Sistemas de Información: Trabajo Práctico Nº5 Análisis y Diseño de Sistemas de Información El desarrollo de un Sistema de Información (SI) comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos. En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño del sistema de información. Bibliografía recomendada: Análisis y Diseño de Sistemas III Edición. Kendall & Kendall. Pearson Educación. Sistemas de Información Gerencial. Administración de la empresa digital - X Edición. K. Laudon J. Laudon. Pearson Prentice Hill. Consigna: Contestar las siguientes preguntas previamente a trabajar sobre el caso práctico. Considere que cada una de las respuestas debe contener al menos 200 palabras. 1) Defina Sistemas de Información 2) Cuál es la función del análisis de SI? Cuáles son los objetivos de dicho análisis? Mencione al menos 5 elementos a analizar en todo SI. 3) Qué se entiende por análisis de requisitos o requerimientos?. En qué partes se encuentra dividido el análisis de requisitos? 4) Qué es un estudio de viabilidad del SI y para qué sirve? Mencione al menos 3 áreas principales de interés en las que se debe basar el estudio de viabilidad. 5) En que se basa el análisis Económico y Técnico de SI y que permite determinar? 6) Qué es el modelado de la arquitectura del Sistema? 7) A qué se refiere con especificaciones del Sistema? 8) Qué es el diseño de SI y cuáles son las etapas que encierra? 9) Para qué sirve un diseño de la salida de los SI? 10) Qué es el diseño de Archivos? 11) Qué es el diseño de Interacciones con la Base de Datos? 12) Mencione al menos 4 herramientas para el Diseño de Sistemas Página 1 de 1
Análisis de requerimientos - Introducción El grupo laboral de la Administración de Ciencias Médicas de la Universidad de Buenos Aires se compone de las siguientes tipos de nombramientos; nombramiento temporal, empleado regular, y contrato de servicios profesionales. Todos estos nombramientos componen un grupo laboral de alrededor de 1000 personas de las cuales aproximadamente 500 personas son empleados regulares. Los empleados regulares son los únicos miembros que tienen derecho a una cobertura médica cubierto por la Universidad. En vista de esto, el Director del Departamento de Recursos Humanos ha solicitado el análisis del problema existente para realizar posteriormente el diseño e implantación de un sistema computarizado que ayude a manejar de una manera más eficiente todo el proceso de manejo de información de las coberturas médicas. El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de la administración de los documentos concernientes a los empleados que tienen derecho a este según su contrato de empleo. Actualmente esta información la recopilan mediante un formulario que se le suministra al empleado en la oficina del Departamento de Recursos Humanos y luego este formulario es almacenado en un área de archivos. Cuando surge por ejemplo una información que es requerida por la gerencia (Departamento de Contabilidad) la persona encargada de manejar los expedientes en los archivos físicos tiene que dirigirse hasta el área de Base de Datos. IMPORTANCIA DEL PROYECTO Dado que la Universidad de Buenos Aires es en sí un sistema, muchos de los proyectos que se realizan en las diferentes unidades del sistema universitario son evaluados para analizar la posibilidad de que los mismos no sólo puedan implantarse en dicha unidad, sino en todas las unidades. Esto significa que el esfuerzo logrado por Ciencias Médicas para el desarrollo de este proyecto podría ser de beneficio para toda la institución. Hasta el día de hoy ninguna unidad del sistema universitario posee esta herramienta, por lo que el éxito del proyecto es significativo y vital. Entre las razones para solucionar este problema se encuentran: Manejo rápido de la información solicitada por las diferentes oficinas a la Administración. Muchas personas califican el servicio provisto como promedio, ya que aunque las solicitudes son realizadas, a veces hay que esperar mucho tiempo para que se realicen. Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y sobre todo económica ya que el uso de papeles se reduciría considerablemente. Actualmente no existe ningún medio computarizado que permita por ejemplo actualizar la información en una manera rápida y clara. Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y sobre todo económica ya que el uso de papeles se reduciría considerablemente. Se reduce la pérdida de horas de trabajo. La Administración de Ciencias Médicas cuenta con una de las infraestructuras en tecnologías de información más completas y seguras de todo el sistema universitario. Además, la Administración cuenta con un presupuesto especial (aprobado por el rector) para el desarrollo de nuevas tecnologías de información, las cuales puedan servir en beneficio para la comunidad universitaria. Los fondos para el desarrollo del nuevo sistema Página 2 de 2
pueden ser obtenidos de este presupuesto ya que serán utilizados para mejorar un servicio en el recinto. La inversión en equipo y programado es pequeña en relación con otras instituciones debido a los acuerdos establecidos entre la Universidad y las compañías que proveen dichos equipos y programados. Esto no solo permite el desarrollo de este proyecto, sino el de muchos otros que se encuentran propuestos. Por último, se utilizarán recursos (personal) de la Universidad para el desarrollo de éste. La solución fue propuesta es un sistema computarizado para agilizar los métodos y procedimientos relacionados con la administración de los procesos que envuelven el manejo de información de las coberturas médicas de los empleados que son sometidas al Departamento de Recursos Humanos. Este sistema permitirá mejorar la calidad del servicio provisto por la oficina de Cobertura Médica, identificar aquellas áreas con mayor índice de problemas, y proveer al usuario de una herramienta para generar la actualizar la información de planes médicos de una manera rápida y eficaz. TECNOLOGÍAS A UTILIZAR Actualmente la universidad tiene un acuerdo con la compañía Microsoft Corp. que permite la adquisición de licencias de programas a bajo costo. Entre ellos se encuentra el programa Office, el cual es el standard impuesto por la Oficina de Gerencia y Presupuesto para todas las empresas de gobierno. Dentro del Office se encuentra la versión Professional, que incluye el programado Access. Dado que todas las computadoras del recinto tienen instalado el Office Professional podríamos aprovechar esto utilizando el programado Access como una opción a bajo costo para diseñar el frontend, que consta de las pantallas e informes completamente funcionales. Todo esto aplica solamente al personal administrativo del sistema, el cual consta de: El Rector La Administración El Vicedecano Dos administradores del sistema: el project manager y el técnico de mantenimiento En resumen, la parte lógica del sistema constará de: 1. La parte del usuario compuesta por una forma instalada en un Web Server con acceso a los usuarios de la oficina de Cobertura Médica. 2. La parte administrativa compuesta de pantallas e informes diseñados utilizando Access, las cuales estarán enlazadas a la base de datos. 3. Un sistema de DBMS para almacenar los datos, que será SQL Server. Además, se recomienda adquirir una licencia del programado Office Developer para el desarrollo del proyecto, ya que contiene componentes adicionales de programación para Access y una aplicación llamada Packaging Wizard, que se utilizará para la creación del CD que contendrá las herramientas para instalar el sistema en cada computadora del personal administrativo. Teniendo en cuenta que la Administración se encuentra analizando la posibilidad de implantar varios sistemas para el Decanato, y dado el hecho de que el sistema recomendado almacenará y procesará una gran cantidad de datos, es vital el que se escoja un servidor que provea los recursos necesarios para realizar ambas tareas sin que se afecte el rendimiento. Hay que enfatizar que en el servidor se instalará más de una base de datos. Página 3 de 3
Entre las especificaciones para este equipo se encuentran las siguientes: Doble procesador a 3.0 Ghz, preferiblemente Intel Xeon, ya que estos están diseñados para el procesamiento de tareas de alto rendimiento, como lo son las bases de datos Una cantidad considerable de memoria (aproximadamente 8 GB) Que contengan dos arquitecturas de discos duros: o 2 discos en RAID 1 para almacenar el sistema operativo y el SQL Server o 4 discos en RAID 5 para almacenar los datos El equipo no sólo contendrá estos sistemas, sino que servirá como controlador de dominio, por lo que su utilidad será múltiple. Esto permitirá implantar una forma de seguridad más robusta, ya que las cuentas de SQL Server autenticarán contra las cuentas de usuario del servidor, lo que se conoce como mixed mode authentication. El Recinto cuenta con una infraestructura de telecomunicaciones que es administrada por la Oficina de Tecnologías de Información. La oficina implantó hace unos años un Firewall que protege al recinto de accesos no autorizados y la distribución de las computadoras dentro de la red fue realizada utilizando el concepto de redes privadas. Ya que el sistema de manejo de órdenes de servicio se utilizará solamente a nivel interno, ésta es la estructura más apropiada para la implantación del sistema sin arriesgar la seguridad. ETAPAS Y TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO Actividad Actividades que Tiempo le preceden estimado A. Análisis del problema Ninguna 2 días B. Formulación de preguntas para la entrevista a la administración (gerencia) Ninguna 2 días C. Realización de entrevista a la administración B 1 día D. Análisis de la entrevista (análisis necesidades) A,C 1 día E. Creación y revisión del Data Flow Diagram D 4 días F. Diagrama de procedimiento E 2 días G. Creación de Base de Datos E 2 días H. Diseño básico de pantalla de usuarios, creación de programación PHP y stored procedures, creación de G 5 días pantallas parte administrativa I. Creación manual sistema F,H 5 días J. Pruebas al sistema F,H 3 días K. Presentación a la gerencia, aceptación de cambios J 1 día L. Realización de cambios (de ser necesario) K 3 días M. Presentación a los usuarios, aceptación cambios I,L 2 días N. Informe de cambios solicitados por usuarios a la M 1 día gerencia O. Realización de cambios (de ser necesario) N 3 días P. Creación manual usuario O 5 días Q. Adiestramiento a usuarios y gerencia P 1 día ANALISIS DE COSTO / BENEFICIO Página 4 de 4
COSTOS ACTUALES COSTO - SALARIOS Estimado de salario basado en tiempo dedicado al proyecto Project Manager (Sueldo: $30000 anual según sueldo U.P.R.) Tiempo dedicado al proyecto: 4 horas diarias @ $16.60/hora por 6 meses $8000.00 Técnico de sistemas a cargo del mantenimiento (Sueldo: $22000 anual según UPR) $2932.00 Tiempo dedicado a mantenimiento: 1 hora diarias @ $12.22/hora por 1 año Total salarios $10932.00 - PROGRAMADO Programa Office XP Developer $125.00 Easy Mail Objects 6.0 (componente especial de programación para envío de $499.00 correo electrónico a través de sistemas construidos en Access ) Programa SQL Server 2000 $375.00 Licencias de uso (CAL) de SQL Server (6 @ $65.00 c/u) $390.00 Total costos programados $1379.00 - EQUIPO Servidor Dell PowerEdge 4600 $11226.00 - Total (salarios + programado + equipo) $23537.00 BENEFICIOS Beneficios Tangibles (se mide por tiempo o dinero) 1. Reducir a un 0.01% el tiempo necesario para realizar un informe de último momento a la alta gerencia (esto es en los informes ya existentes en el sistema. Aquellos que son solicitados por primera vez su tiempo será reducido al 3%). 2. Reducir en un 80% el tiempo requerido para buscar la información relacionada. 3. Reducir en un 30% en costos por reparaciones, ya que el sistema ayudará a que el tiempo de respuesta sea casi inmediata. Beneficios Intangibles (no se mide por tiempo o dinero) 1. Aumentar en un 100% la precisión de los informes estadísticos. 2. Reducir a un 25% las situaciones causadas por el efecto de no haber realizado una tarea a tiempo ya que de no ser reparada, podría causar daños a otras áreas o equipo. Página 5 de 5
1. Tareas a desarrollar Elaborar una documentación que integre los siguientes contenidos: a) Organigrama jerárquico. Se pide elaborar un posible organigrama jerárquico para la Facultad. b) Análisis de factibilidad (operacional, técnica, económica y financiera). Se pide elaborar para cada factibilidad al menos 4 preguntas dirigidas a diferentes personalidades o sectores de la Facultad enfocando distintos factores (operacionales, técnicos, económicos y financieros) que permitan determinar la viabilidad de la sistematización. c) Delimitación del Proyecto Para ello se pide lo siguiente: 1. Descripción de subsistemas: Describa brevemente los subsistemas: 2. Relaciones entre los actores principales. d) Requerimientos Se pide elaborar un plan de entrevistas que especifique: Usuarios a entrevistar. Secuencia en la que serán entrevistados. Un plan de entrevista para cada usuario. e) Conclusiones Elabore una conclusión grupal sobre el trabajo. Página 6 de 6
Apuntes para considerar a) Organigrama jerárquico Siempre es valioso disponer de las dependencias funcionales entre los distintos componentes de una organización (departamentos, personas, etc.), lo cual ayudará a averiguar cuales son los subsistemas funcionales que la componen y por tanto son susceptibles de informatizar. b) Análisis de factibilidad Resulta sumamente importante reconocer las partes sobre las cuales centraremos el estudio del Sistema de Información o dicho de otra forma, que subsistemas de información se van a analizar. Es muy importante realizar un estudio de este tipo para asignar prioridades sobre los subsistemas. En este sentido se estudiará la factibilidad operacional, la factibilidad técnica y la factibilidad financiera y económica. c) Delimitación del Proyecto En este apartado el alumno deberá tomar una decisión sobre cual o cuales subsistemas se va a desarrollar (hay que tener en cuenta que todos los sistemas no son igualmente complejos). d) Requerimientos A partir de este momento el alumno ya está en condiciones de realizar el análisis de requerimientos o análisis de requisitos, de tal forma que debe de averiguar cuales son los puntos clave sobre los cuales centrar el análisis de su sistema global. Entrevistas: Este es el método más corriente para recoger información del usuario. Es un proceso continuo utilizado por el alumno para construir gradualmente un modelo del sistema y para obtener conocimientos sobre los problemas del sistema. Página 7 de 7