CONTROL DE CAMBIOS VERSION 1 FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 1 24 de junio de 2011 Primera emisión del documento 2 Actualización del documento 1 Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet Página 1 de 6
1. INFORMACIÓN GENERAL Objetivo del Procedimiento Definir las actividades necesarias para desarrollar y divulgar la información de interés interno, para los servidores y servidoras de la SDG garantizando la comunicación al interior de la entidad. Alcance Este procedimiento aplica a todo el flujo de comunicación interna de la entidad. Inicia con la identificación de la información y termina con la divulgación de la misma a través de las diferentes herramientas con las que cuenta la entidad. Políticas de Operación 1. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo enunciado, así: Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestacio: 15 días; derecho de petición de información: 10 días; consultas: 30.Nota: Cuando los tiempos de las actividades desarrolladas obedezcan a una normativa específica, se establecen en la descripción de actividades que hace parte del presente documento. 2. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental. 3. Las actividades generadas en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas formulados para la gestión del proceso de Gestión de, y que se encuentran formulados en los pla vigentes. 4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la matriz de riesgos del proceso Gestión de, los cuales buscan gerenciar el riesgo en todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual de gestión del riesgo. 5. Los registros de carácter obligatorio son los que se encuentran contemplados en la descripción del procedimiento, por lo que los instructivos incluidos en el presente procedimiento se constituyen en una guía, ya que dependiendo del evento o actividad algunos de los pasos no se deben surtir Glosario 1. AFICHES: Medios gráficos impresos en diferentes tamaños, que promocionan las actividades 2. BOLETÍN: Instrumento que proporciona información resumida de interés. Puede ser impreso y/o electrónico, publicado con una frecuencia determinada. 3. CARTELERAS: Superficie sobre la cual se publica información de interés para la gestión institucional. 4. CORREO ELECTRÓNICO: Canal electrónico que se utiliza para comunicar información institucional a Página 2 de 6
una persona o grupo objetivo interno o externo a la entidad. 5. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Serie de actividades comunicativas que se realizan para los públicos elegidos, con mensajes clave que expresen los intereses y objetivos de la institución, así como las necesidades e intereses del público meta. 6. HERRAMIENTAS DE TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN: Corresponde a los diferentes instrumentos físicos o digitales con los que dispone la entidad, para la transmisión de la información. 7. INVITACIONES: Tarjeta que se utiliza para participar de un evento de la Entidad. 8. MEDIOS GRÁFICOS: Instrumentos que proporcionan información sobre las principales accio de la entidad. Pueden ser impresos o electrónicos. 9. PRESENTACIONES: Información creativa y condensada que sirve de apoyo para dar a conocer mensajes institucionales. 10. REVISTA: Publicación periódica que contiene actividades generales de la Entidad, o de alguna dependencia específica, según el grupo objetivo. 11. VOLANTES: Información variada de la institución, que se publica en formato media carta y se distribuye al público en general. 12. INTRANET: Medio utilizado para publicar información institucional a los servidores públicos de la entidad. 13. ZIMBRA: Medio institucional utilizado para enviar mensajes masivos con información de la entidad. 14. VOZ A VOZ: Estrategias de divulgación de manera personal a los servidores de la entidad. 15. CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN INTERNA: Campañas dirigidas al cliente interno, a los funcionarios, contratistas y directivos de la entidad. Siglas 1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno. 2. AGD: Aplicativo de Gestión Documental 3. PC ( ): Punto de Control del procedimiento. Salidas generadas del procedimiento Salidas Descripción Cliente interno Información sobre la Secretaria Distrital de Gobierno Divulgada a servidoras y servidores de la entidad. Información de interés institucional, que es proporcionada a servidores y servidoras de la entidad. Todos los procesos Página 3 de 6
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSAB LE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO INICIO Inicio del procedimiento PC: Se identifica la información a divulgar internamente, teniendo en cuenta las necesidades de los diferentes procesos. 1 IDENTIFICAR LA INFORMACIÓN 2 ESTRUCTURAR INFORMACIÓN del Proceso solicitante/ Esta información proviene de : 1. Solicitudes realizadas a través de correo institucional o memorandos internos. 2. Solicitud de Divulgación de Alcaldía Mayor Secretaria General. 3. Información producida y proporcionada por las dependencias y/o entidades del Sector. 4. Información relacionada con aspectos e impactos ambientales de la entidad. 5. Solicitudes de divulgación realizadas por la Alta Dirección Estructurar los contenidos de la información desde los diferentes géneros periodísticos. (Noticia, crónica, reportaje, entrevista etc.) CORREO ELECTRONICO SOLICITUDES 3 DISEÑAR Y DIAGRAMAR Se organiza la información y su forma de presentación. Si se requiere complementar la presentación de la misma, por medio de gráficos, diagramas, cuadros de estadísticas o fotografías, estos elementos deben ser proporcionados por los solicitantes, para ser incorporados. 4 VERIFICAR DISEÑOS Y DIAGRAMACIONES A P.C. Se revisan en función de Manual de Identidad Corporativa del Distrito. La revisión es efectuada por parte del profesional de comunicacio asignado, que en los casos en que lo requiera solicitará asesoría a Agencia en Casa de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Página 4 de 6
ACTIVIDAD A 5 DIVULGAR LA INFORMACIÓN RESPONSAB LE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Se determina la herramienta de comunicación interna adecuada al requerimiento. Una vez definidos se divulga la información a través de éstos. Las herramientas de divulgación interna con los que cuenta la entidad son los siguientes: 1. Carteleras. ver Instructivo para el Uso de Carteleras Institucionales 2. Boletín digital 3. Intranet ver Instructivo para la Administración de contenidos de la Intranet 4. Correo Institucional Ver Protocolo para el Uso del Correo Electrónico Institucional 5. Banners o protectores de Pantalla REGISTRO DOCUMENTOS, PIEZAS DE COMUNICACIÓN FIN Fin del procedimiento 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 Documentos Internos CÓDIGO 1D-GMC-I1 1D-GMC-I2 1D-GMC-R1 3.2 Normatividad vigente DOCUMENTO Instructivo para el Uso de Carteleras Institucionales Instructivo de Administración contenidos de la Intranet Protocolo para el Uso del Correo Electrónico Institucional NORMA AÑO EPÍGRAFE ARTÍCULO(S) Decreto 440 2009 Ley 97 1993 "Por medio del cual se adoptan el Manual de Imagen Corporativa de la Administración Distrital" "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Página 5 de 6
NORMA AÑO EPÍGRAFE ARTÍCULO(S) Decreto 1599 2005 3.3. Documentos externos estado y se dictan otras disposicio" Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. NOMBRE FECHA DE PUBLICACIÓN O VERSIÓN ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA Página 6 de 6 Nota: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno