carga con variables Realice la carga con las diferentes variables 2. [Probar sin enviar] Verifique el texto y la ubicación de las variables 14

15 » Bandeja de salida» [Bandeja de salida] Desde la [Bandeja de salida], se dispone de la siguiente información:» Listado de mensajes pendientes de envío (listos para enviar) Se listan todos los envíos que están cola de salida para enviar Ahora» Listado de mensajes pendientes de envío (con fecha de envío programada) Se listan todos los mensajes pendientes con envíos programados. Si desea eliminar un mensaje programado, tíldelo y clic en el botón [Borrar].» Resumen de mensajes enviados por mes Se listan por fecha los envíos mensuales realizados detallando la cantidad involucrada.» [Descargar excel] Descargue la plantilla en formato excel con todos los detalles del envío Desde la opción [Descargar a excel] a continuación de cada envío podrá bajar el resumen con todos los datos relevantes como número de celulares, cuerpo del mensaje, hora de salida, estado, etc.» Listado de mensajes enviados (últimos 100) Presenta el listado de los últimos 100 mensajes enviados. 15

16 » Bandeja de entrada» [Bandeja de entrada] Es probable que, de acuerdo al contenido del mensaje enviado, los receptores de los mismos le contesten. Desde la [Bandeja de entrada] podrá ver las respuestas recibidas, de que número de celular provienen y también devolver una respuesta desde la opción [Responder]» [Borrar] Elimina el registro» [Responder] Clic sobre el icono» [Historial] Ver el historial» [Agregar a la lista negra] El Botón [Agregar a lista negra] presente en cada mensaje de la bandeja de entrada, permite bloquear uno o más números de personas que no quieran recibir más mensajes de parte del emisor. Este botón no elimina al contacto de la base de datos, sino que lo omitirá para futuros envíos. Si el receptor de un mensaje enviara la palabra BAJA, la lista negra lo reconocerá automáticamente y bloqueará este número para futuros envíos. Desde la opción [Ver historial] el sistema le devolverá los mensajes enviados y recibidos por ese número de celular en particular con el detalle de los textos intercambiados, fecha y hora.» [Ver historial] 16

17 » Historial» [Historial] Esta opción fue detallada en el apartado anterior y nos sirve para visualizar el intercambio de mensajes con un celular en particular. Ingresando el número en cuestión y haciendo clic en el botón [Ver historial] obtenemos el listado del chat de mensajes enviados y recibidos que se ha tenido con ese contacto.» Horario restringido El sistema no permite enviar mensajes en la franja horaria comprendida entre las 22:00 hs. y las 8:00 hs. del día siguiente por cuestiones de protección al receptor del mensaje. Si lo hace, el envío entrará en cola de espera y se enviará al día siguiente a partir del horario mencionado. Si su actividad justifica un cambio en nuestras políticas, veremos la mejor manera de satisfacer sus necesidades. Para que recuerde esta pauta de funcionamiento, el sistema le avisará con una leyenda en la parte superior de la cabecera. 17

18 » Mi Cuenta Dentro de esta opción encontrará los ítems [Mi cuenta] [Facturas] [Adquirir un plan ] [Informar un pago] [Buzón de sugerencias] [Otros servicios] y [Cambiar clave]» [Mi Cuenta]» 01 [Mi cuenta]» 02 [Facturas]» 03 [Adquirir un plan]» 04 [Informar un pago]» 07 [Cambiar clave]» 06 [Otros servicios]» 05 [Buzón de sugerencias] 01. Mi Cuenta Desde la sección [Mi Cuenta] podrá configurar: Un sufijo para que se incluya en cada mensaje (una firma al final de cada SMS). Reenvío de mensajes recibidos a un correo electrónico. Reenvío de los mensajes recibidos a un celular. Configurar una respuesta automática a los mensajes recibidos. 02. Facturas El botón [Facturas] le permitirá obtener el listado, con opción de descarga, de todas las facturas electrónicas emitidas hasta el día de la fecha por SMS Masivos. Podrá consultar el saldo de la cuenta corriente.» [Facturas]» [Mi Cuenta] 18

19 03. Adquirir un plan Desde la sección [Adquirir un plan]: Podrá modificar o dar de alta un nuevo plan. 04. Informar un pago Desde la sección [Informar un pago]: Podrá registrar e informar un pago efectuado. 05. Buzón de sugerencias Desde la sección [Buzón de sugerencias]: Podrá enviar sus consultas y sugerencias al Área Comercial, Administrativa y de Soporte. 06. Otros servicios Desde la sección [Otros servicios]: Encontrará la descripción y presentaciones de todos los servicios que brinda Skillmedia SRL. 07. Cambiar clave Por seguridad le sugerimos que periódicamente cambie su clave. La operatoria es idéntica a otras aplicaciones, o sea, cargar la clave actual, luego la nueva clave dos veces y por último clic en el botón [Cambiar].» [Mi Cuenta]» [Cambiar clave] 1. Clave actual 2. Nueva clave 3. Confirmación de la Nueva clave 4. [Cambiar]» Ayuda Desde esta opción podrá encontrar toda la documentación actualizada en formato de archivo PDF correspondiente a nuestros servicios. 19

20 SMS Masivos una nueva forma de comunicación