Sumitomo Drive Technologies PORTAL SUMITOMO MANUAL PROVEEDORES ()
Índice Recepción de Facturas... Página 2. Inicio de Sesión del Proveedor... Página 3. Estructura... Página 4. Datos Proveedor... Página 5. Ingresar Facturas... Página 7. Facturas... Página 13. Cambio de Contraseña... Página 14. Restaurar contraseña... Página 16. Cambiar Pregunta y Respuesta Secreta... Página 18. Página 1
Recepción de Facturas En este manual se mostrará la forma de ingresar al Portal de Sumitomo Drive Technologies para incorporar Facturas Electrónicas, subir y consultar el resumen de datos incorporados en los archivos XML correspondientes a dicha facturación. En adelante se hará referencia como proveedor, a toda entidad física ó moral que emita una factura por la prestación de servicios a Sumitomo Drive Technologies Ingreso a la Página de Recepción de Facturas Electrónicas Para ingresar al portal de recepción de Facturas Electrónicas, el proveedor debe ingresar a la siguiente dirección URL: http://www.smcyclofactura.com/ La pantalla de inicio se mostrará de la siguiente manera: Página 2
Inicio de Sesión del Proveedor Cuando el proveedor ingrese por primera vez al portal, su usuario será su RFC y su contraseña será su RFC anteponiendo @ (ej. @RFC). Para su propia seguridad el proveedor deberá cambiar su contraseña. Una vez ingresado su usuario y contraseña debe seleccionar el botón. El sistema realizará la validación del nombre de usuario y contraseña, por lo que no permitirá el acceso a usuarios no registrados en la base de datos de recepción de Sumitomo Drive Technologies. En caso de que no recuerde su contraseña, el sistema le dará la opción de reenviar la información al correo electrónico registrado, para realizar dicho proceso debe ingresar la cuenta de correo electrónico que fue registrado en los datos generales. Página 3
Estructura Una vez ingresado al Portal la navegación se realizará como sigue: En la parte superior de la página aparecerá el RFC del proveedor y su Razón Social En la parte inferior derecha de la página aparecerá el Usuario del proveedor. Dando clic sobre el triángulo que se localiza del lado derecho del RFC del proveedor se encuentra el menú para Cerrar Sesión, Cambiar Contraseña y Cambiar Pregunta y Respuesta Secreta y Manual de Usuario. Seguido de lo anterior, encontrará el menú de navegación en donde serán presentadas 3 opciones: Proveedor Ingresar Factura Facturas Página 4
Datos de Proveedor En esta ventana es importante verificar y actualizar cada uno de los datos solicitados correctamente, sin embargo existen datos obligatorios que no podemos dejar pasar por alto, estos datos obligatorios están marcados con un asterisco en su descripción y el sistema validará que exista un dato válido para poder guardar la información (No puede quedarse en blanco) por lo tanto se notificará cuando inicie sesión con un mensaje. En dado caso de que el formato de una casilla sea incorrecto ó falte algún campo a llenar, automáticamente aparecerán indicadores a un lado de la casilla donde se presente el error. Página 5
DATO SOLICITADO TIPO DE DATO OBSERVACIONES RFC Default Este dato no puede ser modificado por el proveedor, ya que es la clave con la que será identificado. RAZON SOCIAL Obligatorio El proveedor debe verificar que este dato se encuentre correctamente redactado (Espacios, comas, etc.) Este dato no puede quedarse en blanco. CALLE Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. NUMERO INTERIOR Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. NUMERO EXTERIOR Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. ESTADO Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. MUNICIPIO Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. COLONIA Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. PAIS Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. CODIGO POSTAL Opcional Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. TELEFONO Opcional Debe capturarse sin guiones ni espacios. CORREO ELECTRONICO Obligatorio Debe ingresarse un correo válido. Esta cuenta de correo será solicitada cuando el proveedor desee restablecer su contraseña. Una vez que la información ha sido validada y/o actualizada debe seleccionar el botón para almacenar los cambios realizados. Página 6
Ingresar Facturas Esta sección está reservada para la incorporación de Facturas, para ello necesitamos seleccionar la Orden de Compra que queramos facturar y pulsamos el botón de. A continuación nos abrirá una ventana en la cual podremos seleccionar una ó varias partidas de la Orden de Compra dependiendo el monto de la Factura que queramos ingresar y pulsamos nuevamente el botón de. Página 7
Si seleccionamos las dos partidas nos aparecerá en la descripción de las partidas a facturar el desglose de cada una de ellas, si en la partida se realizaron fletes se agrega el valor del mismo en el campo costo de flete y éste se sumará al valor de la factura que se ingresará. En el caso del ejemplo se subirá una factura con un Total de $58.6400 Seleccionamos la orden de compra y pulsamos aceptar. Subir Comprobantes Fiscales Digitales (XML) y Adjuntos Posteriormente se incorporarán las Facturas en formato PDF, Archivos XML, Archivos Adjuntos y se realizarán las validaciones correspondientes. Página 8
Para el correcto ingreso del comprobante es necesario subir la factura en formato PDF, el Comprobante XML, el CSD del SAT y la Orden de Compra, estos adjuntos son obligatorios. Para subir la factura en formato PDF debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo PDF y seleccionarlo (sólo formatos con extensión.pdf). Para subir el comprobante XML debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo XML y seleccionarlo (sólo formatos con extensión.xml). Para subir el CSD del SAT debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo XML y seleccionarlo (sólo formatos con extensión.cer). Página 9
En caso de no tener el CSD del SAT puede descargar un tutorial de Cómo obtener el certificado del SAT para validar un CFDI en formato PDF dando clic sobre el ícono. Si desea descargar de manera automática del CSD del SAT desde el ftp de Índices de Certificados ( ftp://ftp2.sat.gob.mx/certificados/fea/ ) correspondiente a su comprobante XML, deberá de subir el comprobante XML y dar clic sobre el ícono. De acuerdo a la versión de Internet Explorer con el que se cuente, aparecerá la ventana para abrir y/o guardar el archivo. Por último introducimos nuestra clave de seguridad. Página 10
Una vez identificados los archivos deberá seleccionar el botón proseguir con la validación del XML. para Si la factura ya fue ingresada previamente se enviará un mensaje de error El sistema realizará la correcta validación del XML, si ésta es correcta, se enviará un mensaje satisfactorio. En caso de que el XML no cumpla con lo solicitado por el SAT, se encuentre dañado ó tenga algún otro desperfecto, el sistema no permitirá su incorporación y enviará un mensaje de error. Página 11
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Facturas Es este apartado se tendrá un seguimiento de la Orden de Compra y de las Facturas ingresadas de acuerdo a las mismas. Si pulsamos el ícono podrás descargar el Comprobante de la Factura ingresada. Para facilitar la consulta de información en la parte media del portal, se presentan los filtros que pueden ser utilizados: Comprobante Orden de Compra Estatus Factura Estatus de Pago Número Pago Fecha Pago Fecha de Recepción Tipo Comprobante Estado CFDI Serie Folio Factura Fecha Expedición Fecha SAT Total Moneda Comentarios Para ejecutar los Filtros solo debe ingresar el texto a buscar y en automático se realiza la búsqueda. También podemos exportar estos datos de las Facturas que llevamos ingresadas en formato XLSX solo basta dar un clic al botón de situado arriba de la tabla de Facturas. Página 13
Cambio de contraseña En este módulo el proveedor podrá modificar la contraseña que permite el ingreso al Portal. Se deberá ingresar la contraseña actual, seguida de la nueva contraseña y su confirmación, teniendo en cuenta que la contraseña debe tener las siguientes características: La contraseña debe tener como mínimo 6 caracteres. Contener al menos un carácter no alfanumérico como por ejemplo: @ ^ * % > / < ~. Esto con la finalidad de resguardar la información y mantener los datos del proveedor en total confidencialidad. Página 14
En caso de que la contraseña no cumpla con alguna de las características mencionadas, el sistema presentará un mensaje de error y no realizará el cambio. Página 15
Restaurar Contraseña En este módulo el proveedor podrá recuperar la contraseña que permite el ingreso al Portal en caso de ser olvidada. Esta opción se encuentra en el Login del portal, dando clic sobre el link Recuperar Contraseña. A continuación le pedirá su usuario asignado. Página 16
Una vez ingresado deberá seleccionar el botón restauración de la contraseña. para proseguir con la Enseguida le mostrará una pantalla donde le indica su usuario y su pregunta secreta, por default la pregunta será rfc y la respuesta su RFC en mayúsculas. Una vez ingresada la respuesta deberá seleccionar el botón la restauración de la contraseña. para proseguir con Al finalizar se desplegará un mensaje donde le indica que la contraseña ha sido enviada a su correo. Página 17
Cambiar Pregunta y Respuesta Secreta En este módulo el proveedor podrá cambiar la pregunta y respuesta secreta para una futura recuperación de contraseña. Para cambiar la pregunta y respuesta secreta es necesario ingresar la contraseña, nueva pregunta de seguridad y su respectiva respuesta. Una vez llenados todos los campos, es necesario dar clic en el botón para proseguir con el cambio. Una vez realizado el cambio correctamente el sistema se regresará a la página principal, de lo contrario mandar un mensaje de falla. Tal mensaje aparece cuando la contraseña proporcionada es incorrecta. Página 18