Proceso Administrativo

Transcripción

1 Proceso Administrativo

2 1 Sesión No. 9 Nombre: Organización Objetivo El estudiante comprenderá los elementos de la organización tales como: estructura organizacional, manuales y descripción de actividades a partir de los cuales se establecerá el cambio organizacional. Contextualización Dentro del proceso administrativo encontramos la organización como segunda etapa: Cuál es su propósito principal en un mundo globalizado? Dentro del proceso administrativo, la organización ha cambiado debido a las exigencias del entorno externo. El mundo ha experimentado grandes cambios que afectan la forma de hacer las cosas en las actividades cotidianas. El comercio internacional, traducido en un intercambio de gran variedad de productos, ha originado que el mercado mundial se vuelva mucho más competitivo. Esto implica que las organizaciones se deban adaptar a esta dinámica empresarial, por lo que es necesario realizar cambios y modificaciones en sus estructuras. Los enfoques anteriores han sido desplazados por nuevas herramientas, en la medida en que los administradores buscan adecuar modelos y técnicas que permitan a los empleados llevar a cabo, de una mejor manera, las actividades de la organización. Estas herramientas buscan modificar los

3 2 procesos de trabajo, trayendo como consecuencia que el proceso administrativo deje poco a poco el ámbito interno operativo de la empresa y se vincule más con la tendencia de expansión a través de nuevas formas de trabajo y gestión que permitan reorganizar los procesos productivos. Introducción al Tema El entorno mundial, marcado por el fenómeno de la globalización, se caracteriza hoy en día por la integración de los mercados. Las barreras fronterizas han sido rebasadas por el intercambio comercial, exigiendo a las empresas un cambio en su manera de producir, debido en gran parte a la competitividad que exige la dinámica de los mercados. En este sentido, el proceso administrativo debe afrontar el nuevo paradigma, a través de mejorar y ajustar sus distintas etapas. La organización, al ser parte de él, debe adecuarse a las nuevas exigencias, retomando hacia su interior los cambios que demanda su estructura organizacional en la definición de actividades. Es así que la mayoría de las organizaciones, independientemente del tipo o de cuál sea su área de trabajo o actividad, requieren una estructura organizada que defina con claridad sus funciones, división del trabajo, niveles de autoridad y responsabilidad, con el fin de evitar problemas por una posible duplicidad de funciones, además de describir con precisión los puestos del personal.

4 3 En esta sesión explicaremos la organización, bajo qué principios se gobierna, qué elementos conforman la estructura organizacional, cuál es la función del manual administrativo y el organigrama, y la importancia de definir las actividades. Explicación Definición y principios de organización Qué lugar ocupa la organización dentro del proceso administrativo y cuáles son sus principales principios? La organización como segunda etapa del proceso administrativo consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo (Münch, 2007, p. 45). Puede ser de dos tipos: formal e informal. Formal Define la responsabilidad y autoridad de cada uno de sus miembros, distinguiendo la cadena de mando y los canales de comunicación. Informal Se encuentra fuera de la organización formal; son grupos de influencia que tienen sus propias reglas, no se establecen por escrito pero se cumplen. (Gómez, 2004, p. 192)

5 4 En toda empresa, por muy pequeña que sea, organizar implica cumplir con una serie de preceptos generales o principios; estos le permiten al administrador guiar sus esfuerzos en un nuevo ambiente de negocios que exige adapte su ambiente interno, para poder crecer en un ambiente externo de alta competitividad. Ante este nuevo panorama, la forma de aplicar las distintas etapas del proceso administrativo ha cambiado; se ha demostrado que la visión tradicional de Fayol ya no es la mejor opción para entender las nuevas formas de organización. Aspectos tales como cultura, cultura organizacional, capital intelectual, aprendizaje organizacional y organizaciones inteligentes, así como la revaloración del papel que juega el factor humano como actor principal de la acción organizacional, se incorpora a la construcción de nuevos paradigmas en un intento por obtener una explicación integral del fenómeno organizacional. (Font, 2000, p. 36). Es importante que entiendas estas nuevas categorías dentro de la organización. Por ese motivo, deben añadirse nuevos elementos a los principios tradicionales, por ejemplo: Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y claro, incluyendo las divisiones que sean básicos al mismo; La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente; La delegación de la autoridad deberá ser descendente para su actuación; La división del trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones. (Gómez, 2004, pp ).

6 5 Estructura organizacional Cuál es la importancia de la estructura organizacional de las empresas? La organización se convierte en guía para el desempeño laboral. Designa las relacione formales de mando, incluso el número de niveles jerárquicos y el tramo de control de gerentes y supervisores. Identifica el agrupamiento de individuos en departamentos y de estos en la organización total. Incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, coordinación e integración efectiva de los esfuerzos de todos los departamentos. (L. Daft, 2005, p. 86). Su estructura organizacional determina los niveles jerárquicos en la toma de decisiones; puede ser vista en dos dimensiones: de forma vertical jerárquico y, en forma horizontal o lateral. Por ejemplo, los dos primeros son el marco de referencia estructural, que es la jerarquía vertical que aparece en el organigrama. La jerarquización refiere a los puestos administrativos que toman las decisiones y cuentan con autoridad dentro de la organización. El tercero corresponde al patrón de interacciones entre los empleados. La

7 6 departamentalización es un aspecto horizontal dentro de la estructura. Esta se lleva a cabo cuando se realiza la división del trabajo, estableciendo grupos de empleados para desarrollar las actividades de producción y venta un producto, o para otorgar un tipo de servicio. La organización debe proporcionar tanto información vertical como horizontal para poder alcanzar los objetivos establecidos. Esto marca una diferencia fundamental. Las relaciones que se establecen en forma vertical son diseñadas para tener mejores pautas de control, en cambio a nivel horizontal están diseñadas para establecer una coordinación y colaboración, lo que implicaría reducir el control. Definiciones de actividades Cuál es la importancia de los organogramas y manuales administrativos en los distintos tipos de organización? Es claro que el tamaño influye, de manera determínate, en su estructura; por ejemplo, dentro del tipo de organización encontramos: Multinacionales Familiares Tienden a un mayor grado de jerarquización, especialización y departamentalización. Son pequeñas empresas.

8 7 También podemos encontrar el tipo de empresas que generan ganancias de las que no lo hacen, éstas últimas sólo buscan generar un impacto social y sobreviven gracias a financiamientos como los subsidios o las donaciones. Una manera de conocer la estructura interna de la organización, independientemente de su naturaleza o actividad, es a través del organigrama siendo la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus ares o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que las componen. (Franklin, 1998, p. 65). Pueden clasificarse por su naturaleza (micro o macroadministrativos), por su ámbito (generales o específicos), por su presentación (verticales, horizontales, mixtos) y por su contenido (integrales, funcionales y de puestos). Éste último va de la mano con la definición de actividades de la organización, que parte del análisis del puesto: es el proceso de obtener información sobre los puestos al definir sus deberes, tareas o actividades. [ ] Cuando se termina, el análisis de puestos da como resultado un informe escrito que resume la información obtenida del estudio de veinte a treinta tareas o actividades individuales. Los gerentes de recursos humanos utilizan estos datos para desarrollar descripciones y especificaciones el puesto. (Bohlander,: 2001: 88)

9 8 Describe la relación de tareas, obligaciones y responsabilidades, indica el nombre del puesto, salario, superior jerárquico, requisitos educativos y físicos, conocimiento del puesto y formas de promoción. En cambio la especificación del puesto establece lo que necesita una persona para desempeñar el trabajo, como son conocimientos, habilidades y aptitudes. Manuales También el manual administrativo de la organización cumple la función de informar y comunicar los objetivos, las políticas, la estructura y sus funciones. A diferencia de los organigramas son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas (Franklin, 1998, p. 147). Se clasifican por su: Alcance Contenido Función General, Organización, De personal, ventas, departamental, de políticas, producción, puestos. procedimientos, finanzas, entre técnicas. otros.)

10 9 Conclusión La organización dentro del proceso administrativo ha sido estudiada desde distintos enfoques, definiciones y conceptualizaciones, porque los distintos tipos de organizaciones reflejan en sus áreas una serie de cambios producidos por aspectos como la cultura organizacional, el aprendizaje así como la revalorización del factor humano. Es evidente la gran velocidad con la que suceden los cambios en el mundo actual, debido al acelerado ritmo de vida en los ámbitos económico, político y social, han afectado las estructuras organizacionales, al llevar al administrador a tomar decisiones no planeadas por cambios tan repentinos, esto hace que el ambiente de las organizaciones cambie constantemente. Es un hecho que el proceso administrativo se debe adecuar a las nuevas circunstancias para un mejor desempeño de las organizaciones y de los individuos. En la siguiente sesión abordaremos la siguiente fase del proceso, la de dirección, donde se ejecutan las otras etapas; comprende elementos como la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo, aspectos que tienen que ver con la parte subjetiva de los individuos.

11 10 Para aprender más Lee los siguientes artículos: En qué consisten las competencias laborales? Qué tipo de pruebas se requiere aplicar a los candidatos para los distintos puestos? Qué tipo de empresas realizan un proceso de selección de personal más completo? Tunal, G. (2005). De la teoría de la organización a los estudios organizacionales. Consultado el 26 de abril de 2013: Zarazúa, J. (2013). La selección de personal por competencias. Cómo aplica en la empresa mexicana? Consultado el 26 de abril de 2013:

12 11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar las siguientes actividades: 1) Leer el siguiente artículo: Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el análisis del cambio organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis de los procesos institucionales. Consultado el 26 de abril de 2013: Enseguida de manera individual elabora una infografía del contenido del artículo. Para el desarrollo de la infografía puedes apoyarte de las siguientes páginas: colócale un nombre a tu infografía, dale guardar para que se genere en automático una liga de la misma y posteriormente compártesela a tu profesor. Imagen: Recuperada el 16 de diciembre de De:

13 12 Estas actividades representan el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Liga de la infografía Uso de recursos visuales Ortografía y redacción.

14 13 Bibliografía Bohlander, G. (2001). Administración de recursos humanos. México: Thomson/ Learning. Daft, R. (2005), Teoría y diseño organizacional, México: Thomson. Franklin, E. (1998). Organización de empresas. México: McGraw Hill. Gómez, G. (2004). Planeación y organización de empresas. México: McGraw Hill. Münch, L. (2007). Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. México: Pearson / Educación. Hemerografía Font, I. y Córdova, A. (2000). Algunas reflexiones en torno al fenómeno organizacional. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco, Núm. 17, enero-junio. Tunal, G. (2005). De la teoría de la organización a los estudios organizacionales. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco, Núm. 28, julio diciembre.

15 14 Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el análisis del cambio organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis de los procesos institucionales. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad Autónoma Metropolitana - Azcapotzalco, Núm. 33, enero junio. Zarazúa, J. (2013). La selección de personal por competencias. Cómo aplica en la empresa mexicana? Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad Autónoma Metropolitana - Azcapotzalco, Núm. 43, enero junio