Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Geológico Colombiano SOCIALIZACIÓN DEL PROYECTO DE MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Mayo de 2013 Secretaría General Grupo de Contratos y Convenios
CONTENIDO Estructura del Manual 1. Objetivo 2. Alcance 3. Base Legal 4. Definiciones 5. Aspectos Generales 6. Interventoría 7. Supervisión 8. Documentación Complementaria
OBJETIVO Definir los lineamientos institucionales para el desarrollo de las funciones de supervisión e interventoría, así como desarrollar las responsabilidades de los supervisores e interventores por omisión o extralimitación en ejercicio de la labor encomendada.
. ALCANCE El Manual tendrá aplicación en desarrollo de todas las funciones de supervisión e interventoría, dirigidas a verificar el cumplimiento a satisfacción de los siguientes contratos y convenios suscritos por el SGC: Contratos de naturaleza distinta a actividades científicas y tecnológicas. Contratos de actividades científicas y tecnológicas regidos por el EGCAP en todo lo no previsto por las normas especiales. Convenios especiales de cooperación para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías.
Constitución Política. BASE LEGAL Estatuto General de Contratación de la Administración. Normas especiales del sector ciencia y tecnología. Normas del Estatuto Orgánico del Presupuesto. Normas de control fiscal. Ley 1474 de 2011. Decreto 19 de 2012 y demás normas sobre trámites, procedimientos y las regulaciones administrativas. Normas Técnicas de Calidad. Las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
DEFINICIONES En el Manual se definen algunos términos, cuyo cabal entendimiento es necesario para la ejecución de las labores de supervisión e interventoría. Estos términos son: Acción de repetición Acta de Inicio Acta de Liquidación Acta de terminación Adición Cesión Contratista Informe de supervisión o interventoría Interventoría Modificación Prórroga Requisitos de perfeccionamiento y ejecución Supervisión Suspensión Terminación bilateral anticipada
1. JUSTIFICACIÓN ASPECTOS GENERALES En desarrollo del principio de responsabilidad consagrado en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, el SGC vigilará permanentemente la correcta ejecución del contrato a través de un supervisor o un interventor, de conformidad con lo establecido en los artículos 83 a 85 de la Ley 1474 de 2011.
ASPECTOS GENERALES 2. PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS LABORES DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN Las labores de interventoría y supervisión de los contratos y convenios que celebre el SGC, se regirán por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, buena fe, eficiencia, participación, responsabilidad, transparencia, planeación, libre concurrencia y selección objetiva, de conformidad con la Constitución Política, el EGCAP y demás normas aplicables.
ASPECTOS GENERALES 3. CALIDADES DE INTERVENTORES Y SUPERVISORES Las personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra forma de asociación que ejerzan la supervisión o interventoría de los contratos y convenios que celebre el SGC, deberán acreditar conocimientos técnicos básicos relacionados con el objeto contractual específico.
ASPECTOS GENERALES 4. ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN Las labores de interventoría o supervisión iniciarán una vez perfeccionado el contrato objeto de vigilancia y concluirán con la liquidación definitiva del mismo. Desde el punto de vista funcional, la interventoría o supervisión comprende los aspectos relacionados con la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista, en especial, de las especificaciones técnicas, calidad, cantidad, plazo de entrega y demás condiciones del objeto contratado, así como de las obligaciones administrativas, financieras, contables y legales estipuladas.
ASPECTOS GENERALES 5. OBJETIVOS GENERALES DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN a) Propender por la obtención de los fines generales de la contratación estatal y de los fines específicos que requiera el SGC de acuerdo a sus necesidades. b) Verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los contratistas, de conformidad con las condiciones pactadas y sin dilaciones.
ASPECTOS GENERALES 5. OBJETIVOS GENERALES DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN c) Garantizar el contacto permanente entre el SGC y los contratistas con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetos contractuales y la oportuna atención de los requerimientos presentados. d) Informar al ordenador del gasto de todo evento que pueda influir en la ejecución de los objetos contractuales, así como del avance en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos y convenios suscritos por el SGC.
ASPECTOS GENERALES 5. OBJETIVOS GENERALES DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN e) Identificar oportunamente los riesgos que puedan afectar la normal ejecución de los contratos y convenios suscritos, e informar a las áreas competentes con el fin de que se tomen las medidas pertinentes. f) Evitar los conflictos entre los contratistas y el SGC. d) Proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual.
INTERVENTORÍA Contrato de interventoría Comunicación de la interventoría Inicio de funciones Facultades Obligaciones Prohibiciones Responsabilidades Sanciones
OBLIGACIONES Obligaciones Técnicas Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia Obligaciones Administrativas Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia Obligaciones Financieras y Contables Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia Obligaciones Jurídicas INTERVENTORÍA
SUPERVISIÓN Designación y comunicación de la supervisión Inicio de funciones Facultades Funciones Prohibiciones Responsabilidades Sanciones
FUNCIONES SUPERVISIÓN Funciones Técnicas Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia Funciones Administrativas Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia Funciones Financieras y Contables Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia Funciones Jurídicas
DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA Informe parcial de supervisión o interventoría Informe final de supervisión o interventoría Informe especial de supervisión o interventoría