1 Asistencia Financiera No Reembolsable para Proyectos Comunitarios de Seguridad Humana (APC) Embajada de Japón en Colombia
2 Contenido Qué es APC?... 3 Organizaciones elegibles 4 Áreas de proyectos... 5 Ejemplos de proyectos 6 Fondos disponibles... 7 Proyectos no elegibles. 8 Proceso de los proyectos APC.. 9 Proceso de solicitud. 10 Contacto.... 18
3 Qué es APC? El esquema de Asistencia Financiera No Reembolsable para Proyectos Comunitarios de Seguridad Humana APC, del gobierno del Japón, ofrece ayuda a entidades sin ánimo de lucro o entidades territoriales, para solucionar problemas relacionados con la satisfacción de las necesidades humanas básicas fundamentales, en población vulnerable por factores socio-económicos determinables y víctimas del conflicto (desplazados, reinsertados y víctimas de minas antipersonal, entre otros).
4 Organizaciones elegibles Organizaciones/entidades sin ánimo de lucro que implementen proyectos de desarrollo en el campo comunitario en Colombia, pueden beneficiarse de APC, con mínimo tres años de experiencia y constitución legal demostrables. Entidades territoriales. Organizaciones/entidades con estados financieros positivos en los dos últimos años. Importante: Personas naturales y entidades con ánimo de lucro, no pueden recibir donaciones.
5 Áreas de proyectos Las principales áreas elegibles para los proyectos APC son aquellas vinculadas con las necesidades humanas básicas. Primera infancia Educación Básica Infraestructura social Formación para el trabajo Servicios básicos de salud
6 Ejemplos de proyectos Bibliotecas públicas Centros de desarrollo infantil Infraestructura Educativa Equipos para capacitación vocacional Acción contra las Minas Mejoramiento de vías terciarias Infraestructura y dotación para Proyectos de Salud
7 Fondos disponibles 1. El monto máximo para cada proyecto es de 10 millones de yenes. (200 millones de pesos aproximadamente) 2. Los solicitantes deben tener en cuenta que no es posible financiar lo siguientes ítems: (1) Artículos de consumo. (2) Compra de terrenos. (3) Costos de gestión y mantenimiento de instalaciones y equipos. (4) Costos administrativos de la organización beneficiaria. (5) Gastos logísticos y honorarios (6) Interventoría, (7) Impuestos, tasas y contribuciones del orden nacional y territorial (E. IVA, *GMF, estampillas, etc. * Gravamen a los movimientos financieros
8 Proyectos no elegibles ***Los siguientes son algunos ejemplos de proyectos no son elegibles para la APC: Proyectos de investigación. Proyectos productivos. Proyectos culturales, artísticos y deportivos. Proyectos con fines políticos, religiosos y/o militares. Construcción de viviendas, oficinas u otras instalaciones de beneficio particular.
9 Proceso de los proyectos APC 1. Presentación del proyecto a la Embajada 2. Primera evaluación del proyecto 3. Entrega documentación complementaria del proyecto 4. Visita previa y solicitud del proyecto a la Cancillería Japonesa 8. Entrega de los recursos de la donación 7. Firma del contrato de donación 6. Aprobación del proyecto 5. Evaluación del proyecto por parte de la Cancillería japonesa. 9. Inicio de la ejecución del proyecto 10. Etapa de monitoreo 11.Informe parcial (Para proyectos de construcción) 12. Etapa de monitoreo 16. Visitas de seguimiento 15. Inauguración 14. Informe final 13. Finalización del proyecto
10 Proceso de solicitud 1. Presentación del proyecto a la Embajada El solicitante entrega a la Embajada los documentos y formatos requeridos para la postulación. Inicialmente sólo se debe entregar el formulario de solicitud APC por correo electrónico, servicio postal o personalmente a la Sección de Cooperación de la Embajada (Véase información de contacto al final). El formulario se puede descargar de la página web de la Embajada de Japón. Entre enero y junio 2. Primera evaluación del proyecto Una vez recibido el proyecto, se realiza la primera evaluación de viabilidad y pertinencia del mismo. Si el proyecto pasa esta etapa, un funcionario de la Embajada se pondrá en contacto con el solicitante. Entre enero y julio 3. Entrega de documentación complementaria del proyecto Si el proyecto es pre-seleccionado, debe enviar el resto de la documentación requerida para continuar el estudio. Es importante que antes de presentar el proyecto, el solicitante se informe sobre la totalidad de documentos y requisitos para que evalúe si es posible su cumplimiento. Esta etapa puede tomar alrededor de 2 meses
11 4. Visita previa y solicitud del proyecto a la Cancillería Japonesa En esta etapa, una vez recibida toda la documentación, se realiza un acompañamiento a la formulación y la visita previa para verificar la situación planteada en el proyecto. Una vez finaliza la formulación del proyecto, se envía a la Cancillería Japonesa para su respectiva evaluación De acuerdo a las directrices de La Embajada 5. Evaluación del proyecto por la Cancillería Japonesa Durante esta etapa, la Cancillería Japonesa realizará el análisis del proyecto, y en algunos casos, solicitará información adicional para aclarar o completar el proyecto. 1-3 meses 6. Informe de resultado de la evaluación La Cancillería japonesa informa sobre la aprobación o no del proyecto, decisión que será informada al solicitante por los funcionarios de la Embajada. Entre noviembre y febrero
12 7. Firma del contrato de donación En un acto protocolario se realizará la suscripción de la firma del proyecto, con lo que oficialmente se dará inicio al mismo. Para realizar la firma, primero se deben entregar los documentos indicados por la Embajada. Entre noviembre y febrero 8. Entrega de los recursos de la donación Aproximadamente un mes posterior a la firma del contrato, es entregado el monto de donación establecido. Para esto, el solicitante debe haber entregado la totalidad de documentos y/o contratos correspondientes indicados por la Embajada. Hasta el 31 de marzo 9. Inicio de la ejecución del proyecto Una vez entregados los recursos de la donación, se da inicio al proyecto. El solicitante no debe iniciar la ejecución antes de recibir la donación y la aprobación de toda la documentación entregada para tal fin.
13 Modificaciones al proyecto Cualquier modificación o cambio debe ser solicitado previamente a la Embajada de Japón quien reserva el derecho de aprobación. 10. Etapa de monitoreo La Embajada y contrapartes gubernamentales (si hubieren, de lo contrario sólo la Embajada), se encargan del seguimiento técnico, administrativo y financiero, para lo cual solicitará de acuerdo a su criterio, la información necesaria a la entidad beneficiaria. 11. Informe Parcial Solo para proyectos de construcción. El informe se realizará al 50% de avance de la obra en el formato suministrado por la Embajada, con la información que allí se indica y los soportes correspondientes. Al 50% de avance de la obra. (Proyectos de construcción) 12. Etapa de monitoreo
14 13. Finalización del proyecto La duración máxima de los proyectos APC es de un año a partir de la firma del contrato de donación. Una vez finaliza el proyecto, la Embajada verifica los resultados o productos del proyecto con relación al objeto del contrato. 14. Informe Final del proyecto y de la interventoría para proyectos de construcción. Una vez finaliza el proyecto, es requisito la entrega de un informe final del mismo, que debe incluir el reporte del interventor designado para tal fin. La duración máxima de un proyecto es de 1 año. (Incluye la construcción, dotación, y cierre financiero del proyecto)
15 15. Inauguración Cuando se cumplen todos los requisitos de ejecución del proyecto y han sido aprobados los informes y resultados por parte de la Embajada, se procede a la inauguración del mismo (esto se coordinará con la Embajada). La Inauguración se hace después de la terminación del proyecto 16. Visita de seguimiento La Embajada de Japón realiza un seguimiento a los resultados, sostenimiento e impacto del proyecto desde el primer año después de finalizada su ejecución y hasta por ocho años. El seguimiento se realiza al año de finalizar el proyecto y hasta por ocho años
16 Observaciones 1. La organización, institución o entidad debe estar en capacidad de demostrar que puede gestionar correctamente un proyecto de desarrollo sostenible. Por consiguiente, es importante que el solicitante ofrezca una descripción detallada y soportada de su experiencia y logros en la implementación de proyectos para el desarrollo. 2. El Gobierno japonés no puede proporcionar fondos para pagar salarios, arriendos, ni otra clase de costos operativos recurrentes del solicitante/beneficiario antes, durante y después de la finalización del contrato de donación, para lo cual se le solicitarán los soportes financieros y contables correspondientes.
17 3. En aras de garantizar la efectividad del proyecto en materia de calidad versus costos de las adquisiciones y demás que se harán con el monto de donación, la Embajada realiza una verificación de precios en relación con los del mercado. Por lo tanto, el solicitante debe proveer tres cotizaciones acordes con la realidad del mercado, con presupuestos detallados para la propuesta de inversión de la donación. 4. Los fondos recibidos se deben usar exclusivamente para la ejecución del proyecto. La Embajada del Japón en Colombia se reserva el derecho a exigir el reembolso de la donación si los recursos son empleados con fines diferentes a los del objeto del contrato. 5. Para efectos del manejo de los recursos de donación, es requisito que el solicitante maneje una cuenta corriente de destinación exclusiva para la administración de estos.
Contacto Sección de Cooperación de la Embajada de Japón en Colombia. 18 Dirección: Cra. 7 No. 71-21 Torre B Piso 11 C.P. 110231042, Bogotá - Colombia Teléfono: +57 (1) 317-5001 E-mail: cooperacion@ba.mofa.go.jp Página web: http://www.colombia.emb-japan.go.jp/esp/cooperacion.htm