CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA DIRECCION DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA PROYECTO RECAUDO DE CARTERA VENCIDA ARMENIA QUINDIO 29 DE MARZO DE 2011
INTRODUCCION La Constitución Política de 1991, consagra en su artículo 268 numeral 5a) como función del Contralor General de la República Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma, a su vez el artículo 272 en el inciso 5, traslada las funciones del Contralor General de la República a los Contralores Territoriales, las cuales deben enmarcarse dentro de los preceptos de la Ley 42 de 1993 Por medio de la cual se organiza el sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen, la Ley 610 de 2000 Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías, el Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal, las tres últimas en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva. Con fundamento en lo anterior, la Contraloría Municipal de Armenia, como ente autónomo, ha implementado para el desarrollo de sus funciones constitucionales y legales, procesos debidamente certificados dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, entre los cuales se tiene el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, que comprende tres procedimientos (responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y proceso administrativo sancionatorio), cada uno de los cuales cuenta con objetivos y metas tendientes a fortalecer la misión institucional. No obstante lo anterior, con el fin de propiciar el mejoramiento continuo, la Dirección de Responsabilidad Fiscal, ha examinado la necesidad de implementar un proyecto específico para lograr el recaudo efectivo de los montos adeudados por los funcionarios públicos o particulares que ejercen función pública, declarados responsables fiscales o sancionados por la Contraloría Municipal de Armenia, además, como mecanismo para dar viabilidad a los principios de eficiencia, eficacia y efectividad de la función pública, vulnerados muchas veces por falta de metodología para el desarrollo de una función desgastadora como la de cobro. A consecuencia de la anterior conclusión, el presente proyecto tiene como objetivo, la recuperación total de lo adeudado por los funcionarios públicos o los particulares que cumplen función pública, declarados responsables fiscales o sancionados, aplicando una metodología estructurada en controles y estrategias,
que permiten conocer desde un principio la situación general del deudor y las acciones a seguir, esto es, si perseguir una negociación con garantía suficiente en una fase de cobro persuasivo, o bien actuar con el rigor de la ley por vía de jurisdicción coactiva. El primer capítulo hace referencia a la clasificación de la cartera vencida, en el segundo se definen las acciones en la recuperación de la cartera y en el tercero el ejercicio de las acciones a seguir. Por último y con el único fin de contar con la cartera real y sujeta a cobro, se estudiará la posibilidad de castigar aquella que cumpla los requisitos que establece las figuras legales de caducidad, la prescripción y remisión.
OBJETIVO GENERAL Recuperar la totalidad de lo adeudado por los funcionarios públicos o los particulares que cumplen función pública, declarados responsables fiscales o sancionados, aplicando una metodología estructurada en controles y estrategias, que permiten conocer desde un principio la situación general del deudor y las acciones a seguir.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Clasificar la cartera vencida aplicando el procedimiento establecido en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Contraloría Municipal de Armenia, aprobado por la resolución No. 152 del 14 de Octubre de 2008. - Definir las acciones a aplicar dentro del Proceso de Jurisdicción Coactiva, para la recuperación de la cartera vencida. - Diseñar el procedimiento de las acciones a seguir, de conformidad con la clasificación de la cartera vencida. - Establecer los requisitos de la cartera sujeta a aplicarle los preceptos legales de prescripción y remisión.
CAPITULO I CLASIFICACION DE CARTERA El proceso contable de la Contraloría Municipal de Armenia, cuenta con un registro denominado cuenta de orden, en la cual se evidencia el monto a recaudar por concepto de deudas contraídas por los servidores públicos o particulares que prestan servicio público, a consecuencia de un fallo con responsabilidad fiscal o por la imposición de una sanción proveniente del proceso administrativo sancionatorio, la cual se convierte en una activo para el ente de control afectado, entendido este como el importe de los adeudos que la entidad tiene derecho a cobrar y que lo hace a través del proceso de jurisdicción coactiva de la Contraloría Municipal y un pasivo para el deudor (el sancionado que no cancelo la sanción o el responsable fiscal que no pago dentro del proceso de responsabilidad fiscal). No obstante a pesar que dicho monto se refleja en el proceso contable, es responsabilidad del proceso de responsabilidad fiscal realizar las gestiones para que la cuenta de orden refleje movimientos, para lo cual deberá como estrategia primaria clasificar la cartera de la siguiente manera. 1. En razón a la cuantía: La clasificación será: 1.1. De mayor cuantía: Cuando la obligación sea superior a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales vigentes 1.2. De menor cuantía: Cuando la obligación sea desde quince (15) salarios mínimos legales mensuales inclusive, hasta el equivalente a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales vigentes 1.3. De mínima cuantía: Cuando el valor de la obligación sea inferior a quince (15) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para determinar la cuantía se tendrá en cuenta el valor consignado en el título ejecutivo, sin liquidar intereses ni costas. 2. En razón a la antigüedad de la obligación: Los procesos y títulos ejecutivos se clasificarán según la antigüedad así: Menor de cinco (5) años y superior a cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del título ejecutivo.
3. En razón a la naturaleza de la obligación: Las obligaciones se clasificarán de acuerdo con el origen de la misma, según se clasificaron en el artículo 3 de la Resolución No. 152 del 14 de Octubre de 2008, de la Contraloría Municipal de Armenia. 4. En razón a la posibilidad de cobro: Cuando no exista ninguna de las características descritas para los de posible cobro. 4.1 Posible cobro: Cuando haya acuerdos de pago, medidas cautelares que posibiliten cubrir la deuda y cuando se tenga garantías que visualicen el respaldo de las deudas. 4.2 Difícil cobro: Cuando no exista ninguna de las características descritas para los de posible cobro. 5. En prioritaria y no prioritaria: Utilizando criterios como: cuantía de la obligación, solvencia de los ejecutados y antigüedad de la deuda. VER ANEXO 1.
CAPITULO II ACCIONES PARA LA RECUPERACION DE CARTERA VENCIDA 1. ESTUDIO DE LA SITUACION GENERAL DEL DEUDOR Tiende a conocer quién es el deudor, desde varios puntos de vista como el patrimonial, averiguando que bienes lo integran, su estado, valor y situación jurídica, desde su nivel profesional que permite abordarlo teniendo en cuenta su conocimiento respecto del recaudo de la deuda a su cargo, desde su situación laboral pues de la misma depende su solvencia económica, desde su vinculación al sistema de seguridad social que refleja la condición de cotizante o beneficiario, al igual su actitud frente a la deuda, el efecto sicológico que le produce el reporte de la misma a los diferentes organismos de control y las acciones que ha emprendido ante la jurisdicción contenciosa administrativa. 2. EL COBRO PERSUASIVO Es la etapa que se adelanta previa al cobro por jurisdicción coactiva, procurando obtener el pago inmediato y voluntario de los créditos a favor de los entes declarados afectados dentro del proceso de responsabilidad fiscal o de la Alcaldía de Armenia a consecuencia de las multas dentro del proceso administrativo sancionatorio. Tiene como máximo de duración dos (2) meses, contados a partir de la 0notificación del auto que avoca conocimiento del título ejecutivo. 3. EL COBRO POR JURISDICCIÓN COACTIVA La jurisdicción coactiva fue definida como un privilegio exorbitante de la Administración Pública, que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesiten con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. Dicha facultad en la Contraloría Municipal de Armenia, recae en la Dirección de Responsabilidad
y Jurisdicción Coactiva, de conformidad con la Resolución 058 de Abril 14 de 2008 y 146 del 6 de Octubre de 2008, la Resolución 152 del 14 de Octubre de 2008.
CAPITULO III PROCEDIMIENTO DE ACCIONES A SEGUIR PARA EL LOGRO DE LA RECUPERACION DE CARTERA VENCIDA INFORMACION ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO: 1. ESTUDIO DE LA SITUACION GENERAL DEL DEUDOR - Una vez recibido el título ejecutivo, estudiado y aceptado para ser conocido por el Proceso de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría Municipal de Armenia, se incorpora al expediente que se apertura, con el fin de conocer los datos personales y patrimoniales del ejecutado, cuaderno de medidas cautelares del Proceso de Responsabilidad Fiscal o Proceso Administrativo Sancionatorio, la hoja de vida del ejecutado, además de copia completa de la póliza que respalda a la entidad afectada ante el riesgo de Delitos contra la administración pública. - Se actualizan los datos personales y patrimoniales del deudor, enviando oficio al último empleador, a la oficina de registro de instrumentos públicos, secretaria de tránsito municipal y departamental, cámara de comercio, dirección de impuestos y aduana nacional, empresas promotoras de salud y corporaciones bancarias y solicitando la información pertiente. - Se solicita mediante oficio a la oficina jurídica de la Contraloría Municipal de Armenia, información relacionada a la situación jurídica del título ejecutivo ante la jurisdicción contenciosa administrativa. - Se verifica en la página web de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, el registro de inhabilidades y la certificación de responsabilidad fiscal respectivamente. - Se notifica al actual empleador en caso de que el ejecutado se encuentre vinculado a la vida laboral, la situación del deudor frente al fallo con responsabilidad fiscal o al fallo administrativo sancionatorio.
2. COBRO PERSUASIVO Esta etapa tiene un período de duración de dos (2) meses, se encuentra consagrada en las normas que rigen el proceso de jurisdicción coactiva de la Contraloría Municipal de Armenia y en el Manual de Cobro Coactivo Resolución No. 152 del 14 de Octubre de 2008. - Para el inicio del cobro persuasivo, se debe haber agotado el estudio de la situación general del deudor, pues una vez se aborde el mismo, se conoce desde todos los puntos de vista. - Ejecutoriado el auto que avoca el conocimiento del proceso, dentro de los ocho días siguientes, se debe efectuar llamada telefónica informando el monto adeudado y el concepto y las consecuencias de no pagar a tiempo. - Cumplido un mes de haber avocado el conocimiento del título ejecutivo, se efectuará una llamada telefónica informando al deudor los beneficios de realizar un acuerdo de pago, las facilidades que brinda la Contraloría Municipal para el pago y los efectos que trae la celebración del mismo. - A los cuarenta y cinco días seguidos a la fecha del auto que avoca conocimiento, se envía un correo electrónico al deudor recordándole lo adeudado, el ofrecimiento de acuerdo de pago y notificándole que se acerca la culminación de la etapa de cobro persuasivo y la consecuencia de su culminación sin haberse logrado un pago o la suscripción del acuerdo. - Una vez culminada la etapa de cobro persuasivo, se inicia el cobro por jurisdicción coactiva.
3. COBRO COACTIVO. El procedimiento debe seguir con rigurosidad los pasos señalados en los preceptos legales, esto es, Ley 42 de 1993, Estatuto Tributario, Código de Procedimiento Civil, Resolución No. 152 del 14 de Octubre de 2008 Por la cual se establece el reglamento interno de recaudo de cartera de la Contraloría Municipal de Armenia.
IV SUPRESIÓN DE DEUDAS La Contraloría Municipal de Armenia, podrá aplicar los fenómenos de la prescripción y remisión de las deudas a cargo de los funcionarios públicos o particulares, que hubieren sido declarados responsables fiscales o sancionados por la Contraloría, cuando se cumplan los requisitos consagrados en el Estatuto Tributario y en el Manual de Cobro de Jurisdicción Coactiva de la entidad, así: PRECRIPCION DE LA ACCION DE COBRO E.T.: Prescripción de la acción de cobro. Art. 817 La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de ( ) numeral 4. La fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión. M.J.C.: Prescripción de la acción de cobro. Art. 21 La acción de cobro por Jurisdicción Coactiva de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de firmeza y ejecutoria de los títulos ejecutivos. La competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro será del funcionario ejecutor, y podrá ser declarada de oficio o a petición de parte. Art. 22 Interrupción y suspensión del término de prescripción. El término de la Prescripción de la Acción de Cobro por Jurisdicción Coactiva se interrumpe por: La notificación del mandamiento de pago; por el otorgamiento de facilidades para el pago o celebración de acuerdos de pago; por la admisión de la solicitud del concordato y por la declaratoria oficial de la liquidación forzosa administrativa. Interrumpida la prescripción en la forma aquí prevista, el término empezará a correr de nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento de pago; desde la terminación del concordato; o desde la terminación de la liquidación forzosa administrativa.
El término de prescripción de la acción de cobro se suspende desde que se dicte el auto de suspensión de la diligencia del remate y hasta: - La ejecución de la providencia que decide la revocatoria. - El pronunciamiento definitivo de la jurisdicción contenciosa administrativa en el caso en que se presentaran demandas a las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan llevar adelante la ejecución. Parágrafo. El pago de la obligación prescrita no se puede compensar ni devolver. Lo pagado para satisfacer una obligación prescrita no puede ser materia de repetición, aunque el pago se hubiere efectuado sin conocimiento de la prescripción. REMISION DE LAS DEUDAS E.T. Art. 820. Los administradores de impuestos nacionales quedan facultados para suprimir de los registros y cuentas corrientes de los contribuyentes de su jurisdicción, las deudas a cargo de personas que hubieren muerto sin dejar bienes. Para poder hacer uso de esta facultad deberán dichos funcionarios dictar la correspondiente resolución, allegando previamente al expediente la partida de defunción del contribuyente y las pruebas que acrediten satisfactoriamente la circunstancia de no haber dejado bienes. Podrán igualmente suprimir las deudas que no obstante las diligencias que se hayan efectuado para su cobro, estén sin respaldo alguno por no existir bienes embargados, ni garantía alguna, siempre que, además de no tenerse noticia del deudor, la deuda tenga una anterioridad de más de cinco años. No obstante lo anterior, el funcionario ejecutor tendrá la responsabilidad de soportar con medios probatorios idóneos la decisión de aplicar las figuras jurídicas que conlleven a castigar la cartera, así como de informar al proceso administrativo de la Contraloría Municipal de Armenia la decisión tomada anexando el acto administrativo ejecutoriado, con el fin de asentar en los libros contables las sumas pertinentes.
RECOMENDACIÓN - Llevar las acciones contempladas en este proyecto para la recuperación de cartera vencida al manual de procesos y procedimientos de la Contraloría Municipal de Armenia, incluyendo responsabilidades y registros.
CONCLUSION La recuperación de cartera en el sector público es una función difícil y desgastante, puesto que las consecuencias para el deudor moroso del estado, no son trascendentales en su vida económica, como si lo es para el deudor moroso del sector privado, pues el reporte a en las bases de datos como data/crédito, le cierra todas las puertas ante el sector financiero y bancario, como ante una gran mayoría de empresa que tienen como criterio no realizar negocios con los mismo, no obstante, ante la gran responsabilidad de los funcionarios públicos en procurar el bienestar general, no debemos declinar en la tarea de recuperación de las deudas públicas, por lo que se hace necesario, poner en práctica las acciones planteadas, bajo procedimientos que suponemos serán garantía de efectividad.
BIBLIOGRAFIA - Ley 42 de 1993 Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. - Decreto 624 de 1989 Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. - Resolución No. 152 del 14 de Octubre de 2008 Por la cual se establece el reglamento de recaudo de cartera de la Contraloría Municipal de Armenia.
ANEXOS