INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA JOSE LEONARDO CHIRINO PUNTO FIJO EDO-FALCON CATEDRA: APLICACIONES MODERNAS DE LA INFORMATICA PROFESOR: ING. JUAN DE LA ROSA T. TEMA 4
Qué es una planificación? La planificación, la planeación o el planeamiento, es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente
Qué es un proyecto? Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro. Se deben tener identificados desde un principio los objetivos. Es un programa de administración de proyectos diseñado por Microsoft para administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Qué es Project? Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto
QUE ES UNA ACTIVIDAD? Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser: Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle
Cuáles son las partes de un proyecto? Tareas: Se deben de organizar de manera jerárquica. Pueden ser secuenciales o simultaneas, además de que tienen que tener una duración determinada. Hitos: Es un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas ( o una fase del proyecto). Suelen tener una duración de 0. Recursos: Para llevar a cabo una tarea se necesitan recursos. Estos pueden ser: personas, equipos o instalaciones, pero habrá que considerar su disponibilidad.
Utilidades de Microsoft Project Ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con adecuada funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, las finanzas de los proyectos y mantener la sintonía entre los equipos de proyecto.
Tipos de Proyecto Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad económica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos. Proyecto público o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la población los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son los estados, los organismos multilaterales, las ONG y también las empresas, en sus políticas de responsabilidad social.
Barra Estandar Barra Analisis de PERT Barra Formato Columna para agregar tareas Barra de linea de tiempo Asistente Area para grafica de Gantt Barra de vistas VIEW BAR
Crear Información del proyecto
Aquí se modifica la fecha de inicio y termino del proyecto Aquí seleccionas el tipo de calendario deseado: standard, 24hr, night shift.
1.- Se selecciona las tareas que se sean convertir en subtareas 2.- una vez seleccionadas, da click en : Proyect OutLine Indent, y automaticamente se crearan las subtareas
Duracion en dias de c/tarea o subtarea
Fecha de inicio de la tarea
Fecha de termino de la tarea
Para cambiar calendario laboral o modificar los horarios de trabajo selecciona; Tools Change Working Time
En este campo se agregan las fechas excepciones de trabajo En opciones puedes modificar el horario de trabajo Una vez que se tenga la excepcion, aquí se agrega informacion adicional sobre la misma.
Se selecciona Tools Options
Aquí se modifica el dia de inicio del calendario, el mes, horarios de trabajo, horas x dia, dias x semana, dias x mes.
Crear nuevo calendario laborarl
Nombre del nuevo calendario
Selecion de calendario deseado
Configura la vista de projecto
Aquí muestra las vistas del proyecto
Si quieres editar una vista, aparecera esta ventana
Seleccionar las tareas a vincular y dar click en Edit Link Tasks o Ctrl + F2 Enlazando las tareas una detrás de otra
DIAGRAMA DE GANTT Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt Creador Henry L. Gantt Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo
EJEMPLO PRACTICO Titulo: Preparación del Seminario de Microsoft Project Calendario: Calendario Domingo Lunes-Viernes Sábado Horas Horas no laborables 8:00AM-5:00 PM Horas no laborables
INFORMACIÓN PREVIA 1. Título de su proyecto 2. Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acádemico, sábados y domingos) 3. Lista de tareas principales 4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) 5. Determinar la duración de cada tarea y subtarea.
EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA PREPARACION DE UN SEMINARIO 1 2 Indicaciones sobre el seminario Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones, etc.) 3 Determinar Fecha, Hora y Lugar: Búsqueda del Sitio Confirmación del sitio 6 5 Realizar Presentación en Power Point : Preparar ejemplo en Microsoft Project Borrador Diseñar la presentación Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo. 4 Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio 7 8 Imprimir Handouts y Fotocopias Realización del seminario
TAREAS Y SUBTAREAS PREPARACION DE SEMINARIO Indicaciones sobre el seminario Preparar Información Básica Determinar Fecha, Hora y Lugar Búsqueda del Sitio Confirmación del sitio Titulo del proyecto Tarea Principal Tareas secundarias Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo. Realizar Presentación en Power Point Buscar un ejemplo de aplicación Realizar la presentación en borrador Diseñar la presentación Imprimir Handouts y Fotocopias Realización del seminario
DEFINIR UN NUEVO PROYECTO 1 Click en File 2 Ingrese el título de su proyecto y defina el responsable o el autor
DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO 1 Marque el primer renglón 3 Escriba el nombre de su proyecto en Name 2 Click en Project 4 Seleccione la fecha de inicio y de finalización del proyecto
CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIO 1 2 Click en Tools >>Options Click en Calendar. Modifique los parámetros necesarios como la hora de entrada y salida, etc.
Tools Change working time
1 INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTO Asígnele un nombre a su proyecto (Primer renglón) si no lo hizo en los pasos anteriores. 2 Liste todas las tareas y subtareas necesarias de su proyecto, sin preocuparse por la duración de cada tarea.
AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTO Seleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en dirección derecha. Aquí le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: Preparación de un Seminario
AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS Tarea Iconos el esquema Subtareas Agrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangría para que queden dentro de el grupo que usted requiere.
MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o mostrar las subtareas haciendo click en los iconos iconos de latarea principal 1 2
TRANSLADAR UNA TAREA 1 Click en el número de la tarea 2 Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posición. 3 Suelte el mouse
INSERTAR UNA NUEVA TAREA 1 Click derecho en el número de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva 2 Click en la opción Nueva tarea (New Task)
COMO ELIMINAR UNA TAREA 1 Click derecho en el número de la fila de la tarea que va a eliminar 2 Click en la opción eliminar tarea Delete Task
CREAR UNA NOTA A UNA TAREA Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a recordar como se ha diseñado la planificación: 1 Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota 2 Click en el icono Notas de tareas Task Information
CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2) 3 Click en el cuadro notas 4 Escriba la nota correspondiente y cuando termine Click en OK 5 Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observará el contenido de la nota
1 NUMERACION DE TAREAS Click en el menú Tools y click en options 2 Click en la ficha view 3 En el área opciones de esquema, seleccione la casilla de verificación Show Outline number y click en OK
TAREAS PREDECESORAS Ingrese los números de las tareas predecesoras en la columna Predecesors
DURACIÓN DE LAS TAREAS 1 Ir a la vista Diagrama de Gantt 2.En la columna de duración de cada tarea establezca la duración, la cual puede ser en días, horas, etc. 3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogación al final del número que ingresó. 4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.
VER EL DIAGRAMA DE GANTT Al introducir la duración observará que a la derecha va modicando Diagrama de la derecha de la pantalla (Diagrama de Grantt)