MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO PROCEDIMIENTO CONTENIDO CAPÍTULO TEMA 0 INTRODUCCIÓN 3 1 OBJETIVO 4 2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE 4 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 4 DEFINICIONES 5 4.1 Buenas prácticas de laboratorio 5 4.1.1 Aceptación Mutua de Datos (MAD por sus siglas en inglés) 5 4.1.2 Autoridades Reguladoras 5 4.2 Términos relativos a la organización de una instalación de pruebas 5 4.3 Términos relativos al estudio de seguridad no clínico referente a la salud y al medio ambiente 7 4.4 Términos relativos al elemento de pruebas 8 4.5 Acrónimos 8 5 PROGRAMA AL CUMPLIMIENTO CON BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO 8 6 ORGANIZACIÓN 10 6.1 Estructura organizacional 10 6.2 El Consejo de buenas prácticas de laboratorio 11 7 MARCO LEGAL 12 8 SOLICITUDES INICIALES 13 8.1 Criterios de inscripción suplementarios 13 8.2 Alcances solicitados 13 8.3 Inspectores 14 8.4 Expertos técnicos 15 9 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO 16 10 CONFIDENCIALIDAD 16 10.1 Excepciones 17 11 REGISTROS 18 11.1 Documentos 18 11.2 Documentos externos 19 12 SOLICITUD DE REGISTRO 19 12.1 Intención de adhesión al programa 19 13 VISITAS DE PRE-INSPECCIÓN 19 13.1 Alcance y responsabilidad 20 13.2 Proceso de pre-inspección 20 14 VERIFICACIÓN DOCUMENTAL 21 15 PREPARACIÓN DE LA INSPECCIÓN 24 16 INSPECCIÓN Y AUDITORÍA A LOS ESTUDIOS EN LA INSTALACIÓN DE PRUEBAS 27 16.1 Reunión de apertura 28 FECHA DE EMISION FECHA ENTRADA VIGOR 2016-05-05 2016-05-06 1 DE 47 MOTIVO: REVISIÓN DOCTO No. ema-001
16.2 Inspección en la instalación de pruebas 28 16.3 Auditorías de estudio 29 16.4 Reunión de inspectores 30 16.5 Reunión de cierre 31 17 REPORTE DE LA INSPECCIÓN 32 18 DECISIÓN SOBRE EL REGISTRO 32 19 INCUMPLIMIENTO POR PLAZO PARA ATENDER NO CONFORMIDADES 33 19.1 Seguimiento de acciones correctivas 33 20 CERTIFICADO AL CUMPLIMIENTO DE REGISTRO 33 21 VIGILANCIA 34 22 AUDITORÍA DE ESTUDIO EN SITIO 34 23 RE-INSPECCIÓN 36 24 INSPECCIONES ESPECIALES Y AUDITORÍA DE ESTUDIOS 37 24.1 Inspecciones especiales por ema 37 24.2 Inspecciones especiales a solicitud de la autoridad reguladora 37 25 CAMBIOS EN EL ALCANCE DEL REGISTRO 38 25.1 Reducción de alcance voluntario 38 25.2 Reducción de alcance sancionado 38 25.3 Ampliación de alcance 39 26 SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL REGISTRO 40 26.1 Suspensión del registro 40 26.1.1 Suspensión voluntaria 40 26.1.2 Suspensión sancionada (por decisión de ema) 40 26.2 Cancelación del registro 41 26.2.1 Cancelación voluntaria 41 26.2.2 Cancelación sancionada (por decisión de ema) 41 27 APELACIONES 42 ANEXO A Responsabilidades de ema con el grupo de trabajo de BPL con la OCDE 43 ANEXO B Criterio sobre Trazabilidad 45 ANEXO C Criterio sobre documentos en electrónico 46 2 de 47
0 INTRODUCCIÓN Los Principios de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) para las Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) establecen los requisitos para un sistema de aseguramiento de calidad para las instalaciones de prueba que realizan pruebas de seguridad no clínicas referentes a la salud y medio ambiente de los ítems de ensayo contenidos en plaguicidas, productos cosméticos, productos farmacéuticos veterinarios, aditivos para alimentos, productos químicos industriales y dispositivos médicos. Las buenas prácticas de laboratorio se aplican a estos estudios de seguridad referentes a la salud y medio ambiente que son requeridos por regulación con el fin de registrar o autorizar estos productos para su comercialización. En muchas economías de todo el mundo, es un requisito legal que tales estudios sean llevados a cabo bajo Buenas Prácticas de Laboratorio y se presenten como parte de los expedientes para la aprobación previa a la comercialización de los productos. Los elementos de prueba sometidos a las pruebas de seguridad no clínicas referentes a salud y medio ambiente son frecuentemente productos químicos de síntesis (o formulaciones de los mismos), pueden ser de origen natural, biológico u organismos vivos. El propósito de las pruebas de seguridad no clínica de los ítems de la prueba es la obtención de datos (para el registro regulador o el otorgamiento de licencias) en sus propiedades y/o su seguridad para la salud humana y/o el medio ambiente. Los tipos de estudios no clínicos de seguridad referentes a la salud y medio ambiente cubiertos por los Principios de la OCDE de Buenas Prácticas de Laboratorio están incluidos en las siguientes categorías: 1. Pruebas Físicas-Químicas 2. Estudios de toxicidad 3. Estudios de mutagenicidad 4. Estudios de toxicidad ambiental en organismos terrestres y acuáticos 5. Estudios sobre comportamiento en el agua, suelo y aire; bio-acumulación 6. Estudios de residuos 7. Estudios sobre los efectos del meso-cosmos y ecosistemas naturales 8. Pruebas química clínica y analítica 9. Otros estudios especificados, p.ej. Dispositivos Médicos Se puede incluir el trabajo llevado a cabo en los laboratorios, en invernadero o sobre el terreno. Los sistemas de ensayo utilizados, es decir los sistemas aplicado al elemento de la prueba con el fin de evaluar o medir el efecto, pueden ser biológicos (pruebas in vivo en animales de laboratorio, en animales de producción en campo, las pruebas in vitro en cultivos de laboratorio, plantas en invernaderos o en el campo), no biológicos (agua, suelos, aire, en el laboratorio en otro lugar) o puede ser instrumentación de laboratorio. No existe un acuerdo internacional definitivo en cuanto a lo que constituye un estudio de seguridad no clínico de salud y ambiental (Dentro del ámbito de aplicación de los Principios de la OCDE de Buenas Prácticas de Laboratorio) y por lo tanto es a menudo objeto de debate, es en última instancia, la autoridad reguladora quien decide si los datos que requiere para registro o licencia se va a generar el marco de un sistema de calidad en el cumplimiento de los Principios de la OCDE de BPL. BPL al ser un sistema de garantía de calidad relativo al modo de organización de los estudios de seguridad no clínicos referentes a la salud y al medio ambiente y, asimismo, acerca de las 3 de 47
condiciones en que estos estudios se planifican, se ejecutan, se controlan, se registran, se archivan y se difunden, su propósito es asegurar cuando se combinan los procedimientos de prueba con validez científica, la calidad e integridad de los datos de prueba presentados a las autoridades reguladoras para sus actividades de evaluación de riesgos. Dos aspectos fundamentales de un sistema de aseguramiento de la calidad de BPL, en comparación con los estándares de acreditación de laboratorios de sistemas de gestión utilizados por los laboratorios acreditados de ema, son: ( i ) El enfoque de BPL es en la realización de un estudio - un paquete discreto de trabajo que pasa por el sistema operacional de la instalación de pruebas, desde la planificación hasta la elaboración del reporte, El enfoque de los laboratorios acreditados se basa en un flujo continuo de entrada de muestras y salida de informes de ensayo. ( ii ) BPL no se ocupa de la validez científica del diseño experimental. La validez científica del estudio es la responsabilidad del director del estudio y es revisado y evaluado por la autoridad reguladora. Las normas de acreditación, por otro lado, tienen un enfoque de salida en la validez científica del laboratorio acreditado. BPL es mucho más acerca de "cómo" se llevó a cabo el estudio, en lugar de "qué" se hizo y se centra en la capacidad de reconstruir los registros de la realización del estudio en la instalación de prueba. 1 OBJETIVO Este procedimiento describe la organización y operación del programa de verificación al cumplimiento de Buenas Prácticas de Laboratorio (GLP por sus siglas en ingles) de México como país miembro de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). 2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE Este documento fue desarrollado por la entidad mexicana de acreditación y será aplicado por el personal involucrado en el programa de supervisión de buenas prácticas de laboratorio de la ema. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Para la correcta aplicación de este documento se deben consultar los siguientes documentos en la siguiente liga electrónica, en su edición vigente: http://www.oecd.org/env/ehs/testing/oecdseriesonprinciplesofgoodlaboratorypracticeglpandcomplianc emonitoring.htm OECD Principles of GLP No 1: OECD Principles on Good Laboratory Practice Guidance Documents for Compliance Monitoring Authorities No 2: Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for Good Laboratory Practice No 3: Revised Guidance for the Conduct of Laboratory Inspections and Study Audit No 9: Guidance for the Preparation of GLP Inspection Reports Consensus Documents No 4: Quality Assurance and GLP (revised 1999) No 5: Compliance of Laboratory Suppliers with GLP Principles(revised 1999) 4 de 47
No 6: The Application of the GLP Principles to Field Studies(revised 1999) No 7: The Application of the GLP Principles to Short&Term Studies (revised 1999) No 8: The Role and Responsibilties of the Study Director in GLP Studies (revised 1999) No 10: The Application of the Principles of GLP to Computerised Systems(1995) No 13: The Application of the OECD Principles of GLP to the Organisation and Management of Multi- Site Studies Advisory Documents of the Working Group on GLP No 11: The Role and Responsibility of the Sponsor in the Application of the Principles of GLP No 12: Requesting and Carrying Out Inspections and Study Audits in Another Country No 14: The Application of the Principles of GLP to in vitro Studies No 15: Establishment and Control of Archives that Operate in Compliance with the Principles of GLP Documentos de opinión del Grupo de Trabajo de BPL: El uso de la Acreditación del Laboratorio en referencia a la Verificación del Cumplimiento de BPL. Documento disponible en http://www.oecd.org/env/ehs/testing/2089220.pdf Tercerización de las funciones de inspección por las Autoridades de Verificación del Cumplimiento de BPL. Documento disponible en http://www.oecd.org/env/ehs/testing/36922870.pdf 4 DEFINICIONES 4.1 Buenas Prácticas de Laboratorio Las Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) constituyen un sistema de garantía de calidad relativo al modo de organización de los estudios de seguridad no clínicos referentes a la salud y al medio ambiente y, asimismo, acerca de las condiciones en que estos estudios se planifican, se ejecutan, se controlan, se registran, se archivan y se difunden. 4.1.1 Aceptación Mutua de Datos. (MAD por sus siglas en ingles) La Decisión de Consejo de 1981 establece que: los datos de seguridad generados en un país miembro será aceptado en otro país Miembro de la OCDE para uso de las autoridades de registro en evaluar químicos u otros productos. La decisión establece las siguientes recomendaciones: Proporcionar protección para asegurar que los datos son en efecto desarrollados en conformidad con los principios de las BPL. Establecer procedimientos para el supervisión en conformidad con las BPL a través de inspecciones y auditorías de los estudios. Establecer una estructura para el vínculo internacional entre las autoridades de supervisión y de recepción de datos. 4.1.2 Autoridades Reguladoras Aquellas Dependencias o Entidades de la Administración Pública Federal, en los términos de los Principios BPL, que en el ámbito de sus competencias tienen la atribución legal de reglamentar los aspectos del control de los productos químicos o elementos de origen natural o biológico. 4.2 Términos relativos a la organización de una instalación de pruebas 4.2.1 La instalación de pruebas Incluye las personas, locales y equipos necesarios para la ejecución de un estudio de seguridad no clínico relativo a la salud y al medio ambiente. Para los estudios efectuados en emplazamientos múltiples, o sea, llevados a cabo en varias plantas, la instalación de pruebas incluye el 5 de 47
emplazamiento en que se encuentra el Director del estudio y todos los demás emplazamientos de pruebas, que se pueden considerar individual o colectivamente como otras tantas instalaciones de pruebas. 4.2.2 La planta de pruebas Incluye el o los emplazamientos en los cuales se realizan una o más fases de un estudio determinado. 4.2.3 La dirección de la instalación de pruebas Incluye a la o las personas que gozan de autoridad y que tienen la responsabilidad oficial de la organización y del funcionamiento de la instalación de pruebas, de conformidad con los presentes Principios de buenas prácticas de laboratorio. 4.2.4 La dirección de la planta de pruebas Incluye a la o las personas (de haber sido nombradas previamente) encargada de garantizar que la o las fases del estudio de las cuales son responsables, se desarrollan de conformidad con los presentes Principios de buenas prácticas de laboratorio. 4.2.5 El patrocinador Es la persona moral que ordena, patrocina o somete un estudio de seguridad no clínico referente a la salud y al medio ambiente. 4.2.6 El Director del estudio Esla persona responsable de la dirección general del estudio de seguridad no clínico, referente a la salud y al medio ambiente. 4.2.7 El Responsable principal de las pruebas Es la persona que, en el caso de un estudio en emplazamientos múltiples, ejerce, en nombre del Director del estudio, las responsabilidades perfectamente definidas para las fases del estudio que le son delegadas. El Director del estudio no puede delegar al o a los Responsables principales de las pruebas su responsabilidad de la dirección general del estudio, ya que se trata fundamentalmente de aprobar el plan de estudio, con todas sus enmiendas, y el informe final, y velar por el respeto de todos los Principios pertinentes de buenas prácticas de laboratorio. 4.2.8 El programa de aseguramiento de la calidad Corresponde a un sistema preciso, que integra la totalidad del personal correspondiente y que es independiente de la dirección del estudio y, asimismo, que tiene por propósito precisar a la dirección de la instalación de pruebas, la seguridad de que los presentes Principios de Buenas prácticas de laboratorio han sido correctamente respetados. 4.2.9 Los procedimientos normalizados de operación (PNO) Corresponden a los métodos y procedimientos respaldados por documentos que describen la forma de ejecutar las pruebas o trabajos, y cuyo detalle no figura normalmente en el plan de estudio o en los Lineamientos para las pruebas. 4.2.10 El esquema director Constituye una compilación de las informaciones destinadas a ayudar para la evaluación de la carga de trabajo y el seguimiento de los estudios realizados en una instalación de pruebas. 6 de 47
4.3 Términos relativos al estudio de seguridad no clínico referente a la salud y al medio ambiente 4.3.1 Un estudio de seguridad no clínico referente a la salud y al medio ambiente Denominado sencillamente estudio en todo cuanto sigue, consiste en una experiencia o un conjunto de experiencias durante el transcurso de las cuales se ha examinado un elemento de pruebas, en laboratorio o en el medio ambiente, con objeto de obtener, acerca de sus propiedades y/o acerca de su seguridad, los datos destinados a ser sometidos a las autoridades normativas competentes. 4.3.2 Un estudio a corto plazo Constituye un estudio de corta duración ejecutado con ayuda de técnicas corrientes, ampliamente utilizadas. 4.3.3 El plan del estudio Constituye un documento que define los objetivos del estudio y los dispositivos experimentales necesarios para su desarrollo, y ello con cualquier enmienda si así procede. 4.3.4 Una enmienda introducida en el plan del estudio Constituye una modificación integrada deliberadamente en este plan después de la fecha del inicio del estudio. 4.3.5 Una desviación del plan del estudio Constituye una diferencia no deliberada introducida en este plan, acaecida después de la fecha del inicio del estudio. 4.3.6 El sistema de pruebas Designa la totalidad del sistema biológico, químico o físico, o bien, cualquier combinación de éstos, que se utiliza en un estudio. 4.3.7 Los datos originales Representan el conjunto de los informes y de los documentos originales de la instalación de pruebas, o de las copias que guarden conformidad con dichos documentos, y que se derivan de las observaciones y de los trabajos originales llevados a cabo en el marco de un estudio. Los datos originales pueden también incluir por ejemplo, fotografías, copias en microfilm o en microficha, datos sobre soporte informático, registros de observaciones en casete, registros automáticos de datos o cualquier otro medio de conservación de los datos, que se considere capaz de garantizar un almacenamiento de las informaciones con la mayor seguridad para cierta duración. 4.3.8 Una muestra Designa cualquier material procedente de un sistema de pruebas para examen, análisis o conservación. 4.3.9 La fecha de inicio de las experiencias Corresponde a la fecha en la cual se han obtenido los primeros datos particulares relativos al estudio. 4.3.10 La fecha de finalización de las experiencias Corresponde a la última fecha en que se han obtenido los últimos datos procedentes del estudio. 4.3.11 La fecha de inicio del estudio Corresponde a la fecha en que el Director del estudio firma el plan del estudio. 7 de 47
4.3.12 La fecha de finalización del estudio Corresponde a la fecha en la cual el Director del estudio ha firmado el informe final. 4.4 Términos relativos al elemento de pruebas 4.4.1 Un elemento de pruebas Corresponde a un artículo que es objeto de un estudio. 4.4.2 Un elemento de referencia ( elemento de control ) Representa cualquier artículo utilizado con objeto de obtener una base de comparación con el elemento de pruebas. 4.4.3 Un lote Representa una cantidad determinada de un elemento de pruebas o de referencia producida durante el transcurso de un ciclo perfectamente definido de fabricación, con objeto de que presente normalmente un carácter uniforme y que debe de ser designado como tal. 4.4.4 Un vector Representa cualquier agente que sirve como elemento de transporte utilizado para mezclar, dispersar o solubilizar el elemento de pruebas o de referencia con objeto de facilitar su administración o su aplicación al sistema de pruebas. 4.5 Acrónimos OCDE - Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD en ingles) BPL Buenas prácticas de laboratorio (GLP en inglés) MAD - Aceptación Mutua de Datos (por sus siglas en inglés). PNO Procedimientos normalizados de Operación (SOP en inglés) 5 PROGRAMA AL CUMPLIMIENTO CON BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO Como se indicó anteriormente, en muchas economías de todo el mundo y particularmente dentro de las de la OCDE, es un requisito legal que los estudios no clínicos de la salud y del medio ambiente, cuando se presenten como parte de los expedientes para la aprobación previa a la comercialización de los productos, hayan sido realizados bajo BPL. Asociado a este tipo de requisitos legales, está la necesidad de verificar el cumplimiento de estas leyes y las economías han creado Autoridades de monitoreo al cumplimiento para inspeccionar las instalaciones y realizar auditorías de los estudios para lograr este fin. Las instalaciones de prueba son inspeccionadas y los estudios verificados conforme a un mandato legal, y el no cumplimiento de la instalación de prueba para dar cabida a dichas inspecciones y auditorías o para demostrar el cumplimiento con BPL puede resultar en el rechazo del estudio para efectos de registro o licencia (incuso en algunas circunstancias, se considerará una violación de la ley). Estas autoridades verifican el cumplimiento con BPL de las instalaciones de prueba y los estudios específicos en favor de la economía de las autoridades, de manera que los revisores de la autoridad reguladora puedan tener confianza en la integridad de los datos. A menudo, ellos son parte de la autoridad reguladora de la organización (gobierno) o tienen una estrecha relación con ellos. En efecto, el "cliente " de la Autoridad de monitoreo al cumplimiento es su autoridad reguladora nacional, y no la instalación de pruebas, y en algunos casos reportan el informe de la inspección y auditoría de los estudios únicamente a la autoridad reguladora. 8 de 47
En este contexto, la autoridad de supervisión al cumplimiento son las mismas que las autoridades reguladoras para el cumplimiento de los estudios de seguridad no clínicos referentes a la salud y al medio ambiente requeridos para la aprobación previa a la comercialización del producto En 1981, el Consejo de la OCDE decidió (Ref. 2) establecer un mecanismo para la aceptación mutua de datos para la evaluación de los productos químicos entre los países miembros de la OCDE. Esta decisión sobre la aceptación mutua de los datos (MAD) establece que los datos generados en las pruebas de los productos químicos en un país de la OCDE con apego a las Directrices de la OCDE y los Principios de la OCDE para las BPL serán aceptadas en otros países miembros de los efectos de la evaluación y otros usos relacionados con la protección del hombre y el medio ambiente, es decir, si un país de la OCDE exige el cumplimiento de las BPL para la realización de la salud no clínico y los estudios de seguridad ambiental requeridos para la aprobación previa a la comercialización, y si se realizaron estos estudios en el marco de BPL en otro país de la OCDE entonces estos estudios no pueden ser rechazados sobre la base de su conformidad con las BPL (La autoridad supervisora al cumplimiento tampoco debe ir a otro país de la OCDE para inspeccionar las instalaciones y/o auditar los estudios desarrollados). En 1989, la presente Decisión volvió a calificarse (Ref. 3) para exigir que los países miembros de la OCDE establecen y designar una autoridad de supervisión al cumplimiento con BPL para vigilar el cumplimiento de los principios BPL a los estudios de seguridad no clínicos referentes a la salud y medio ambiente llevadas a cabo en su país, y a través de esta autoridad a cumplir con las responsabilidades especificadas para tal sentido. En este sentido si no existe una autoridad de supervisión al cumplimiento de BPL en un país miembro de la OCDE, a continuación, los demás países miembros de la OCDE no están obligados a cumplir con la Decisión de 1981. Con base en esta resolución y la necesidad de datos de estudios de seguridad no clínicos referentes a salud y medio ambiente generados por las instalaciones de prueba en México para ser aceptados por los demás países miembros de la OCDE, se integró el Programa Nacional de Supervisión en Conformidad con los Principios de las Buenas Prácticas de Laboratorio (PNSCBPL), un esquema para supervisar en conformidad con las BPL las instalaciones de prueba dentro de su territorio por medio de inspecciones y auditorías de estudios por parte de la Secretaría de Economía y en el cual participan las autoridades junto con la ema para que el programa al cumplimiento de BPL sea desarrollado. Las decisiones del Consejo de la OCDE de 1981 y 1987 se ampliaron aún más en 1997 para proporcionar un mecanismo para que las economías no miembros de la OCDE participaran en las decisiones de la OCDE en aceptación mutua de datos con un estatus igual al de los países miembros de la OCDE (Ref. 4). La Decisión del Consejo 1989 (Ref. 3) requiere una autoridad de supervisión al cumplimiento de BPL nacional para: ( i ) Designar un punto de enlace internacional y para facilitar el intercambio de información con otros países miembros de la OCDE en relación con los procedimientos de vigilancia al cumplimiento y el estado al cumplimiento de las instalaciones de pruebas; ( ii ) Establecer procedimientos nacionales para vigilar el cumplimiento de los principios BPL basado en las inspecciones de laboratorios y auditorias de estudios. La autoridad para la revisión al cumplimiento será la Dirección General de Normas de la Secretaría de Economía. 9 de 47
La Decisión también se recomienda que este tipo de procesos y procedimientos estén en conformidad con la Guía de la OCDE para el control de las BPL (Ref. 5, 6). Este procedimiento desarrollado por ema, se ha establecido, entre otras cosas, para demostrar el cumplimiento del Programa de evaluación y certificación al cumplimiento de los principios de BPL en cumplimiento de la Guía de la OCDE para las Autoridades de supervisión BPL. 6 ORGANIZACIÓN 6.1 Estructura Organizacional La estructura organizacional de ema para el programa al cumplimiento con BLP es el siguiente: Martha Mejía Luna Gerente del programa de supervisión al cumplimiento con BPL Sabrina Chávez Lemus Responsable del programa BPL Inspectores registrados en BPL La dirección ejecutiva expide los nombramientos para el desarrollo del programa, donde se definen las funciones y responsabilidades del personal involucrado en el programa al cumplimiento BPL, las cuales incluyen pero no se limitan a las siguientes responsabilidades y autoridades 6.1.1 Gerente del Programa al cumplimiento de las BPL: La responsabilidad general de los programas de inspección; La responsabilidad general de la ejecución financiera del programa; La responsabilidad de los criterios generales para el registro de Quejas de BLP; Autoridad de conceder el registro; Autoridad de suspender el registro; Autoridad para confirmar el registro continúo tras las revisiones de estudios de rutina; Autoridad para conceder ampliaciones de alcance en el registro Presidente del Consejo BPL 6.1.2 Responsable del Programa al cumplimiento de las BPL: La responsabilidad de los programas de inspección de las instalaciones de prueba y candidatos registrados y distribución del trabajo entre los inspectores de BPL disponibles; La responsabilidad de los requisitos administrativos exigidos dentro del programa; La responsabilidad de los criterios técnicos para el registro; Búsqueda de expertos técnicos que sean necesarios para el programa, y responsable del nombramiento de los expertos técnicos de las inspecciones específicas; Actuar como inspector de BPL, en casos extraordinarios Participar en el consejo BPL cuando se requiera. Las que le designe el gerente del programa 10 de 47
6.1.3 Inspectores Actuar como Inspector o inspector en la evaluación de las instalaciones de prueba registradas y candidatas. Reportando al Gerente de Programa al cumplimiento de las BPL, que son responsables de: Cuando se necesitan expertos técnicos en el equipo de inspección, organizar el equipo de inspección (en consulta con el Gerente del Programa); Organización de la inspección in situ; El proceso de inspección (revisión de documentos, la inspección in situ, presentación de informes, aprobación de los informes de inspección); La responsabilidad de los requisitos administrativos necesarios, incluyendo el mantenimiento del ámbito de la inscripción Participar en el consejo BPL brindando su informe y opinión objetiva al cumplimiento de las BPL. El Programa de Supervisión al cumplimiento BPL de ema solo utilizará como inspectores al personal de ema en esta primera fase de implantación, quedando abierto para que posteriormente se pueda calificar personal externo e independiente como inspector. 6.1.4 Expertos Técnicos El Programa de Supervisión al Cumplimiento BPL de ema, en primera instancia, no incluye expertos técnicos en sus equipos de inspección. Esto se debe principalmente a que un sistema de aseguramiento de la calidad del BPL no se ocupa de la validez científica del diseño experimental, sino más bien de cómo se llevó a cabo el estudio y la posibilidad de reconstruir la realización del estudio partiendo de los registros de las instalaciones de prueba. Los Inspectores BPL de ema tienen los conocimientos científicos y experiencia necesarios para juzgar si efectivamente los principios de la OCDE de buenas prácticas de laboratorio se han aplicado correctamente en el registro al cumplimiento BPL de las instalaciones de prueba. En aquellos casos en los que se requiera un conocimiento específico para determinados tipos de estudio o a solicitud de la autoridad reguladora se puede incluir un experto técnico en el equipo de inspección, para juzgar de manera efectiva el cumplimiento y aplicación de las BPL. Los expertos técnicos serán seleccionados por su conocimiento y la experiencia con los tipos de estudios realizados y de los tipos de instalaciones en las que se llevan a cabo dichos estudios y deben contar con conocimiento y experiencia en la aplicación de BPL. Estos expertos técnicos serán calificados por el padrón nacional de evaluadores de acuerdo al procedimiento correspondiente. Las descripciones de puesto de los inspectores y el gerente del programa de supervisión BPL están descritas en los nombramientos expedidos por la dirección ejecutiva, quien además será responsable de firmar los certificados al cumplimiento previa revisión y decisión del Consejo BPL. 6.2 El Consejo de Buenas prácticas de laboratorio El consejo BPL estará integrado por el gerente del programa de BPL, el responsable del programa de supervisión de BPL y los inspectores BPL calificados participantes en la inspección y tendrá la siguiente autoridad: Conceder el registro (por delegación del Consejo); Confirmar el registro continuo; Suspender el registro; Cancelar / retirar el registro; Conceder ampliaciones de alcance registro 11 de 47
La decisión se tomará en función del informe de la inspección y si es necesario se solicitará la opinión de un experto técnico calificado en el programa. El gerente del programa al cumplimiento con BPL podrá firmar el certificado al cumplimiento en ausencia de la dirección ejecutiva. 7 MARCO LEGAL Las siguientes autoridades son las autoridades reguladoras responsables del registro o autorización previa para la comercialización en México sobre los siguientes productos Campo de estudio de seguridad Productos Cosméticos Aditivos para la alimentación humana y animal Medicamentos veterinarios Plaguicidas (denominados en el ámbito internacional como pesticidas) Productos químicos industriales Autoridad(es) Regulatoria(s) Secretaría de Salud, a través de la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios Secretaría de Salud, a través de la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, a través de la Dirección General de Gestión Integral de Materiales y Actividades Riesgosas Secretaría de Salud, a través de la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios Secretaría de Agricultura, Ganadería. Desarrollo Rural Pesca y Alimentación, a través del Servicio Nacional de Sanidad, Inocuidad y Calidad Agroalimentaria Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático Con fundamento en el oficio emitido el 03 de diciembre de 2013, por la Secretaría de Economía a través de la Dirección General de Normas emite la autorización a la entidad mexicana de acreditación, a.c. como organismo independiente delegado para evaluar y certificar el cumplimiento de los principios de Buenas Prácticas de Laboratorio de ensayos no clínicos en territorio nacional. Posteriormente con fundamento en el oficio emitido el 15 de diciembre de 2015, la Secretaría de Economía a través de la Dirección General de Normas emite el acuerdo intersecretarial de Buenas Practicas de Laboratorio con el que en conjunto con la Secretaría de Salud a través de la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios, Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, a través de la Subsecretaría de Gestión para la Protección al Ambiente y la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, a través del Servicio Nacional de Sanidad, Inocuidad y Calidad Agroalimentaria establecen el acuerdo por el que se adoptan las BPL en México conforme a los principios establecidos por la OCDE. La ema participa en el grupo de trabajo de Buenas prácticas de laboratorio de la Secretaría de Economía, el cual está integrado por la autoridad reguladora de los productos involucrados en el alcance de BPL y será la responsable de emitir los certificados al cumplimiento así como trabajar en conjunto y notificar a la autoridades reguladora el resultado de las inspecciones o los estudios auditados, continuamente, a través de la emisión de reportes. 12 de 47
8 SOLICITUDES INICIALES Las instalaciones de prueba obtendrán su registro cuando hayan demostrado cumplimiento con los principios de la OCDE de BPL, aplicables a los tipos de estudios especificados en la solicitud de registro mediante la inspección realizada por ema. La inspección se complementa con los documentos de consenso y los documentos consultivos publicados por la OCDE (Ref. 2-11). Estos documentos se consideran "mejores prácticas de los principios de BPL y por lo tanto su incumplimiento no implica de forma directa una no conformidad durante las inspecciones en las instalaciones de prueba ya que estos pueden utilizar medios alternativos para dar cumplimiento a los principios de BPL. Las no conformidades u observaciones serán cuando algún requisito de los principios de BPL de la OCDE no esté plenamente cubierto. Las copias de los Principios de Buenas Prácticas de Laboratorio de la OCDE, los documentos de consenso de la OCDE y documentos de asesoramiento están disponibles gratuitamente en el sitio web de la OCDE en: http://www.oecd.org/chemicalsafety/testing/oecdseriesonprinciplesofgoodlaboratorypractic eglpandcompliancemonitoring.htm Las instalaciones de prueba que soliciten la inspección a ema para verificación al cumplimiento con BLP (que cuenten con certificado o estén en proceso de obtenerlo) están obligados a cumplir con los requisitos establecidos en el presente procedimiento así como con el procedimiento de uso de logo de la ema. 8.1 Criterios de inscripción suplementarios La ema, podrá publicar Criterios complementarios para el Registro de BPL que se detalla la aplicación obligatoria de los Principios de la OCDE sobre buenas prácticas de laboratorio relacionados con una actividad relevante. Actualmente ema tiene dos criterios complementarios para publicaciones Registro BLP relativos a las políticas de la calibración del equipo y la trazabilidad de la medición (Anexo B) y la gestión de sitios múltiples estudios. El documento es consistente con el Documento de Consenso de la OCDE sobre este tema. 8.2 Alcances solicitados La ema no genera un certificado con todos los tipos posibles de estudio de acuerdo con los Principios de la OCDE de BPL para las Instalaciones de prueba. Los certificados se emiten con un alcance de registro que detalla los tipos de estudio en los que la instalación de prueba demostró su capacidad para realizarlos (por ejemplo, instalaciones, personal, etc) bajo el esquema BPL. El alcance de registro se basa en los tipos de estudio comunes establecidos por el documento 1 de BPL, sin embargo se expandió de la siguiente manera para reflejar con precisión, en su caso, las capacidades actuales de las instalaciones de prueba en el programa: 13 de 47
1. Pruebas Físicas-Químicas a. Caracterización de productos de ensayo b. Estudios de estabilidad c. Ensayo sobre ingrediente activo en productos formulados 2. Estudios de toxicidad 3. Estudios de mutagenicidad 4. Estudios de toxicidad ambiental en organismos terrestres y acuáticos 5. Estudios sobre comportamiento en el agua, suelo y aire; bioacumulación 6. Estudios de residuos a. Estudios de campo (animales) Medicamentos veterinarios b. Estudios de campo (plantas) Productos químicos agrícolas 7. Estudios sobre los efectos del mesocosmos y ecosistemas naturales 8. Pruebas química clínica y analítica a. Análisis de los residuos en muestras agrícolas y muestras biológicas b. Patología Clínica Veterinaria 9. Otros estudios especificados. a. Dispositivos médicos b. Histopatología veterinaria c. Seguridad animal Esta lista se puede ampliar según sea necesario, en función de las solicitudes de inscripción en el programa, para reflejar con precisión las capacidades de instalaciones de prueba inscritas. 8.3 Inspectores 8.3.1 Educación (Nivel Académico) Licenciatura o formación equivalente en una disciplina científica o tecnológica. En caso de no cumplir con lo anterior, debe haber completado la educación media superior (bachillerato) y contar con amplia experiencia en el sector, rama o área técnica (4 años). 8.3.2 Experiencia Cinco años de experiencia laboral en laboratorios, gestión de calidad y/o otras actividades pertinentes. Antes de unirse al Programa de Supervisión al cumplimiento BPL como Inspector tendrán una experiencia de dos años como mínimo como Evaluador Líder en el Programa de Laboratorios de ema. 8.3.3 Capacitación Capacitación sobre el alcance y objetivos de los Principios de la OCDE de buenas prácticas de laboratorio, Documentos de Consenso de la OCDE y otros requisitos documentos, y su aplicación en instalaciones de pruebas que llevan a cabo estudios de seguridad no clínicos referentes a la salud y medio ambiente. Este entrenamiento normalmente se lleva de inspector a inspector en entrenamiento, y puede llevarse a cabo durante varios meses, y puede complementarse con la asistencia a un curso externo si está disponible. 14 de 47
Participación como observador de al menos dos inspecciones en instalaciones de prueba, llevados a cabo por un inspector capacitado en BPL. Una vez que cuente con el registro, el inspector será testificado durante una inspección en la que participe por personal capacitado. El Gerente del programa emitirá la autorización correspondiente para llevar a cabo eficazmente el registro del inspector dentro del Padrón Nacional de Evaluadores. Debido al número limitado de laboratorios interesados en el programa de BPL en México y a que el programa está en desarrollo, la capacitación de los inspectores puede ser durante el proceso y como se presente la oportunidad considerando estos aspectos: Revisión interna entre pares y análisis de todos los informes de inspección emitidos; Participación en Grupos de Trabajo de la OCDE sobre BPL, y la participación, opinión y capacitación entre inspectores registrados. Observación de las inspecciones por parte de otras autoridades de supervisión al cumplimiento de las BPL (como se presente la oportunidad). 8.4 Expertos técnicos En algunas ocasiones, debido a la complejidad de los estudios se puede solicitar el apoyo de un experto técnico, en este caso se apoyará en los inspectores de la dependencia reguladora mencionadas en el inciso 7, a los cuales se les dará una capacitación por parte de los inspectores autorizados para BPL antes de llevar a cabo la visita de inspección. Los expertos técnicos serán seleccionados por su conocimiento y experiencia con los tipos de estudios realizados y de los tipos de instalaciones en las que se llevan a cabo estos estudios (conforme a la instalación que se esté inspeccionando), y se espera que tenga un poco de conocimiento y experiencia con la aplicación de BPL para tales estudios. Los expertos técnicos calificados en el padrón nacional de evaluadores de ema, no representan a su empleador o cualquier otra organización con las que pudieran estar asociados y trabajan bajo supervisión de los inspectores de ema, su función es proporcionar asesoramiento técnico a los inspectores relativos a la realización de determinados tipos de estudios y sus requisitos de laboratorios asociados. El inspector es el que tomará la decisión final sobre el cumplimiento o no de las prácticas de los laboratorios inspeccionados bajo los Principios de la OCDE para BPL. Los expertos técnicos pueden obtenerse de la industria, las organizaciones comerciales, asociaciones de investigación, consultorías, instituciones académicas y principalmente de dependencias gubernamentales, tanto en México, como en el extranjero y también se pueden incluir inspectores de BPL de otras autoridades. La selección de un experto técnico para una determinada inspección es hecha por el Gerente del Programa. Como parte de la calificación, el Gerente del Programa entrevistará al candidato para asegurar: Que están debidamente calificados y con experiencia en el tipo de instalación de prueba y con los estudios de la auditoría; Que tienen un conocimiento de trabajo adecuado con la aplicación de los Principios de la OCDE para el BPL; Que no tienen conflictos (potenciales) de intereses con la instalación de pruebas para ser inspeccionados que pueda comprometer su independencia para actuar en nombre de ema o su capacidad para inspeccionar eficazmente las instalaciones y / o estudios de auditoría de manera imparcial. 15 de 47
El experto técnico no está facultado para tomar decisiones al cumplimiento en contra de los principios de la OCDE para BPL cuando detecte observaciones hechas durante el curso de inspecciones de las instalaciones o las auditorias de estudios, por lo que no requiere un conocimiento a profundidad de los Principios de la OCDE. Los expertos técnicos son supervisados en todo momento por el inspector de ema durante las inspecciones, por lo que tanto tampoco se requiere un conocimiento a fondo de los procedimientos de inspección. Antes de una inspección in situ de un experto técnico sin experiencia, el inspector de ema debe informar al experto lo siguiente: a) Se hace de su conocimiento el papel y las responsabilidades del experto técnico; b) Los Principios de la OCDE para el BPL, para los cuales se requiere su apoyo técnico. Se espera éstos suelen ser: (i) La adecuación de las calificaciones y la experiencia del personal técnico de alto nivel en la instalación de pruebas por ejemplo, Directores del estudio, los investigadores principales; (ii) La adecuación de las instalaciones de pruebas, aparatos y material en relación a los estudios realizados; (iii) La gestión de los sistemas de prueba; (iv) La realización de procedimientos técnicos relacionados con los estudios; (v) Las verificaciones de estudios. (vi) El horario de inspección y procesos de inspección ; (vii) La auditoria de los estudios. A los expertos técnicos también se les proporciona un conjunto completo de documentación de ema antes de la evaluación in situ y se espera que se hayan familiarizado con su contenido. Los registros tanto de los inspectores como de los expertos técnicos los mantiene actualizados el padrón nacional de evaluadores de ema de acuerdo al procedimiento MPBP006 vigente. 9 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO El gerente del programa BPL es responsable de verificar que los inspectores cuenten con la capacitación necesaria descrita para poder llevar a cabo las inspecciones con base en los principios de BPL establecidos por la OCDE, las inspecciones serán llevadas a cabo por personal de la ema durante la primer etapa del proyecto. 10 CONFIDENCIALIDAD Es política general de ema que toda la información relacionada con las instalaciones de prueba en el programa de BPL (incluidas las instalaciones en proceso, certificadas, suspendidas, canceladas o incluso con intención de ser registradas) se mantiene estrictamente confidencial entre ema y la instalación de prueba. La única información disponible a todo el público es cuando una instalación de pruebas obtiene el certificado al cumplimiento en el programa, los datos y el alcance de su registro (Anexo al Certificado de Registro) se publica en la página de ema en www.ema.org.mx. 16 de 47
Todo el personal de la ema, incluyendo los inspectores y expertos técnicos que participen en el programa de BPL deberá firmar el código de ética y carta de confidencialidad vigente, emitido por ema, así como el código de conducta de miembros del padrón nacional de evaluadores. Todos los inspectores autorizados deberán cumplir anualmente con el programa de conferencias de Ética y Confidencialidad, con la finalidad de reforzar su actuación. 10.1 Excepciones El programa BPL tiene excepciones especiales a esta política general, derivado de que México es miembro del Grupo de Trabajo de BPL de la OCDE y como tal participa en el programa de la aceptación mutua de los datos (MAD) de la OCDE. Estas excepciones se detallan a continuación. 10.1.1 Información al grupo de trabajo de la OCDE Con base en la aceptación de las Actas del Consejo de la OCDE relativas a MAD, ema proporciona la siguiente información sobre las instalaciones de prueba en el programa de verificación al cumplimiento de BPL al Grupo de Trabajo de la OCDE: a. Un resumen general anual (antes del 31 de marzo de cada año) de las instalaciones de prueba inspeccionadas durante el año anterior. En el caso de las instalaciones de prueba certificadas, esta información se encuentra en su registro y están disponibles en la página de ema, sin embargo para el caso de las instalaciones en proceso, que todavía no tiene su registro se debe proporcionar la información correspondiente. b. Cuando derivado de la visita de inspección o la auditoría a los estudios se detecta una desviación crítica a los principios de BPL (posible suspensión o cancelación del certificado) la cual pueda generar en el estudio un no cumplimiento con los principios de BPL, ema deberá informar a los miembros del grupo de trabajo de BPL de la OCDE. i. El estatus de no cumplimiento de la instalación de prueba y las razones para ello ii. El estatus de no cumplimiento de los estudios particulares que han sido reportados y las razones para ello. iii. Esta información para ambos casos de manera general se trata de forma confidencial entre la instalación de pruebas y la ema, sin embargo por tratarse de esta situación se debe informar a los miembros del grupo de trabajo de la OCDE y a sus respectivas autoridades reguladoras. Una vez informada, se asume que la confidencialidad de la información se mantiene por todas las partes. 10.1.2 Solicitud de las autoridades reguladoras Esta situación puede ser directamente de las autoridades Mexicanas, de países miembros de la OCDE o de economías no miembros adheridas a las Actas Consejo de la OCDE relativas a la aceptación mutua de datos (MAD). Inicialmente para el caso de las instalaciones de prueba certificadas se remite a la publicación de la página de ema www.ema.org.mx sin embargo si se requiere información histórica sobre el estado al cumplimiento en algún tiempo específico, para las instalaciones de prueba certificadas, en proceso o que alguna vez estuvieron certificadas, será proporcionada. Si se requiere información adicional, como las copias de los informes de inspección, los hallazgos específicos de la inspección, auditorías realizadas a un estudio específico, o similares, se pedirá a la autoridad enviar la solicitud por escrito que detalla la información requerida y las razones para ello. Ema proporcionará una respuesta por escrito a la solicitud de suministro de toda la información que 17 de 47
tiene disponible que sea pertinente para la solicitud. La ema enviará a la instalación de prueba una copia de la solicitud y la respuesta de parte de ema. 10.1.3 Solicitud para inspecciones o auditorias de estudio Las autoridades Mexicanas, de países miembros de la OCDE o de economías no miembros adheridas a las Actas Consejo de la OCDE relativas a la aceptación mutua de datos (MAD) pueden solicitar una inspección especial de las instalaciones de prueba y/o de los estudios. Este tipo de solicitudes generalmente se pueden dar por la recepción de un informe sobre el estudio de la instalación de pruebas a solicitud del patrocinador del estudio y que la solicitud sea para verificación de este estudio. En este caso se deberá presentar la solicitud por escrito detallando las actividades de auditoría estudios específicos solicitados y las razones: a. Si la instalación de prueba está actualmente activa en el programa de BPL de ema (en proceso, certificado vigente o suspendido), la instalación de prueba será informada de la solicitud de inspección especial. El informe de inspección que detalla los resultados de las inspecciones solicitadas, se proporcionará tanto a la autoridad reguladora como a la instalación de prueba. b. Si la instalación de prueba ha sido registrada anteriormente en el programa de BPL de ema (y en particular durante el período de tiempo que corresponde a la petición de la autoridad), ema se pondrá en contacto con la instalación de prueba (si es posible) para invitarlos a recibir una inspección especial. Si se aprueba, el informe de inspección, que detalla los resultados de las inspecciones pertinentes a la solicitud, se proporcionará tanto a la autoridad reguladora como a la instalación de prueba. Si la instalación de prueba se niega o no es posible llevar a cabo la inspección/auditoría de estudio, por ejemplo, la instalación de prueba se ha cerrado, la autoridad será notificada de la situación. c. Si la instalación de prueba no ha sido registrada en programa de BPL de ema, la autoridad es informada de ello y de que la instalación y / o de estudio (es) deben ser considerados en no cumplimiento con los principios de BPL de la OCDE. 11 REGISTROS 18 de 47 Todos los registros del programa de BPL de ema, desde la intención de participación en el programa por parte de las instalaciones de prueba hasta el certificado al cumplimiento, incluyendo los generados en la visita de inspección tendrán un período de retención de 15 años, que puede ser en físico o en electrónico, pero pueden ser retenidos por más tiempo. Los registros en físico se mantienen en resguardo disponibles solo para el gerente y el responsable del programa. Los archivos correspondientes a las instalaciones de prueba no podrán salir de las instalaciones de ema. Después de dos ciclos de inspección los archivos podrán ser mantenidos en medios electrónicos y los registros en físico podrán ser destruidos. 11.1 Documentos El gerente del programa es responsable de revisar periódicamente y actualizar según sea necesario las publicaciones de ema del Programa de BPL. Una vez que un nuevo documento o una nueva versión se ha publicado, el sistema de gestión es responsable de informar a todo el personal y el
gerente del programa de notificar a todos los clientes la nueva edición, donde se puede acceder y proporcionar, en su caso, un breve resumen de cualquier cambio clave. 11.2 Documentos externos El gerente del programa, a través de su participación en el Grupo de Trabajo de la OCDE sobre el BPL, se encarga de controlar todos los documentos nuevos o actualizar producidos por la OCDE. La lista de los documentos pertinentes están disponibles en: http://www.oecd.org/chemicalsafety/testing/oecdseriesonprinciplesofgoodlaboratorypracticeglpandco mpliancemonitoring.htm Cuando se utilicen estos documentos como parte de los criterios de registro o de orientación sobre la aplicación de la misma, el gerente es responsable de: (i) Informar a todos los clientes sobre la nueva emisión y la forma de acceder a ella; (ii) La revisión y actualización según sea necesario, en este procedimiento o los formatos que apliquen para garantizar que las referencias a los documentos de la OCDE son correctas. 12 SOLICITUD DE REGISTRO A continuación se describe el proceso de cómo las instalaciones de prueba se inscriben el Programa de Supervisión al Cumplimiento BPL de ema. 12.1 Intención de adhesión al programa Todas las consultas de las organizaciones solicitantes potenciales son dirigidas al gerente y/o al responsable del programa para una respuesta adecuada. Para consultas sobre organizaciones fuera de México, se informa de manera general que el programa de supervisión al cumplimiento de BPL de ema no tiene facultad para prestar servicios de inspección y registro fuera de México, por lo tanto ema no puede aceptar este tipo de solicitudes. Para las organizaciones de México, se debe asegurar que las actividades (para el que se solicita registro) de la organización solicitante potencial está comprendida en el alcance establecido en el punto 7.2 del presente procedimiento. Las Organizaciones, cuyo alcance no esté incluido en el alcance referido en el punto 7.2, pueden antes de ingresar la solicitud, solicitar una visita de pre-inspección para definir si es factible su incorporación dentro del programa BPL. Se seguirán los procedimientos establecidos en la Sección 13 de este procedimiento. 13 VISITAS DE PRE-INSPECCIÓN En este punto se establecen los requisitos para asegurarse de que las visitas de ema se formalizan y realizan de forma imparcial a fin de no poner en peligro la integridad del Programa de Supervisión al Cumplimiento BPL de ema. 19 de 47
13.1 Alcance y responsabilidad Cualquier organización que tenga la intención de participar y algún interés en el Programa de Supervisión al cumplimiento BPL de ema puede solicitar una visita de pre-inspección. Esto no es un requisito obligatorio para las organizaciones solicitantes que planean someterse a una inspección inicial. Las visitas se pueden realizar en cualquier etapa del proceso de registro, es decir (i) Antes de la solicitud formal (Sección C.1 de este Manual); (ii) En cualquier momento después del ingreso de la solicitud, pero antes de la primera inspección in situ (una visita previa a la inspección); (ii) A raíz de la obtención del registro. Las visitas tienen como finalidad: 1) Proporcionar a ema la oportunidad de familiarizarse con el funcionamiento de la instalación de prueba, incluyendo el alcance (tipos, volumen) de los estudios realizados (y si estos estudios se encuentran dentro del alcance), la disposición de la instalación de pruebas para la aplicación y/o la inspección inicial, y la planificación de la inspección inicial; 2) Proporcionar a la instalación de prueba información de primera mano sobre el alcance del programa al cumplimiento de ema, el proceso de solicitud, de la inspección y el registro y la supervisión en curso al cumplimiento; 3) Realimentar a la instalación de pruebas sobre la aplicación de los Principios de la OCDE para el GLP en relación con su ámbito de actividad de GLP, e identificar las áreas donde se requiere un mayor desarrollo de los sistemas de GLP para demostrar el cumplimiento. El Gerente del Programa es responsable de asegurar que estos procedimientos se cumplen. Los Inspectores BPL de ema son responsables de asegurar que se llevan a cabo visitas de manera imparcial y que no se proporcionen servicios de consultoría al cliente. 13.2 Proceso de Pre-inspección Para iniciar este proceso se requiere presentar una solicitud en el formato correspondiente (FOR- LAB-023 vigente) indicando su interés en recibir una visita de pre.inspección. El gerente del programa se encargará de los detalles apropiados para ser dado de alta como cliente: El gerente del programa junto con el responsable del programa asignaran un Inspector BPL de ema para llevar a cabo la Visita a solicitud de la organización con el alcance establecido. El Responsable del programa se encargará de la organización para la visita y acordar la fecha junto con el solicitante. La logística de la visita (viaje, alojamiento, etc) se organizarán de acuerdo con los procedimientos de ema. Si se requiere una revisión de la documentación del sistema de calidad de BPL de la organización, los procedimientos normalizados de operación (POE) pertinentes deberán ser solicitados al cliente y se llevará a cabo la revisión con base en la sección 14 de este procedimiento. Las conclusiones de la revisión de documentos se pueden informar por escrito, ser discutido verbalmente con la organización en sitio, y/o ser incluidos en el informe de la Visita (si se solicita). 20 de 47