La Gestión Operativa: La Clave del Éxito. Objetivos Contenidos 1. Ser capaces de planificar y seguir, de una forma operativa, programas y proyectos. 2. Conocer las técnicas adecuadas para la gestión eficaz de programas y proyectos. 3. Saber aprovechar al máximo los recursos que tenemos a nuestra disposición. 1. Introducción: En qué consiste la Gestión Operativa. 2. Aplicación de un Proceso de Gestión Operativa: a. Confección de la Matriz de Secuencia de tareas. b. Diagrama de Secuencia de tareas. c. Cronograma de tareas. d. Cronograma de tareas y responsabilidades. e. Planigramas de información complementaria. Bibliografía básica : Cembranos, F., Montesinos,D.H. y Bustelo, M.(1999). La Animación Sociocultural: una propuesta metodológica. Ed. Popular.
1. INTRODUCCIÓN: EN QUÉ CONSISTE LA G ESTIÓN OPERATIVA. Esta técnica para la Gestión Operativa de Proyectos consiste en desarrollar gráficamente el desarrollo de la gestión para la ejecución de un proyecto o actividad. Con la utilización de esta técnica se tiene de una forma resumida todos y cada uno de los pasos que es necesario dar para llevar a cabo la ejecución de los programas y proyectos que se insertan en el Plan Estratégico; el reparto de tareas, la temporalización de cada acción, la distribución de los recursos Por su carácter operativo, esta técnica se desarrolla en el seno del equipo de gestión o de coordinación; es casi de realización unipersonal, si bien su resultado gráfico es útil que esté a la vista de todos los implicados en la ejecución de cada proyecto al que se refiera. Ha de ser, además, una herramienta flexible, que se pueda ir adaptando sobre la marcha, en función de la evolución de la ejecución, pero manteniendo siempre unos límites imprescindibles de solidez y eficacia. Es muy interesante aplicar esta técnica al principio de la planificación operativa y durante toda su ejecución. Por último, comentar que es una adaptación de diversas técnicas ya conocidas en la gestión de entidades: las redes de PERT, los diagramas de Gantt o cronogramas 2. APLICACIÓN DE UN PROCESO DE GESTIÓN OPERATIVA. Una vez hemos definido la actividad o actividades cuya ejecución ha de ser gestionada, se desarrolla sistemáticamente cada uno de los siguientes pasos: a. Confección de la Matriz de Secuencia de tareas. b. Diagrama de Secuencia de tareas. c. Cronograma de tareas. d. Cronograma de tareas y responsabilidades. e. Planigramas de información complementaria. Andrés Sánchez Javier Zumeta Página 1
2.1 Confección de la Matriz de Secuencia de Tareas De cada actividad proyectada se derivan una serie de tareas necesarias para su ejecución, sin las cuales, dicha actividad no se realizaría. Por tanto, el primer paso es elaborar un listado completo de todas las tareas que hay que realizar, ordenándolas ya de una forma aproximada. La confección de esta matriz es conveniente para facilitar la realización dl Diagrama Posterior. La Matriz de Secuencia de tareas ordena éstas según su prioridad en la ejecución; es decir, establece qué tareas hay que hacer antes, cuáles después y cuáles pueden simultanearse. A partir de ahora vamos a utilizar el mismo ejemplo para todas las acciones que hagamos: Imaginad que formamos parte del grupo gestor de un Centro Sociocultural para la Promoción de Iniciativas en un barrio determinado. Se nos ha pedido que consigamos habilitar un espacio físico para ese centro. Las tareas que habría que realizar son (ya ordenadas): a. Localizar un espacio adecuado b. Gestionar su cesión o adquisición c. Realizar un estudio y diseño de habilitación d. Realizar obras de arquitectura interior e. Elegir y comprar el equipamiento f. Amueblar e instalar el equipamiento g. Diseñar la campaña de presentación y difusión h. Apertura y presentación pública La Matriz de Secuencia de Tareas quedaría de la forma siguiente: A B C D E F G H A. Localizar Edificio....... B. Cesión.... C. Estudio y Diseño..... D. Obras... E. Comprar Equipamiento... F. Amueblar. En sentido vertical: Las tareas puntuadas son las que ya han tenido que estar realizadas para que se pueda realizar la tarea que preside. G. Campaña y difusión. H. Apertura En sentido horizontal: Las tareas puntuadas son posteriores a la que preside la fila. (aún no se pueden hacer) Andrés Sánchez Javier Zumeta Página 2
Por lo tanto, por ejemplo, en el sentido horizontal observamos que sin haber superado la fase de estudio y diseño no podremos hacer las obras, comprar el equipamiento, amueblar el edificio, la difusión ni la apertura. Cogiendo un ejemplo del sentido vertical, tanto para pedir la cesión del local como para hacer su estudio sólo necesitamos haber encontrado un edificio que nos guste, nada más. 2.2 Diagrama de Secuencia de tareas (basado en el Diagrama PERT). Una vez confeccionada la matriz de Secuencia de Tareas, estamos en disposición de realizar el diagrama. Éste representa de una forma gráfica la sucesión de tareas en el tiempo y su interdependencia. Añade, además, otras informaciones: fecha de comienzo Responsable TAREA Duración Última fecha posible de finalización Veamos cómo quedaría nuestro ejemplo 01/02/11 Localizar el edificio 14/02/11 14/02/11 Gestionar Cesión Arquitecto Estudio Habilitación Obras interiores Contrata 15/04/11 22/03/11 01/04/11 Instalación equipamiento 1 semana 20/06/11 Compras equipamiento 23/04/11 Campaña de Difusión 01/05/11 Apertura y presentación 1 semana Andrés Sánchez Javier Zumeta Página 3
Con este diagrama se visualiza cuál es el camino crítico para realizar la tarea, así como qué tarea depende de otra/s anterior/es y cuáles son etapa, es decir, que es necesario que se cumplan para poder continuar con el resto del proceso, que están marcadas con doble línea. El Camino Crítico son las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa 2.3 Cronograma de tareas Un siguiente gráfico a realizar es el que representa la distribución de tareas a lo largo del tiempo fijado. En nuestro ejemplo hemos fijado el tiempo en semanas, peor puede tratarse de días, meses o años. Podemos señalar también qué tarea o tareas son etapa, marcando el trazo con doble línea. Tarea 8 Tarea 7 Tarea 6 Tarea 5 Tarea 4 Tarea 3 Tarea 2 Tarea 1 Fecha de Inicio Completado Estimado 18/11/201008/12/201028/12/201017/01/201106/02/201126/02/201118/03/201107/04/201127/04/201117/05/201106/06/201126/06/2011 2.4 Cronograma de tareas y responsabilidades Otro gráfico complementario al anterior podría incluir, junto a la distribución temporal de tareas, el responsable de realizarlas. 2.5 Planigramas de información complementaria Por último, se pueden elaborar otros gráficos que agrupen o añadan información complementaria, por ejemplo, cuadros resumen de tareas, duración, fechas exactas de comienzo y final, responsables y recursos necesarios. Este tipo de organización gráfica de la planificación de proyectos aporta, no sólo la posibilidad de visualizar de una forma rápida toda la información relacionada con el proceso de gestión, sino también el hábito de estructurar de una forma racional y ordenada la ejecución de proyectos, paso indispensable para garantizar las propiedades de eficacia y eficiencia necesarias en toda organización. Andrés Sánchez Javier Zumeta Página 4