UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DISEÑO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A. Autor: Guillermo A. Peñaranda G. Barquisimeto, Febrero 2010 i
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA DISEÑO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A. Trabajo presentado como requisito para optar Al Grado de Licenciado en Contaduría Publica Autor: Guillermo A. Peñaranda G. Tutor: Ivonne Sanchez Barquisimeto, Febrero 2010 ii
DISEÑO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A. Autor: Guillermo A. Peñaranda G. Trabajo de Grado Aprobado Jurado 1 Jurado 2 Tutor Jurado 3 Barquisimeto, de de 2010 iii
AGRADECIMIENTOS Expreso mi más sincero agradecimiento a la Profesora Yvonne Sánchez, quien ha sido de gran apoyo, al servirme de guía como mi tutor académico durante el proceso de elaboración del presente trabajo de grado; agradeciendo sus consejos y colaboración siempre que me fue necesario. Gracias Profesora. iv
INDICE GENERAL p-p AGRADECIMIENTOS LISTA DE CUADROS LISTA DE GRAFICOS RESUMEN iv vii viii ix INTRODUCCION 1 CAPITULO I. EL PROBLEMA Planteamiento 3 Objetivos 6 Justificación e importancia 7 Alcance y Limitaciones 8 CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes 10 Bases Teóricas 13 Sistema de Variables 31 Operacionalización de las variables 33 CAPITULO III. MARCO METODOLOGICO Naturaleza de la Investigación 34 Población o Universo 35 Muestra 35 Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos. 36 v
CAPITULO IV ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS Análisis Cualitativo y Cuantitativo 37 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones 54 Recomendaciones 55 CAPITULO VI Presentación de la Propuesta 56 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 92 ANEXOS A Instrumento 94 B Técnica 97 vi
Cuadro LISTA DE CUADROS p-p 1 Orden Normativo 37 2 Efectividad de la comunicación entre los gerentes y subalternos 38 3 Nivel de comunicación 39 4 División del trabajo dentro de la organización 41 5 Misión de la empresa 42 6 Visión de la empresa 43 7 Desempeño de la empresa 44 8 Metas de la empresa 45 9 Conocimiento de manuales de organización 47 10 Reconocimiento de unidades orgánicas 48 11 Relación entre las unidades orgánicas 49 12 Necesidad de diseño organizacional 51 vii
Cuadro LISTA DE GRAFICOS p-p 1 Orden Normativo 37 2 Comunicación 38 3 Nivel de comunicación 40 4 División del trabajo dentro de la organización 41 5 Misión 42 6 Visión 43 7 Desempeño de la empresa 45 8 Metas de la empresa 46 9 Conocimiento de manuales de organización 47 10 Identificación de unidades orgánicas 49 11 Relación entre las unidades orgánicas 50 12 Diseño Organizacional 51 viii
UNIVERSIDAD CENTOCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA DISEÑO DE UNA MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET Autor: Guillermo A. Peñaranda G. Tutor: Ivonne Sanchez RESUMEN El objetivo del presente estudio de naturaleza descriptiva con diseño de campo, centra su atención en plantear un manual de organización, para la empresa Química Veterinaria Quimvet C.A. la cual esta integrada por 15 personas. La información se obtuvo a través de un cuestionario aplicado al personal que labora en la referida empresa. El análisis e interpretación de los resultados permitió determinar la situación que se vivé dentro de la organización la cual esta caracterizada por la carencia de un orden normativo, comunicación deficiente, desconocimiento de los pilares fundamentales como lo son la misión y la visión, división del trabajo inapropiada y general un estado de desorganización producto de no tener una estructura orgánica formalizada; razón por la cual se recomienda el diseño de una manual de organización que permita definir las funciones y tareas de todas las áreas de la empresa, así como del personal que la integra a fin de establecer el orden requerido para el desarrollo de los planes de la organización. ix
INTRODUCCION El ser humano siempre ha buscado la manera de sobrellevar los problemas que se le presentan, ahora bien dichas dificultades no son exclusivas de un solo individuo sino de varios o muchos tipos diferentes de personas, es decir, de un grupo o sector determinado de la sociedad los cuales deben buscar como salir adelante, desde ese momento nacen las organizaciones como la forma en que el individuo actuando en sociedad busca dar respuesta a sus necesidades, hoy en día el crecimiento desbordante de la tecnología ha hecho que las organizaciones en general se diversifiquen para afrontar la complejidad de situaciones que surgen todos los días. De lo anteriormente mencionado se infiere que las organizaciones son establecidas por las personas para lograr metas colectivas con la cual buscan cubrir una determinada necesidad; por lo tanto es imprescindible que las mismas sean adecuadamente diseñadas para enfrentar contingencias, lograr ventajas competitivas, administrar eficientemente la diversidad y aumentar su eficacia y capacidad para innovar. En este orden de ideas se desprende entonces que para una empresa alcanzar el éxito deseado en cualquiera que se a su rama de negocios es vital que está se encuentre correctamente estructurada para así poder realizar sus actividades, funciones y deberes coordinadamente permitiendo utilizar los recursos de la manera apropiada para que se traduzca en logro de las metas establecidas. Por lo tanto lo tanto se hace necesario decir que la estructura orgánica de una empresa se pone de manifiesto por medio de un manual el cual indica las actividades realizadas por los que integran la organización, describiendo al mismo tiempo los diferentes niveles jerárquicos, los objetivos y los niveles de autoridad y responsabilidad de todos los cargos.
El objetivo que persigue la presente investigación es el diseño de una manual de organización para la empresa Química Veterinaria Quimvet C.A. El siguiente trabajo de grado consta de seis capítulos organizados de la siguiente manera: Capitulo I, El Problema, presenta el planteamiento del mismo, los objetivos de la investigación, la justificación, alcance y limitaciones. Capitulo II, Marco Teórico, comprende los antecedentes de la investigación las bases teóricas y la operacionalización de la variable. Capitulo III, Marco Metodológico esta integrado por la naturaleza de la investigación, población y muestra y técnica de recolección de datos. Capitulo IV, Análisis e Interpretación de los Resultados. Capitulo V, Conclusiones y Recomendaciones. Capitulo VI, Se presenta el diseño de un Manual de Organización para la empresa Química Veterinaria Quimvet C.A. 2
CAPITULO I Planteamiento del Problema Existen ciertas medidas implementadas por la mayoría de las empresas para realizar una de las actividades básicas del proceso administrativo como es el control, en su búsqueda de eliminar barreras en el desempeño del personal que integra la organización, por lo cual es necesario enfatizar la importancia que tiene dentro de esta actividad contar con una estructura organizacional para el establecimiento del conjunto de tareas y relaciones de autoridad, de manera tal que los que conforman la empresa trabajen coordinadamente para alcanzar los objetivos que se ha propuesto la organización. Al respecto Jones Gareth (2008) indica: La estructura organizacional es el sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que controla como las personas coordinan sus acciones y utilizan los recursos para lograr las metas de la organización. El principal propósito de la estructura organizacional es de control: Controlar la manera en que las personas coordinan sus acciones para lograr sus objetivos organizacionales y controlar los medios que se utilizan para motivar a las personas para que logren esos objetivos. (p.7) De lo antes expuesto, todo tipo de organización debe poseer una estructura adecuada que facilite tanto la realización de funciones como el cumplimiento de responsabilidades, por tal motivo es fundamental la creación de unidades orgánicas por medio de las cuales se ayude a resolver problemas referentes a coordinación y motivación dentro de la empresa y que pueden surgir por una gran cantidad de razones ambientales, tecnológicas y humanas. 3
Es primordial que toda estructura organizativa se conciba tomando en cuenta a las personas y su relación entre ellas así como el entorno que la rodea, puesto que las organizaciones como tal son instrumentos utilizados por la sociedad para dar respuesta a una necesidad común. Al respecto Chiavenato (2004) indica: La organización es un sistema de cooperación que se fundamenta en la racionalidad. Es un sistema social basado en la cooperación entre personas y existe cuando se presenta tres condiciones conjuntas: la interacción entre dos o más personas, el deseo de cooperar o la disposición para ello y el propósito de alcanzar un objetivo común. Las organizaciones son creadas para conseguir el esfuerzo simultáneo de varias personas y así poder alcanzar objetivos que, de lo contrario, ninguna de las partes trabajando individualmente estaría en condiciones de alcanzar. (p.29) Según esto, vale decir entonces que el establecimiento de una estructura organizacional obedece a la necesidad por parte de la organización de crear un orden normativo, niveles jerárquicos y líneas de comunicación que le sirvan a esta para alcanzar objetivos que han sido propuestos, obligándose a seleccionar a su personal de acuerdo a ciertos requisitos en donde cada uno de sus integrantes lleve a cabo sus labores pensando como un colectivo y nunca por la búsqueda de un beneficio particular para lo cual llevaran acabo actividades dentro de esta y tomaran las decisiones correspondientes. Al respecto Hall Richard H. (1996) indica: Las estructuras organizacionales sirven a tres funciones. Antes que todo. Las estructuras tienen la intención de elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales. En segundo lugar, las estructuras se diseñan para minimizar, o por lo menos regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organización. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones y no viceversa. Por último las estructuras son el 4
ambiente donde se ejercita el poder, donde se toman decisiones y donde se desarrollan las actividades de las organizaciones. (p.53) Dubrin Andrew J. (2003) coincide al indicar: La estructura organizacional es la forma en que las personas y las tareas se disponen para alcanzar metas organizacionales. Por lo general la estructura se indica en el organigrama, junto con la especificación de quien se reporta con quien. El diseño organizacional es el proceso de crear una estructura que se ajuste mejor a un propósito, estrategia y ambiente. (p.256) Tomando como base lo expuesto anteriormente, es necesario que toda empresa desde el inicio de sus operaciones tenga claro como esta estructurada la organización y que esta sea fácilmente observable para todos los que la integran, de forma que se manifieste la existencia de un orden que haga posible la adecuada colocación de sus integrantes y de sus correspondientes tareas y responsabilidades, para lograr la meta planteada por esta y con lo cual se deberá tomar en cuenta la estrategia ha utilizar y el entorno en donde esta se desenvolverá. Química Veterinaria Quimvet C.A., es una empresa establecida en el mercado nacional desde hace tres años aproximadamente, se encuentra ubicada en Cabudare Edo. Lara, se dedica a realizar actividades de compra, venta y distribución al mayor de medicamentos y productos de uso veterinario. En la actualidad la mencionada empresa se encuentra en un proceso de expansión de sus operaciones lo que trae consigo la realización de mas actividades y por ende requiere de una mayor cantidad de personal capacitado para realizar las distintas funciones, sin embargo la empresa no tiene establecida una estructura orgánica y funcional formal, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la empresa, presumiendo que ha traído como consecuencia la 5
presencia de factores que atentan contra la productividad de la organización tales como: inadecuada distribución de actividades, al no contar con una estructura organizativa el personal en ocasiones presenta dificultad para precisar quien realizara una determinada actividad, la mayoría de los cargos no poseen las funciones y tareas que le corresponden, así como al carecer de Manual de Organización se evidenciaría una desorganización administrativa con respecto a las tareas y funciones, originando que exista duplicidad de funciones, evasión de responsabilidades e improductividad en el trabajo. Por lo referido anteriormente, se establece entonces que el motivo de la presente investigación está dirigida a la realización de una manual de organización que permita normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Objetivo General Proponer un manual de organización dentro de la empresa Quimica Veterinaria Quimvet C.A., que permita servir de instrumento de apoyo para el desarrollo de sus actividades. Objetivos Específicos 6
(a) Identificar la estructura formal existente de la empresa estableciendo los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. (b) Describir las actividades de las unidades organizativas de la empresa Quimica Veterinaria Quimvet C.A., definiendo los objetivos y funciones de cada cargo y de las unidades administrativas. (c) Identificar las líneas de comunicación que permitan una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la empresa Quimica Veterinaria Quimvet C.A. (d) Diseñar un manual de organización para la empresa Química Veterinaria Quimvet C.A. que permita establecer controles, niveles de responsabilidad y canales de comunicación para ayudar a un mejor desarrollo de los procesos en la organización. Justificación e Importancia De acuerdo a Jones Gareth (2008) El problema que enfrenta una organización exitosa es como mantener el control de las actividades cada vez más complejas a medida que crece y se distingue. Conforme produce más bienes, se diversifica geográficamente, enfrenta una creciente competencia en lucha por los clientes, los problemas de control obstaculizan la capacidad de los gerentes de coordinar las actividades organizacionales. (p. 147) Es claro que para que una organización pueda triunfar en cualquiera que sea su rama de negocio es necesario la implementación de instrumentos de control administrativo para poder manejar la dinámica de esta, la cual 7
comprende el volumen de sus operaciones, recursos que le asignan, demandas de productos o servicios y la adopción de tecnología. Dicho control comienza con el diseño por parte de la empresa de una estructura organizativa en la cual se pueda planificar las actividades de una organización para asignárselas al personal de manera que realicen las actividades con el mayor grado de eficiencia. Al respecto Chiavenato (2004) dice, Las organizaciones para poder funcionar debidamente, necesitan tener una estructura que les sirva de marco capaz de contener e integrar todos los órganos, las personas, las tareas, las relaciones y los recursos que la componen. Esta estructura funciona como si fuera el esqueleto de la organización y ofrece el esquema que permita coordinar todos los elementos vitales para su funcionamiento. El conjunto de estos componentes (órganos, equipos, puestos, jerarquías, relaciones, recursos) se conoce como estructura de la organización. (p.120) La presente investigación plantea una gran importancia ya que contribuye de manera positiva en la agilización y mejoramiento de los procesos de la organización Quimica Veterinaria Quimvet C.A., por medio de un manual de organización el cual ayudara a enfrentar problemas tales como llevar a cabo el trabajo sin que exista duplicidad de cargos que pueda generar retrabajo y por ende retraso en la consecución de los objetivos, por lo que se dice que la empresa contara con una herramienta de gran valor técnico, moderno y de fácil manejo el cual se hace necesario para que se conozca de forma detallada todos los cargos y funciones y así evitar errores y confusiones que puedan mermar de alguna manera los servicios prestados por la organización o traer como consecuencia la generación de perdida. Alcance y Limitación 8
Llevar a cabo el diseño de una estructura organizativa en donde se especifique las diferentes tareas y relaciones de autoridad de forma escrita a través de un Manual de organización, para servir de guía a todos y cada uno de los usuarios que conforman la organización de manera tal que esto se traduzca en un mejor desempeño en cuanto a las funciones que se llevan a cabo, optimizando de esta forma la ejecución de las actividades para ayudar a mantener un adecuado control de estas y así ayudar a la consecución de los objetivos. Dicha investigación se realizara en un lapso comprendido desde el 05 de Octubre del 2009 hasta el 05 de Febrero de 2010 y esta solo abarcara aspectos relacionados única y exclusivamente al desarrollo de un manual de organización. 9
CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes Para tener mayor certeza de que el tema que se esta abordando fuera del todo claro y comprensible se hizo necesario llevar acabo investigaciones a fuentes de carácter documental que estuviesen relacionados con el mismo, entre los cuales se tiene: Harold A. Agüin, Dicha investigación fue realizada para optar al grado de Especialista en Contaduría Mención Auditoria de la UCLA. (2006) Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Control de los Bienes Nacionales de las Oficinas Técnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades. Con este trabajo se tiene como propósito la utilización de controles administrativos como única vía para proporcionar una razonable seguridad con respecto al logro de los objetivos perseguidos por la institución con altos niveles de eficacia, eficiencia y economía de las operaciones. Dicha investigación establece la importancia que tiene la instalación y mantenimiento de las labores de control debido a que tienen una vinculación directa en el curso que deben mantener las instituciones hacia la ejecución de sus tareas, así como también el logro de sus metas y objetivos, que serán cuantificados y calificados a través de indicadores de rendimiento para así poder hacer frente a los nuevos desafíos que se encuentran en los distintos niveles administrativos de la organización. 10
Esta investigación revela que la coordinación de los Bienes Nacionales, no cuenta con un auxiliar de activo fijo lo que trae como consecuencia que se presenten deficiencias en cuanto al manejo de los Bienes específicamente en lo que se refiere a la identificación del bien, área en el que esta asignado, depreciación acumulada, fecha de adquisición entre otros, razón por la cual se llego a la conclusión de llevar acabo el diseño de un manual de normas y procedimientos para el control de los Bienes Nacionales el cual traería consigo que estos se registraran en la forma adecuada originando a su vez que cada uno de los funcionarios que conforman las oficinas técnicas auxiliares del Consejo Nacional de Universidades realizara sus funciones dentro de lo parámetros de control establecidos permitiendo el logro de los objetivos planteados. García P. Edunson A. Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Recursos Humanos de la Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara, presentado para optar al titulo de Licenciado en Administración Comercial (2005) dicha investigación se centra en el estudio de las fases del proceso administrativo como base fundamental para alcanzar los objetivos perseguidos por la organización estableciendo la importancia que tiene el cumplimiento de adecuadas normativas y procedimientos flexibles que permitan enfrentar los retos derivados del proceso globalizador con el fin de adaptarse a estos, por lo que consideran necesario la aplicación de herramientas que hagan posible dirigir y controlar correctamente las actividades y procesos propios de cada departamento de una organización, de manera que se eviten problemas de control de las operaciones que puedan desencadenar desviaciones de las metas y de los objetivos planteados. Por medio de este trabajo de investigación se dio a conocer que que la Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara presentaba dificultades para llevar acabo coordinadamente sus operaciones administrativas en el Departamento de 11
Recursos Humanos, ya que se presentaban confusiones y retrasos en el desarrollo de las actividades lo que trajo consigo la no consecución de los objetivos de este departamento y que se pusieran en riesgo las metas de la organización; para lo cual se hizo necesario recomendar el diseño de un manual de normas y procedimientos de forma tal que se contara con un instrumento capaz de brindar la metodología necesaria para dar el apoyo que se requiere al momento de realizar las actividades de manera eficiente y eficaz con miras en la consecución de los planes trazados por el departamento objeto de estudio. Hernández Elvia Rosa Evaluación de la Eficiencia, Eficacia, y Economía de la Gestión en la Fundación Bosque Macuto. Trabajo Especial de grado para optar al titulo de Especialista en Contaduría Mención Auditoria. (2006). La presente investigación contempla la evaluación de la gestión administrativa de los distintos niveles de eficiencia, eficacia y economía operativa, a fin de revelar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados para así proponer los correctivos necesarios que permitan el desarrollo de los procesos administrativos, en concordancia con la misión y visión de la Fundación Bosque Macuto y así determinar si la organización sigue un curso de acción de acuerdo con lo planificado. En dicha investigación se estimo conveniente para minimizar las deficiencias de la gestión administrativa encontradas la utilización de métodos y tecnologías de una filosofía de control de gestión, evaluación y función controladora que permitiera el desarrollo de sistemas, procedimientos, normas y la ejecución de mecanismos de control por lo cual se recomendó la actualización de la estructura orgánica acorde a las funciones de la organización de manera tal que permitiera su desarrollo, el uso apropiado de los recursos, una adecuada coordinación y evitar la duplicidad de esfuerzo; así como también se estableció 12
como necesario la aplicación de Manuales de control, para el uso racional de los recursos y cumplimiento de los objetivos y metas. Tayra C. Colmenares R. Diseño de un Manual de Funciones de los Cargos para el Área Administrativa de la Unidad Quirúrgica los Leones. Presentado para optar al titulo de Licenciado en Contaduría Publica UCLA (2004). Dicha investigación plantea las bases consideradas como necesarias para la ejecución correcta de las actividades dentro del marco de un proceso administrativo, a través del cual la presente organización pudiera dar continuidad a la realización de sus planes teniendo como norte alcanzar las metas establecidas, esta investigación se centra específicamente en el examen de la organización del área administrativa de la Unidad Quirúrgica los Leones, con el fin de dar a conocer las fallas que presentaba dicha organización en lo que se refiere a la disposición y desarrollo correcto de los cargos y funciones, por lo que se recomendó implantar un manual de funciones y cargos de manera tal que se hiciese posible establecer las bases necesarias para estructurar un sistema organizacional que permitiera eliminar una variedad de factores desestabilizadores de la productividad que se manifestaban de lleno en la organización, entre los cuales se cuenta la distribución inadecua del trabajo, hacinamiento de personal, la inexistencia de un conocimiento claro de los objetivos de cada departamento entre otros, razón por la cual se recomendó establecer por escrito a través de dicho manual las funciones de cada unidad orgánica de manera clara y precisa y su estructura organizativa, así como también los objetivos de la unidad, las funciones administrativas, las relaciones de subordinación, los cargos y las tareas de manera que favoreciera a la empresa en la consecución de sus objetivos con un alto nivel de calidad y así evitar errores o confusiones que pudiesen ser dañinas para la organización. Bases Teóricas 13
En la actualidad todas la empresas deben afrontar con gran rapidez y soltura los cambios constantes del medio ambiente para ello se hace necesario que se desarrollen estrategias de fácil manejo y adaptación a dichos cambios permitiendo así llevar a cabo un proceso continuo en donde todos los que integran la organización tengan una adecuada comprensión de cómo trabajar unidos y así puedan tomar las decisiones apropiadas para el logro de las metas establecidas, teniendo para este propósito al proceso administrativo como pilar fundamental en el que se basa la presente investigación. En este sentido, James Stoner indica, Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñen ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. (p.11) Por lo tanto el logro de los objetivos planteados por las empresas vendrá dado por la capacidad de estas para dar cumplimiento a los aspectos propios de un proceso administrativo el cual esta constituido por: 1. Planificación según Stoner (1996) planificar es el proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas (p.11) es decir, que la planeación representa la función principal a ejecutar por los gerentes que integran la organización, debido a que esta constituye la base para las demás funciones y establece al mismo tiempo con antelación los objetivos que deben cumplirse buscando disminuir los niveles de incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de las empresas. Dichos planes son considerados la guía para alcanzar no solamente los objetivos sino también lograr que los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y procedimientos, así como también buscar que el avance hacia estos objetivos pueda ser controlado y 14
medido, de forma que cuando estos no sean del todo satisfactorios se puedan tomar las medidas correctivas. 2. Organización según Stoner (1996) Organización es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización (p.12) por lo tanto, la organización tiene que ver con aquellas actividades consideradas como necesarias para el logro de los objetivos de la empresa, es a través de la organizaron que se indican la autoridad y la responsabilidad que es asignada a los integrantes de la empresa que tienen como tarea el ejecutar las funciones de carácter repetitivo; la organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros. Dicha organización puede ser formal o informal, la primera tiene que ver con la división del trabajo la cual especializa a los órganos y funciones en determinadas actividades las cuales son definidas en el organigrama; la segunda hace referencia a la forma natural en que se originan la relaciones humanas dentro de la empresa las cuales no aparecen formalizada en el organigrama. 3. Dirección Según Stoner (1996) La dirección implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales (p.13) de esto se desprende que la dirección constituye la actividad mediante la cual se busca establecer entre los miembros que hacen vida en la organización las relaciones interpersonales, por lo que abarcara a los gerentes o administradores y sus subordinados, definiéndose entonces como una función administrativa que conlleva a la adecuada orientación, comunicación y ejecución de todos los procesos utilizados por los administradores con la sola finalidad de influir en sus subordinados, de 15
forma que estos le hagan una retribución a la empresa comportándose de acuerdo con las expectativas y exigencias de sus cargos para así alcanzar los objetivos. 4. Control según Stoner (1996) este define a esta función administrativa donde Los gerentes se aseguren de que la organización se dirige hacia los objetivos organizacionales (p.13) es decir busca garantizar que las actividades que están siendo realizadas por la empresa se ajusten a las actividades planificadas. De igual forma Kootz y weihrich (1998) concuerda al indicar el control como la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos (p.636) Por lo tanto es de hacer notar que para la implementación de dicha función es necesario que esta se encuentre constituida por las siguientes fases del control: 1. Establecimiento de estándares de desempeño: hace referencia a la disposición que buscan originar medios para determinar que deberá hacerse y cual es el desempeño o el resultado que se busca como normal o deseado y los cuales pueden ser expresados en tiempo, dinero, calidad o a través de indicadores. 2. Observación del desempeño: es aquella que busca tener información precisa sobre las actividades u operaciones que se estén controlando. 3. Comparación de los resultados o desempeño con las normas o estándares establecidos: consiste en verificar las variaciones o desviaciones a través de graficas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadísticas. 16
4. Acción correctiva: es una medida establecida para arreglar o mejorar aquello que se realizo de manera tal que se obtenga lo que se pretendía realizar. Tanto el control como la evaluación son funciones indispensables en los procesos administrativos por cuanto constituyen un valioso elemento orientador para quienes efectúan funciones administrativas, ya que les permite medir el alcance del cumplimiento de las actividades asignadas a los subordinados. Harmann y scott (1994) en cuanto a este aspecto señalan tres tipos de controles: Preventivo, simultaneo y retroalimentación de control. (p.607) 1. El Control Preventivo, esta orientado hacia la tarea de impedir que surjan desviaciones entre la cantidad y la calidad de los procesos empleados e la organización. 2. El Control Simultaneo, supervisa el desarrollo real de las operaciones para asegurar que se cumplan los objetivos. Incluyen actividades de supervisión y dirección. 3. La Retroalimentación de Control, centra su atención en los resultados finales mediante el control de calidad y el análisis de los estados financieros. Cabe destacar, que el proceso de control es un aspecto que presenta mayor dificultad al ejecutarlo. Por eso, es imprescindible crear un ambiente de cooperación y comunicación entre supervisores y subalternos a fin de que estos últimos acepten la ejecución del control como un proceso que conduce al bienestar corporativo de la organización.es decir que una empresa no subsiste por si misma sino por una variedad de factores a considerar, puesto que se debe tener en cuenta no solo el entorno donde se desenvuelve sino también los instrumentos y herramientas necesarias para que las actividades se han 17
encaminadas en la dirección correcta y en donde los recursos se han utilizados de forma apropiada para asegurar el cumplimiento de las metas, por lo tanto los gerentes y administradores de la organización que son los responsables de tomar la decisiones deben implementar medidas que garanticen que las operaciones están siendo llevadas por buen camino; valiéndose para ello de la aplicación de las fases del proceso administrativo mencionadas anteriormente. La presente investigación establece que el control viene dado dentro de las organizaciones por medio del establecimiento de una estructura organizativa ya que es a través de esta que se divide, organiza y coordina las actividades de la empresa. Al respecto chiavenato (2004) indica, La estructura organizacional representa el enlace de todas las entidades y las tareas de la organización. En general, la estructura depende de dos aspectos; en lo externo, depende de la estrategia que la organización haya definido para alcanzar sus objetivos globales, y en lo interno, de la tecnología que emplee la organización. (p.120) Igualmente James Stoner (1996) concuerda al decir que la estructura organizacional es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización (p.345). Este ultimo autor establece que las estrategias y las circunstancias del entorno organizacional son diferentes a las de otras, existe toda una serie de estructuras posibles para la organización. (p.345) De acuerdo con esto se desprende entonces que toda organización para dar cumplimiento a sus objetivos y metas necesita diseñar sus estructuras en función de la situación por la cual estén atravesando para poder hacer frente a esta sin mayores problemas. Con respecto a esto Chiavenato (2004) indica El Diseño organizacional es el proceso que permite diagnosticar la situación que afronta 18
una organización, así como seleccionar y ensamblar la estructura organizacional que mas le convenga. (p.121) De la misma forma James stoner (1996) coincide al decir que el diseño organizacional consiste en determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización. (p.345) El proceso de diseño organizacional corresponde a una manera de orientar a la adecuación de la organización con su entorno y con sus propios procesos de crecimiento. En la medida que las organizaciones crecen desarrollan roles especializados y se definen departamentos formados también por el criterio de la especialización. La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en el análisis cuidadoso del medio externo, en un escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definición de la misión del negocio. De esta manera se produce la segmentación de las actividades de las organizaciones según los criterios que se consideran relevantes trayendo como consecuencia la especialización de está referida a las tareas que deben ser llevadas a cabo en la ejecución del trabajo dado. Los miembros de las diferentes unidades se transforman en especialistas, lo cual implica que adquiera una mirada particular que les permite visualizar los problemas de manera particular y compartirla al mismo tiempo con otros miembros de su misma especialidad. Ahora bien de acuerdo a como se inserten las organizaciones en su ambiente y a como lo puedan definir, las estructuras que adoptan pueden ser mas orgánicas o mas mecánicas. Según este concepto la organización orgánica es la que tienen pocas reglas y procedimientos, es descentralizada tiene una división poco precisa 19
del trabajo, el ámbito que controlan los ejecutivos es amplio y la coordinación es personalizada. Este modelo opera más eficazmente en ambientes cambiantes que requieran mayor flexibilidad y capacidad de adaptabilidad. Por otro lado la estructura mecánica es centralizada, cuenta con muchas reglas y procedimientos establecidos, división precisa del trabajo, el ámbito que controla cada ejecutivo es estrecha y limitada y la coordinación se da en forma impersonal y altamente formalizada; este diseño es propio de ambientes muy estables y predecibles. La comunicación es una variable que circula de una manera muy diferente, según el diseño del que se trate. De acuerdo a esto es necesario tomar en cuenta la complejidad organizacional, ya que está depende del tamaño de la organización y del ambiente; un sistema social como las organizaciones es complejo aún más cuando un elemento cualquiera no puede relacionarse directamente con cada uno de los demás elementos de dicho sistema. La construcción misma del sistema organizacional tiene la función de reducir la complejidad, un sistema es siempre menos complejo que su ambiente, cuanto más compleja sea la organización más serios serán los problemas de coordinación y control. Jones Gareth (2008) indica A medida que las organizaciones crecen, los gerentes deben decidir cómo controlar y coordinar las actividades para que la organización genere valor. El desafío principal del diseño es cómo administrar la diferenciación para lograr las metas organizacionales. La diferenciación es el proceso por medio del cual una organización destina personas y recursos a las tareas organizacionales y establece las relaciones de tareas y autoridad que le permiten lograr sus metas. (p.88) 20
Al respecto Chiavenato (2004) concuerda al decir que La diferenciación se refiere a los procesos para decidir como dividir el trabajo en una organización. Representa la especialización de entidades o de personas (p. 124) Jones Gareth (2008) hace referencia a la existencia de dos tipos de diferenciación las cuales son: a) Diferenciación Horizontal: Es la manera en que una organización agrupa las tareas organizacionales en papeles y estos en subunidades (funciones y divisiones). La diferenciación horizontal establece la división de labores que permite a las personas de una organización ser cada vez más especializadas y productivas y aumentar su capacidad para crear valor. (p.94) b) Diferenciación Vertical: Se refiere a la manera en que una organización diseña su jerarquía de autoridad y crea relaciones de rendición de informes para vincular las funciones con sus unidades organizacionales. La diferenciación vertical establece la distribución de la autoridad entre los niveles para dar a la organización mayor control sobre sus actividades y aumentar su capacidad de crear valor. (p.93) En este mismo orden de ideas Chiavenato (2004) refiere la existencia de dos tipos de diferenciación tanto horizontal como vertical pero anexa una más denominada Diferenciación Espacial: consiste en la dispersión geográfica de la organización, por medio de entidades y unidades dispersas geográficamente, y complica el diseño de la organización por la distancia que existe entre unas unidades y otras. (p.124) Ahora bien al hacer el diseño organizacional se hace necesario la aplicación de otro proceso el cual va de la mano con la diferenciación llamado integración por lo que se dice que es un desafío mantener un equilibrio entre estos dos procesos. 21
Al respecto Jones Gareth (2008) indica La integración es el proceso de coordinar varias tareas, funciones y divisiones para que trabajen juntas, y no con propósitos distintos (p. 96) Chiavenato (2004) coincide al indicar La integración se refiere a los procesos que se emplean para coordinar las distintas partes de la organización con el fin de conseguir la unidad entre las personas y los grupos. La integración procura que los distintos elementos de una organización alcancen un estado de equilibrio dinámico para que no entren en conflicto con los demás. (p.124) Este ultimo autor mencionado anteriormente enuncia igualmente la existencia de dos tipos de integración, la primera conocida como La integración vertical, se refiere a los mecanismos de coordinación que se derivan de la jerarquía, autoridad jerárquica, planes y programas de acción, reglas y procedimientos. (p.124) la segunda es conocida como La integración Horizontal, la conforman los mecanismos de coordinación entre entidades del mismo nivel jerárquico, roles de vinculación, puestos integradores, fuerzas de tareas y equipos". (p.124) De lo anteriormente expuesto se concluye entonces que la diferenciación procura adecuar la estructura a las diferentes exigencias del ambiente externo, mientras que la integración procura conjuntar la estructura a efecto de mantener la cohesión y la unidad, con el fin de que la organización pueda funcionar como un todo. Dichos proceso pueden ser apreciados gráficamente mediante un organigrama, el cual es un diagrama que representa la estructura formal de la empresa, este se encuentra conformado por rectángulos cuadros o círculos que representan a los órganos o cargos, los cuales están unidos por líneas tanto horizontales como verticales que constituyen los canales de comunicación, por lo tanto, se evidencia por medio de este grafico los niveles de jerarquía y el grado de autoridad existente entre los diferentes unidades o departamentos que conforma la organización. 22
Existen diferentes tipos de organigramas entre los cuales cabe destacar los siguientes: 1. Organigrama Vertical: es aquel que como su nombre lo indica o representa la distribución de las unidades orgánicas y cargos de forma vertical. 2. Organigrama Diagonal: es aquel que representa la distribución de los órganos o cargos de forma diagonal, de manera que en la parte inferior pueda colocarse información para cada órgano cualquiera que sea su nivel jerárquico. 3. Organigrama Sectorial: Es aquel que consta de círculos concéntricos que representa los diferentes niveles jerárquicos. La máxima autoridad se centra en el organigrama y el nivel jerárquico disminuye a medida que se acerca a la periferia. 4. Organigrama de Barras: representa la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, en donde cada cargo esta representado por una barra. De acuerdo a esto se dice entonces que los organigramas se encuentran compuestos por los siguientes elementos: 1. Unidad orgánica: Es el agrupamiento que identifica a un grupo de funciones administrativas las cuales van a determinar una gestión para el logro de las metas. 2. Nivel jerárquico: son las diferentes posiciones que ocupan las distintas unidades orgánicas en una estructura organizativa permitiendo visualizar a través de esta la subordinación y la autoridad los cuales deben fluir de 23
forma vertical, es decir, desde el nivel más alto de la organización al nivel más bajo. 3. División del trabajo: consiste en dividir el trabajo en tareas especializadas y organizadas en distintas unidades orgánicas. Este último elemento es lo que se conoce como departamentalización. Al respecto Dubrin Andrew (2003) se refiere a la Departamentalización como el proceso de subdividir el trabajo en departamentos (p.12) Chiavenato (2004) concuerda al afirmar que El trabajo dividido de acuerdo con la especialización se debe agrupar en tareas comunes, de modo que estas se puedan coordinar mejor. La división en departamentos es la base para agrupar las tareas para que se facilite su coordinación. (p.137) Existen diferentes tipos de Departamentalización entre las cuales están: (a) Departamentalización por funciones o funcional: es aquella que se hace agrupando funciones similares. Una organización puede agrupar, en departamentos específicos por ejemplo las actividades de finanzas, mercadotecnia, producción y recursos humanos. (b) Departamentalización por productos o servicios: es una variación de la funcional en donde la agrupación por funciones puede ser de acuerdo con los productos o servicios, pudiendo cada producto o línea de productos ser agrupadas a todos los profesionales que tienen que ver con ella. (c) Departamentalización geográfica: se refiere al agrupamiento de funciones de acuerdo a criterios geográficos o territoriales en donde por 24
ejemplo la función de ventas pueda tener agencias regionales en el sur, norte, este y oeste. (d) Departamentalización por procesos: se refiere a la agrupación de los procesos de la organización en donde cada departamento está especializado en cada fase específica del proceso de producción por lo que cada proceso requiere habilidades diferentes. (e) Departamentalización por clientes: hace referencia al enfoque particular del cliente al que la organización quiere servir, por lo que cada grupo de clientes tiene problemas y necesidades comunes que los especialistas de cada departamento pueden atender mejor. De lo expuesto anteriormente entonces, es necesario diferenciar la jerarquización y la departamentalización en este sentido la división vertical va a venir a establecer la jerarquía y la cantidad de niveles en la organización; en donde dicha jerarquía en un estructura organizacional establecerá lo que se conoce como cadena de mando, mientras que la departamentalización por otro lado va a estar establecida por ciertas bases como: la función, el producto o servicio, la localización y en algunos casos especiales por el tipo de cliente. Por otro lado el diseño organizacional conllevara a que se presente dentro de la estructura orgánica una cantidad de relaciones entre las cuales se encuentra: 1. Autoridad: Es el derecho de exigir obediencia de los subordinados con base en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos esta autoridad es impersonal e inherente al puesto más que al individuo dichas relaciones de autoridad se presentan de tres formas: 25
(a) Autoridad en línea: es aquella que trasmite el derecho de dictar órdenes directas a los subordinados así como delegar de forma directa parte de su autoridad. (b) Autoridad de asesoría o de staff: es aquella persona autorizada e realizar investigaciones y trabajos en aéreas especificas y asesoría en determinados asuntos por lo que dicha persona no puede dar órdenes directas a los niveles jerárquicos inferiores solo puede asesorarlos. (c) Autoridad Funcional: es aquella que permite que un cargo actué sobre los elementos no ligados a ellos, solo en asuntos específicos de su función en la organización. 2. Subordinación: Hace referencia a la obligación que tiene una unidad orgánica con respecto a otra de cumplir sus obligaciones dentro de la estructura organizativa; esta tendrá autoridad de acuerdo al nivel que posea la unidad orgánica sobre otras. 3. Funcionalidad: es aquella que se origina de los trámites o procedimientos entre las diversas unidades orgánicas de una empresa. Por lo tanto la creación de una estructura organizacional obedece a la necesidad de realizar funciones, actividades y cumplir con deberes y responsabilidades propios de una organización, lo que trae como consecuencia que su diseño y posterior establecimiento este signado por el cumplimiento de ciertos principios o normas tales como: 1. La organización debe lograr sus metas y objetivos que planifica de la manera más eficaz y eficientemente que le sea posible. 26
2. Debe establecer los niveles jerárquicos de forma tal que se indique la autoridad a la cual hay que obedecer, y se especifique la autoridad máxima, quienes ejerce la responsabilidad en todo lo relacionado a los fines que persigue la organización, puesta en marcha de las funciones y tareas bajo el cumplimiento de las normas y condiciones laso cuales deben incluirse en los manuales y objetivos correspondientes. 3. Toda autoridad que se refleja al estructurar una unidad orgánica en la organización y que ha sido delegada debe llevar la responsabilidad según los niveles de autoridad que esta contenga. 4. Deben existir una cantidad limitada de unidades en los diferentes niveles jerárquicos de la estructura organizacional. 5. Los deberes a ser realizados por los integrantes de la organización deben agruparse de acuerdo con las funciones de la organización para de esta menara lograr un estado de homogeneidad en la misma. 6. Todos las unidades orgánicas que componen los distintos niveles jerárquicos deben ser creadas manteniendo un equilibrio en la responsabilidad, calidad, autoridad de las actividades. En resumen el diseño organizacional al que se hace referencia implica la comprensión de algunos aspectos importantes para su diseño tales como la división del trabajo, la manera en que deben asignarse los puestos, grupos, unidades y departamentos para el logro de los objetivos; por lo que el proceso a llevar acabo por la organización para establecer dicho diseño abarcara: 27
1. identificar los objetivos: planificar, entender los objetivos, saber lo que se quiere hacer. Los objetivos nos van indicar las estrategias que se van ha seguir así como el recurso humano que se requiere. 2. Ordenar Funciones, Tareas y Actividades: se hace una división del trabajo, se crean puestos de trabajo. Se ordenan de acuerdo a las actividades similares, a metas especificas, individuales, por departamentos, se ordenan las tareas para asignar actividades y por ultimo se clasifica que se va hacer y quien lo va hacer. 3. Repartir Autoridad y Responsabilidad: según el principio de reciprocidad el cual dice que la actividad y la responsabilidad deben estar repartida de igual manera, es decir se reparten las jerarquías. 4. Establecer Relaciones con los miembros: es indicarle al personal de la empresa con quien va a tener relación directa o indirecta. 5. Carta Organizacional (Organigrama): es la estructura de cómo va ha quedar organizada la empresa, se obtiene al asignar responsabilidades y la relaciones entre los miembros. Kootz y Weihrich (1998) señala Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizara cuales tareas y quien se hará responsable de que resultado; para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades y para atender redes de tomas de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales (p.246) En relación con lo anterior es necesario destacar que al momento de estructurar la organización será necesario plasmar las tareas y actividades de forma escrita para que estén alcance de todos los que conforman la organización, es por esta razón que los manuales administrativos juegan un papel importante 28