TUTORIAL VISADO-E - COITAVC Con este sencillo tutorial, vamos a mostrarte paso a paso cómo proceder para el visado de tus trabajos de forma electrónica con la nueva herramienta que el Colegio ha desarrollado para mejorar este servicio. La versión sobre la que se hace referencia en estas páginas, está siendo revisada en estos momentos para subsanar errores, mejorar en la medida de lo posible la interfaz y adaptar la herramienta a tus necesidades. Si tienes alguna sugerencia o detectas algún fallo, por favor, comunícanoslo lo antes posible por correo electrónico. Recuerda que para acceder a la intranet, deberás de solicitar previamente que te habiliten el acceso a la misma. Envíanos un e_mail a colegio@coitavc.com solicitándolo y te daremos de alta y te lo notificaremos por correo electrónico. Aunque la nueva plataforma de visado-e soporta cualquier explorador, recomendamos el uso de Mozilla Firefox para una navegación más sencilla y rápida. 1.- Firmar digitalmente el trabajo a visar. Para garantizar la autoría del trabajo, es imprescindible que éste esté firmado digitalmente con la firma digital de la Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV). Si todavía no dispones de ella puedas obtenerla en el Colegio o a través de cualquier punto de registro de usuarios (PRU). Existen varios programas que permiten la firma digital sobre archivos.pdf, siendo el más extendido el Adobe Acrobat Professional. Si no dispones de un programa que permita la firma digital de documentos ACCV, dispone de una herramienta on-line para tal fin. El Colegio, tras las pruebas - 1 -
realizas, recomienda la utilización de este sistema debido a la alta compatibilidad mostrada con nuestra aplicación para la firma electrónica-visado. 1.1.- Firmar digitalmente con Adobe Acrobat Professional. Clica en el botón firmar/firmar el documento/seguir con la firma/crear una nueva firma visible/seleccionar opción Soy el autor de este documento /Firmar y guardar como/seleccionar ruta de destino/guardar. Es muy importante que no se certifique el documento para que posteriormente el Colegio pueda insertar su firma y estampar el sello de visado digital. 1.2.- Firmar digitalmente a través del servicio on-line de la ACCV (recomendado). Clica en el siguiente enlace. Al final de la página verás el enlace Manual de Usuario Firma On-Line PDF. Descárgalo y sigue los pasos. Una vez instalado, aparecerá un icono en el escritorio a través del cual podrás acceder directamente a la herramienta. Cuando vayas a firmar digitalmente el documento recuerda escribir en la casilla Razón Soy el autor de este documento. 2.- Acceso a la plataforma de visado electrónico. Para acceder a la plataforma de visado electrónico, previa habilitación, hay que entrar en la dirección http://coitavc.gesio.com siendo el usuario tu número de colegiado y la contraseña la misma que empleas para acceder a la parte privada de la página web. También puedes acceder a través de la página web del Colegio servicios/colegiado/visado-e, desde donde se te redireccionará al enlace anterior. Si todavía no tienes acceso a la parte privada del website, y por tanto tampoco al visado-e, solicítanos el acceso por e_mail. - 2 -
Acceso a través de http://coitavc.gesio.com Acceso a través de www.coitavc.org - 3 -
3.- Visado electrónico. Para proceder al visado de los trabajos simplemente hay que crear un pedido (solicitud de visado), añadir productos al pedido (visado) y adjuntar los documentos, siguiendo los pasos que detallaremos a continuación. 3.1.- Página principal. Al introducir el usuario y contraseña y acceder a la plataforma, esta es la primera pantalla con la que nos encontraremos. Recuerda que la herramienta está siendo revisada para que se adecue a tus necesidades y a las del Colegio; como apreciarás a simple vista por la terminología empleada todavía nos queda trabajo por hacer. Rogamos un poco de paciencia. Como ves, aparece en primer lugar una ruta interactiva de tu navegación, lo que te permitirá retroceder o acceder directamente a niveles superiores. - 4 -
En segundo lugar aparecen una serie de pestañas que reflejan las diferentes fases por las que pasa un trabajo para ser visado. La primera pestaña, acciones comerciales es donde se ubicarán los trabajos una vez hayas realizado el pedido/solicitud de visado-e. Es la bandeja de entrada del Colegio. Una vez que la secretaría técnica del Colegio recibe el trabajo, se pasa a la fase de en producción donde se procederá a su revisión y a la elaboración y envío del presupuesto. Una vez abonado el importe y hecho llegar el justificante del pago al Colegio, el trabajo pasa a la última fase terminados donde se almacenará y desde donde podrás descargártelo. En último lugar tienes el icono nuevo pedido que será el primer paso para iniciar el trámite del visado del trabajo. 3.2.- Crear un pedido/solicitud de visado-e. Al pinchar en el botón nuevo pedido el sistema nos redireccionará a la siguiente página: - 5 -
En este apartado únicamente hay que indicar en el recuadro descripción, el título del trabajo, el término municipal y el cliente/promotor que lo solicita. En tu primer acceso a la plataforma es recomendable que te asegures de que los datos personales/profesionales que aparecen son correctos. En caso contrario comunícanoslo por correo electrónico a la mayor brevedad posible para subsanar errores de facturación, etc. - 6 -
3.3.- Añadir un producto/visado. Para añadir el producto/visado hay que seleccionar la familia Visados y después añadir el producto Visado. Por último pinchamos en Documentos para adjuntar el trabajo en.pdf y firmado digitalmente (punto 1). 3.4.- Adjuntar los documentos. Una vez pinchado en documentos se abrirá la siguiente página: - 7 -
Para adjuntar el trabajo pincha en el primer botón que pone examinar. Selecciona el archivo y pulsa aceptar. Pasado unos instantes el archivo aparecerá en borradores. Puedes subir tantos archivos como necesites, aunque te recomendamos que subas un único archivo con el trabajo completo, ya que esto facilitará su seguimiento y control, a excepción de la solicitud expresa de visado por parte del cliente y de aquellos anexos que no requieran visado que deberán adjuntarse como archivos independientes. La subida del archivo en función de su peso puede tardar varios minutos. Una vez terminado este paso, has concluido el proceso para el envío del trabajo para su visado. Se puede proceder a cerrar la sesión y esperar a que el equipo técnico del Colegio revise el trabajo, te envíe a tu correo el presupuesto y que previo pago te lo vise. El trabajo visado se ubicará en trabajos visados de la anterior imagen. 4.- Gestión de incidencias Para gestionar las incidencias, en la sección documentos se ha habilitado un apartado llamado histórico de reuniones. Desde aquí la secretaría técnica del Colegio informará de las posibles incidencias y te las hará llegar vía e_mail para que las subsanes. Además podrás contestar tú mismo las incidencias creando otra reunión, con la idea de que la comunicación sea más fluida. - 8 -
Todos aquellos trabajos que tengan incidencias que subsanar, serán pasados a la zona de descartados. Esto nos permitirá detectar fácilmente las incidencias más comunes y solucionar los errores más recurrentes. Una vez subsanada la incidencia, habrá que realizar un nuevo pedido/solicitud de visado iniciando de nuevo todo el proceso descrito en este tutorial. 5.- Satisfacción del colegiado Puntualmente, recibirás una encuesta de satisfacción donde poder valorar el servicio que te presta el Colegio respecto al visado electrónico. Desde el Colegio sabemos que la adaptación a una nueva metodología de trabajo siempre requiere un esfuerzo por parte de todos, pero la nueva plataforma contribuirá a mejorar el servicio, dinamizar la comunicación entre el colegiado y el Colegio, lo que se traducirá en una mejora en la calidad final de los trabajos. Para cualquier tipo de consulta no dudes en contactar con el Colegio y te ayudaremos a solventarla. - 9 -