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ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION PAG. 3 ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000::2005 COMPONENTE:: AMBIENTE DE CONTROL ELEMENTO:: DOCUMENTO:: PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION DEL TALENTO HUMANO VIGENCIA 2012 ELABORO JJEEAANNEETTTT TOVVAARR TÉÉLLLLEEZZ RIIOBLANCO,, JJUNIIO DE 2012
PAG. 4 TABLA DE CONTENIDO ITEM CONTENIDO PAGINA INTRODUCCION 3 PRESENTACIÓN 5 1. ESTRUCTURA DEL PLAN 8 1.1 MARCO CONCEPTUAL 8 1.2 POLÍTICAS INSTITUCIONALES 10 1.3 POLÍTICAS SECTORIALES 11 1.4 PRINCIPIOS 12 1.5 COMPROMISO. 13 2. COMPONENTES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN 13 2.1 PROGRAMA DE INDUCCIÓN - REINDUCCIÓN 14 2.2 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN LABORAL 14 3. ESTRATEGIAS 19 4. OBJETIVOS 21 4.1 GENERAL 21 4.2 ESPECÍFICOS 21 5. DIAGNOSTICO Y PROGRAMAS 22 5.1 ÁREAS DE CAPACITACIÓN IDENTIFICADAS 23 5.2 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES 24 5.3 PRESUPUESTO VIGENCIA 2012 27 ANEXO Guía para elaborar el Diagnóstico de Formación y capacitación 4
PAG. 5 VIGENCIA 2012 INTRODUCCION El presente documento administrativo denominado PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION DEL TALENTO HUMANO se constituye en la guía de las acciones a desarrollar en materia de Capacitación del personal de la Alcaldía Municipal de Rioblanco, en él se identifican las temáticas por áreas estructuradas, utilizando las acciones necesarias para facilitar el desarrollo integral de los servidores, potenciando sus actitudes, habilidades y conductas en sus dimensiones ética, creativa, comunicativa, y su mejoramiento institucional como elemento importante en la búsqueda de la certificación de calidad de nuestros procesos administrativos, y la evaluación Institucional. El Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano que se propone mediante este documento, busca a través de los procesos de formación y capacitación actualizar los conocimientos y generar el mejoramiento continuo de las competencias de los colaboradores y colaboradoras de la Alcaldía Municipal de Rioblanco, de acuerdo con las exigencias que el entorno hace para responder favorablemente a los requerimientos de la sociedad, a las exigencias de eficiencia en el servicio, a las necesidades de desarrollo personal y a los mandatos establecidos en la Ley 909 de 2004, los Decretos Leyes 1567 y 1572 de 1998 y al Plan Nacional de Capacitación. Dicho Plan se encuentra estructurado dentro del criterio del concepto técnico de capacitación y su campo de aplicabilidad, de programas de mejoramiento y desarrollo integral, los principios generales de formación y capacitación establecidos en las disposiciones legales y la propia programación institucional. En 5
PAG. 6 el mismo se definen los recursos previstos en el presupuesto para atender los diferentes eventos académicos y los recursos humanos correspondientes, los cuales se integran mediante mecanismos de coordinación y cooperación institucional, tanto públicos como privados, que hacen posible utilizar con una mayor eficiencia los recursos disponibles. Para el efecto, se establecen el marco legal, las políticas, objetivo general y específicos, cobertura, cronograma, metodología de evaluación mediante Indicadores de Gestión y definición de tiempos y movimientos traducidos en costos y gastos que demandan tal actividad. Su estructura responde a las orientaciones de las políticas institucionales con la finalidad de ofrecer mayores oportunidades de capacitación, a la cual accedan la mayoría de los servidores públicos en todos los niveles, fortaleciendo las habilidades técnicas y los conocimientos específicos que requieren las actividades propias desarrolladas en el cumplimiento de las funciones de cada cargo. Este marco permite no solo el cumplimiento de los parámetros previstos en las normas que regulan la materia, sino la motivación de los servidores públicos como estrategia para el fortalecimiento de sus habilidades en busca del crecimiento personal, profesional y laboral, el cambio de actitudes con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva y en últimas contribuir a la mejor prestación de los servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo integral de la persona. 6
PAG. 7 PRESENTACIÓN La alcaldía Municipal de Rioblanco adopta el Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano, como una política orientadora y facilitadora de los programas de formación y capacitación, con miras a contribuir al fortalecimiento de los conocimientos y de las competencias laborales de los servidores públicos de la Alcaldía, lo cual se refleja en la calidad del servicio prestado. Con fundamento en la Constitución Política y demás normas jurídicas que reglamentan los procesos de capacitación- formación en las entidades públicas, el Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano es adoptado, con la finalidad de que trascienda circunstancias coyunturales y se constituya en un instrumento básico, que soporte los cambios organizacionales y logre el mejoramiento de la calidad de la gestión institucional. En consecuencia, la Alcaldía prepara para el período 2012, un Plan en materia formativa, garantizando así la efectividad administrativa y el fortalecimiento de aquellos conocimientos y competencias requeridas por el funcionario, para el desempeño de su cargo. En este sentido, el Plan contiene elementos y orientaciones precisas para atender los diagnósticos de necesidades de bienestar laboral, comunicación pública, gestión ética, autoevaluación y evaluación de conocimientos específicos y de las competencias laborales y planes de mejoramiento individual; como también atendiendo las directrices establecidas en los instrumentos de planificación de la Alcaldía. Con la expedición de la Ley 909 de 2004, el legislador afirma el compromiso por parte de las Entidades del Estado de capacitar y formar a los empleados públicos, 7
PAG. 8 orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias, fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y Organizacional, de manera que se posibilite el mejoramiento continuo en la búsqueda de la calidad del servicio que misionalmente le asiste cumplir al ente territorial para el cual labora. La alcaldía facilitará el cumplimiento de toda la normatividad sobre capacitación del talento humano dispuesto a su servicio con el firme propósito de lograr fortalecer su capacidad de gestión administrativa y proyección social frente al reto de lograr las metas. El Talento Humano en la alcaldía, juega un papel preponderante en el ejercicio del cumplimiento legal de las políticas de desarrollo integral, por ello ha revisado y actualizado sus necesidades en materia de Capacitación en los ejes o áreas de desempeño, el reto en materia de Capacitación es Liderar la transformación de la cultura Organizacional, estableciendo condiciones indispensables para el fortalecimiento de sus competencias y asumir nuevas responsabilidades para ampliar el ámbito de su especialización hacia otros espacios laborales. Lo anterior se dinamiza a través de la puesta en marcha del Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano. En desarrollo de lo anterior se ha liderado el proceso de consolidación de las necesidades de capacitación de los funcionarios de la alcaldía, condesados en el documento Registro de Necesidades por Áreas 2012. 8
PAG. 9 PROPÓSITO DEL PLAN Contribuir al Desarrollo Integral del Servidor Público de la Alcaldía Municipal de Riobanco, mediante programas de capacitación y formación laboral. 9
PAG. 10 1. ESTRUCTURA DEL PLAN En cumplimiento de lo establecido en los Títulos I y II del Decreto 1567 de 1998, Ley 909 de 2004 y sus Decreto 1227 y 2539 de 2005, la Alcaldía Municipal de Rioblanco adopta el Plan Institucional de Desarrollo del Talento Humano, con el objetivo de trazar las directrices educativas y de Bienestar Laboral y formular los programas a desarrollar durante la vigencia de 2012, en lo relacionado con el proceso de formación integral que debe brindarse a los servidores públicos. El Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano, está estructurado por los siguientes contenidos esenciales: 1. Marco conceptual y formativo 2. Líneas de políticas 3. Estrategias 4. Objetivos 5. Programas 1.1 MARCO CONCEPTUAL El marco conceptual enfatiza en la necesidad de contribuir a la construcción del Estado que queremos, plasmado en la Constitución Política de 1991; un Estado unitario, pluralista, democrático, participativo y descentralizado, orientado al cumplimiento de los fines esenciales para garantizar el bienestar general. Lo anterior se logra mediante procesos de formación y capacitación laboral que se desarrollen en las entidades del Estado con los servidores públicos, a fin de preservar e incrementar el mérito, garantizando la actualización de conocimientos 10
PAG. 11 y el mejoramiento continuo de sus competencias laborales, para responder a las permanentes y crecientes exigencias de la sociedad. Las competencias laborales se constituyen en el eje de la capacitación, reorientando su enfoque hacia el desarrollo de saberes, actitudes, habilidades y conocimientos que aseguren el desempeño exitoso en función de resultados esperados, para responder por la misión institucional y enfrentar los retos del cambio, más allá de los requerimientos de un cargo específico. Este plan tiene los siguientes fundamentos legales: Constitución Política de Colombia (Artículo 54) Ley 909 de 2004 (Mediante la cual se reglamenta el Sistema de Carrera Administrativa). Decreto Nacional 682 de 2001, (Por medio del cual se establecen los lineamientos teóricos y filosóficos para la elaboración y ejecución del Plan Anual de Capacitación en los organismos estatales). Decreto 1227 del 21 de abril de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004. Decreto 2539 del 22 de julio de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, por el cual se establecen competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos. 11
PAG. 12 Resolución 415 del 21 de julio de 2003, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, para actualizar el Plan de Formación y Capacitación de Servidores Públicos. Resolución 1728 de diciembre 27 de 2006 expedida por la Administración Municipal, para adoptar el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Administración Municipal. El Decreto Ley 1567 de 1998, actualmente vigente, regula el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos, los programas de Bienestar Social y los Programas de Incentivos. Define los programas de Bienestar Social como: Procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. 1.2 POLÍTICAS INSTITUCIONALES Para la Alcaldía Municipal de Rioblanco, la Capacitación y el Bienestar se constituyen en un medio de apoyo que busca generar en los funcionarios cambios significativos en las formas de pensar, sentir y actuar, a través de un proceso de aprendizaje continuo. Se trata de un proceso que permita la creación colectiva de capacidades nuevas (no sólo una suma de capacidades individuales) en función de los propósitos institucionales, traducidos en la consecución de los objetivos. La presente es una estrategia con el fin de fortalecer los procesos dentro del Modelo Estándar de Control Interno, es por ello que el tema en materia de Capacitación se orientará a fortalecer el compromiso de los servidores públicos. 12
PAG. 13 En este sentido, y siguiendo los lineamientos del Plan Nacional de Capacitación, los procesos de gestión humana, de formación y capacitación de los funcionarios, deberán orientarse hacia el mejoramiento de la capacidad de la organización para desarrollar sus actividades y prestar más eficientemente los servicios públicos bajo nuestra responsabilidad, lo cual supone capacidad de aprendizaje colectivo para comprender el entorno y sus demandas, de tal forma que se garantice la supervivencia institucional, dependiendo en gran medida del desarrollo y fortalecimiento de las competencias laborales de los servidores públicos. El Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano se estructura como herramienta de gestión de un sistema que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Alcaldía Municipal de Rioblanco a través del manejo del talento humano, consultando el conjunto coherente de políticas, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en los servidores, una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios. Con el objeto de organizar la capacitación internamente, se, formula el Plan de Desarrollo del talento Humano con la periodicidad de un año. 1.3 POLÍTICAS SECTORIALES La alcaldía ha considerado importante fortalecer los procesos de formación y capacitación para el desarrollo de las competencias a través de las diferentes modalidades (capacitación en el puesto de trabajo, participación en proyectos especiales, talleres, cursos, etc.), como una estrategia que permita garantizar al 13
PAG. 14 servidor que se desempeña en un puesto determinado, estar en capacidad de acceder o adaptarse a empleos o a modalidades laborales diferentes en virtud de su capacidad de aprender y de las competencias desarrolladas. En este sentido la capacitación podrá impartirse bajo modalidades que respondan a los objetivos, principios y obligaciones señalados en el Decreto Ley 1567 de 1998, como son la educación no formal e informal, así como lo dispuesto en el Plan Nacional de Capacitación relacionado con el proceso de Formación y Capacitación de los servidores públicos y en los Programas de Inducción y Reinducción, así como las jornadas de reflexión y la participación en la Red Interinstitucional de apoyo a la Formación y a la Capacitación para el Sector Público. 1.4 PRINCIPIOS El Plan Institucinal de Capacitación del talento Humano se rige por los siguientes principios: a) Complementariedad: la capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación de la alcaldía, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales. b) Pertinencia: Responde fundamentalmente a las necesidades de la alcaldía y de sus funcionarios administrativos acorde con las necesidades propias e institucionales. c) Pertenencia: Busca impulsar la construcción de pertenencia institucional. d) Integralidad: Debe contribuir al mejoramiento continuo del potencial de los 14
PAG. 15 servidores públicos en su formación ética y profesional, articulando el aprendizaje individual, grupal e institucional. e) Co-responsabilidad: La Alcaldía, a través de la Administración así como el personal de planta, son responsables del diseño, ejecución, evaluación, ajustes y seguimiento del Plan de Capacitación. f) Eficiencia: Busca lograr el manejo óptimo de los recursos destinados al Plan, mediante programas que incluyan el apoyo interinstitucional. 1.5 COMPROMISO. Es deber de la alcaldía a través de sus dependencias, facilitar los medios y las oportunidades para que los servidores públicos puedan optimizar sus capacidades, para así lograr un mejor desempeño, mayores niveles de formación personal y elevar tanto el sentido de pertenencia institucional como su motivación hacia el trabajo. Corresponde a la alcaldía definir a través de su programación presupuestal, los recursos financieros necesarios para cumplir con los objetivos del Plan. Al respecto, se deberán establecer indicadores de gestión e impacto que permitan evaluar periódicamente las actividades y componentes del Plan Institucional de Capacitación del Talento Humano. 2. COMPONENTES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN El Plan de Capacitación está conformado por los siguientes componentes: 1) Programa de Inducción Reinducción, 15
PAG. 16 2) Programa de Capacitación Laboral, los cuales estarán encaminados al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el buen desempeño de los servidores públicos de la alcaldía. 2.1 PROGRAMA DE INDUCCIÓN - REINDUCCIÓN Objetivo. El programa de inducción - reinducción tiene como objetivo principal construir, desarrollar, fortalecer e incentivar el sentido de pertenencia y de compromiso de las personas de la alcaldía desde la vinculación a los cargos respectivos. Busca facilitar y fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, desarrollar habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle la información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la Institución, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. Mediante el programa de inducción - reinducción, la Alcaldía informa, instruye, socializa y hace visibles los valores institucionales. 2.2 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN LABORAL Definición. Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos a la educación no formal y a la informal, así: Educación No Formal. Es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar, en aspectos académicos ó laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos por la educación formal. Educación Informal. Se considera educación informal todo conocimiento libre y espontáneo adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de 16
PAG. 17 comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados. Estas definiciones comprenden las actividades de formación, entendidas como aquellas que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público, basada en los principios que rigen la función administrativa. En ese sentido, el Plan Institucional de Capacitación Laboral deberá orientarse al desarrollo de las competencias necesarias para el desempeño de los servidores públicos administrativos de la alcaldía para cumplir con altos niveles de excelencia. 2.2.1 Objeto. Continuar y complementar la educación inicial, mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva que contribuya al cumplimiento de la misión de la alcaldía Municipal de Rioblanco, a la mejor prestación de los servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo integral del funcionario. 2.2.2 Objetivos de la capacitación. Son objetivos de la capacitación: a) Contribuir al mejoramiento de la gestión en la alcaldía, fortaleciendo la capacidad de respuesta de los funcionarios y sus dependencias. b) Lograr el desarrollo integral del Talento Humano y el afianzamiento de una ética de lo público. 17
PAG. 18 c) Afianzar un mayor nivel de compromiso de los servidores públicos con respecto al cumplimiento de la misión y objetivos de la alcaldía. d) Fortalecer la capacidad individual y colectiva para aportar conocimientos, habilidades y actitudes, en busca de un mejor desempeño laboral para el logro de los objetivos de la alcaldía e) Contribuir a la formación permanente de los servidores públicos con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral. 2.2.3 Modalidades. La capacitación laboral se desarrolla con las siguientes modalidades: a. Capacitación basada en la duración del evento. Es la que se realiza a través de cursos, foros, seminarios, simposios, mesas redondas, talleres, conferencias, ciclos de conferencias, tertulias, organizados por la Oficina de Personal o su equivalente, directamente, o a través de acuerdos establecidos entre la alcaldía e instituciones externas debidamente acreditadas. Estos eventos pueden ser presenciales, semipresenciales o virtuales. b. Capacitación basada en visitas e intercambios interinstitucionales. Permite a los servidores públicos compartir experiencias y conocimientos laborales con otras entidades u organismos públicos, privados, nacionales e internacionales, a través de la observación directa de sus procesos internos, del intercambio en grupos de estudio y demás actividades relacionadas. 2.2.4 Áreas y contenidos temáticos. Los programas de capacitación deben cubrir como mínimo las siguientes áreas temáticas: 18
PAG. 19 a. Técnica. Está ligada a la razón de ser de la alcaldía y sus necesidades, por consiguiente, está delimitada por las funciones principales de la institución, por los planes y programas generales diseñados por la Administración. b. De gestión administrativa. Está relacionada con los procesos administrativos que apoyan el logro de objetivos, funciones principales, planes, programas y proyectos institucionales que requiere la alcaldía para su adecuado funcionamiento. c. Desarrollo Humano. Se refiere a la optimización de las condiciones individuales, sociales y laborales del empleado, que redunden en el mejoramiento de la calidad de vida y del clima organizacional en la institución. d. Desarrollo de Habilidades Técnicas. Dependiendo de la naturaleza del cargo, a través de la capacitación técnica, se busca el mejoramiento en el desempeño de las funciones de los servidores públicos. e. Alta Dirección. Consiste en brindar al personal directivo, asesor y profesional de la alcaldía, las herramientas necesarias para la actualización permanente en temas relacionados con normatividad, gestión administrativa, financiera, del talento humano y aquellas áreas de importancia para el desempeño de la gestión y el desarrollo de sus funciones. 2.2.5 Programa de Capacitación. Partiendo de los lineamientos del Plan Institucional de Capacitación deberá elaborarse en forma paralela al Plan de Presupuesto para cada vigencia. El procedimiento básico para su elaboración deberá ser el siguiente: 19
PAG. 20 a. Análisis de Necesidades. Para la proyección anual, el Secretario General y de Gobierno, liderará un proceso participativo de todos los funcionarios en el que cada unidad de gestión proyectará las necesidades de capacitación soportado en los objetivos de la dependencia, las metas propuestas y los resultados de la evaluación del desempeño. b. Recolección de información. Todas las dependencias y/o unidades de gestión de la alcaldía tendrán la responsabilidad de presentar a la Secretaría de General y de Gobierno los requerimientos anuales de capacitación, acorde con el análisis de necesidades adelantado y en las fechas que establezca la oficina mencionada. c. Diseño de la programación. La Secretaria General y de Gobierno será la encargada de analizar y armonizar el Programa Institucional de Capacitación del Talento Humano anualmente, en función del logro de los objetivos institucionales. Debe presentarlo para su consideración y aprobación ante el Alcalde, con el fin de ser desarrollado durante la vigencia respectiva. d. Disponibilidad presupuestal. En todo caso, los programas anuales de capacitación, deberán guardar concordancia con el presupuesto que se asigne en la correspondiente vigencia y acorde con el procedimiento que establezcan las instancias presupuéstales. e. Ejecución. Para la realización de los eventos y actividades de capacitación, deberán identificarse previamente elementos tales como: objetivos, metodología, contenidos, duración, criterios de evaluación y costos. f. Evaluación de las actividades y eventos programados. Para cada actividad o evento de capacitación que se realice se adelantará una 20
PAG. 21 evaluación que determinará las modificaciones necesarias, y servirá de base para el informe del programa anual de capacitación. Esta evaluación deberá contener como mínimo los siguientes factores: cobertura, nivel de asistencia, metodología, pertinencia del contenido, cumplimiento del objetivo y responsables de la actividad. g. Evaluación general del programa y seguimiento. La Secretaria General y de Gobierno presentará un informe anual al Alcalde en el primer bimestre del año siguiente sobre los resultados obtenidos durante la vigencia inmediatamente anterior en el Plan Institucional de Capacitación. Los contenidos mínimos del informe serán: cobertura (por dependencias y niveles jerárquicos), áreas, tipos de eventos, entre otros. 2.2.6 Asistencia. Los eventos de capacitación podrán referirse a dos modalidades de asistencia: de carácter obligatorio y de carácter optativo. El empleado que no asista a dos (2) eventos de capacitación de carácter optativo en los que se haya inscrito previamente, perderá el derecho a asistir a cualquier actividad relacionada en el Programa Institucional de Capacitación. Aquellos servidores públicos que por justa causa (caso fortuito o fuerza mayor) no asistan a los eventos mencionados, no perderán el derecho a la capacitación. 3. ESTRATEGIAS Para cumplir con sus propósitos, es preciso que la formación y capacitación obedezca a una serie de condiciones o directrices básicas: Formación en Conocimientos a través de Programas de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano. 21
PAG. 22 Formación y Desarrollo de Competencias Laborales, mediante la aplicación de distintas técnicas pedagógicas. Obligatoriedad de asistencia a los programas de formación y Capacitación. Participación en programas técnico- académicos, relacionados con las funciones del respectivo cargo. Cumplimiento de la intensidad horaria establecida para cada programa de formación y Capacitación. Puntualidad Aplicación y transferencia del conocimiento en el desempeño de sus funciones o responsabilidades. Seguimiento y verificación de la transferencia del conocimiento. Participación activa en las evaluaciones de los programas de formación, Capacitación y Bienestar Laboral. Justificación de Inasistencias. Cofinanciación de Programas de formación y Capacitación. Programas de Formación con aplicaciones prácticas. Elaboración y presentación de programas de formación por cada funcionario seleccionado. Medición del Impacto de cada Programa de Formación con la coordinación de los responsables de los procesos. 22
PAG. 23 Algunas de las estrategias a tener en cuenta, son entre otras las siguientes: Comunicaciones Internas Instructivos metodológicos Formatos Circulares 4. OBJETIVOS 4.1 GENERAL Contribuir al fortalecimiento de los conocimientos y competencias de los servidores públicos de la alcaldía, en función del crecimiento personal, laboral, el mejoramiento del servicio prestado. 4.2 ESPECÍFICOS Capacitar a los servidores públicos en conocimientos específicos que les permitan el mejoramiento en el desempeño del cargo, teniendo en cuenta el diagnóstico de necesidades, efectuado como producto del proceso de autoevaluación y evaluación de los conocimientos y de las competencias. Generar, mediante las acciones de formación y capacitación, competencias en los servidores públicos, con el objeto de incrementar la efectividad en sus prácticas laborales. Realizar procesos que propicien autonomía, participación, creatividad, sentido de pertenencia y satisfacción en los funcionarios de la alcaldía. 23
PAG. 24 Desarrollar acciones que se ocupen de situaciones y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional. 5. DIAGNOSTICO Y PROGRAMAS Para el desarrollo del Plan se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos para su elaboración: Se partió de un diagnostico realizado con base en encuestas aplicadas a los funcionarios de la alcaldía, en donde se consignaron la identificación del funcionario, ubicación en el área de trabajo, se establecieron los proyectos o funciones con necesidades de capacitación y se consignó la necesidad de capacitación, relacionado si dicha necesidad era de información, conocimientos o habilidades. Las encuestas se consolidaron en una tabla por dependencias, en donde se reflejaba las necesidades por áreas de trabajo. Finalmente se consolidaron en una tabla única. De igual manera se tuvieron en cuenta las sugerencias de los Jefes de las distintas dependencias en cuanto a necesidades grupales de capacitación, especialmente en manejo del stress, trabajo en equipo, atención al cliente. 24
PAG. 25 5.1 ÁREAS DE CAPACITACIÓN IDENTIFICADAS ÁREA GENEAL 1. Tecnología de la Información Manejo de Herramientas de Plataformas presentación de informes Microsoft Word y Excel y programas para elaborar planos 2. Formación hacia el Servicio Atención al cliente Excelencia en el Servicio Trabajo en equipo Ergonomía y posturas en el trabajo Manejo del Stress 3. Administrativa Manejo Archivístico Modelo Estándar de Control Interno (MECI) Sistema de Desarrollo Administrativo Contratación estatal Planeación estratégica Bonos Pensionales Normatividad en Salud Actualización en manejo de almacenes Actualización en contratación Conservación y restauración de documentos Elaboración Planes de Acción 4. Finanzas Públicas Actualización Tributaria Actualización en Presupuesto 25
PAG. 26 5.2 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES Se presenta a continuación el diagnóstico de necesidades de capacitación, el cual fue realizado de manera concertada con los funcionarios de la alcaldía sirviendo de base para la elaboración del Plan Institucional de Capacitación. El diagnóstico se realizó llevando a cabo el siguiente procedimiento (ver anexo): Cada funcionario en formato individual, identificó las necesidades de capacitación propias, para ello consignó en los formatos asignados los proyectos o funciones con requerimientos de capacitación y su necesidad de capacitación incluyendo en el cuadro clase de necesidad que requería (información, conocimiento o habilidades), adicionalmente debía consignar aquellas necesidades de capacitación que se identificaron en la última evaluación del desempeño. La necesidad de capacitación se puede definir como la carencia de información, de conocimientos, de habilidades y/o actitudes que presenta una persona para desempeñar una función o labor. Una vez consignada la información por parte de los funcionarios, se llevó a cabo una consolidación de necesidades por dependencia, y posteriormente y debido al bajo número de personal por dependencias, se llevó a cabo una consolidación, en la cual además de las necesidades de capacitación se establecen el número de funcionarios y la prioridad de la capacitación (la información se presenta a continuación) Se identificaron las siguientes necesidades de capacitación, fundamentales para el desarrollo de competencias de los funcionarios de la alcaldía Municipal de Rioblanco. 26
PAG. 27 REGISTRO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR AREAS - 2012 Nombre del Funcionario Yohana Mildred Triana Vargas Liliana del Rocío Gúzman Ramírez Luis Adalberto García Acosta Susi Juliette Rodríguez CARGO Secretaria General y de Gobierno Comisaria de Familia Coordinador de Desarrollo Comunitario Secretaria Despacho Alcalde PROYECTO O FUNCIÓN Talento Humano Contratación Función Pública Técnicas de Oficina Hogar de Paso Violencia Intrafamiliar Juntas de Acción Comunal Técnicas de Oficina NECESIDAD DE CAPACITACIÓN Bonos Pensionales, Cálculo Actuarial Contratación Información general sobre la Función Pública Archivo Creación y funcionamiento Capacitación eqipo psicosocial Mecanismos de Participación y liderazo CLASE DE NECESIDAD I C H Correspondencia, Manejo de Público Archivo X X X X X X X 27
PAG. 28 REGISTRO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR AREAS - 2012 Nombre del Funcionario José Yecid Rodríguez Lozano CARGO Secretario de Planeación e Infraestructura PROYECTO O FUNCIÓN Proyectos y Sistemas NECESIDAD DE CAPACITACIÓN Actualización y metodología de elaboración de Proyectos Autocad Excel CLASE DE NECESIDAD I C H X Claudia María Durán Montilla Jaqueline Caleño Subsecretaria de Planeación Secretaría de la Secretaría de Planeación e Infraestructura Sistemas Proyectos y Sistemas Manejo de software y ficha EBI Metodología Icontec Manejo de Plataformas para la presentación de informes Autocad Manejo de Plataformas Niyireth Buendía Rubio Coordinadora Sisbén Sistemas X José Hernán Rodríguez Almacenista Sistemas Manejo de software X X Isabel Ortíz Ramírez Secretaria de Planes de Acción y Hacienda Operativo Diseño y Manejo X X 28
PAG. 29 REGISTRO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR AREAS - 2012 Nombre del Funcionario CARGO PROYECTO O FUNCIÓN Andry Julieth Mosquera Gaitán Contadora Informes Amalid Sánchez Moreno Secretaria Informes Delcy Esperanza Isaza Edwin Augusto Rivera Loaiza Secretaria de Desarrollo Social Coordinador Educación Deporte y Cultura Ley 1438 Proyectos NECESIDAD DE CAPACITACIÓN Elaboración y presentación en la Plataformas de los Entes de Control y demás organos estatales Elaboración y presentación en la Plataformas de los Entes de Control y demás organos estatales Giro de recursos Eps Ips Base de Datos Población afiliada Novedades Elaboración de Proyectos Metodología DPN 4 CLASE DE NECESIDAD I C H X X X X 29
PAG. 30 REGISTRO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR AREAS - 2012 Nombre del Funcionario Francisco Javier Cuellar Vera CARGO Secretario de Servicios Públicos PROYECTO O FUNCIÓN Sistemas Planta de Residuos Sólidos Planta de Tratamiento de Agua Julio Osorio Vargas Secretario Sistemas NECESIDAD DE CAPACITACIÓN Manejo de Tratamiento CLASE DE NECESIDAD I C H X X I = Información C = Conocimiento H = Habilidades 30
EDRNODRO SEI EIDODRP ALCALDIA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 02 PAG. 31 FORMATO No. 2 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR DEPENDENCIAS POBLACION OBJETIVO DEL PLAN DE CAPACITACION PROYECTO O FUNCIONES CON REQUERIMIENTOS POR DEPENDENCIAS NECESIDADES DE CAPACITACION NUMERO DE FUNCIONARIOS POR NIVEL JERARQUICO A* B* C* D* E* Ley 1438 1 Giro de recursos Eps, Ips; Base de Datos Población afiliada, Novedades 1 Sistemas 2 Software almacen 1 2 Talento Humano 3 Bonos Pensionales 1 Talento Humano 4 Contratación 1 Función Pública 5 Generalidades 1 31
EDRNODRO SEI EIDODRP ALCALDIA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 02 PAG. 32 POBLACION OBJETIVO DEL PLAN DE CAPACITACION PROYECTO O FUNCIONES CON REQUERIMIENTOS POR DEPENDENCIAS NECESIDADES DE CAPACITACION NUMERO DE FUNCIONARIOS POR NIVEL JERARQUICO A* B* C* D* E* Proyectos y Elaboraciónde Informes Planes de Acción y Planes Operativos Juntas de Acción Comunal Técnicas de Oficina Metodología, Manejo de Plataformas, Elaboración de planos Autocad Metodología DPN-4 Manejo de la ficha EBI Diseño y Manejo 1 Orientación, capacitación Archivo, Correspondencia, Atención al Público Técnicas ICONTEC 2 2 3 5 1 2 1 32
EDRNODRO SEI EIDODRP ALCALDIA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 02 PAG. 33 POBLACION OBJETIVO DEL PLAN DE CAPACITACION PROYECTO O FUNCIONES CON REQUERIMIENTOS POR DEPENDENCIAS NECESIDADES DE CAPACITACION NUMERO DE FUNCIONARIOS POR NIVEL JERARQUICO A* B* C* D* E* Hogar de Paso Violencia Intrafamiliar Creación y Funcionamiento Capacitación equipo psicosocial 1 1 Residuos Sólidos Manejo, tratamiento 1 1 Tratamiento de Agua Manejo y tratamiento 1 1 33
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 PAG. 32 5.3 PRESUPUESTO VIGENCIA 2012 PLAN DE CAPACITACIONL XXXXXX Fortalecimiento en las áreas de capacitación identificadas XXXXX TOTAL PRESUPUESTO $ XXXXXXX Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 ANEXO 1 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION 1. FORMACION Y CAPACITACION 1.1 Objetivos La fase de formación y capacitación persigue los siguientes objetivos: Capacitar al funcionario para obtener el mayor rendimiento en el desempeño de sus funciones. Ampliar los conocimientos y desarrollar las habilidades de los funcionarios para lograr una mayor eficiencia en su trabajo. Incrementar los conocimientos del funcionario con el fin de que pueda participar en concursos que le permitan obtener promociones en el servicio. 1.2 Actividades y Procedimientos Para el desarrollo de esta fase se seguirán las siguientes actividades y procedimientos: Diagnóstico de Necesidades de Capacitación La capacitación en la Alcaldía estará orientada al cumplimiento de los objetivos institucionales. Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 El objetivo del diagnóstico de capacitación es identificar las necesidades de capacitación de los funcionarios por dependencias para cumplir con su Misión, para el desempeño de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa. En cada dependencia el marco de referencia para realizar el diagnóstico es: La Misión de la Alcaldía Los Planes y Proyectos de la Dependencia Las funciones bajo su responsabilidad Las orientaciones y líneas de política fijadas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación Informe de la Oficina de Control Interno sobre la gestión de la dependencia El diagnóstico de necesidades de capacitación de la Alcaldía, consolidado por el Secretario General y el Consejo de Gobierno será producto de la identificación de necesidades de cada una de las dependencias efectuada por los jefes inmediatos quienes deberán programarla y realizarla conjuntamente con su grupo de trabajo. El Secretario General deberá hacer conocer las orientaciones consignadas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación a los jefes de cada dependencia de la Alcaldía. Igualmente, entregará información sobre las recomendaciones de capacitación registradas en el formato de seguimiento de la evaluación del desempeño. Esta información será complementada con el informe de control interno sobre cada área. Para el diagnóstico pueden seguirse los siguientes pasos: Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 1. Análisis de debilidades de cada dependencia frente a proyectos presentes y futuros. 2. Identificación de las necesidades de cada dependencia de trabajo. 3. Identificación de las necesidades individuales 4. Consolidación de las necesidades de capacitación por dependencias. 5. Consolidación de las necesidades de capacitación de la Alcaldía PASO 1 El Secretario de cada dependencia en reunión con sus funcionarios identifica proyectos, funciones o nuevos retos que debe enfrentar la dependencia: Cuáles son los proyectos o responsabilidades de la dependencia? Qué dificultades se presentaron para el cumplimiento del Plan Operativo Anual (elaborar lista). Qué nuevos proyectos o responsabilidades tiene la dependencia? Cuáles son las orientaciones fijadas por el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Formación y Capacitación? PASO 2 Con base en la información anterior, en grupo se llega a un acuerdo sobre las siguientes preguntas: Frente a cuáles proyectos o responsabilidades identificados, el grupo requiere información, conocimientos, habilidades o actitudes especiales? Frente a cuáles de las áreas temáticas fijadas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación el grupo de trabajo requiere capacitación? Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 De este paso resultan las necesidades de capacitación que tiene el área de trabajo. Como procedimiento para llegar a acuerdos se sugiere que cada funcionario llene una tarjeta u hoja de papel que permita ser visualizada con las necesidades de capacitación del grupo. El Secretario de cada dependencia participa activamente en este ejercicio. PASO 3 Concluido el paso 2, cada funcionario debe identificar, en forma individual (Formato No. 1), las necesidades de capacitación propias. Para ello responde la siguiente pregunta: De las necesidades de capacitación identificadas para la dependencia, en cuáles requiere usted capacitación específica?. Adicionalmente, deberá relacionar aquellas necesidades de capacitación que fueron identificadas en la evaluación del desempeño. PASO 4 En el formato No. 2 se registra el consolidado de necesidades de capacitación de la dependencia y tiene por objeto servir de apoyo en la toma de decisiones para formular la programación de capacitación. Estas necesidades deben presentarse priorizadas, registrándolas en orden descendente desde la más urgente e importante de atender y se entregará al Secretario General, como el encargado del recurso humano PASO 5 Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 Con base en los consolidados que le presente las dependencias al Secretario General, este compila la información para presentar las necesidades identificadas al Comité de Capacitación de la Alcaldía. Esta será el insumo para efectuar la programación. Programación de Actividades de Capacitación La programación se realizará con base en los resultados del diagnóstico, las orientaciones de la Alcaldía y los recursos disponibles. Los responsables de la programación son el Secretario General y el Consejo de Gobierno. Pueden seguirse los siguientes pasos: Priorización de los temas de capacitación y de las dependencias a atender. Búsqueda de información sobre las soluciones de capacitación Priorización y decisiones sobre la programación de la capacitación Concertación para la realización de los eventos de capacitación. Paso 1 Con base en el diagnóstico y la política de la Alcaldía, el Consejo de Gobierno establecerá las prioridades por dependencias y temas que serán atendidos a través de la programación de la capacitación. Esta información deberá registrarse en la columna respectiva del Formato 3 Paso 2 Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 La Secretaría General deberá buscar información sobre acciones de capacitación que tiendan las necesidades detectadas, las cuales pueden ser realizadas a través de contratación, alianzas con otras entidades o recursos internos. A los posibles oferentes se les informará sobre los objetivos y funcionarios beneficiados. Las propuestas se registrarán en las columnas respectivas, del formato 3. Paso 3 Con la conformación sobre soluciones de capacitación y teniendo en cuenta los recursos disponibles, el Consejo de Gobierno priorizará y decidirá la programación de la capacitación. Se deberá tener en cuenta que la capacitación abarque la totalidad de la población objetivo, con un mínimo de cuarenta horas por cada funcionario. Paso 4 Las fechas de realización de los eventos deberán ser coordinadas con los Secretarios de las dependencias involucradas, para asegurar la disponibilidad de tiempo de los funcionarios convocados. Estas fechas deberán quedar registradas en la columna respectiva del Formato 3. Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 PAG. 32 FORMATO No. 1 FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES DIAGNOSTICO INDIVIDUALO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DEPENDENCIA: NOMBRE DEL FUNCIONARIO: CARGO: CLASE DE NECESIDAD PROYECTO O FUNCION NECESIDAD DE CAPACITACION I C H Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
EDRNODRO SEI EIDODRP ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 FORMATO No. 2 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR DEPENDENCIAS POBLACION OBJETIVO DEL PLAN DE CAPACITACION PROYECTO O FUNCIONES CON REQUERIMIENTOS POR DEPENDENCIAS NECESIDADES DE CAPACITACION NUMERO DE FUNCIONARIOS POR NIVEL JERARQUICO A* B* C* D* E* 2 Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
Ejecutivo Asesor Profesiona l Técnico Asistencial ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 FORMATO No. 3 CONSOLIDADEO DE NECESIDADES E IDENTIFICACION DE SOLUCIONES DE CAPACITACION NECESIDADES DE CAPACITACION SOLUCIONES DE CAPACITACION DEPENDENCIA S AREAS TEMATICA S PRIORIDA D Población Objeto por Nivel Prioridade s Consejo de Gobierno Modalidad de Capacitació n Oferente s Costo s Intensida d Horaria Fecha Programad a Fecha de ejecució n 3 Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 INSTRUCTIVO FORMATO 1 I: INFORMACION C: CONOCIMIENTO H HABILIDADES Ejemplo: Si para un proyecto de salud un funcionario requiere de cierta información y otro de la misma dependencia, para el mismo proyecto, requiere manejo práctico de asunto, se deberán marcar en la casilla Clase de Necesidad para el primero Información y para el segundo Habilidades La necesidad de capacitación se puede definir como la carencia de información, de conocimientos, habilidades y/o actitudes que presenta una persona para desempeñar una función o labor. Información: conjunto de datos, hechos, planes, proyectos, programas, objetos, relaciones y situaciones que constituyen el ambiente de trabajo y las operaciones y los procesos propios de la tarea que se presentan al empleado y que éste debe comprender, retener y utilizar en la realización de su trabajo. Conocimiento: Conjunto de conceptos que debe poseer el funcionario como resultado de sus estudios, experiencias e interacciones con la realidad y que determinan sus reacciones y actuaciones laborales. Habilidades: Conjunto de destrezas motoras y procesos racionales requeridos para el desempeño laboral Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIOBLANCO TOLIMA VERSION: 01 DIAGNOSTICO DE FORMACION Y CAPACITACION PAG. 1 INSTRUCTIVO FORMATO 2 A = B = C = D = E = Directivo y Asesor Ejecutivo Profesional Técnico Asistencial (Administrativo y Operativo) Este formato se diligencia después de haber realizado los del análisis de necesidades de capacitación del grupo e individual. En el primer bloque se registran los proyectos o funciones para los cuales los funcionarios han declarado tener necesidades de capacitación. En el segundo bloque se describen las necesidades de capacitación identificadas por el área para poder cumplir. En el tercer bloque se registra el número de funcionarios que declararon tener requerimientos de capacitación para desempeñarse en cada uno de los proyectos o funciones registradas, reagrupándolos por nivel jerárquico. Las convenciones sobre estos niveles aparecen en el cuadro. Calle 8 No. 4-07 Palacio Municipal Tel: (098) 2-240042 - 2-240006 wwwrioblanco-tolima.gov.co E-mail: alcaldía@rioblanco.tolima.gov.co