UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ZONA COATZACOALCOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN EL FUTURO T E S I S QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA P R E S E N T A : ERIKA RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ COATZACOALCOS, VER. 2002
DEDICATORIAS A Dios Que siempre estuvo y estará siempre a mi lado A mis Padres Por la comprensión y cariño que demostraron así como la espera que originó el desarrollo de este trabajo. A CHP Por su ayuda tiempo y cariño en los momentos difíciles en las que me daba por vencida para el desarrollo de este trabajo...gracias mi amor. A mis Hermanos Por estar a mi lado cuando los necesite A mis amigos Por su ayuda para obtener la información a veces muy difícil de encontrar A mi Asesor C.P. Javier Gómez López, por su ayuda, paciencia, comprensión y sobre todo por sus conocimientos transmitidos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN EL FUTURO DICTAMEN. INTRODUCCIÓN. INDICE GENERAL Página CAPITULO 1. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 1.1. Antecedentes Históricos de la Informática. 1.2. Evolución de las Computadoras. 1.2.1. Tipos de Computadoras. 1.2.2. Categoría de las Computadoras 1.2.3. Generación de las Computadoras 1.3. Análisis de los Sistemas de Información 1.4. Sistemas de Información Electrónico 1.5. Por qué el contador debe saber de Sistemas de Información?. 1.6. Tecnologías de la Información que debe conocer el Contador 10 11 11 12 13 18 22 24 26 CAPITULO 2. EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD 2.1. Antecedentes Históricos de la Contabilidad 2.2. Evolución de la Contabilidad 2.3. Actividad Contable Básica 2.4. Evolución de los Programas de Contabilidad 2.5. Impacto de las Tecnologías 31 31 38 40 44
CAPITULO 3. LA CONTABILIDAD EN EL FUTURO 3.1. La Contabilidad Futurista 3.2. Tendencias en Tecnologías de Información 3.3. Posibilidades de Internet para presentar la Información Contable 3.4. Tecnologías para analizar la Información Contable 3.5. El contexto de la Globalización 3.6. Requisitos que debe reunir un contador para las organizaciones futuras. 48 51 73 74 76 79 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA 82 84
DICTAMEN Nombre del Tesista: ERIKA RODRIGUEZ RODRIGUEZ Nombre de la Tesis: SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE EN EL FUTURO Titulo a Recibir: LICENCIADO EN CONTADURIA Fecha: Coatzacoalcos a xx de xxxxxxx del 2002. El que suscribe acreditado por la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Veracruzana como asesor de tesis DICTAMINA que la tesis arriba mencionada, cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante dicha dirección para su acreditación. A T E N T A M E N T E JAVIER GÓMEZ LÓPEZ
INTRODUCCIÓN La tecnología avanza día con día en todos los ámbitos inherentes a la misma, y los sistemas electrónicos auxiliares en el registro de la contabilidad no son la excepción. Cada vez son más los sistemas que facilitan la labor del contador para un perfecto registro y control de todas y cada una de las operaciones necesarias en todo ente económico. Debido a esto es indispensable que todos los que ejercen la profesión contable se actualicen continuamente, no solo en las cuestiones fiscales y de registro, sino también en las características y potencialidades de los diferentes software que surgen en el mercado tecnológico para el agilizamiento y eficiencia de sus labores. Ahora bien, la labor del contador publico es constante y esto impide que se pueda estar al tanto de todas las mejoras existentes en el ramo tecnológico, además de que frecuentemente se tiene ya un programa contable y se mantiene como base para los registros de determinada organización. Pero aun aquellas empresas que ya tienen un sistema de registro establecido para el control de sus operaciones, ignoran los verdaderos alcances de dicho sistema, utilizando únicamente una parte de los mismos ya que por desconocimiento de la potencialidad del sistema limitan su utilidad.
Estamos en una Era en el que el Conocimiento significa mucho para la profesión contable y en este trabajo veremos los retos que tendrá que afrontar la Contabilidad en cuanto a la Tecnología, teniendo como principales objetivos los siguientes: De entre todas las novedades tecnológicas que trae el nuevo milenio, analizar cuales van a tener mayor impacto en la Contabilidad. Discutir sobre las necesidades de información que tienen los usuarios de la Contabilidad y conocer los cambios que experimenta para satisfacerlas. Este trabajo se divide en tres capítulos para su mayor compresión: El primer capítulo trata acerca de la evolución de los sistemas de información; en el cual como antecedentes tenemos la evolución de las computadoras generación tras generación hasta nuestros días, las categorías en que esta dividida, además de que se hace un breve análisis de los sistemas de información y del porqué el Contador debe de estar preparado para estas nuevas tecnologías. El segundo capitulo trata acerca de la evolución de la contabilidad apoyado en sistemas informáticos; donde se muestran los antecedentes históricos y la evolución de la contabilidad a través de los años, así mismo la evolución que han tenido los sistemas de contabilidad y el impacto de estas nuevas tecnologías en el Contador. El futuro del Contador debe de desarrollarse tomando en cuenta las actualizaciones de cada una de sus leyes y normas, así como también el avance tecnológico; esto es de lo que trata el tercer capitulo.
Aquí se mencionan las tendencias de tecnologías de información y el impacto que causa en el desarrollo del Contador a través del tiempo, tanto personal como profesionalmente, las posibilidades de presentar la información contable a través de la Red Internet y lo mas importante el conocimiento de los principales requisitos que deben tomar en cuenta los Contadores para estar siempre a la vanguardia de las nuevas tecnologías y así poder lograr un buen futuro.
CAPITULO 1. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Este capítulo trata de la evolución tanto de la informática como de los sistemas de información, ya que es muy importante conocer los orígenes de lo que actualmente utilizamos en nuestro aprendizaje día con día. 1.1. ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA INFORMATICA El verdadero desarrollo de la Informática se inició después de la Segunda Guerra Mundial. No obstante, antes de llegar hasta donde hoy se conoce acerca del tratamiento automático de la información se habían utilizado el Abaco, la Pascalina (llamada así por su inventor Blaise Pascal 1623-1662) y el Inglés Charles Babbage (1792-1871) había inventado una calculadora, que nunca se fabricó, para ejecutar una serie de operaciones con datos previamente registrados en tarjetas perforadas. El sueño de Babbage hubiera incluido una entrada por tarjetas perforadas, una unidad de memoria o almacén, una unidad aritmética, o molino, la impresión automática de salida, el control secuencial por programa y una exactitud. El norteamericano Hermann Hollrerith (1860-1929) construyó en 1885 las primeras máquinas que funcionaban con esas tarjetas y el sistema empleado fue perfeccionado por su compatriota Legrand Powers y por el ingeniero noruego Frederick Bull (1882-1925). El primer ordenador destinado a efectuar largas y complicadas series de operaciones sin intervención humana estaba basado en la calculadora antes mencionada y constaba de componentes electromecánicos. Fue concebido en 1937 por el profesor de la Universidad de Harvard Howark Aihken, n. En 1900, y fue bautizado con el nombre Mark 1. 1 1 Larousse Enciclopedia Científica en Color, Informática, p.212
1.2. EVOLUCIÓN DE LAS COMPUTADORAS La computadora es una máquina que efectúa una secuencia de operaciones mediante un programa, de manera que realiza un procesamiento sobre un conjunto de datos de entrada, obteniendo otro conjunto de datos de salida 2 La computadora es capaz de cumplir los deseos de rapidez y eficiencia en el cálculo y la organización de grandes masas de datos, y por eso es importante saber acerca del origen de la misma. 1.2.1 TIPOS DE COMPUTADORAS 3 Hoy en día existen variadas clasificaciones de las computadoras, de las cuales se pueden distinguir las siguientes: Computadora Análoga.- Trabaja con variables que son medidas a lo largo de una escala continua y que son almacenadas con cierto grado de veracidad. Este tipo de computadoras no computan directamente con 10 números, más bien son usadas en el control de procesos. Computadora Digital.- Estas trabajan con datos discretos, que se obtienen como resultado de un contador, operan directamente con cómputos de números o dígitos que representan letras, números y símbolos especiales. Computadora Híbrida.- Este tipo de computadora es el resultado de la combinación de la computadora digital con la análoga. 2 La Historia de la computación. www.geocities.com/dpairpke/hiscomp.htm. 14-11-01 3 Curso de Introducción a las Computadoras. Coqui.lce.org/cadiaz/Intro/Clasific.html.
Computadora de Uso General.- Almacenan diferentes tipos de programas y pueden ser usadas en diferentes aplicaciones. La veracidad de este sistema es limitada por la imaginación humana (idealmente). Computadora de Uso especial.- Diseñada para trabajar un problema específico. Las instrucciones son almacenadas en la máquina. Trabajan los problemas con rapidez y eficiencia. 1.2.2. CATEGORÍA DE LAS COMPUTADORAS 4 Supercomputadoras (Parallel).- Estas son diseñadas para aplicaciones científicas, procesos complejos y son los sistemas más grandes, rápidos y costosos del mundo de las computadoras. Mainframe.- Estas ofrecen mayor velocidad en el procesamiento y mayor capacidad de almacenaje que una mini computadora típica. 4 Curso de Introducción a las Computadoras. op. cit.
Mini computadoras.- Al igual que las micros son de propósitos generales, pero son más costosas y más poderosas. Lo que varia es el tamaño. Server (Workstation).- Estas están diseñadas para apoyar una red de computadoras, que permiten a los usuarios el compartir archivos, programas de aplicaciones y hardware. Microcomputadoras.- Estas son sistemas de pequeños propósitos generales, pueden ejecutar las mismas operaciones y usar las mismas instrucciones de muchos sistemas grandes. Ejemplo: Hand-held, Palmtop, Notebook, Laptop, Pen Computers, PDA (Personal Digital Assistant), Desktop, Tower. 1.2.3. GENERACIÓN DE LAS COMPUTADORAS El desarrollo de las computadoras se divide por generaciones, aunque no se sabe el criterio para determinar el cambio de generación a generación. Pero deben cumplirse al menos los siguientes requisitos: 1. La forma en que están construidas.- que hayan tenido cambios sustanciales. 2. Forma en que el ser humano se comunica con ellas.- que haya experimentado progresos importantes.
PRIMERA GENERACIÓN Generación en la que había un gran desconocimiento de las capacidades de las computadoras, ya que solo las usaban los científicos debido a lo difícil de su manejo y a los altos costos. Esta generación abarcó la década de los 50 s. Estaban construidas por medio de tubos al vacío, mejor conocidos como válvulas electrónicas, y estaban programadas en lenguaje máquina, a través de una yuxtaposición de largo bits o cadenas de ceros y unos, además de ser grandes y costosas. En 1951 aparece la UNIVAC (Universal Computer), y fue la primera computadora comercial, que disponía de mil palabras de memoria central y podían leer cintas magnéticas. En las dos primeras generaciones, las unidades de entrada utilizaban tarjetas perforadas, retomadas por Herman Hollerith (1860-1929), quien además fundó una compañía que con el paso del tiempo se conocería como IBM (International Bussines Machines). La computadora más exitosa de la primera generación fue la IBM 650, de la cual se produjeron varios cientos. Esta computadora que usaba un esquema de memoria secundaria llamado tambor magnético, que es el antecesor de los discos actuales, el cuál recogía y memorizaba los datos y los programas que se le suministraban mediante tarjetas. SEGUNDA GENERACIÓN Cerca de la década de 1960, las computadoras seguían evolucionando, se reducía su tamaño y crecía su capacidad de procesamiento. También en esta época se empezó a definir la forma de comunicarse con las computadoras, que recibía el nombre de programación de sistemas.
En ésta generación las computadoras estaban construidas con circuitos de transistores, se programaban en nuevos lenguajes llamados lenguajes de alto nivel, tenían un menor costo y algunas se programaban con cintas perforadas y otras más por medio de cableado en un tablero. Los programas eran hechos a la medida por un equipo de expertos: analistas, diseñadores, programadores y operadores que se manejaban como una orquesta para resolver los problemas y cálculos solicitados por la administración. El usuario final de la información no tenía contacto directo con las computadoras. Esta situación en un principio se produjo en las primeras computadoras personales, pues se requería saberlas programar para obtener resultados; por lo tanto su uso estaba limitado a aquellos audaces pioneros que gustaran de pasar un buen número de horas escribiendo instrucciones, corriendo el programa resultante y verificando y corrigiendo los errores o bugs que aparecieran. Para no perder el programa resultante había que almacenarlo en una grabadora de astte, pues en esa época no había discos flexibles y mucho menos discos duros para las PC. TERCERA GENERACIÓN Esta generación destaca con la fabricación electrónica basada en circuitos integrados, se inaugura con la IBM 360 en abril de 1964 y su manejo es por medio de los lenguajes de control de los sistemas operativos. Las computadoras utilizaban técnicas especiales del procesador, unidades de cinta de nueve canales, paquetes de discos magnéticos y otras características que ahora son estándares (no todos los modelos usaban estas técnicas, sino que estaba dividido por aplicaciones). El sistema operativo de la serie 360, se llamó OS que contaba con varias configuraciones, incluía un conjunto de técnicas de manejo de memoria y del
procesador que pronto se convirtieron en estándares. También en esta generación se introdujeron computadoras con mucha más velocidad. A mediados de la década de 1970, aparecen en el mercado las computadoras de tamaño mediano, o mini computadoras que no son tan costosas como las grandes (llamadas también como mainframes que significa gran sistema), pero disponen de gran capacidad de procesamiento. CUARTA GENERACIÓN Generación en la que aparecen los microprocesadores que es un gran adelanto de la microelectrónica, y son circuitos integrados de alta densidad y con una velocidad impresionante. Las microcomputadoras con base en estos circuitos son extremadamente pequeñas y baratas, por lo que su uso se extiende al mercado industrial. Aquí nacen las computadoras personales que han adquirido proporciones enormes y que han influido en la sociedad en general sobre la llamada "revolución informática". En 1976 Steve Wozniak y Steve Jobs inventan la primera microcomputadora de uso masivo y más tarde forman la compañía conocida como la Apple que fue la segunda compañía más grande del mundo, antecedida tan solo por IBM; y esta por su parte es aún de las cinco compañías más grandes del mundo. Con el surgimiento de las computadoras personales, el software y los sistemas que con ellas se manejan han tenido un considerable avance, porque han hecho más interactiva la comunicación con el usuario. También surgen otras aplicaciones como los procesadores de palabra, las hojas electrónicas de cálculo, paquetes gráficos, etc. No solo las microcomputadoras siguen su desarrollo, por supuesto, las mini computadoras y los grandes sistemas continúan con este proceso. De hecho las máquinas pequeñas rebasaban por mucho la capacidad de los grandes sistemas de 10 o 15 años antes, que requerían de instalaciones costosas y especiales, pero sería equivocado suponer que las grandes computadoras han desaparecido; por el contrario,
su presencia era ya ineludible en prácticamente todas las esferas de control gubernamental, militar y de la gran industria. QUINTA GENERACIÓN Debido a la acelerada marcha de la microelectrónica, la sociedad industrial se ha dado a la tarea de poner también a esa altura el desarrollo del software y los sistemas con que se manejan las computadoras. Hay una gran competencia internacional por el dominio del mercado de la computación, donde el objetivo es lograr la capacidad de comunicarse con la computadora en un lenguaje más cotidiano y no a través de códigos o lenguajes de control especializados. Japón lanzó en 1983 el llamado "programa de la quinta generación de computadoras", con los objetivos explícitos de producir máquinas con innovaciones reales. En los Estados Unidos se encuentra un programa en desarrollo que persigue objetivos semejantes, donde se busca un procesamiento en Paralelo mediante arquitecturas, diseños especiales y circuitos de gran velocidad, manejo de lenguaje natural y sistemas de inteligencia artificial. El futuro previsible de la computación es muy interesante, y se puede esperar que esta ciencia siga siendo objeto de atención prioritaria de gobiernos y de la sociedad en conjunto.
1.3. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION. La puerta de acceso a la Gran Pirámide de Egipto simboliza la entrada en el sistema de información de la empresa 1) Qué se va a estudiar? Representar el sistema de información de la empresa por una pirámide y estudiar sus partes. 2) La puerta de entrada La puerta de acceso a la pirámide presenta la Contabilidad integrada en el sistema informativo empresarial. La Era del Conocimiento plantea nuevas necesidades informativas y la Contabilidad debe adaptarse para dar la oportuna respuesta a estas nuevas necesidades de los usuarios.
3) Los 3 cimientos Una vez que se ha introducido en la pirámide, empezaremos por los cimientos de la pirámide, que son las tecnologías de la información, con la clásica división en equipos informáticos y programas de cómputo y las tecnologías de la comunicación. 3.1) El ordenador Está plenamente justificado su estudio porque el contador utiliza diariamente en su trabajo el ordenador o computadora. Los contadores deben ser capaces de identificar los diferentes componentes de los equipos informáticos y conocer su función. Han de ser capaces de participar en las decisiones de compra o renovación de equipos informáticos y programas que le afecten, para ello tienen que estar al día con los cambios tecnológicos que periódicamente surgen. 3.2) Los programas El software o programas informáticos formados por conjuntos de instrucciones forman el alma del sistema de información. Qué futuro tiene un contador que no sepa usar una hoja de cálculo? El contador debe manejar los programas de Contabilidad y tener también conocimientos básicos de Microsoft Windows, además de los programas ligados a la oficina, como hojas de cálculo y procesadores de texto y gestionar bases de datos. Las estrategias básicas para disponer del software son comprar un paquete "llave en mano", desarrollado por técnicos especializados en ello o desarrollar una aplicación informática a medida de las necesidades de la empresa en cuestión. La empresa también puede optar por contratar
externamente servicios de contabilidad, que consiste en que actividades que tradicionalmente se realizan en el departamento de contabilidad las realicen proveedores de la empresa. 3.3) Las telecomunicaciones Las herramientas que utiliza el profesional de la contabilidad están cada vez más ligadas a las telecomunicaciones, lo que obliga al estudio de las nuevas tecnologías de la comunicación, que están provocando una nueva revolución informática. La Contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generación y transmisión de información económica, comienza a recibir un notable impacto y el contador debe conocer y hasta dominar estas herramientas informáticas, con Internet como pieza clave. 4) El intercambio electrónico de datos (EDI) Por su impacto en la Contabilidad, el contador debe conocer el intercambio electrónico de datos (EDI), que básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. Las nuevas aplicaciones informáticas de contabilidad incorporan la posibilidad de que los pedidos, albaranes, facturas, y todos los documentos contables viajen a través de estas redes de ordenadores, evitando el uso del papel. El EDI es la puerta del comercio electrónico, nuevo marco en el que se realizan los negocios y que afecta a todas las funciones de la empresa: al departamento de recursos humanos con el tele trabajo, al de marketing con la publicidad en Internet, al departamento de sistemas con las Intranet, y al departamento de contabilidad con el EDI.
5) El interior de la pirámide La informatización de un proceso o actividad es una de las decisiones importantes que toman las empresas, no sólo porque puede proporcionar importantes ahorros económicos sino porque es una oportunidad excepcional para mejorar dicho proceso o incluso permite rediseñar la estructura organizativa de la empresa. Se exponen también los riesgos que hay que considerar en la informatización y las medidas a adoptar para minimizarlos. 6) Cómo diseñar pirámides? Posteriormente se sientan las bases de la planificación y construcción de las pirámides que se corresponde con el análisis y diseño de sistemas de información. Los contadores pueden participar en su análisis y diseño como asesores. Se estudian las metodologías que permiten transformar los datos en información y ésta en conocimiento. Un paso previo para diseñar un sistema de información integrado es conocer las necesidades de información entre los diferentes departamentos que integran la empresa. 7) Los niveles de la pirámide También hay que analizar los niveles de la pirámide, que se corresponden con los subsistemas de información en la empresa. Se profundiza en los subsistemas de información en la empresa: sistema informativo contable (SIC), sistema de información para la gestión (MIS) y sistema de información para la dirección (EIS).
Existen flujos e intercambios de información entre los subsistemas y entre los departamentos, con un papel predominante para el contador, ya que el sistema informativo contable es el mayor suministrador de información para la gerencia. 8) La esfinge vigilante Cualquier problema en los sistemas de información repercute instantáneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal de tareas que dependen del ordenador como la contabilidad financiera. La esfinge vigilante representa en forma metafórica la auditoria y control de los sistemas de información, revisión detallada de todos los elementos de que dispone una empresa en el área de los sistemas de información. La auditoria, tanto interna como externa, es una de las salidas profesionales clásicas de los contadores, y en este contexto trata de disponer del sistema de información contable más apropiado, reducir al máximo los riesgos derivados de la falta de seguridad informática y lograr una utilización eficiente de los recursos asignados. 1.4. SISTEMAS DE INFORMACION ELECTRÓNICO Qué es un sistema? Muchas veces se hace esa pregunta, a la hora de hacer un trabajo, de capturar datos, y muchos otros factores, y se usa la computadora sin saber su verdadero significado y para entender todo este mundo de información veamos lo que es un sistema. Sistema (para el usuario de computadoras): Conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo. Teniendo como características fundamentales las siguientes:
1. Conjunto de partes: Un sistema tiene más de un elemento. 2. Partes integradas: Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. 3. Propósito de lograr un objetivo común: El sistema esta diseñado para alcanzar uno o más objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Y una computadora es un grupo de partes integradas que tiene el objetivo común de llevar a cabo las operaciones que indica el programa que se está ejecutando, entra dentro de la definición de sistema. Los sistemas de información electrónicos nos permiten tener un manejo más rápido y seguro en el proceso de organización y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de las empresas. La información que se ingresa en las computadoras es la que se podrá procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra, manera, tomaría mucho más tiempo en lograr. Estos tipos de información permiten tener integridad en la información con sencillos procedimientos, con los que se puede ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratón. Se puede comparar la información de diversos periodos al abrir al mismo tiempo y combinar diferentes ventanas. Estos sistemas están pensados de manera que se pueda confirmar cada uno de los registros, poder borrarlos o modificarlos. Debido a la naturaleza de la informática electrónica, se debe de proteger la información, con un respaldo que se haga periódicamente, así como darle mantenimiento a los datos para evitar que estos archivos se lleguen a dañar.
Estos sistemas son el mejor aliado para aminorar la carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores 1.5 POR QUÉ EL CONTADOR DEBE SABER DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN? 1) Qué es un sistema de información? Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación que es un mecanismo de control. En toda empresa conviven varios sistemas -o mejor dicho, subsistemas- de información, como el de marketing o producción. Figura: La empresa como sistema de información
2) La Contabilidad es un sistema de información También la Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la información financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. Aunque en las empresas hay sistemas de información que son informales y no están informatizados -como las redes de circulación de rumores en una oficina-, el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como pieza clave del mismo. EL CONTADOR SE HACE DOS PREGUNTAS... 1) qué información demandan los usuarios? En cada periodo histórico, la Contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnológicos. Es decir, el contador se plantea una primera pregunta: en esta empresa y momento del tiempo qué información demandan los usuarios? Un rasgo que hace que el sistema de información contable sea peculiar es la
existencia de usuarios internos -como el gerente- y externos -como las autoridades tributarias- que demandan información contable. 2) Con la tecnología actual, qué información se les puede dar? Hace cincuenta años aunque los directivos demandaran un balance mensual, era muy costoso obtenerlo con una contabilidad manual: hoy en día cualquier programa de permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como se ve, es muy importante para el contador conocer el estado de la tecnología en cada momento. 1.6 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE CONOCER EL CONTADOR 1) Multidisciplinar Así como cualquier profesional de la Contabilidad debe conocer disciplinas como las Matemáticas o las Ciencias de la Empresa, también debe incluir en su curriculum el conocimiento de las tecnologías y sistemas de la información o, más claro, nociones de Informática. 2) Hasta en la definición de Contabilidad aparece la palabra información La información aparece ya en la propia definición de Contabilidad como ciencia que elabora y estudia la información económica. 3) Aunque tampoco somos los únicos Porque la información es objeto de estudio de múltiples disciplinas, es la materia prima básica de ciencias tan dispares como la Lingüística, la Ingeniería de Telecomunicaciones, las Ciencias de la Información o la Contabilidad.
4) Nivel de Usuario Para IFAC, durante la etapa de de aprendizaje previa al mundo laboral todos los futuros contadores deben obtener un conocimiento general de tecnologías de la información y habilidades prácticas y el conocimiento correspondiente al nivel de usuario. 5) Conocimientos Teóricos En cuanto a los conocimientos teóricos se refiere, el contador necesita unos requisitos de educación general (conceptos de tecnologías de la información, equipamiento informático, programas de sistema y aplicación, organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y aspectos éticos y legales) y el suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de información que le permitan tomar decisiones razonables sobre identificación de necesidades de un sistema de información sencillo, identificar alternativas, decidir si adquirir un paquete "llave en mano", desarrollarlo utilizando hojas de cálculo o bases de datos, o encargarlo a un consultor externo, seleccionar los equipos y programas apropiados. 6) La Práctica Desde un punto de vista práctico, lo mínimo que un profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar es un programa procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa de correo electrónico y navegador de Internet, una base de datos y, al menos, un paquete de contabilidad básico.
7) Uno de los tres roles Además, para IFAC como parte de su educación de precualificación, todos los contadores deben concentrarse en, al menos, uno de los otros tres roles: administrador de sistemas de información, diseñador de sistemas de negocio y evaluador de sistemas de información. 8) Administrador de Sistemas El profesional de la contabilidad puede tener responsabilidades compartidas sobre la administración de sistemas de información de una pequeña y mediana empresa. Los contenidos teóricos que debe conocer el contador que se identifique con este papel son relativos a las consideraciones estratégicas del desarrollo de tecnologías de información, aspectos administrativos, control financiero de las tecnologías, aspectos operativos, de seguridad, backup y recuperación, gestión de adquisición, desarrollo e implementación de sistemas, gestión de cambio y mantenimiento de sistemas y gestión de computación de usuario final. 9) Diseñador de Sistemas En el caso del diseñador de sistemas, los contadores desde siempre han estado involucrados en el diseño de sistemas de información contables, antes cuando eran manuales, pero hoy también se espera que continúen proporcionado dichos servicios, como parte de un equipo multidisciplinar. Los conocimientos que se espera que tenga están relacionados con el papel de la información en el comportamiento y diseño de la organización, análisis de sistemas, las fases, tareas y prácticas de desarrollo del ciclo de vida de los sistemas de información, en particular sobre los controles necesarios.