14. DESARROLLO VERSUS COMPRA DE LA SOLUCIÓN COMPUTACIONAL

Transcripción

1 DESARROLLO VERSUS COMPRA DE LA SOLUCIÓN COMPUTACIONAL Como se planteó en el capítulo anterior, entre las opciones para disponer de una solución computacional están: la compra de una solución ya envasada o el desarrollo de una aplicación en forma específica. A estas modalidades se agrega también, contratar los servicios de aplicación de sistemas, bajo la modalidad ASP, que consiste en entregar toda la operación de la aplicación computacional a un tercero, que tiene como responsabilidad básica, proveer de los servicios computacionales, por un monto mensual. A continuación se presenta los aspectos básicos y necesarios que se deben saber para poder decidir sobre esta materia. Un tratamiento acabado y particular de cada una de estas modalidades, por su complejidad, está fuera del alcance de este texto Desarrollo de un software - Etapas necesarias Si bien se ha avanzado bastante en metodologías para desarrollar una solución computacional o aplicación, todas ellas necesariamente requieren de definir una serie de componentes, que son básicos para que el software sea exitoso y aceptado por los usuarios. Estos componentes son los siguientes: Definir requerimientos y diseño lógico Los requerimientos, tal como se explicó anteriormente, son las exigencias computacionales que debe cumplir la aplicación. El diseño lógico del proceso se refiere a determinar la nueva secuencia de actividades que se deberán desarrollar, una vez que se disponga del software de aplicación, así como la estructura computacional de la solución. Los principales temas que se incluyen, son: Identificar los sub sistemas y módulos que comprende la solución Identificar la funciones computacionales específicas (programas) de cada módulo Definir y desarrollar la base de datos, esto es el contenido de los registros que componen los archivos, que se usarán en el sistema Especificar cada una de las funciones computacionales identificadas, lo que significa: o Diseñar pantallas de ingreso y salidas de la función o Especificar el objetivo de la función o Describir las reglas de proceso, esto es la relación lógica entre las entradas y las salidas que se desarrollan en esa función. Tanto la definición de los requerimientos como la lógica del nuevo proceso, deben ser definidas por el usuario con la colaboración de un especialista en informática, si así lo exige la complejidad de la solución.

2 227 Como producto de esta etapa, se genera un documento con la definición de requerimientos y lógica del sistema, el cual debe ser validado y aprobado tanto por el mandante de la construcción como por los que construyan u ofertan la solución el sistema. El documento con la definición de requerimientos y lógica del sistema, servirá, una vez terminado el proyecto, a dirimir conflictos en caso que el producto que se entregue no corresponda a lo que se aprobó por las partes y por lo mismo deslindar responsabilidades. Nota: Para esta etapa como la siguiente, en la actualidad se utiliza la metodología UML = Lenguaje Unificado de Modelación Construcción del sistema Esta etapa significa que se construye computacionalmente la solución. Para ello se recomienda seguir las siguientes actividades: 1. Programar cada una de las funciones computacionales, lo que implica: o Entrega al Programador de las especificaciones de cada programa y éstos recepcionar y comprender las mismas. o Codificar los programas en un lenguaje computacional de alto nivel (Visual Basic Java), utilizando como herramientas complementarias software de base de datos como son, entre otros: SQL Server u ORACLE. o Probar el programa según lo indicado en las especificaciones 2. Prueba del sistema, antes de entregar los programas y el sistema a su explotación, debe ser probado cuidadosa y detalladamente, lo que se hace siguiendo las siguientes prácticas: o Preparar y disponer de datos de prueba o Probar cada programa con los datos respectivos, esto es si hace lo que las especificaciones indican o Probar el sistema en su integridad, esto es verificar si los programas están integrados y se las bases de datos se comunican, entre otras pruebas. o Probar el sistema en su robustez, esto se debe hacer con un rodaje del sistema, asumiendo una explotación a plena carga. 3. Construcción de manuales, esto son el respaldo del sistema y vienen hacer los planos del mismo, tanto para su explotación como para su mantención técnica. Los principales documentos que se deben preparar, son: o Manual administrativo, donde se deben incluir todas las normas de procedimiento administrativo del sistema y que son las que usa el usuario, tanto en el momento de la implantación de la solución como para la explotación del sistema en estado de régimen. o Manual operacional, que comprende las instrucciones para la instalación del software y el soporte técnico de lo construido, para su mantención posterior.

3 Implantación de la solución Esta es una etapa compleja, ya que la empresa debe adaptar su operación anterior a la nueva realidad exigida por el sistema. Por lo general esta etapa implica: Cambio de los procesos operacionales Cambios en la organización y en el personal Cambios en las instalaciones y en el mobiliario Dada su importancia, se ha destinado el último capítulo de este texto para tratar este tema más en profundidad. No obstante, se mencionan algunas de las actividades que se deben realizar en ella, y que son: Capacitar al personal en el uso del nuevo sistema Poblar archivos Redactar los nuevos procedimientos administrativos y/o instructivos Realizar puesta en marcha Identificar las solicitudes de cambio Explotación en estado de régimen y soporte técnico Una vez que la solución implementada satisfaga los requerimientos definidos con antelación por los mandantes (usuarios), se recepciona el sistema y se fija fecha para comenzar su operación. La explotación puede hacerse en forma parcial o total. Es importante señalar, que la construcción a pedido de un software, requiere un soporte técnico posterior. Para ello la empresa se debe asegurar que una vez que el software construido, esté aprobado y entra en explotación, definir quien hará la mantención del mismo (actualización) y el soporte técnico (arreglos por fallas u otros motivos durante la explotación) Compra de un software - Etapas necesarias Se recomienda que para adquirir una solución informática, se siga la siguiente metodología: Preparar las bases de la propuesta Para ello se requiere o considerar: Definición de requerimientos y el nuevo diseño lógico del proceso. Esta materia es idéntica a la señalada en el punto Seleccionar las casas de software que tengan sistemas disponibles para los requerimientos anteriores (o muy cercanos a ellos) Enviar propuesta, la cual debe contemplar cada una de las funciones que se desea que cumpla el software.

4 229 Se sugiere enviarle una planilla Excel con las funciones computacionales requeridas en cada módulo (especificaciones funcionales). Fijar fecha tope de recepción de propuestas Aclaración de dudas Analizar las propuestas En función a lo requerido, se revisan las propuestas recibidas, siguiendo la siguiente pauta: Por cada una de las funciones requeridas, se evalúa si cumplen lo pedido o no. Se recomienda disponer de una planilla Excel de ofertas, con todas las propuestas recibidas y completarla, según el siguiente criterio: i. Definir evaluadores de las propuestas ii. Determinar la ponderación que se le dará a cada proceso / función que se exige a la solución. iii. Cada evaluador debe ir completando una planilla (ver figura siguiente), asignándole un 1 a la función que sí el evaluador estime que la solución la cumple y con un 0 si cree que no lo hace. Evaluador A: Proceso / Función Cumple Requerimiento? Ponderación Total pponderado Función 1a Función 1b Función 1c Proceso 2 Función 2a Función 2b Hasta Proceso n PROPUESTA DEL PROVEDOR X TOTAL PUNTAJE PARA LA PROPUESTA X iv. Se analizan las evaluaciones que realizó cada Evaluador de cada proveedor. Cada evaluador debe justificar su calificación y la corrige en consecuencia a la discusión. v. Se saca un promedio entre las calificaciones que asignó cada Evaluador. vi. Se descartan todas aquellas propuestas que en promedio hayan tenido una calificación inferior a un 70%. La razón es la siguiente: la nueva lógica de proceso operacional/administrativo que ha definido la empresa se debiera adaptar en demasía a las exigencias del software. Por ningún motivo se recomienda hacerle adaptaciones al software comprado ya que ello aparte de costar caro, resulta que ante cualquier mejora que la respectiva Casa de Software introduzca a su solución, no alcanzaría a la solución que compró y adaptó la empresa a sus necesidades. vii. A todas aquellas que tengan un 70% o más de cumplimiento, se comprueba en la realidad si efectivamente la aplicación hace lo que dice el proveedor. Para ello se le exige al proveedor una demostración de lo afirmado. viii. Se recomienda además, revisar la aplicación que se estaría comprando, a la luz de alguna empresa que ya lo tenga instalado y en explotación.

5 230 ix. Se preselecciona al menos dos de las que pasen las pruebas anteriores Negociación Se negocia con el proveedor las condiciones del contrato de compraventa, entre otros elementos: Precio y alternativas: compra de licencias, arriendo de licencias, ASP Condiciones de financiamiento Soporte técnico Nuevas versiones Asistencia en la puesta en marcha Capacitación Implementación y Puesta en Marcha En el capítulo 15 se habla sobre este tema, el cual concierne tanta a una solución desarrollada a la media como a una compra de un paquete Actividades comunes, para el desarrollo y para la compra de una aplicación Se puede destacar que tanto para la Compra o Desarrollo de un software de aplicación, las actividades de: definir requerimientos, definición lógica e implementación de la solución, son comunes. Las diferencias significativas en la construcción de una aplicación específica sobre una envasada, están: En el tiempo de desarrollo, ya que la específica, se debe construir. La inversión o precio que se debe pagar por la solución, donde la envasada por estar así, debiera ser más económica, porque la solución se puede replicar en varias empresas. La experiencia indica que los costos (inversión), referidos solamente al software de aplicación, entre los tres momentos principales que se requieren para disponer de él, son: Definición de requerimiento y diseño lógico = 25% Construcción computacional = 40% Implementación = 35% Como ejemplo y como una pauta de referencia, si la solución a la medida implica una inversión del orden de US$ , la distribución de dicho monto en las diferentes etapas, serían: Definición de requerimiento y diseño lógico = US$ Construcción o desarrollo a la mediada = US$

6 231 Implementación = US$ Si se compra una aplicación empaquetada, el monto equivalente a la construcción disminuye en un porcentaje no despreciable, que dependerá del número de licencias que se compren y de lo complejo y completo que sea la solución que se adquiere. Otra variable interesante y que no deja de ser importante por su cuantía es el tiempo necesarios para disponer de una aplicación en régimen desde que se inicia el proyecto informático. Asumiendo que se compra una solución envasada, un poco menos del 50% de la duración total del proyecto, se lo llevan las etapas de la definición de requerimiento y diseño lógico. El resto es tiempo tanto destinado al proceso de compra propiamente tal y principalmente a la etapa de implantación Utilización de la modalidad ASP Para muchas empresas ha resultado más ventajoso externalizar el proceso de explotación de su recurso informático, esto es entregar todo o parte de su área computacional a un tercero para que ellos realicen la operación y mantengan los sistemas. Esta modalidad es la que se conoce bajo la sigla ASP que significa Proveedor de Sistemas de Aplicación. El proveedor facilita fundamentalmente el software de aplicación y cualquier otro apoyo que permita el flujo normal de las operaciones de la empresa. Realiza el soporte técnico de la aplicación y puede operar las 24 horas del día, todos los días del año. El funcionamiento en términos generales y lo que se requiere es lo siguiente: El proveedor pone los servidores, los cuales por lo general están en sus propias instalaciones y las líneas de comunicación con las instalaciones del cliente, el cual posee los terminales necesarios y la aplicación a nivel de usuario. Lo importante de este servicio es que el cliente no tiene ninguna preocupación de este proceso y es el proveedor el que debe responder por la operación, mantención y soporte técnico. Ejemplos de esta modalidad se pueden encontrar en empresas de servicios, como son las AFP e ISAPRES, de comunicaciones y otras. Entre las ventajas de esta modalidad, se tienen: Se dispone de tecnología especializada Sistemas actualizados Puede resultar más barato, especialmente para empresas pequeñas y medianas. Entre las desventajas, se puede destacar: Problemas cultural y de desconfianza No siempre se tiene una respuesta oportuna o adecuada a las necesidades de la empresa.

7 Evaluación de la mejor opción Para cada empresa, la solución más conveniente dependerá de lo factores que desea privilegiar, los cuales pueden estar relacionados, con: Económicos (costo vs. beneficios) Plazo de implementación y etapas intermedias en el proceso Solvencia y Servicios y del Proveedor Estrategia del servicio Tipos de usuarios, esto es lo que operan la aplicación: son interno a la empresa o son externos Formalización contractual Cualquiera sea la opción que se elija, la solución debe quedar respaldada por contratos y garantías. Respecto a contratos deberá existir uno correspondiente al desarrollo o a la compra de la solución, donde es fundamental que quede refrendado con exactitud la especificación de lo que se compra. También deberá existir un contrato donde se establezca el soporte técnico que tendrá el sistema y las opciones que se tienen respecto a nuevas versiones que se generen. Respecto a las garantías es aconsejable, si la propuesta se está realizando a través de bases públicas o privadas, que se exijan garantías de seriedad en la presentación de la propuesta, como asimismo garantías sobre el cumplimiento del contrato que se firme.