Guía para la Elaboración de Proyectos de Equipamiento Académico Esta guía ha sido elaborada en el marco del RM SEIF-D-SUB (Reglamento Marco del Sistema Estatal de Inversión y Financiamiento para el Desarrollo del Sistema de la Universidad Boliviana), el cual contempla dos estudios: El Estudio de Identificación (EI) y el Estudio Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA). El EI es de aplicación obligatoria para todos los proyectos de inversión pública, y se realiza en el primer momento de análisis de la fase de preinversión. En el caso de los proyectos de inversión mayores (monto mayor que un millón de Bolivianos), además del EI será elaborado el estudio TESA. La información necesaria para la elaboración de ambos estudios será obtenida de fuentes primarias, las cuales deben citarse con precisión. La entidad ejecutora es responsable de velar por la calidad de la información. La presentación formal de los proyectos de equipamiento en el Departamento de Planificación Institucional, dependiendo del monto solicitado, deberá contemplar: a) EI + Ficha de identificación del proyecto o b) EI + Estudio TESA + Ficha de identificación del proyecto. Estudio de Identificación (EI) Este estudio define la relación problema - proyecto, a través de un diagnóstico de la situación objetivo, basado en indicadores de necesidades técnicas y sectoriales, y beneficiarios locales, en el marco de los planes nacional, departamental y universitario. Incluye un análisis de las alternativas de solución técnicas, entre las cuales se selecciona la más adecuada desde los puntos de vista técnico, económico, social, ambiental y legal. Todo proyecto de equipamiento académico observará el siguiente contenido: CONTENIDO MÍNIMO 1. Denominación del proyecto 2. Antecedentes 3. Diagnóstico 4. Descripción del problema 5. Descripción de la solución del problema 6. Objetivos 7. Estudio de mercado (si corresponde) 8. Beneficiarios 9. Tamaño 10. Localización geográfica 11. Situación sin proyecto 12. Ingeniería del proyecto 13. Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales 14. El presupuesto del proyecto 15. Ficha ambiental (si corresponde) 16. Evaluación: académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa 17. Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación Página 1
18. Conclusiones del EI 19. Anexos obligatorios: Especificaciones Técnicas y Proformas En lo que sigue, se proporciona algunas pautas para la formulación de este contenido. 1. Denominación (nombre) del proyecto El nombre del proyecto debe expresar tres aspectos esenciales: la acción por efectuar, el objeto o motivo de la acción, y la localización precisa del proyecto. Así, el nombre puede ser definido respondiendo a las siguientes preguntas sobre el proyecto: Qué actividad se realizará? Acción A qué o quiénes va dirigido? Objeto Dónde se desarrollará? Localización Por supuesto, antes de definir el nombre del proyecto, urge el determinar la problemática por solucionar. Entonces, el nombre del proyecto debe comunicar el valor (resultado) que justifica el proyecto, y ser redactado de modo claro y preciso, para entender de qué se trata el proyecto. En suma, el nombre será delimitado y expresado en pocas palabras, reflejando qué se quiere hacer. Ejemplo: Equipamiento para el gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniería Comercial, USFX, Sucre. Acción: Equipamiento Objeto: Gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniería Comercial de la USFX Localización: Sucre 2. Antecedentes Consiste en una breve descripción del origen de la propuesta: qué factores y quiénes intervinieron en su elaboración; y una contextualización general del problema. A partir de ello, se enuncia lo que se pretende alcanzar con el proyecto (el objetivo general a partir del equipamiento). 3. Diagnóstico Página 2
El diagnóstico permite identificar una necesidad, un problema, o una potencialidad. Puede ser elaborado respondiendo a las preguntas: Qué elementos o circunstancias (causas) lo originan? Dónde se origina? Cuáles son sus efectos? Se recomienda la consulta directa con los beneficiarios del proyecto, quienes, por el hecho de padecer el problema conocerán sus características fundamentales. Para caracterizar el problema, pueden tomarse en cuenta elementos referenciales objetivos como: - Evolución del número de estudiantes de la carrera / facultad Indique la cantidad de alumnos de la carrera o la facultad en el período de unos cuatro años, la tasa de crecimiento vegetativo de esta población, y su proyección para el período de unos cinco años. Número de estudiantes por carrera y facultad 2010-2014 Carrera - Facultad / Año 2010 2011 2012 2013 2014 Carrera 1 Carrera 2 Facultad Tasa de crecimiento 2010-2014 Carrera - Facultad / Año 2011 2012 2013 2014 Carrera 1 - Carrera 2 - Facultad - Número* de estudiantes por carrera y facultad 2015-2019 Carrera - Facultad / Año 2015 2016 2017 2018 2019 Carrera 1 Carrera 2 Facultad * Proyectado (P. ej., vía la tasa media del período 2011-2014) - Número de estudiantes y asignaturas Indique la cantidad de estudiantes por cada asignatura involucrada directamente en el problema Asignatu ra P Q Nº Estudiant es - Condiciones de acceso al uso de equipos Página 3
Describa las condiciones de acceso de los estudiantes y docentes al uso de los equipos en la actualidad. - Estado de los equipos Específicamente, en el siguiente formato anote el estado de los equipos existentes. Estado actual Equipo Buen Regu Malo o lar A X B X - Grado de cobertura Indique el porcentaje de alumnos beneficiados por el equipamiento disponible, respecto al total de alumnos que requiere el equipo. (Ejemplo: Una facultad con 200 alumnos, donde tienen acceso a internet sólo 50 alumnos, presentaría una cobertura del 25%.) - Frecuencia de uso Indique la frecuencia de uso semanal del equipo existente. El diagnóstico podría ser complementado con aspectos demográficos, económicos, sociales, institucionales y legales del entorno en que actuará el proyecto. 4. Descripción del problema Primero, incluya una breve, clara y concreta conceptualización del problema, a partir de la relación causa efecto, donde el efecto debe referirse a la situación negativa derivada de la deficiencia o la falta del equipamiento requerido. Ejemplo: La falta de equipos de alta precisión en el laboratorio PQ impide el mejoramiento del Proceso Enseñanza Aprendizaje (PEA) en la Asignatura YZ. Luego, dé una explicación ampliada acerca de los aspectos de dicha definición que considere relevantes en orden a una mejor comprensión del problema planteado. Por ejemplo: describa qué conocimientos, habilidades o capacidades de los estudiantes se ven afectadas por la falta del equipamiento. (Un problema es una discrepancia negativa entre la situación actual y la deseada; y también se describe como un conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de un objetivo, y que requiere de una solución.) 5. Descripción de la solución del problema Primero, indique de manera concreta cómo el proyecto pretende resolver el problema mediante la operación del equipamiento requerido. Página 4
Ejemplo: Se establece técnicamente que la mejor solución para despejar la restricción (reseñada en el problema) sobre el mejoramiento del PEA consiste en el equipamiento del laboratorio PQ con equipos de alta precisión que permitan unas prácticas conducentes a este propósito. Luego, incluya una explicación ampliada acerca de los aspectos que considere relevantes en orden a una mejor comprensión de la solución expresada. 6. Objetivos Los objetivos del proyecto definen el cambio que se persigue y, en consecuencia, los medios para conseguirlo. Se identifican respondiendo a las preguntas: Qué cambio se desea lograr frente al problema? Qué tenemos que hacer? Conviene, entonces, distinguir entre objetivo general y objetivos específicos. Objetivo General Expresa el logro deseado frente al problema como un todo. Esto es, el efecto directo, el cambio que se espera lograr tras la ejecución del proyecto. Define la intención de mejorar la situación de un grupo, en un lugar y un período de tiempo determinados. Ejemplo: Potenciar los conocimientos, las habilidades y las capacidades de los estudiantes de la carrera en el área del Marketing y la Publicidad. (Meta: Anualmente, al menos 100 estudiantes de la carrera de Ing. Comercial manejan equipos audiovisuales potenciando sus conocimientos, habilidades y capacidades.) Objetivos específicos Una vez definido el Objetivo General, ya se pueden formular los Objetivos Específicos, que constituyen los logros concretos que el proyecto se propone, como los medios para alcanzar su Objetivo General. Ejemplo: 1. Disponer del equipamiento audiovisual requerido para el Gabinete de Marketing y Publicidad. 2. Disponer de un reglamento para el uso del equipo solicitado. 7. Estudio de mercado (si corresponde) Incluye un breve análisis de la oferta y la demanda del bien o el servicio que pretende generar el proyecto. El análisis de la demanda describe y cuantifica el grupo de personas que requieren de la realización del proyecto, y que serán sus beneficiarios directos. Esta población debe proyectarse para un Página 5
número de años, considerando su tasa de crecimiento, y tomando como base el total de la población. El análisis de la oferta determina la capacidad para brindar los servicios deseados, la actual y la proyectada. Comprende: Un diagnóstico de la situación de la oferta de servicios actual La identificación de los recursos físicos y humanos disponibles Los estándares de uso de los recursos físicos y humanos La determinación de la oferta optimizada, y su proyección. Luego, un balance oferta-demanda determina la brecha entre el tamaño de la demanda y el de la oferta optimizada, es decir en qué medida la demanda de un bien o servicio está siendo satisfecha por la oferta. (Lo esencial del contenido anterior, para visualizar la demanda insatisfecha que justifica el proyecto, se encuentra implícita en el diagnóstico.) 8. Beneficiarios Aquí se especifican quiénes 2, y cómo, se beneficiarán de los resultados del proyecto. Describa los grupos destinatarios y los beneficiarios finales, sus necesidades y restricciones, y cómo la propuesta las abordará. 2 Son beneficiarios del proyecto las personas (naturales o jurídicas) que obtendrán un beneficio directo del proyecto. Más aún: Puede distinguirse entre Grupos destinatarios, que son grupos / entidades que se beneficiarán directamente de la acción en el nivel previsto, y Beneficiarios finales aquellos que se beneficiarán de la acción a largo plazo en el nivel de la sociedad o el sector en su conjunto. 9. Definición de la situación Sin Proyecto (situación base optimizada) Establece lo que pasaría en el caso de no ejecutarse el proyecto; esto es, la situación que resultaría del mejor uso posible de los recursos disponibles, sin que se ejecute el proyecto. Este escenario es de mucha utilidad ya que sirve como un parámetro para determinar el aporte neto del proyecto. 10.Tamaño El tamaño puede ser expresado por el número de equipos por implementar, por la capacidad de servicio de éstos en la unidad de tiempo, y por el número de personas por beneficiar, tanto en el presente como en el futuro (por ejemplo, sobre una base anual). 11.Localización geográfica Es importante también definir el área o espacio donde se ubicará el proyecto. Esta localización debe hacerse en un doble nivel: Macrolocalización y microlocalización. Macrolocalización Departamento: Página 6
Provincia: Municipio: Ciudad o localidad: Microlocalización Lugar específico donde se ubicará el equipamiento: la facultad / carrera. 12.Ingeniería del Proyecto Plantea las alternativas de solución técnicas, y entre ellas selecciona la más adecuada desde los puntos de vista técnico, académico, económico, social, ambiental y legal, y sobre ella se identifican y estiman los beneficios y los costos (de Inversión) del proyecto. 13.Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales Las especificaciones técnicas definen las normas, las exigencias y los procedimientos que serán aplicados en los trabajos de fabricación y/o la provisión de los equipos. En los términos de referencia, vale la pena incluir una breve descripción de lo que se requiere, el por qué y el para qué. Se recomienda disponer de las especificaciones técnicas in extenso, en la parte de Anexos del documento de proyecto, junto con las respectivas proformas. Aquí se mantendrá tan sólo un compacto acerca del equipo solicitado, según el siguiente formato. Compacto de especificaciones técnicas, duración y justificación del equipo requerido en el proyecto Equipo A Detalle Especificaciones técnicas Vida útil Por que y para qué es requerido Equipo B Las especificaciones administrativas incluyen una descripción de la estructura organizativa necesaria para la ejecución del proyecto. Las especificaciones operacionales abarcan lo siguiente: a) La definición de las actividades, por cada objetivo específico, requeridas para ejecutar el proyecto. Se deben pensar y organizar las actividades (tareas sustantivas que deben realizarse) para generar los resultados previstos (productos). Ellas son establecidas para cada componente (objetivo específico). Para formular precisamente cada actividad, cabe preguntarse: En qué consiste? Cuándo? (Quién la ejecutará) Dónde se hará? (Acción) (Plazo: Tiempo de Inicio y Tiempo de Término) (Responsable) (Lugar) Esta información se compacta convenientemente en el cuadro del Plan de ejecución Cronograma, según el siguiente formato, donde se especifican las actividades, su duración, responsable, secuencia y programación cronológica. (Por razones prácticas, suelen omitirse Página 7
las columnas de la Fecha : Inicio y Término.) Plan de Ejecución del Proyecto - Cronograma Objetivo Específico / Actividad Mes Duración Fecha Responsable (según la duración del proyecto) actividad (días) Inicio Término 1 2 3 4 5... Objetivo Específico 1 1.1. 1.2. 1.3. Objetivo Específico 2 2.1. 2.2. 2.3. Algunas actividades típicas en los proyectos de equipamiento: - Elaboración de los Términos de Referencia - Licitación de los equipos - Adquisición - Inventario - Instalación - Capacitación en el manejo - Elaboración del reglamento de uso del equipo b) El balance de los recursos necesarios para cada actividad, con una estimación de los flujos financieros implícitos. c) El análisis de las posibles dificultades durante la ejecución del proyecto (como el transporte de los equipos, las posibles variaciones en los precios, y otros imprevistos). d) El recurso humano mínimo requerido para la ejecución del proyecto. 14.El presupuesto del proyecto El presupuesto de costos del proyecto se elabora con base en la información del punto anterior. Esta información se presentará en el siguiente formato, con la descripción de cada ítem de acuerdo con el clasificador presupuestario del Ministerio de Hacienda, e indicando la cantidad requerida, la unidad y el precio unitario, así como la fuente del financiamiento del monto demandado: Aporte propio (Unidad proponente); Recursos solicitados a la Universidad (Recursos Propios de la Administración Central, como FANCESA; e IDH); y Otras fuentes (Municipio, ONG, etc.). Presupuesto Consolidado del Proyecto (En Bolivianos) Partida Detalle Cantidad Unidad Precio Unitario Total Fuente de financiamiento Aporte Solicitado a la Otra Página 8
Propio Universidad... Total Presupuesto Porcentaje En los ítem cuyo importe no se deduce en el formato directamente, el presupuesto se explicitará mediante las memorias de cálculo. (Los montos del presupuesto se expresan siempre en bolivianos.) 15.Ficha ambiental En este punto es preciso sustentar, cuando es pertinente, que el proyecto no representa ningún daño para el medio ambiente. En cambio, si se prevé alguna afectación a éste, sea en la ejecución del proyecto o en la operación, se incluirá una relación acerca de las medidas de mitigación pertinentes previstas. 16.Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa Evaluación Académica. Analiza y pondera los siguientes aspectos del proyecto: - Pertinencia. Alcance del proyecto para dar respuesta a las necesidades reales de los grupos / sujetos involucrados, sustentada en la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades / intereses identificados en éste. - Impacto académico. Alcance del proyecto para cualificar e integrar los procesos esenciales (formación, investigación e interacción con la comunidad). - Efectividad. La capacidad operativa, tanto administrativa como académica, para lograr el efecto esperado de la ejecución. - Eficiencia. La capacidad para producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles, lo que depende del modo en que se han organizado y asignado los recursos disponibles para implementar la propuesta. Evaluación Socioeconómica: Compara los beneficios y los costos atribuibles al proyecto desde el punto de vista de la sociedad en su conjunto (aporte neto al bienestar de ésta), con el objeto de emitir un juicio sobre la conveniencia de ejecutarlo. Sostenibilidad Operativa: Explica de qué manera la Unidad garantizará la operación del proyecto. (Refuerza el punto un plan de Acceso y Uso para el equipamiento en la fase de operación del proyecto). Página 9
17.Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa Cuando se evalúa un proyecto de inversión, es complicado tratar de determinar qué puede ocurrir en el futuro, y cómo se comportarán las distintas variables que forman parte de él. De ahí la necesidad de construir diferentes escenarios (situaciones), que podrían presentarse durante la ejecución del proyecto y se relacionan con factores de orden económico, político, social, ambiental y legal que afectarían la evolución del proyecto poniéndolo en riesgo. Este análisis permitirá una visión aproximada de lo que podría ocurrir, para tratar de implementar algunas soluciones establecidas con anterioridad; recuérdese que se habla de variables, algunas fuera del control del proyecto. 18.Conclusiones del Estudio de Identificación Se anotarán las conclusiones principales que permitan recomendar una de entre las siguientes decisiones: - Abandonar el proyecto - Postergar el estudio o la ejecución del proyecto - Reformular el proyecto - Aprobar el proyecto Estudio Integral Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA) Cuando el proyecto es categorizado como mayor, en complejidad y presupuesto, el Estudio TESA procurará reducir el margen de incertidumbre una vez que el EI recomendara profundizar el análisis del proyecto. El Estudio TESA debe concentrarse en profundizar la alternativa seleccionada en el EI como la más conveniente. En el Estudio TESA, sobre el contenido del EI se enfatizarán o añadirán los siguientes aspectos: 1) Análisis técnico de la ingeniería del proyecto, que permita determinar los costos de Inversión y los costos de operación del proyecto, incluyendo: Estudio detallado de la alternativa seleccionada (Ingeniería básica y diseño de estructuras), si corresponde. Diseño de las obras auxiliares y complementarias (si corresponde.) Cómputos métricos (si corresponde.) Precios unitarios. Presupuesto de ingeniería (si corresponde.) Costos de mantenimiento. Programa de ejecución Elaboración de especificaciones técnicas, administrativas y operacionales 2) La Organización para la implementación del proyecto: tipo de Organización, su estructura orgánica - funcional, el manual de funciones y el manual de procesos y procedimientos. (Si corresponde.) Página 10
3) El Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental (EEIA), cuyo alcance está definido en la Ley 1333 y su Reglamento de Prevención y Control Ambiental (RPCA), según la categorización ambiental del proyecto obtenida en la etapa anterior. (Si corresponde.) 4) Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa 5) Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa 6) Las conclusiones del TESA, recomendando una de entre las siguientes decisiones: a) Abandonar el proyecto. b) Postergar la ejecución del proyecto. c) Reformular el proyecto. d) Pasar el proyecto a la fase de Inversión para su ejecución Página 11