PROYECTO VISITA VIRTUAL EN EL HOSPITAL MANUAL DEL ADMINISTRADOR Septiembre 2011
Presentación La realización adecuada de una Visita Virtual o videoconferencia implica la ejecución de una serie de acciones por parte del personal responsable del proyecto en cada servicio hospitalario. Para tales efectos, se ha desarrollado una plataforma que contiene: un sistema de agendamiento y un sistema de videoconferencias online, que automatiza gran parte de la labor de coordinación, agendamiento, mensajería o por cierto, el desarrollo de las visitas virtuales o videoconferencias propiamente tal. Para cada servicio de los hospitales, se creó una cuenta de administración que permite realizar, configurar y administrar el servicio de visitas virtuales en forma independiente y de acuerdo a la realidad de cada hospital. Así, el servicio podrá definir el horario en que podrán realizarse las visitar virtuales, autorizar o rechazar solicitudes, generar claves para los pacientes, etc. Es muy importante destacar que la contraseña asignada no debe ser compartida con personas ajenas al equipo de gestión. Así mismo, es de vital importancia revisar al menos una vez al día la agenda de modo de autorizar o rechazar las solicitudes ingresadas para el servicio hospitalario. 2
1. Proceso de Una Visita Virtual Como se aprecia el diagrama, el proceso comienza en el Hospital, en donde el equipo de gestión o personal a cargo de las Visitas Virtuales, asigna a cada paciente (o a su Tutor) una contraseña para acceder al sistema. Con esta contraseña, el visitante enviará una solicitud de visita virtual (paso 2 en la imagen), la que se verá reflejada automáticamente en el sistema (en la Agenda). Desde la Agenda, el personal a cargo podrá autorizar o rechazar (paso 4 en la imagen) la o las visitas virtuales ingresadas. Este proceso posee un sistema de envío de mensajes automático hacia el visitante, ya sea a través de su celular o su teléfono, datos que dejó registrado al momento de enviar la solicitud. Finalmente, si la solicitud es aprobada, el personal del servicio deberá trasladar el carro hasta la sala en donde se encuentra el paciente que participará de la visita virtual. En este manual, se describe en forma detallada los procesos que debe manejar el administrador del sistema en cada servicio del hospital. En síntesis las tareas de: - Asignación de claves - Administración de la agenda - Dar de baja clave - Realización de Visitas Virtuales (videoconferencias) 3
Asignación de Claves Para asignar claves a los pacientes, se debe crear un listado de claves e imprimirlo, en el sistema. Posteriormente, con el listado en mano, se asignan al paciente, anotando su Rut, nombre y apellido, para finalmente, ingresarlo al sistema. Para realizar las acciones descritas, debe realizar los siguientes pasos: - Abrir un navegador (Internet Explorer 7 o superior, o Firefox 3 o superior) - Ingresar la siguiente dirección: http://www.e-salud.cl/administrador Ingresar los datos que le fueron asignados al servicio. - Haga clic en la parte superior derecha, en el link Asignar Claves. - Se mostrará la siguiente pantalla: Asignar una contraseña a un paciente, de manera que este pueda recibir visitas virtuales. 2. Generar claves (con un máximo de 30) Una vez que se haya hecho alguna acción, debe presionar el botón Guardar, en específico cuando se asignaron una o más claves a algún(os) paciente(s). 4 Imprimir el listado de claves generadas para ir entregando claves a los pacientes al momento de ser ingresados al servicio.
Administrar la Agenda En la administración de la agenda, se deben tener presente tres acciones: i) Definir el horario en que el Servicio Hospitalario estará disponible para realizar visitas virtuales. ii) Autorizar o Rechazar solicitudes de visita virtual que hayan sido enviadas desde los Puntos de Acceso a Internet (PAI) iii) Agendar visitas virtuales sin necesidad de que el visitante haya enviado la solicitud. Se recomienda hacer esto sólo cuando se tenga absoluta certeza de que el visitante realizará la visita virtual. Descripción de las acciones vinculadas a la Administración de la Agenda i) Definir Horario: Ingresar la siguiente dirección: http://www.e-salud.cl/administrador Entrar al sistema con los datos que le fueron asignados al servicio - Se abrirá la siguiente pantalla: Al hacer clic usted podrá editar la agenda y se mostrará la siguiente pantalla. 5
Al hacer clic, es posible deshabilitar un horario en un día específico de la semana, El sistema preguntará si ese cambio afecta a ese horario en específico, o a ese horario en todas las semanas. Es posible habilitar o deshabilitar un horario verticalmente (es decir, de lunes a domingo), haciendo clic en los botones del sector izquierdo de la agenda. Cuando se haya configurado el horario disponible, bastará con presionar Cerrar para abandonar la página, o bien, cualquiera de los otros link disponibles para realizar otras acciones. ii) Autorizar o Rechazar Solicitudes En la pantalla inicial, se muestran solicitudes de visita virtual en los recuadros de color Naranjo. Para aprobar o rechazar una solicitud, debe hacer clic sobre la hora, y se mostrará la siguiente ventana de confirmación: Si desea rechazar la solicitud, debe presionar el botón Rechazar y además, debe ingresar el motivo del rechazo (muy brevemente) en el sector de la Observación. Si desea autorizar o confirmar la solicitud, debe presionar este botón. A continuación de muestran algunos ejemplos: - paciente será controlado por el doctor - el paciente debe hacer reposo absoluto - se recomendó que el paciente no reciba visitas. 6
iii) Agendar visitas virtuales Para agendar una visita virtual, sin necesidad de que se haga una solicitud previa, bastará con hacer clic en cualquier hora que esté disponible, y se abrirá la siguiente ventana: En esta ventana, bastará con llenar los datos correspondientes y la hora estará agendada. Es preciso informar al visitante que debe utilizar la clave asignada al paciente que desea visitar virtualmente. Dar de Baja una Clave Cuando un paciente se retira o es dado de alta del servicio, el hospital debe proceder a dar de baja su clave, para evitar abusos de solicitudes que no podrán ser atendidas. Para ello, debe realizar los siguientes pasos descritos en el paso 1 para acceder al sistema, se abrirá la siguiente pantalla: 7
- En esta pantalla, hacer clic en el link Administrar Claves y accederá al siguiente ambiente: - Hacer clic en la viñeta Dar Baja Clave - Se abrirá la siguiente ventana: Presionar el botón Dar de Baja. Seleccionar al o los pacientes a los que se desee dar de baja su clave. El listado de claves asignadas, puede ser impreso presionando el botón Imprimir Excel, que descargará un archivo al computador. 8
3. Realizar Visitas Virtuales. Para realizar una visita virtual, sólo se debe trasladar el carro a un sector cercano al paciente, encender el equipo, enchufarlo a la energía eléctrica, y presionar el link que está en el escritorio, o bien, abrir el navegador (de preferencia Mozilla Firefox) y entrar a la dirección: http://www.e-salud.cl/carro Allí debe ingresar los datos del carro (ej. carro_talca_pediatria) y la contraseña asignada. Con ello, se abrirá una pantalla gris, en donde se efectuará la comunicación en forma automática cuando el visitante ingrese al sistema para realizar su visita. Aparecerá una pantalla con un recuadro de color gris, en donde bajo del botón SALIR DE VISITA VIRTUAL habrá un punto de color verde indicando que todo se encuentra funcionando (ver siguiente imagen). Si el punto es de color amarillo, debiese reiniciar el sistema, y si es rojo, debiese configurar nuevamente su cámara web y/o micrófono. Si todo se encuentra en óptimas condiciones, sólo debe esperar a que el visitante se conecte desde el punto de acceso que haya escogido. En caso de que se le presenten dificultades de configuración de cámara web y audio, por ser la primera vez que entra a realizar una visita virtual, es recomendable seguir estos tips: Si aparece un cuadro de configuración de acceso a su cámara web y micrófono (configuración de Adobe Flash Player), debe seleccionar la opción de PERMITIR y RECORDAR. Así estas opciones quedan grabadas y no son solicitadas nuevamente. En caso de que su cámara web no haya quedado configurada, debe hacer clic derecho sobre el cuadro gris e ir a CONFIGURACIÓN. Ir a la última pestaña, en donde aparece la imagen de una cámara web (ver siguiente imagen), y buscar entre las opciones aquella cámara que sea la que se va a utilizar, y probarla haciendo clic en la imagen más grande de la cámara web. Si todo está funcionando correctamente, debiese ver funcionando la cámara en ese recuadro. Luego presionar el botón Cerrar. 9
En caso de que el paso anterior no haya funcionado, reinicie el navegador, y en caso de ser necesario, reinicie el computador con la cámara conectada. Si aún falla, entonces se debe reinstalar el driver de la cámara Web. 10