METODOLOGÍA PARA LA PLANEACION DE PROYECTOS

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 1 de 12 METODOLOGÍA PARA LA PLANEACION DE PROYECTOS

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 2 de 12 1. INFORMACION GENERAL. 1.1 OBJETIVO Establecer una Metodologia para los encargados de la formulación de proyectos dentro de la Superintendencia de Sociedades. 1.2. RESPONSABLE Jefe de Oficina Asesora de planeación 1.3. ALCANCE Esta dirigido a todos los patrocinadores, gerentes y lideres de proyectos en la Superintendencia de Sociedades 1.4. DEFINICIONES Proyecto: Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único Programa: Es un grupo de proyectos relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran de manera individual 2. CONDICIONES GENERALES Se implementa esta metodología con el fin de proporcionar herramientas estandarizadas que permitan a la entidad fortalecer sus practicas en el seguimiento y control de los proyectos. 3. DESCRIPCION. 3.1. Contenido para la planeación de los proyectos Para la correcta definición de los proyectos de la Superintendencia de Sociedades es necesario que tengan los siguientes elementos: Justificación del proyecto Objetivo del proyecto Indicadores de gestión Interesados del proyecto

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 3 de 12 Requerimientos del proyecto Definición del alcance Recursos necesarios (roles responsabilidades capacidades) Estructura de desglose de trabajo (EDT) Cronograma de actividades Plan de comunicación Gestión de riesgos del proyecto 3.2. Justificación del proyecto Justificar la necesidad de la ejecución de proyecto. Debe enmarcarse dentro de una estrategia existente y se debe indicar el objetivo estratégico al que le apunta. 3.3. Objetivo del proyecto Para la redacción del objetivo del proyecto, deben seguirse las siguientes indicaciones: Comenzar con un verbo en infinitivo que indique la acción que se ha de llevar a cabo. Ver Anexo 1 Verbos para la redacción de objetivos Deben estar dirigidos a los elementos básicos del problema o de la razón de ser del proyecto Deben ser factibles de alcanzar Deben ser claros y evitar la ambigüedad. Deben evitarse expresiones que no indiquen claramente lo que se va a realizar, por ejemplo los términos adecuado, bien hecho, lógico, útil, pueden ser interpretados de diferentes maneras y por lo tanto no deben ser utilizadas Deben ser precisos, es decir, contemplar un solo aspecto del problema

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 4 de 12 Los objetivos del proyecto deben ser SMART Que sea un objetivo concreto con una definición clara Que se pueda identificar claramente lo que queremos conseguir Que no sea generalista o ambiguo Debe especificar lo que esperamos y lo que va a suceder Generalmente puede responder a estas 5 preguntas: QUÉ: Qué quiero conseguir? POR QUÉ: Razones claras o beneficios de conseguir la meta QUIÉN: Quién está interesado con el resultado? DÓNDE: Identificar el lugar CUAL: Identificar los requerimientos y restricciones Cuanto más específicos son los objetivos, más fácil será medirlos Que se le pueda incluir un indicador de seguimiento Generalmente, se responde a preguntas del tipo: Cuánto(s)? El objetivo debe ser realizable dentro de la duración y alcance del proyecto

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 5 de 12 Debemos considerar los siguiente aspectos: Tenemos o podemos tener en el futuro los recursos, habilidades y conocimientos para alcanzarlo? Si otras personas están involucradas, hay que asegurarse de que están de acuerdo con el proyecto Hay que ser realistas con nuestra situación para no engañarnos. Cómo se puede alcanzar? Se puede alcanzar con los recursos que tenemos? Puedo conseguir recursos adicionales? Están todos los recursos realmente involucrados en ello? Realista REALISTA Muchas veces el objetivo es posible, pero no realista. Al considerar el realismo, hay que tener en cuenta factores como: RELEVANTE El equipo aceptará perseguir el objetivo? Este objetivo está alineado con la visión y misión de la Entidad? Para ello debemos conocer nuestros límites y tenerlos presente Su importancia debe ser significativa para la Entidad. De otra manera, no se tendrán garantías de que se le asignarán los esfuerzos y recursos necesarios. Puede responder a preguntas como: Es el proyecto indispensable para la Entidad? Es adecuado iniciar el proyecto ahora? Está alineado con los propósitos institucionales?

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 6 de 12 Todo objetivo debe tener una limitación temporal Esta característica se mezcla un poco con el S (especifico). Esto permitirá planificar mejor y evaluar su progreso Generalmente responde a preguntas del tipo: Cuándo? Qué duración? Cuándo lograremos el objetivo? 3.4. Indicadores de gestión Todo objetivo debe medirse mediante algún tipo de indicador Establecer un indicador de éxito en nuestros objetivos nos permitirá saber que tan cerca estamos del resultado final Es importante tener claramente definido el método de recolección de información que será aplicado para monitorear el objetivo, mediante el indicador Para realizar el seguimiento del proyecto se debe definir al menos un indicador con el siguiente esquema: Descripción: Enunciado del indicador y desarrollo de lo que se pretende medir Tipo: - Eficacia: Expresa el logro de los objetivos - Eficiencia: Permite establecer la relación de productividad en el uso de los recursos - Efectividad: Seguimiento del impacto de los logros alcanzados

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 7 de 12 Unidad de medida: Indica la escala o métrica a usar (% - procesos unidades documentos) Meta: Valor que se quiere alcanzar usar (100 % - 3 procesos 5 unidades 3 documentos) Tendencia: Ascendente - Descendente Fórmula del indicador: Descripción de la manera en que se recolecta la información necesaria para calcular el indicador, así como el responsable de hacerlo. Descripción de la fórmula a utilizar (si es necesario) Responsable de la medición: Persona encargada de recoger los datos de la medición 3.5. Recursos Humanos ROLES NOMBRE RESPONSABILIDADES INT.-EXT. CAPACIDADES 3.6. Comunicaciones Internas EQUIPO DE PROYECTO DE LA SUPERINTENDENCIA EQUIPO DE PROYECTO DEL PROVEEDOR NOMBRE ROL NOMBRE ROL MAIL TELEFONO 3.7. Recursos financieros NO APLICA - PRESUPUESTO DE INVERSIÓN NUMERO DE CDP

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 8 de 12 NÚMERO DE OBLIGACIÓN APROPIACION INICIAL VALOR COMPROMETIDO VALOR OBLIGADO 3.8. Interesados Identifica a las personas, grupos u organizaciones involucrados en el proyecto, para analizar sus expectativas e impacto en el mismo; así como para desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto. Matriz de identificación de interesados NOMBRE CARGO TELEFONO CORREO ELECTRONICO INTERNO - EXTERNO POSICION FRENTE AL PROYECTO 3.9. Plan de comunicación Proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles. NOMBRE DE INTERESADO TIPO DE COMUNICACIÓN OBJETIVO FRECUENCIA RESPONSABLE ENTREGABLE 3.10. Requerimientos del proyecto Determina, documenta y gestiona los requerimientos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 9 de 12 El beneficio clave es el que proporciona la base para definir y gestionar tanto el alcance del proyecto, como del producto. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO CÓDIGO REQUERIMIENTO NOMBRE DEL SOLICITANTE ALCANCE DEL PROYECTO / ENTREGABLE AFECTADO FECHA DE CUMPLIMIENTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN 3.11. Definición del alcance del proyecto Realizar una descripción detallada del producto y de los mecanismos para obtenerlo. Describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto. Esta definición incluye: Exclusiones del proyecto Identifican lo que no incluye el proyecto. gestionar las expectativas de los interesados Ayuda a Restricciones del proyecto Supuestos del proyecto Entregables del proyecto Criterios de aceptación del producto Enumera y describe las limitantes asociadas con el alcance del proyecto que restringen las opciones del proyecto Enumeran y describen suposiciones asociadas con el alcance del proyecto y el impacto potencial de las mismas Incluyen tanto el producto final (producto o servicios) como los productos de soporte (informes y documentación) Definición de las características para el recibo a satisfacción de los productos, servicios o resultados del proyecto

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 10 de 12 3.12. Estructura de desglose de trabajo (EDT) Consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Se deben tener en cuenta las siguientes directrices: Cada paquete de trabajo se numerará según su posición en la EDT (ejemplo: 1.1, 2.3.2) Cada nivel de la EDT debe contener todo el trabajo del proyecto Se deben usar nombres y adjetivos, NO verbos El contenido de los paquetes inferiores deben contener todo el trabajo del paquete de nivel inferior La descomposición de un paquete de trabajo debe contener al menos 2 dos paquetes de trabajo en el siguiente nivel 3.13. Gestión de riesgos del proyecto Se seguirán las directrices incluidas en el documento GC-G-002 Administración de riesgos de la Superintendencia de Sociedades. 3.14. Cronograma de actividades Proceso de analizar las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto Se apoyarán con el formato GC-F-015 Planeación de proyectos.

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 11 de 12 4. ANEXOS Y REGISTROS ANEXO 1 VERBOS PARA LA REDACCIÓN DE OBJETIVOS Analizar Establecer Orientar Advertir Designar Enunciar Calcular Evaluar Oponer Registrar Descomponer Enumerar Categorizar Explicar Reconstruir Basar Descubrir Especificar Comparar Examinar Relatar Calcular Organizar Estimar Compilar Exponer Replicar Calificar Distinguir Mostrar Concretar Formular Reproducir Detallar Determinar Mencionar Contrastar Fundamentar Revelar Sugerir Relacionar Fraccionar Crear Generar Planear Componer Resumir Identificar Definir Identificar Presentar Conceptuar Seleccionar Indicar Demostrar Inferir Probar Considerar Separar Interpretar Desarrollar Mostrar Producir Deducir Sintetizar Justificar Describir Efectuar Proponer Diseñar Trazar Tasar Diagnosticar Enumerar Situar Discriminar

METODOLOGIA: PLANEACION DE PROYECTOS Número de página 12 de 12 5. CONTROL DE CAMBIOS. Versión Vigencia Desde Vigencia Hasta 001 28 de noviembre de Identificación de los cambios Creacion del Documento Responsable Jefe de Oficina Asesora de Planeación Elaboro : Profesional Oficina Asesora de Reviso: Jefe de Oficina Asesora de Aprobó: Jefe de Oficina Asesora de Planeacion. Planeacion Planeacion Fecha : 26 de noviembre de Fecha : 28 de noviembre de Fecha : 28 de noviembre de