Página: 1 de 6 Procedimientos Para El Manejo de Cuentas Bancarias
Página: 2 de 6 El saldo o amortización de las obligaciones presentes o futuras de la Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses, se realizarán mediante la emisión de cheques en razón a que constituye, un medio de pago eficiente, conforme exigencias de los principios de controles internos. La emisión de un cheque, de parte de la entidad, requiere de la apertura de una o más cuentas bancarias corrientes en las instituciones bancarias que hayan sido designadas mediante Ley o disposición administrativa del Poder Ejecutivo o cualquier otra dependencia autorizada a estos fines. Los cheques disponibles para ser entregados a sus beneficiarios reunirán en todo caso los requisitos establecidos en las políticas, medidas de controles internos y en este procedimiento. Objetivo Lograr que las cuentas corrientes bancarias de la Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses sean aperturadas y manejadas conforme lo disponen la Ley de Contabilidad No.3894 del 1954, el Manual de Políticas y Controles Internos OMSA y el presente procedimiento de forma tal que constituya una herramienta de gestión Administrativa hacia la consecución de los fines y propósitos institucionales. Ámbito de Acción Este procedimiento aplica para todas las cuentas corrientes bancarias de la institución. Banco autorizado En la actualidad el banco autorizado para la apertura de cuentas bancarias pertenecientes a organismos públicos, es el Banco de Reservas de la República Dominicana. Apertura de cuentas bancarias corrientes La entidad podrá dar apertura a las cuentas bancarias corrientes que estimen las circunstancias, siempre que previamente obtenga la aprobación de la Contraloría General de la República. Funcionarios autorizados a firmar cheques El personal de la OMSA facultado a firmar cheques y sus correspondientes niveles, figura descrito en las políticas dictadas sobre el particular. Formularios a utilizar. Ver anexos a. Talonarios de cheques. Este formulario será utilizado de forma individual para cada una de las cuentas corrientes existentes; el mismo es impreso por la entidad bancaria que maneja la cuenta. b. Recibo de pago. Este será llenado contra la entrega de cada cheque; el beneficiario o su representante lo firmará como evidencia de descargo o finiquito. c. Solicitud de pago. Formulario utilizado por la Dirección Administrativa y Financiera para formular las solicitudes de pago o amortización de obligaciones. d. Otros. Ver anexos.
Página: 3 de 6 Párrafo: Al pie de cada formulario se indicará su distribución; las copias sólo serán las necesarias para soporte del expediente y el cronológico de cada actividad. Aprobación de la solicitud de pago Toda solicitud de pago relacionada con la entidad, deberá ser autorizada por la Dirección Administrativa y Financiera. Disponibilidades en cuentas corrientes La confección del cheque será posible cuando la Dirección Administrativa y Financiera haya comprobado la existencia de disponibilidad razonable para cubrir la cantidad indicada. Monto máximo y mínimo del cheque La Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses emitirá cheques por los montos que requiera el cumplimiento de sus obligaciones. Circunstancias en las cuales no se emitirán cheques La Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses no emitirá cheques en las circunstancias siguientes: a) Al potador b) Sin valor o monto c) Sin documentos soporte d) Sin fecha e) Con fecha posterior a la de su emisión, y f) A nombre de una persona diferente al beneficiario. Proceso de elaboración de cheques 1. La Dirección Financiera mantendrá actualizado los registros de las diferentes obligaciones fijas u ocasionales de la Institución, con la finalidad de gestionar su pago dentro del tiempo estimado. A tales fines distribuirá las tareas entre el personal bajo su responsabilidad. 2. La Dirección Administrativa y Financiera llenará el formulario de solicitud y orden de pago, cuya responsabilidad recaerá en un analista del área, a dicho formulario se le anexará la documentación en original citada a continuación: a. Factura comercial b. Informe de recepción c. Orden de compra d. Acta del Comité de Adquisiciones y Licitaciones; si procede e. Cuadro análisis de cotizaciones; si procede f. Cotizaciones; si procede g. Requisición, y h. Cualquier otra información que amerite el expediente de pago
Página: 4 de 6 3. La Dirección Financiera aprobará la solicitud y orden de pago. Párrafo I.- Aprobada la solicitud y orden de pago, la Dirección Administrativa y Financiera remite al analista a cargo para la elaboración del cheque. Confección de cheque 4. El analista responsable de la confección de cheques, procede en consecuencia tomando en cuenta que: a. El cheque se haya confeccionado a nombre de la sociedad o persona física que figure en el expediente de pago; b. Que el monto en pesos dominicanos, tanto en número como en letra o su sustituto, sean coincidentes; c. Que la fecha del cheque sea correspondiente con la fecha del momento actual; d. Que el concepto del cheque se identifique con la naturaleza de la transacción; e. Que las deducciones aplicadas sean coherentes con las leyes vigentes; f. Cualquier otra información necesaria requerida por las circunstancias. Párrafo I.- Todo cheque dañado o inutilizado por cualquier causa, será perforado de forma múltiple para impedir que sea utilizado. Posteriormente el expediente completo es enviado al Departamento de Contabilidad para los fines de lugar. Párrafo II.- El expediente se envía a la Dirección Administrativa y Financiera para que proceda en consecuencia. Firma de cheque 1. La Dirección Administrativa tramita al despacho del Director General o personal autorizado, el expediente de pago a los fines de obtener la firma. Posteriormente se devolverá el expediente firmado a la Dirección Administrativa para los fines de lugar. Párrafo.- Cada cheque estará compuesto de un original y dos (2) copias; el original se entrega al beneficiario; la primera copia va al expediente de pago, y la segunda copia se archiva en el cronológico de cheques emitidos. 2. Concluido el proceso anterior, el Director Administrativo imparte las instrucciones para la entrega del cheque.
Página: 5 de 6 Entrega de cheque 3. La persona responsable de entregar cheques, exige al beneficiario la expedición de un recibo de pago, como constancia de haber recibido a entera satisfacción el monto o valor correspondiente. El recibo de pago pasa a formar parte del expediente procesado. 4. La OMSA utilizará un formulario como constancia de pago a aquellas personas que carezcan de este requerimiento. Su composición consta de un original y una copia; el original va al expediente soporte de la transacción y la copia para el beneficiario. 5. El analista responsable de ejecutar el pago de las obligaciones de la entidad, enviará el expediente completo al Departamento de Contabilidad, para los fines de análisis, codificación, registro y archivo. 6. El funcionario del Departamento de Contabilidad responsable del manejo de los expedientes pagados, insertará en cada una de sus páginas el sello con la leyenda: a) Pagado con el cheque No.0000 b) Fecha 00/00/00 c) Por valor de RD$ 0,000.00, y d) Rúbrica o iniciales de quien actúa. Fin del procedimiento Anexos a) Formulario de Solicitud y Orden de Pago; b) Formulario de Cheque; c) Formulario de Recibo de Pago; d) Políticas y Medidas de Controles Internos para Desembolsos a través de Cuentas Bancarias Corrientes. Párrafo.-Estos procedimientos aplicaran cuando los pagos apliquen con recursos propios, cuando los pagos se realicen por libramientos se observaran los procedimientos establecidos por la contraloría general de la república.
Página: 6 de 6 NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS SECCIÓN Y PÁG.(S) CAMBIO(S) REALIZADO(S) RAZON(ES) PARA EL CAMBIO FECHA