Tour Manager 3i, visión general Agosto 2004 Dat Software Consultants, división de productos. Agosto 2004.
Contenido Que es Tour Manager 3i?... 3 Servicios de Autobuses (Traslados)... 6 Excursiones y Tours... 7 Grupos Especiales... 8 Servicio al Cliente... 9 Módulo de Administración... 10 Módulo de Caja... 11 Administración del Sistema... 12 Metodología de Implementación... 12 Tecnología... 13 Requerimientos Mínimos... 13 Donde obtengo más Información... 14
Que es Tour Manager 3i? Tour Manager v3i es un software de gestión de servicios para Tour Operadores que facilita las actividades en las áreas operativas de la empresa. Ahora en su versión 3i Tour Manager incorpora la facilidad de acceso y disponibilidad que ofrece el Internet y amplía sus funciones a través de sus nuevos módulos. Las empresas de turismo receptivo encuentran en este software una poderosa herramienta de trabajo para la administración de servicios como: Servicios de Autobuses (Traslados), Excursiones y Tours, Grupos Especiales y Servicio al Cliente. Tour Manager v3i ofrece información financiera sobre costos de operación, cuentas por pagar a suplidores, liquidaciones de ventas, etc. Esta información puede ser verificada en línea a través de nuestro software financiero SIAL. En caso de que este software no sea implementado en el cliente, Tour Manager v3i posee facilidades de integración a otro software de contabilidad que se use en la empresa si este permite alguna de las formas de integración conocidas. Tour Manager v3i es un sistema integrado que puede ser ajustado a las necesidades del cliente ya que el mismo no es un software empaquetado que no permite modificaciones de ningún tipo. Al adquirir licencias de este software, el cliente recibe por un tiempo determinado los servicios de consultores especializados para la realización del proyecto de implementación del sistema. Durante este tiempo, el cliente tiene el
derecho de solicitar cambios o nuevos ajustes al sistema además de recibir los entrenamientos de uso del mismo. Esquema Modular Tour Manager v3i. La figura F.01 muestra la estructura de módulos que posee Tour Manager 3i. Existen otros módulos diseñados para servir de soporte al software para las tareas de administración del sistema como son: Administración de usuarios, seguridad, configuraciones entre otras. F.01 Estructura módular Tour Manager 3i
La figura F.02 muestra en forma descriptiva las funciones principales que pueden ser realizadas en cada módulo. Nombre Módulo Descripción General Funciones Principales Servicio al Gestiona el servicio al cliente Registro de reservaciones de pax, reportes de Cliente en todas las áreas, llegadas y salidsas de pax, administración de reservaciones, transporte, excursiones, etc. vuelos, servicio al cliente en aeropuertos, asignación de staff en hoteles y aeropuertos, registro de incidentes por cliente, registro de incidentes por vuelo (retrazos, cancelaciones, etc. ), administración de encuestas de satisfacción Traslados Excursiones Tours Grupos Especiales Administración Módulo de Caja y Administración de servicios de transporte. Gestiona los servicios de excursiones. Gestiona el servicio de grupos especiales corporativos, para convenciones, etc. Manejo de costos y gastos relacionados a la operación, generación de informes de producción por excursión, integración con sistemas contables Administración de ingresos por venta. Manejo de solicitudes de servicios de transporte, control de ordenes de servicio por suplidor, reporte de pick-up por hotel o aeropuerto. Registro de venta de tickets de excursiones, cálculo de comisiones de ventas, reporte de pick-up de excursions, reportes de ventas de excursiones Control de propuestas de servicio, cotización y venta de servicios de grupos, administración del programa de actividades, control de solicitudes de servicios, base de datos de clientes y contactos, base de datos de productos y servicios por suplidor. Registro de costos por servicio de autobús, Registro de costos de operación en excursiones manejadas por la empresa, generación de cuentas por pagar a suplidores, informes ingresos y costos por excursión, administración de tasas de cambio por moneda Liquidaciones de ventas de excursiones por vendedor, registro de ingresos a caja, generación de asientos contables hacia contabilidad, reportes de ingresos recibidos. Módulo General Parametrización general Definición de compañias y oficinas, definición de parámetros generales, catalogo de servicios, maestro de clientes, definición de formulas de cálculo de precios de servicios Administración del Sistema Administración recursos del sistema F.02 Estructura módular Tour Manager v3i Administración de usuarios, definición de perfiles de usuario, administración de seguridad, control de accesos
Servicios de Autobuses (Traslados) El módulo de Servicios de Traslados esta diseñado para la administración de servicios de transporte o transfers de pasajeros (pax) registrados en el sistema de servicio al cliente. Con opciones para generar ordenes de transporte colectivas o individuales y permitirle al usuario ajustar las ordenes después de registradas este módulo representa una versátil herramienta para el departamento de transportación. Algunas características son: Definición de tarifas de pago por servicio a suplidores. Permite definir tarifas de pago a suplidores de transporte basadas en formulas de cálculo creadas por el usuario. Catálogo de Medios de Transporte. Permite definir un catálogo con los diferentes medios de transporte que utiliza la empresa para el servicio de traslados. Solicitudes de Servicios. Permite registrar las solicitudes de transporte por tipo de traslado. Las solicitudes pueden ser generadas desde el módulo de servicio al cliente para servicios compartidos o individuales. Ordenes de Transporte. Permite registrar las ordenes de transporte por suplidor con definición de rutas y costos. Las ordenes de transporte son emitidas con status Pendiente permitiendo ajustes hasta el momento de la confirmación del servicio como realizado. Reporte de Pasajeros. Este módulo cuenta con una gran variedad de reportes de pasajeros transportados y pendientes de servicio. Entre estos se encuentran reportes de llegadas y saludas de pasajeros desde y hasta los distintos puntos de enlace como hoteles y aeropuertos.
Registro de No Show y Go Show. Permite registrar la información de pasajeros ausentes al servicio de traslado y pasajeros no programados para servicio de traslado. Excursiones y Tours Este módulo permite administrar y gestionar los servicios de excursiones. Con opciones para definir diferentes esquemas de ventas, pago de comisiones y con la estructura necesaria para brindar la información administrativa y contable, el módulo de Excursiones esta listo para manejar esta importante área del Tour Operador. Algunas características son: Control de cuponeras de tickets de ventas. Permite el registro y posterior asignación de cuponeras de tickets de ventas para fines de control y auditoria de cada ticket registrado por el vendedor apoderado de la cuponera. Registro de Reservaciones. Permite el registro de reservaciones de excursiones. La reservación acepta capturar el pago en una moneda diferente a la utilizada para vender la excursión. Cálculo de comisiones. Las comisiones por venta son definidas a través de formulas de cálculo creadas por el usuario. El módulo permite manejar montos de comisión para vendedores y para agencias (clientes) o tour operadores mayoristas. Reportes de Apoyo. Este módulo cuenta con una gran variedad de reportes de ventas, informes estadísticos y de disponibilidad por
excursión. Estos pueden ser generados hacia diferentes destinos incluyendo excel, archivos planos, e-mail, formatos PDF, HTML y XML. Administración de Tipos de Tickets. Le permite al usuario definir diferentes tipos de tickets para controlar diferentes tipos de reservaciones como por ejemplo tickets de promoción, tickets de ventas, tickets de incentivos a vendedores, etc. Grupos Especiales El módulo de grupos especiales esta orientado a la gestión de servicios de grupos corporativos o para convenciones. Este permite la comercialización de paquetes de servicios para grupos como son servicios de traslados, excursiones, cenas en restaurantes, fiestas temáticas, etc. Las características generales son: Propuestas de Servicios. Permite administrar las propuestas de servicios de grupos emitidas por la empresa para llevar el control de las que son aprobadas o rechazadas. Cotizaciones. Permite manejar cotizaciones de ventas de servicios a grupos especiales incluyendo información de contratos de servicios y dejando todo listo para la facturación. Facturación de Servicios de Grupos. Permite capturar el documento de venta o Billing con el detalle de los servicios ofertados al cliente representante del grupo especial. Este proceso genera en forma automática el programa de actividades del grupo para que este pueda ser administrado día por día durante la estadía del grupo en el área.
Base de Datos de Clientes. Permite capturar la información de clientes y prospectos con detalle de contactos para que el equipo de vendedores pueda contar con información detallada al momento de trabajar esta línea de negocios. Catálogo de Productos y Servicios. Es una base de datos donde se pueden registrar los diferentes productos y servicios para el departamento de grupos, esta incluye información de precios, suplidores y detalles informativos del producto. Servicio al Cliente Este módulo esta diseñado para manejar el servicio al cliente en todas las áreas de la empresa, su estructura permite registrar casos individuales relacionados con clientes y también casos fortuitos que afectan al cliente como bumpings, retrazos en vuelos, problemas de transporte etc. Este módulo cuenta con opciones que le permiten al usuario medir la satisfacción de los clientes a través de encuestas definibles por el usuario. Una vez que el cliente es registrado con su número de reserva o booking, el módulo puede capturar en un solo informe generar todo lo relacionado al cliente durante su estadía, incluyendo su información de vuelos, los traslados otorgados, las excursiones visitadas, las quejas presentadas, etc. Algunas características son: Reservaciones de Pax. Permite registrar las reservaciones de pasajeros enviados por agencias (clientes) para recibir servicios de traslados, excursiones o grupos. Este módulo permite cargar archivos de
reservaciones evitando así la digitación de las mismas y cuenta con opciones para generar solicitudes de transporte en forma automática. Administración de Vuelos. Permite manejar la información de itinerarios de vuelos y registrar cambios en los mismos. Al registrar cambios como retrasos, este módulo crea automáticamente un reporte de vuelo retrazado a cada pasajero del vuelo actualizando así su expediente. Asignación de Staff a áreas de Trabajo. Permite la asignación por período del personal que trabajará en las diferentes áreas y funciones como los representantes en los hoteles, el staff del aeropuerto, etc. Encuestas de Satisfacción. Permite al usuario diseñar encuestas para medir la satisfacción de los clientes en los diferentes servicios como son las excursiones, servicios de grupos, transportación, etc. Registro de Casos de Clientes. Permite registrar y dar seguimiento de los casos relacionados con clientes como quejas en el servicio, casos de maletas perdidas, etc. Administración Este módulo se utiliza como apoyo administrativo, en él se manejan las informaciones de carácter gerencial como son los registros de costos y gastos de la operación. Algunas características son: Definición de tasas de cambio por compañía. Registro de Costos por servicio de transporte. Registro de costos por excursión interna (Excursiones de la Empresa) Reporte de Cuentas por Pagar a Suplidores.
Registro de Ventas (billings) por servicios Resumen de ingresos, costos y gastos por excursión Resumen de ingresos, costos y gastos por grupo especial. Resumen de ingresos, costos y gastos por servicios de transporte entre fechas. Módulo de Caja Este módulo esta diseñado para el control de registros de ingresos y egresos de efectivo por concepto de servicios de transporte y excursiones. Este permite la realización de liquidaciones de ventas a vendedores de excursiones y en envío de asientos contable al sistema de contabilidad si existe una integración definida. Algunas características son: Liquidación de ventas de Excursiones. Entrada de efectivo a Caja. Asiento Contable Automático. Informe de Diario de Caja Módulo General Este módulo esta diseñado para ser el soporte de información de todos los demás módulos. Este permite la definición de parámetros generales que son utilizados por otros módulos como por ejemplo códigos de compañías, oficinas, clientes, suplidores, Información del Staff, Cuentas Contables, zonas operacionales, zonas hoteleras, hoteles, puntos de enlace, etc.
Administración del Sistema Este es un módulo especial diseñado para la administración interna del sistema. El objetivo principal del mismo es permitirle al usuario administrar los recursos del Tour Manager sin la intervención de un personal técnico. Algunas de las actividades del módulo son: Administración de usuarios. Permite crear y modificar los usuarios que utilizarán el sistema. Definición de Perfiles de Usuarios. Permite definir perfiles de usuario de acuerdo al nivel que este tendrá en el sistema, es decir, le permite a la empresa configurar la jerarquía de usuarios a ser aplicada en el sistema. Administración de Seguridad. Permite la definición de esquemas de seguridad para usuarios. Estos esquemas permiten aplicar leyes y acceso a escritura, lectura y borrado de datos en el sistema. Acceso al Sistema. Permite definir el acceso a las opciones de menú y pantallas del sistema. Metodología de Implementación El proceso de implementación de este software esta basado en la ejecución de un proyecto de implementación de sistemas. Al no tratarse de un software de los denominados empaquetados, Tour Manager 3i debe ser implementado de acuerdo a las especificaciones que desea el cliente, por esta razón, al adquirir licencias de uso del producto DAT Software Consultants le provee al cliente por un tiempo determinado los servicios de consultores capacitados que realizan junto al personal de la empresa el proyecto de implementación del sistema.
Tecnología Tour Manager 3i esta diseñado en una de las más respetadas tecnologías de software; Oracle. En su nueva versión 3i, el software es 100% web base, es decir, que corre a través del explorador para Internet. La plataforma de esta versión es Microsoft Windows 2000/2003 server. La base de datos Oracle utilizada por Tour Manager es considerada la más confiable y la preferida entre las empresas más grandes del mundo. Con esta base de datos, la información de la empresa esta segura y con un alto nivel de disponibilidad. Datos Técnicos. Oracle Database Server for Windows 2000/2003 Oracle Developer Suite 9i for Windows xp/2000/2003 Oracle Application Server 9i for Windows 2000/2003 Html Java Xml Requerimientos Mínimos Para implementar Tour Manager 3i el cliente necesita poseer una estructura computacional con las siguientes características: Red Lan de cableado estructurado o inalámbrica.
Servidor De Windows 2000/ 2003 server standard o mayor con 512MB en memoria RAM mínimo, recomendable al menos 1GB, 30 GB de espacio en disco, preferiblemente en más de un disco físico. Base de datos Oracle 9i release 2 o mayor. Oracle Application Server Enterprise Edition 9i Donde Obtengo Más Información? Para información adicional sobre este producto y otros relacionados como software de finanzas y flotilla de vehículos diríjase a: Web-site http://www.dat-software.com O en los teléfonos 1+ (809) 563-2323 Fax 1+(809) 567-3318