A medida que las fronteras de la empresa se vuelven más elásticas, es más urgente asegurar que los trabajadores del conocimiento o de la información puedan colaborar efectivamente con socios y colegas fuera del fi rewall. A menudo, por supuesto, estos socios siguen diferentes procesos y no tienen acceso a los sistemas empresariales, de modo que la colaboración puede ser un desafío. Para hacer frente a este desafío, hay soluciones disponibles que soportan una amplia gama de capacidades, desde soluciones de colaboración social totalmente convergentes hasta simples correos electrónicos con archivos adjuntos. Para satisfacer las necesidades de corto plazo sin complicar los planes de largo plazo, los gerentes de líneas de negocios (LOB, por su sigla en inglés) deben concentrarse en el punto óptimo ubicado entre los extremos de soluciones de alta gama y el correo electrónico basado en la Web. Este punto óptimo es donde las capacidades de colaboración necesarias convergen con el mínimo ajuste requerido por los usuarios o administradores de TI. Esas capacidades necesarias se discuten en mayor profundidad más adelante en este documento. Con el aumento de la popularidad de la función táctil, los trabajadores del conocimiento cada vez más solicitan tabletas para uso empresarial. Las tabletas pueden ser benefi ciosas para la productividad del usuario -especialmente a medida que los proveedores de software incorporan capacidades táctiles en sus aplicaciones- y muchas organizaciones están evaluando las opciones de tabletas. Al hacerlo, los gerentes de líneas de negocios deben considerar con cuidado cómo su elección de tableta afectará la colaboración intercompañía. Si la colaboración intercompañía es importante para sus operaciones empresariales, entonces la mejor elección de tableta es la que proporciona la ruta más directa hacia el punto óptimo mediante la fl exibilidad y compatibilidad con herramientas, procesos e infraestructura existentes. Este documento compara las opciones de tabletas empresariales concentrándose en la colaboración intercompañía y concluye que las tabletas Windows* 8 basadas en la arquitectura Intel son mejores elecciones que las opciones alternativas. 1 Las tabletas Windows* 8 son fl exibles porque los usuarios, departamentos de TI, y gerentes de líneas de negocio pueden adaptarlas a sus necesidades usando sus habilidades existentes de Windows*, desde cambios a la interfaz de usuario (UI) hasta el desarrollo de aplicaciones internamente. También se integran sin difi cultades con la mayoría de los conjuntos de herramientas existentes y fl ujos de trabajo de los usuarios empresariales y con la infraestructura backend de TI. Como resultado, ofrecen la conveniencia de una UI táctil y un diseño elegante al mismo tiempo que se estandariza sobre los pilares del lugar de trabajo de Microsoft Offi ce* y Active Directory Domain Services (AD DS).
Un día en la vida de colaboración de una trabajadora de la información Considere un día de trabajo típico en la vida de una trabajadora de la información moderna. Sarah llega a la ofi cina un poco antes de las 9:00 de la mañana y enciende la PC. Abre Microsoft Outlook* y descarga un documento Microsoft Word* de un colega. Es la nueva guía de ventas, que debe revisar antes de la reunión de las 10:00 con los gerentes del departamento. Coloca sus comentarios usando control de cambios y sube el documento al sitio Microsoft SharePoint* del grupo para que otros también puedan agregar sus comentarios. A las 10:00 abre la aplicación para videoconferencias y para compartir pantalla de la compañía, Adobe Connect*, y se une a la reunión con colegas desde diferentes sedes de la compañía. La gerente de Sarah descarga la guía de ventas desde SharePoint*, y luego comparte su pantalla para que el equipo pueda discutir el documento. Después de la reunión, Sarah recopila todos los comentarios del equipo en un único documento y coordina una reunión con el proveedor del proyecto, quien fi nalizará la copia en el documento Word que Sarah envía por correo electrónico, y presentará la guía de ventas en Adobe InDesign* para su producción fi nal como PDF. Este mismo escenario común ilustra herramientas de colaboración moderadamente sofi sticadas e incompletamente integradas. Este equipo interno usa SharePoint efi cientemente para edición conjunta de documentos, pero debe recurrir al correo electrónico para compartir ese trabajo con proveedores externos. Con un conjunto de herramientas completamente integrado que incluye integración entre Microsoft Exchange Server* y una solución de voz sobre IP (VoIP), Sarah podría hablar con su gerente en tiempo real usando video con cámara Web, o podría llamar por teléfono a un colega haciendo clic en el nombre de un contacto. Una gama de capacidades de colaboración En otra parte de la ciudad, otro trabajador de la información va a la sala de TelePresence* de Cisco para una sesión de puesta en común en una pizarra, con colegas de varias partes del mundo. En otra empresa y con tareas diferentes, las necesidades de colaboración del gerente de productos son más sencillas. Revisa una presentación usando Skype* tanto para la teleconferencia como para compartir su pantalla con los miembros del equipo diseminados por varios lugares. Escenarios como éstos ocurren repetidamente cuando los miembros de su equipo realizan sus tareas diarias. De hecho, la efectividad de los miembros de su equipo está ligada a la capacidad de intercambiar datos, archivos, e ideas sin difi cultad con colegas. Esa efectividad podría conducir a lo que el analista TJ Keitt de Forrester llama ventaja de la información, que es la ventaja competitiva derivada en parte de la capacidad de compartir y actuar con la información más rápidamente que la competencia. 2 Si la colaboración ha de convertirse en una ventaja de la información, los trabajadores de la información deben poder compartir contenido sin barreras, ya sea que el benefi ciario se encuentre en la sala de enfrente, en un departamento o subdominio de red diferentes, o en otra compañía. Figura 1. Flujo de trabajo de colaboración típico para trabajadores de la información
Una caja de herramientas saturada? Muchos proveedores de hardware y de software están dispuestos a ayudar a sus usuarios empresariales a compartir contenido sin obstáculos. Algunos de los proveedores más grandes de software y hardware empresarial juegan en este espacio, incluyendo a IBM*, Microsoft*, Oracle*, y Cisco*. Y la necesidad continua de colaboración y el valor potencial del mercado siguen atrayendo nuevos emprendimientos y nuevas soluciones, como aquellos de proveedores menos conocidos pero bien considerados como bluekiwi, Moxie, Huddle, Jive Software, Mzinga, y muchos más. La colaboración empresarial también es un tema de investigación e interés continuos para los analistas de la industria incluyendo a Forrester, Gartner e IDC. Por qué toda esta atención? Porque se predice que el software de colaboración empresarial será un mercado de USD 4 500 millones para 2016, esperándose un rápido crecimiento entre ahora y ese momento. 3 Pero no todas las soluciones son creadas iguales. Estos proveedores ofrecen una amplia gama de funcionalidad, como se muestra en la Figura 2. El gráfi co representa la riqueza de características en un eje y la facilidad de implementación en el otro para ilustrar el espectro de soluciones disponibles actualmente. En el extremo superior de este espectro (el cuadrante B, superior derecho) se encuentran las soluciones de colaboración social integrales y con características avanzadas, que son proyectos de gran presupuesto impulsados de arriba a abajo. Es probable que incluyan capacidades avanzadas como VoIP (voz sobre IP) integrada y capacidades de video para reuniones cara a cara y para compartir pantalla por la red. En el extremo inferior (cuadrante C, inferior izquierdo) se encuentran herramientas de colaboración simples como el webmail y el teléfono que requieren escasa o nula confi guración, excepto por el usuario individual o el gerente del departamento. Soluciones convergentes A nivel de la industria, una gran cantidad de recursos se gastan evaluando, analizando, y promoviendo la colaboración integral y los conjuntos sociales como aquellos representados en el cuadrante B. Dichas soluciones pueden integrar colaboración tradicional basada en el correo electrónico con funciones sociales para permitir la construcción de relaciones, Figura 2. Las soluciones de colaboración van desde las muy simples, que no requieren intervención de TI, a las muy complejas, que son iniciativas de arriba hacia abajo implementadas y administradas por TI no solamente compartir datos. Su objetivo es permitir una conversación continua. Dentro y fuera del fi rewall, y como indica IDC, los fl ujos de actividades, foros de discusiones, blogs, y wikis se están convirtiendo en la funcionalidad asumida del software social empresarial para facilitar la colaboración en tiempo y contextos reales. 4 Los ejemplos incluyen IBM SmartCloud for Social Business*, Salesforce.com Chatter*, y Cisco WebEx Social*. Debido al alcance y espectro (sin mencionar el precio) de dichas soluciones, su adopción debe ser una iniciativa que abarque toda la compañía, impulsada por la gerencia superior, con planifi cación y contribuciones desde el principio de los gerentes de TI. Con una voz casi unifi cada, los analistas están prediciendo que las soluciones integrales están listas para transformar la empresa, y los analistas están generando enormes volúmenes de investigación e informes para ayudar a las organizaciones empresariales de TI a elegir la solución correcta. Una mirada a los criterios que los analistas consideran esenciales revela la naturaleza ambiciosa de estas soluciones:
Capacidades sociales como blogs, wikis, y fl ujos de actividades Optimización de la experiencia de usuario móvil Análisis de plataforma nativa sofi sticada, incluyendo capacidades analíticas predictivas Escalabilidad y extensibilidad de plataformas Integración preestablecida con herramientas y aplicaciones de colaboración de proveedores importantes Soluciones fáciles de implementar Por el contrario, las soluciones más simples en el cuadrante C, webmail y teléfono, rara vez se discuten como soluciones de colaboración porque no hay un mercado de miles de millones de dólares que impulse mayor innovación en ese espacio. Todos pueden utilizarlas, dentro o fuera del fi rewall, y ya están profundamente integradas en el fl ujo de trabajo normal diario de la mayoría de los trabajadores de la información. Algunas soluciones que son más sofi sticadas que el webmail y el teléfono podrían incluso colocarse en el cuadrante C porque no requieren intervención de TI. Google Apps* es un ejemplo de dicha solución. Sin la asistencia de TI, un equipo podría usar la versión orientada al consumidor, Google Drive*, para funciones de colaboración básica, como herramientas para compartir documentos y crear contenido en conjunto. 5 El punto óptimo de la solución de colaboración Para la mayoría de los gerentes de líneas de negocio y sus trabajadores de la información, el punto óptimo de la colaboración se encuentra entre el webmail y el teléfono en un extremo, y las soluciones convergentes complejas en el otro, como en la Figura 3. Cuando el enfoque de colaboración del equipo se encuentra en ese punto óptimo, los usuarios son empoderados con capacidades esenciales que fácilmente se extienden más allá del fi rewall y no son apabullados con características ampliadas que pueden no querer ni usar. Encontramos que Figura 3. El punto óptimo de colaboración, donde la mayoría de los trabajadores de la información trabajan con miembros del equipo fuera del fi rewall, se encuentra entre los extremos las capacidades esenciales de ese punto óptimo son las siguientes: Capacidad de compartir: El contenido creado en el dispositivo de un miembro del equipo debe ser posible de ver y editar en los dispositivos de los demás. Integración del flujo de trabajo: La solución debe funcionar con una mínima interrupción de los estilos de trabajo de los usuarios. Requerirá entrenamiento escaso o nulo y debe integrarse sin difi cultades en el fl ujo de trabajo de los trabajadores de la información. Soporte multitarea: Los trabajadores de la información están acostumbrados a trabajar con múltiples ventanas abiertas en sus laptops o PCs de escritorio. Pueden tener abierto un programa de creación de contenido (como Microsoft Word*), una aplicación de correo electrónico y de calendario, y una o más ventanas de mensajes instantáneos o de otra aplicación de comunicación para colaborar con colegas. En las soluciones de alta gama del cuadrante B, estas funciones pueden ser realizadas por una o dos aplicaciones que invocan múltiples
servicios. Pero en el punto óptimo de colaboración, los usuarios realizan estas tareas mediante múltiples aplicaciones y ventanas. Por lo tanto, es importante que las herramientas de los usuarios tengan sufi ciente potencia de procesamiento y capacidad de administración de tareas para facilitar el desplazamiento entre ventanas Infrastructure integration: La solución debe funcionar con poca interrupción para TI, ya sea para la infraestructura actual como para los planes de colaboración futura de la compañía. Securidad: Como mínimo, la solución debe permitir la encripción para intercambio seguro de datos mientras estén en tránsito y mientras estén almacenados en dispositivos. Su organización puede estar entre las que evalúan las opciones de colaboración convergentes con planes de largo plazo para llegar a una solución totalmente convergente. Sin embargo, a medida que las empresas invierten más en su infraestructura con dichas soluciones, aumentan la dependencia de esa infraestructura e impactan en las capacidades de los trabajadores de la información para colaborar fuera del fi rewall con organizaciones y personas que usan herramientas diferentes. Mientras tanto, a medida que la organización de TI evalúa y prueba una solución integral, los miembros de su equipo necesitan una solución que funcione prontamente con los fl ujos de trabajo y las herramientas actuales sin las semanas o meses que lleva el proceso de compra más modifi caciones extensas del backend. La solución ideal es la que proporcione el camino más corto hacia el punto óptimo sin crear complicaciones futuras para los planes de largo plazo de TI. Colaborando más allá de las fronteras corporativas Como Sarah, el enfoque de su equipo hacia la colaboración probablemente incluya una variedad de herramientas, desde sistemas de videoconferencia a espacios de trabajo basados en la nube como Microsoft SharePoint*. Sin embargo, los trabajadores de la información también deben colaborar con socios, clientes y proveedores fuera del fi rewall. Esta necesidad puede introducir complicaciones en el proceso de colaboración relativamente sencillo usado por los equipos internos porque las herramientas de colaboración corporativa suelen no estar disponibles para quienes no son empleados. Sin esas herramientas, cómo puede usted compartir información con seguridad y confi anza con partes externas? La mayoría de los trabajadores de la información tiene una respuesta simple pero efectiva: por correo electrónico y por teléfono. Una encuesta reciente de 2000 trabajadores de ofi cina descubrió que el 65% de los entrevistados resuelven obstáculos a la colaboración usando el correo electrónico para interactuar con miembros del equipo fuera de la compañía. 6 Usan el correo electrónico porque funciona, a pesar de que casi un tercio de ellos se siente frustrado por las limitaciones del mismo, como el tamaño de los adjuntos. Incluso si los socios externos no pueden iniciar sesión en la solución de colaboración social rica en características de su compañía, usted puede intercambiar documentos mediante el correo electrónico y colaborar por teléfono. En otras palabras, independientemente de la riqueza de características de las herramientas de colaboración interna actuales o planifi cadas de la empresa, la mayoría de los usuarios toma por defecto las herramientas simples del cuadrante C cuando necesitan colaborar con personas que están más allá del alcance de soluciones más sofi sticadas. Los trabajadores de la información a veces sacan la conclusión apresurada de que pueden mejorar este conjunto básico de herramientas de colaboración con movilidad agregando una tableta del tipo Apple ipad*. Podrían pensar que sería maravilloso poder sacar rápidamente un ipad* para compartir una presentación con un cliente en lugar de una laptop, que en comparación es un dispositivo voluminoso.
Y tienen razón; delgadas, ligeras y siempre conectadas, las tabletas son herramientas atractivas y pueden ser muy efectivas, especialmente para actividades de consumo de información como mirar un documento, un video, o un sitio Web. Sin embargo, los gerentes de líneas de negocio no deben permitir que la fl exibilidad, la movilidad, y la conveniencia enmascaren las limitaciones de los ipads* o de otras tabletas cuando se trata de la integración en un fl ujo de trabajo colaborativo en un ambiente corporativo, que requiere más que consumo de información. Si bien la elegancia y la conveniencia de un ipad* o de una tableta Google Android* son atractivas, la realidad es que estos dispositivos son plataformas signifi cativamente diferentes de las PCs, que son las más frecuentes en el lugar de trabajo. Esta diferencia puede hacer que la implementación de tabletas sea una perspectiva riesgosa porque un cambio en los dispositivos de usuario fi nal puede elevar las barreras de la colaboración en lugar de eliminarlas. Cuán bien los nuevos dispositivos se integrarán con herramientas y procesos internos ya implementados? Cuán compatibles son ellos con Microsoft Offi ce*, que están usando la mayoría de las personas con las cuales usted necesita colaborar? Estas preguntas son importantes porque cuanto más le lleve a los usuarios o a TI integrar nuevos dispositivos en el ambiente de trabajo, más alto será el costo total de propiedad (TCO, por su sigla en inglés) en esos dispositivos. Y si se requiere demasiado ajuste para que el dispositivo funcione en el ambiente empresarial, la nueva herramienta elegante podría convertirse en simplemente otra forma de actualizar Facebook*. para equipar a sus usuarios con dispositivos móviles Apple* o Android*, extender la capacidad de colaboración de los usuarios no es una de ellas. Puntos problemáticos de la colaboración Conocimos a Sarah, una trabajadora de la información típica, al comienzo de este documento. Ella usa varias herramientas de colaboración a lo largo de su día de trabajo y, en parte porque son tecnologías soportadas por TI, la colaboración funciona prácticamente sin difi cultades. Pero cuando los usuarios necesitan colaborar con otros fuera de la organización, pueden encontrar obstáculos que impiden la colaboración. Si usted está explorando formas de mejorar la capacidad de su equipo para colaborar, quizás ya haya encontrado barreras como las discutidas más abajo. Deterioro del contenido El contenido se deteriora cuando se produce en un tipo de plataforma y se ve diferente cuando se visualiza y se edita en otro tipo de plataforma. Por ejemplo, si Sarah crea diapositivas en Microsoft PowerPoint* 2013, y un colaborador externo las visualiza en su ipad* usando Apple Keynote*, el software de de presentaciones de Apple* para ios*, las diapositivas podrían verse bastante diferentes. Lo mismo es válido para los documentos en Microsoft Word* o Excel* que se abren en Apple Pages*, Apple Numbers*, o en software de productividad de ofi cina para Android*. Las tabletas Apple ipads* y Google Android* están bien equipadas para ciertas tareas empresariales. Por ejemplo, su diseño compacto las hace ideal para compartir videos o literatura de productos fácilmente con clientes o colegas, y Apple icloud* es una manera simple y segura de almacenar y compartir información. Sin embargo, estos dispositivos no están a la altura de las características del punto óptimo de colaboración, especialmente respecto de la capacidad de compartir, el soporte para multitareas, y la integración de la infraestructura. Mientras que puede haber muchas razones
El camino más corto a la colaboración confiable intercompañía simple y efectiva fuera del firewall Figura 4. Un documento creado en Microsoft Word* (imagen superior) y abierto en Apple Pages* para ios* (imagen inferior). Nótese el aviso de Pages, que advierte que se perderá cierta funcionalidad (resaltado agregado) El deterioro del contenido puede ser más que una mera inconveniencia, especialmente en industrias altamente reguladas donde los documentos deben capturarse y archivarse correctamente. En esos casos, el deterioro del contenido podría socavar el cumplimiento de los requerimientos y complicar los esfuerzos de descubrimiento y de recuperación. Si bien es verdad que Apple iwork* el software de productividad de oficina de Apple* que comprende Keynote*, Pages, y Numbers puede abrir documentos de Microsoft Office*, iwork* no es totalmente compatible con las características de Office*. Cincuenta y cinco características de Microsoft* Word están parcialmente soportadas o no soportadas en Pages para ios*, incluyendo los encabezados y pies de página, que no están soportados. Nótese también la diferencia crucial en la función de control de cambios de Microsoft Word* en iwork* para ios*: El texto del cuerpo continúa con control de cambios. Todos los demás cambios quedan aceptados en el proceso de importación.7 La figura 4 muestra las diferentes vistas cuando un documento Microsoft Word* con múltiples cambios y revisores se abre en Pages para ios*. Para ser justos, Pages advierte al usuario que el documento podría verse diferente y enumera los factores que afectan la visualización. En el documento de ejemplo usado para la Figura 4, dos de esos factores podrían tener un impacto sustancial en la colaboración: Los cambios en partes del documento que no sean el texto del cuerpo son aceptados como definitivos. Todos los comentarios marginales son eliminados Sesenta y siete características populares en Microsoft PowerPoint* están parcialmente soportadas o no están soportadas en Keynote* para ios*.8 Más de 200 características de Microsoft Office Excel* están parcialmente soportadas o no están soportadas por iwork* para ios*.8 La Figura 5 ilustra algunas diferencias en las presentaciones creadas con Microsoft* 2013 y visualizadas en Keynote* para ios*.
Las diferencias que se encuentran en la Figura 5 son principalmente estéticas y pueden resolverse sin demasiada difi cultad. Sin embargo, con frecuencia las diferencias pueden cambiar considerablemente el signifi cado pretendido de una diapositiva, documento u hoja de cálculo, como en la Figura 6. Algunos formatos de gráfi cos de PowerPoint* 2013 no están soportados en Keynote* para ios*. En estos casos, Keynote* importa el gráfi co como una imagen o lo elimina totalmente, dejando una diapositiva en blanco. 9 Muchas de las diferencias entre Microsoft Offi ce* e iwork* para ios* son triviales, e iwork* para ios* soporta la mayoría de la funcionalidad de Microsoft Offi ce*. Sin embargo, incluso una pequeña brecha puede ser signifi cativa cuando está en juego la colaboración confi able. En algunos casos, los colegas que usan ipads* para revisar documentos de Microsoft Offi ce* pueden encontrar diferencias sustanciales en la manera en que sus dispositivos procesan el documento. Estas diferencias pueden causar malentendidos y conducir a inefi ciencias y ciclos adicionales de revisión. Los usuarios de tabletas basadas en Android* pueden encontrar contenido deteriorado similar cuando se visualizan documentos de Microsoft Offi ce* en software de productividad de ofi cina para Android*, como Kingsoft Offi ce* y MobiSystems Offi cesuite Pro*. Los proveedores de estos programas no documentan la compatibilidad de sus productos con Microsoft Offi ce* característica por característica, simplemente enuncian que las aplicaciones pueden crear, abrir, y editar documentos con Microsoft Offi ce*. 10 Sin embargo, una comparación lado a lado muestra diferencias similares a aquellas encontradas en la comparación de documentos de Offi ce* nativos visualizados en iwork* para ios*. Proliferación de dispositivos y servicios Otra barrera es el hecho de que múltiples dispositivos y Figura 5. Los gráfi cos circulares en 3-D se muestran en su aplicación nativa, Microsoft PowerPoint* 2013 (superior), y en Apple Keynote* para ios* (inferior) Figura 6. Apple Keynote* para ios* no es compatible con los gráfi cos de sectores de círculo y procesó la diapositiva original en Microsoft PowerPoint* (arriba) como un solo gráfi co editable (abajo) eliminando un nivel de datos
plataformas se utilizan ahora para comunicación y colaboración empresarial. Con frecuencia denominada consumerización de TI, esta tendencia signifi ca que los usuarios tienen la posibilidad de elegir entre dispositivos, aplicaciones y servicios basados en la Web ampliamente disponibles que pueden usar para hacer su trabajo, sin la participación o aprobación de TI corporativa. Los usuarios ven esta realidad como un benefi cio para la productividad, pero también puede impedir la colaboración. La adopción generalizada de diferentes dispositivos, aplicaciones, y servicios por defi nición signifi ca adherencia reducida a normas comunes, lo que puede conducir a confusión, malentendidos y pérdida de tiempo. Probablemente haya escuchado o tenido conversaciones como la siguiente muchas veces: Miembro del equipo: El archivo es demasiado grande para los límites de correo electrónico de la compañía. Puedo comunicarme por Skype* contigo y compartir mi pantalla de modo que podamos revisarlo. Colaborador externo: Skype* es inestable en mi conexión inalámbrica, especialmente para compartir video. Puedes subir el documento a Dropbox* y llamarme a mi teléfono celular? Miembro del equipo: Dropbox* está bloqueado aquí por razones de seguridad. Te lo enviaré por mi correo electrónico personal. Esta conversación y muchas más como ésta demuestran tanto el benefi cio como el problema de la consumerización de TI. Si bien puede aumentar la libertad del usuario, puede convertirse en una barrera para la colaboración cuando demasiadas opciones socavan el terreno común de la estandarización. Esta falta de estandarización puede ser mucho más seria que una mera incomodidad: puede introducir un riesgo real y obstáculos para el cumplimiento de requerimientos. Hablando de una encuesta que realizó su fi rma, Fahim Siddiqui, Director de Producto de Intralinks, concluyó que: La empresa ahora se extiende a una amplia red de relaciones con socios y clientes empresariales y a una amplia gama de interacciones, desde la comunicación ad hoc simple a relaciones profundas que abarcan fl ujo de trabajo, intercambio seguro de contenido y colaboración. Sin los controles correctos instrumentados, se pone en peligro la seguridad y el cumplimiento de requerimientos y, en última instancia, los departamentos de TI deben rendir cuentas. 11 Una solución estandarizada que sea compatible con dichos controles es mucho menos probable que genere resistencia de TI y puede, por lo tanto, ser una solución más viable para los usuarios que están solicitando herramientas basadas en funciones táctiles, incluyendo las tabletas. Preocupaciones de seguridad Las preocupaciones sobre la seguridad también pueden interponerse en el camino de la colaboración. A pesar de que las herramientas y procesos de colaboración internos se construyen con la seguridad y el cumplimiento de requerimientos en mente, las empresas no pueden otorgar acceso irrestricto a los socios fuera del fi rewall. Esto signifi ca que las medidas de seguridad y de cumplimiento de requerimientos integradas en estas herramientas internas pueden extenderse solamente hasta la frontera de la red. Esta limitación no es un problema automáticamente; la encripción del correo electrónico puede brindar cierta seguridad a la mayoría de los mensajes y adjuntos. Sin embargo, las limitaciones de seguridad puede ser un obstáculo a la colaboración para los trabajadores de la información que manejan datos altamente sensibles o altamente regulados. Algunas organizaciones de TI empresarial pretenden mitigar sus preocupaciones restringiendo la experiencia del usuario, quizás deshabilitando servicios como Dropbox* e implementando políticas estrictas de administración de dispositivos móviles (MDM, por su sigla en inglés). Pero la proliferación de dispositivos y servicios basados en el navegador hacen que el método de seguridad de experiencia de usuario restringida sea, como mínimo, difícil. Si las terminales están tan bloqueadas que los usuarios no pueden hacer su trabajo, la mayoría de los usuarios encontrarán la manera de esquivar las políticas. Como descubrió la encuesta de Intralinks, los encuestados eran muy conscientes de los problemas de seguridad y de cumplimiento de los requerimientos en torno al uso del correo electrónico, los sitios FTP, y otros servicios para compartir archivos de nivel de consumidor (69 % citó el malware como un problema y el 63% citó el robo de información como un problema). Esto sugiere que las organizaciones no han abordado la necesidad de proporcionar a los empleados herramientas estandarizadas y seguras para compartir archivos para colaborar más allá del fi rewall. 11
La cultura de la compañía y los estilos de trabajo personales Toda compañía tiene procesos y requerimientos de colaboración únicos, además de expectativas propias sobre cómo se logra la mejor colaboración. Esta combinación de herramientas, procesos, requerimientos, e historia institucional compone una cultura de la compañía, una forma aceptada de hacer las cosas. Además, los trabajadores de la información de cada equipo están acostumbrados a ciertas herramientas y fl ujos de trabajo. La cultura de la compañía y los estilos de trabajo personales pueden difi cultar los cambios. Las herramientas o los dispositivos de colaboración que requieren cambios signifi cativos en los estilos de trabajo de los usuarios pueden crear obstáculos o eliminarlos porque los usuarios encontrarán la forma de sortearlos o simplemente no los usarán. El camino más corto hacia el éxito en la colaboración Los proveedores de soluciones de colaboración integran capacidades en su software con la intención de ayudar a superar estos obstáculos. Por ejemplo, algunas soluciones integran videoconferencia, telefonía con VoIP (voz sobre IP), y conciencia de presencia con el correo y los contactos de Microsoft Outlook* de los usuarios. La esperanza es que la integración haga que la funcionalidad de la colaboración sea sencilla de usar dentro de los fl ujos de trabajo normales de los empleados. Pero lo que es válido de las soluciones completamente convergentes del cuadrante B también suele ser válido para estas integraciones: no se extienden necesariamente a los miembros vitales del equipo que trabajan fuera de la compañía. El camino más corto hacia el punto óptimo de colaboración para la colaboración intercompañía es a través de la estandarización. Cuando estandariza las tabletas de los trabajadores de la información en elementos que la mayoría de las organizaciones tienen en común, usted puede satisfacer las necesidades de los usuarios respecto de las tabletas y de la fl exibilidad móvil sin crear obstáculos adicionales a la colaboración. Esta estandarización se logra fácilmente con las PCs, las laptops y los dispositivos móviles basados en la arquitectura Intel que ejecutan Windows* 8. Esta plataforma proporciona la mejor experiencia con las herramientas que sus usuarios ya están usando a saber, Microsoft Offi ce* y Respalde los estilos de trabajo emergentes y las soluciones de colaboración convergentes La plataforma Intel y Windows* 8 es la mejor opción para respaldar estilos de trabajo emergentes y futuros y proyectos de colaboración convergentes impulsados por TI porque da sufi ciente amplitud de expansión. Debido a que Windows* 8 es un sistema operativo principalmente táctil, usted puede incluir fácilmente tabletas y smartphones, integrándolos en la infraestructura de PCs cliente existente. Offi ce 2013* y Offi ce 365* son compatibles con los elementos sociales y de nube mediante la integración sin problemas con Microsoft SharePoint*, herramientas que probablemente se integren con cualquier solución de colaboración convergente que implemente su organización. es compatible con los estilos de trabajo de los usuarios con la mínima adaptación. En otras palabras, a diferencia de los ipads*, las tabletas Android*, o las soluciones de colaboración ampliamente convergentes, los dispositivos que ejecutan Windows* 8 se integran sin difi cultades con los estilos de trabajo del usuario con mínima interrupción, y no hay nuevas herramientas que aprender. Por ejemplo, Microsoft Offi ce* es la base de la mayoría de los estilos de trabajo de los trabajadores de la información, que es la razón por la cual otros conjuntos de productividad de ofi cina, como Google Apps* e iwork* para ios* hacen esfuerzos por hacer que sus formatos de documento sean compatibles con Microsoft Offi ce*. Este dominio de Offi ce* signifi ca que, donde sea que fi nalmente se ubique su organización en el espectro de colaboración, el intercambio de información tanto dentro como fuera del fi rewall continuará girando en torno de documentos Word*, hojas de cálculo Excel*, y presentaciones PowerPoint*. Cuando estandariza con dispositivos que ejecutan Microsoft Offi ce* nativamente, los miembros de su equipo pueden colaborar sin difi cultades con sus colegas en otras compañías con una certidumbre del 95% de que sus documentos se visualizarán en su ambiente nativo. Cuando ese ambiente nativo está basado en la arquitectura Intel, el usuario se benefi cia de la ingeniería colaborativa entre Intel y Microsoft* que ofrece desempeño mejorado, como encripción más rápida y mejor soporte para multitareas. Si bien hay una leve curva de aprendizaje cuando los usuarios
aprenden la nueva interfaz de Windows* 8, nuestra experiencia muestra que la mayoría de los usuarios se aclimatarán rápidamente, especialmente una vez que experimentan Windows* 8 en un dispositivo táctil y comprenden su lógica. Windows* 8 es incluso mejor para los modelos de computación del futuro cercano donde la función táctil, el teclado, y el mouse son parte de una experiencia de usuario fl uida y natural que es consistente independientemente de dónde esté trabajando el empleado. Algunas de las tabletas más nuevas Windows* 8, como la Lenovo* ThinkPad Tablet 2, es compatible con una amplia gama de periféricos y opciones de conectividad que simplifi can la colaboración y otras tareas comunes para los trabajadores de la información: Tabla 1: Los puertos y conectores en las últimas tabletas Windows* 8 mejoran la funcionalidad de la tableta como herramienta de colaboración y producción de contenido. Puerto o Cómo ayuda conector MICRO 2.0 2.0 MICRO SD MINI HDMI DOCKING PORT Comparta archivos fácilmente entre dispositivos sin usar servicios basados en la Web Conecte prácticamente cualquier periférico Conéctese a un monitor más grande para compartir contenido con múltiples espectadores La tableta se convierte en una herramientas de producción de contenido más que de consumo de contenido solamente La tableta podría convertirse en el dispositivo principal en lugar de en un complemento Obtenga el respaldo de TI empresarial Desde la perspectiva de TI, la plataforma Intel y Windows* 8 es fácil de implementar y no requiere infraestructura de backend adicional. A diferencia de los ipads*, dispositivos Android*, o incluso las tabletas basadas en Windows RT*, los dispositivos Windows* 8 pueden fácilmente unirse a un dominio empresarial, y los administradores pueden administrarlos con herramientas que probablemente ya utilicen, como Microsoft System Center Confi guration Manager* y Windows Intune*. Además, la implementación de una plataforma puede ocurrir como parte de los ciclos normales de actualización de la organización, permitiendo tanto a TI como los gerentes de líneas de negocio planifi car presupuestos de manera predecible. Si su organización tiene un volumen de acuerdos de licencias con Microsoft*, puede ya tener acceso a las licencias de Windows* 8 que necesitaría, eliminando el gasto adicional de licencias de software. Estos factores signifi can que los gerentes de líneas de negocio que quieren proporcionar a sus equipos dispositivos Windows* 8 basados en arquitectura Intel probablemente encuentren menos resistencia de TI que con otras opciones. Para el éxito de colaboración externa, mántengalo consistente A medida que más aplicaciones incorporan capacidades táctiles en su software, las tabletas basadas en la función táctil se convierten en una opción cada vez más atractiva. Los usuarios aman el diseño delgado y ligero, la capacidad de respuesta, y la larga duración de la batería que las tabletas traen al lugar de trabajo; y están pidiendo a los gerentes de líneas de negocio tabletas como complemento de una laptop o como un dispositivo de reemplazo. Antes de salir corriendo a comprar ipads* -el líder de tabletas de consumo- o tabletas Android* debido a su bajo precio, los gerentes de líneas de negocio deben considerar con cuidado cómo su elección de tabletas afectará la colaboración intercompañía. Cuando la capacidad de sus usuarios de compartir información más allá del fi rewall es crítica, la mejor tableta empresarial es la que satisface los requerimientos esenciales de colaboración, crea los menores obstáculos, y puede adaptarse fácilmente al ambiente empresarial. Las tabletas Windows* 8 se ajustan a esta descripción porque son totalmente compatibles con la infraestructura, el software y los procesos que su organización y sus colegas externos probablemente ya estén utilizando. Estas tabletas también ofrecen la fl exibilidad que necesitan los desarrolladores de aplicaciones y administradores de TI de su organización para convertirlas en herramientas productivas y bien administradas. La mayoría de los usuarios y organizaciones encontrará que las alternativas de Apple* y Android* serán más difíciles de ajustar a sus necesidades, especialmente en las empresas que usan software Microsoft* en el backend y cuyos usuarios están acostumbrados a Windows* y Microsoft Offi ce* en sus computadoras.
1 Las alternativas incluyen dispositivos Apple ipad* y tabletas que ejecutan Google Android* o Windows RT*. 2 Forrester Research, Inc., agosto de 2012, Blog de TJ Keitt Forrester: Si no está ayudando a sentar las bases para una empresa social, necesita comenzar ya mismo (en inglés). http://blogs.forrester.com/tj_keitt/12-08-28-if_youre_not_helping_lay_the_foundation_for_a_social_business_you_need_to_start_now. 3 InformationWeek. Cuáles son los proveedores que dominan la colaboración empresarial? Diciembre de 2012 (en inglés). http://www.informationweek.com/social-business/news/social_networking_private_platforms/which-vendors-dominate-enterprise-collab/240144611. 4 IDC. IDC MarketScape: Análisis mundial de 2012 de proveedores de software social empresarial (en inglés). Doc #237336. 2012. https://www.vmware.com/fi les/pdf/socialcast/vmw-idc-marketscape-social-vendor-analysis.pdf. 5 Porque podrían no signifi ca que tienen la obligación. Los gerentes de líneas de negocio necesitarían considerar el grado de compatibilidad con otro software, como Microsoft Offi ce*, además de las implicancias de seguridad y de cumplimiento de los requerimientos. Google Drive* se incluye solamente para ilustrar las capacidades de las soluciones del cuadrante C. 6 Infosecurity. Bomba de tiempo encendida a causa de la ética de trabajo Siempre conectado (en inglés). Mayo de 2013. http://www.infosecurity-magazine.com/view/32703/ticking-time-bomb-caused-by-alwayson-work-ethic/. 7 Apple. Compatibilidad de documentos entre iwork* para ios* y Microsoft Offi ce*. (en inglés). Fecha de la visita: 13 de junio de 2013. http://www.apple.com/apps/iwork/pages/compatibility.html. 8 Apple. Compatibilidad de documentos entre iwork* para ios* y Microsoft Offi ce*. (en inglés). Fecha de la visita: 22 de mayo de 2013. https://www.apple.com/apps/iwork/keynote/compatibility.html. 9 Apple Keynote* alerta al usuario sobre dichos cambios cuando el usuario abre la presentación importada en Keynote*. 10 Kingsoft* y MobiSystems* no documentan la compatibilidad de sus conjuntos de productividad de ofi cina para dispositivos Google Android* característica por característica, enunciando simplemente que las aplicaciones pueden crear, abrir, y editar documentos creados con Microsoft Offi ce*. Kingsoft*. Manual de usuario de Android* (en inglés). http://www.kingsoftstore.com/download/android-user-manual-9.pdf. MobiSystems*. Características de Offi cesuite Professional* (en inglés). http://www.mobisystems.com/android_offi ce/full-features.html. 11 Intralinks. Encuesta: La colaboración segura y que cumple con los requerimientos termina en el fi rewall para el 68% de las organizaciones globalmente (en inglés). Marzo de 2012. http://www.intralinks.com/news-events/press-releases/2012/03/19/intralinks-survey-secure-compliant-collaboration. El análisis en este documento fue realizado por Prowess Consulting y encargado por Intel. Los resultados se han simulado y se ofrecen con fi nes informativos exclusivamente. Cualquier diferencia en el diseño o la confi guración del hardware o software del sistema podría afectar el desempeño real. Prowess, el logotipo de Prowess, y SmartDeploy son marcas comerciales de Prowess Consulting, LLC. Copyright 2013 Prowess Consulting, LLC. Todos los derechos reservados. Intel, el logotipo de Intel y Ultrabook son marcas comerciales de Intel Corporation en EE.UU. y en otros países. Copyright 2013 Intel Corporation. Todos los derechos reservados. *Otros nombres y marcas pueden ser reclamados como propiedad de terceros. Impreso en EE. UU. 0813/DS/PRW/PDF Por favor reciclar 329352-001ES