ZOHO Projects Zoho Projects es una aplicación que ofrece una gestión de proyectos de manera colaborativa entre un grupo de usuarios específicos que permite, a través de la plataforma de Zoho realizar todo el proceso metódico y metodológico necesario para un proyecto. Como plan de seguimiento y colaboración dentro de la creación del proyecto, Zoho Projects mantiene al tanto a todos los usuarios que son parte del proyecto en general, frente a actualizaciones, reuniones agendadas y sincronización de datos y comunicación. Ventajas de Zoho Projects Zoho projects posee ciertas ventajas que lo acreditan como una herramienta completa a la hora de planificar un proyecto. Va más allá de la simple planificación, despeja el campo colaborativo, haciendo que todos los usuarios sean participes activos del proyecto. Las herramientas incorporadas dentro de la plataforma web permite establecer metas, tareas, citas, etc que permiten que el proyecto sea planificado de manera sincronizada. Pueden vincularse a través del compartimiento de archivos con otras aplicaciones de Zoho, que lo hace una herramientas complementaria. Existe una relación entre el tiempo y la ejecucuión del proyecto que hace que el seguimiento de las tareas dentro del mismo sean óptimas. Zoho Projects es gratuita.
Interfaz e inicio del proyecto. Para ingresar a la plataforma de Zoho Projects se ingresa desde la página de inicial (www.zoho.com) seleccionando la opción Projects, ubicada en la parte inferior, de Aplicaciones Colaborativas. Enlace de iniciación De Zoho Projects
Una vez dentro de la plataforma de Zoho Projects, vas a encontrar una interfaz como la que se muestra a continuación, allí iniciamos sesión con los datos de acceso que utilizamos habitualmente para el ingreso a las diferentes plataformas de Zoho, haciendo clic en Sign in(registrarse). Ingreso a la plataforma
Una vez ingresado los datos de acceso, la plataforma arrojará una página principal para registrar la creación del nuevo proyecto, allí se van a introducir datos como el nombre del proyecto, la descripción general del proyecto procurando sea muy resumida y puntual, y el rol que, como creador del proyecto se va a desempeñar. Se da clic en Agregar un proyecto una vez finalizados los campos requeridos. Nombre del proyecto Breve descripción del proyecto Panel general del proyecto El primer campo que vas a conocer en la plataforma, va a ser el de Panel de control del proyecto, dentro del cual se visualizarán todas las actividades que se van realizando a medida que se empiece el proyecto. Cada actividad va a tener un registro de hora, fecha y el usuario que realizó, cumplió o creo dicha actividad.
Cuando haya registro de actividades, en el panel ubicado a la derecha se mostrarán los acontecimientos importantes durante la ejecución y avance del proyecto. Imagen de identificación De usuario La imagen asociada a continuación todavía no muestra ninguna actividad registrada por lo que hasta el momento se va empezando a crear el proyecto. Tareas Éste panel en particular facilita la organización y gestión del proyecto, pues permite asignar las tareas correspondientes a la ejecución del proyecto mismo. Las tareas permiten regular el control y cumplimiento de las ejecuciones que se deben tomar dentro de todo el proyecto. Para asignar una tarea al proyecto, debes hacer clic en Nueva tarea, ubicada en el panel derecho de la plataforma, como se muestra a continuación. Allí aparecerá un recuadro, que solicita llenar unos campos específicos para archivar la tarea, por lo cual encontramos, la descripción de la tarea, asignación de roles frente a la ejecución de la tarea, fecha de inicio y finalización y la prioridad de ésta. Dar clic en Añadir tarea.
Añadir nueva Tarea Es importante reconocer que dentro de las opciones de prioridades existen tres campos: Alta, Media y Baja. Dicha prioridad se colocará a favor de la ejecución del proyecto y lo decidirá quién haya ingresado la Tarea.
Una vez ingresada la tarea se va a registrar de manera automática dentro del panel central, especificando de manera ordenada datos como fechas, duración, prioridad, etc que son importantes para que los usuarios involucrados al proyecto, tengan en cuenta al momento de visualizarla. Calendario El calendario es una de las herramientas visualmente más claras al momento de gestionar acontecimientos importantes dentro de la ejecución del proyecto, pues organiza fácilmente reuniones, eventos, citas, y muestra las fechas límite que hay que tener en cuenta para la entrega oportuna de actividades. Para la Tarea que se programo con anterioridad, dentro del calendario se va a visualizar de la siguiente manera:
Filtración de datos Registro de fechas Para la realización de la tarea En el panel derecho del campo se podrá filtrar los datos por el nombre del creador o por las tres opciones de actividades que se visualizan(tareas, acontecimientos importantes y reuniones) Dichas opciones podrás encontrarlas en cada recuadro del calendario, como se muestra a continuación: Nuevo Acontecimiento importante Nueva Tarea Nueva reunión
Dependiendo del desarrollo del proyecto, los propietarios de éste podrán ingresar : -Creación de nuevas tareas. Permite crear una tarea adicional a una ya establecida o bien programar una nueva tarea que no estaba dentro del plan de ejecución del proyecto. Ésta notificación llegara a los usuarios a través del proyecto. -Creación de nuevos acontecimientos importantes. Permite ingresar acontecimientos de extremada importancia que sean indispensables para el proyecto. Son tareas prioritarias que hay que realizarse.
-Programar nuevas reuniones Dentro de ésta opción podremos programar una reunión con un grupo de usuarios específicos, no es necesario que sean todos los integrantes del proyecto. Allí podremos controlar el tiempo programando la fecha y duración de dicha reunión. Si por un momento, requieres verificar que es lo que has programado, puedes regresar al panel de control de proyecto y allí aparecerán en orden las tareas, reuniones y acontecimientos que se hayan establecido. Así mismo dentro del panel derecho, se mostrarán las notificaciones sobresalientes que se hayan registrado dentro de las actividades programadas dentro de la ejecución del proyecto.
Visualización de las Tareas programadas Notificaciones Importantes del Proyecto. Reuniones Dentro de este panel se verán registradas las reuniones que han sido programadas con anterioridad y las reuniones que se quieren ingresar. Por lo cual se dará clic en Programar una reunión, si se requiere la segunda opción. De la misma manera que se estableció la tarea, se programará la fecha, la duración, los integrantes y la programación de las alertas correspondientes al aviso previo de ésta.
Ingreso de Nueva reunión Reunión programada Documentos Si existen la necesidad de compartir un documento específico, que aporte al proyecto se podrá hacer a partir del panel de documentos. Si no has ingresado archivo alguno, aparecerá el enlace como se muestra en la siguiente imagen.
De lo contrario el enlace va a estar ubicado en la parte derecha mediante el botón Cargar nuevo archivo, el cual te llevará a una ventana como la que se muestra a continuación. Examinar archivos Guardados en tu computador Cargar archivo Para cargar un archivo, vas a dar clic en la opción Examinar, para escoger la ruta de ubicación de éste. Una vez ingresado va a salir un recuadro de color naranja como el que está seleccionado, el cuál indica que el archivo se cargo satisfactoriamente. Clic en Cargar archivo, para finalizar el proceso.
Foros Para crear un Foro de discusión dentro de la plataforma vas a dar clic en en enlace activo publicando su primera publicación en el foro. Inicio de Foro Luego de ello vas a observar una ventana que permite el ingreso del título y el contenido del mensaje del foro, una vez ingresados dichos datos se dará clic en Enviar para que se realice la correspondiente publicación en el Foro de discusión de la plataforma del proyecto y los demás usuarios puedan visualizarla. Titulo del mensaje Contenido del foro Publicar
Una vez creado el Foro encontraremos el panel central con el enlace que permitirá el ingreso para visualizar las discusiones realizadas dentro del Foro, así mismo es posible publicar una respuesta de manera simultánea frente a la temática que se esté abordando dentro del proyecto. Enlace de ingreso Al Foro Espacio de Redacción de una Respuesta el Foro de discusión Publicar Respuesta
Respuesta publicada Con éxito Wiki La plataforma de Zoho Projects permite la creación de Wikis dentro del proyecto, el cual aplica para funcionar como bitácora, recogiendo información desde diferentes puntos de vista y permitiendo la edición de cada participante. La interfaz del wiki dentro de la plataforma de Zoho Projects, es igual a la de la aplicación original que se vio en el material pasado. El primer enlace de creación del Wiki se realiza ingresando en la parte superior izquierda de la plataforma, allí se hará clic en Página de inicio.
Ingreso a la Página de inicio Éste enlace va a dirigirse a la publicación del Wiki. Para la creación o edición de ésta das Clic en Editar. Ingreso a la edición De la wiki
Allí ingresas a la plataforma donde va a ser posible insertar la información correspondiente a la temática a trabajar. Una vez esté terminada, vas al botón de Guardar y cerrar ubicado en la parte superior del editor. Guardar cambios Y cerrar. Cuando se haya echo efectiva la publicación se podrán enviar comentarios al respecto. Esto se podrá realizar en la parte inferior de la plataforma en el recuadro Publicar un comentario.
Contenido del comentario Publicar un comentario
Chatear Una de las herramientas, más útiles en términos de mensajería dentro de la plataforma de Zoho Projects es el Chat, el cual permite a todos los participantes integrarse al proyecto, manifestando sus aportes e inquietudes de manera instantánea. Una de las ventajas de utilizar el chat, es que éste guarda el historial de conversaciones y deja un espacio para comunicarse libremente con los demás gestores del proyecto. Para ingresar al chat debes identificar el recuadro que esté disponible en el panel central y esté activo, de esta manera puedes vincularte a través del enlace unirse, que se encuentra en la parte inferior del cuadro de chat. Unirse al chat activo Éste enlace va a dirigirse a una ventana que mostrará una sala de chat. En el panel derecho se van a visualizar los usuarios que estén participando allí, en el panel central superior los mensajes que se han guardado y en el panel central inferior el recuadro para enviar mensajería.
Panel de participantes Activos en el chat Historial de conversaciones Cuadro activo para Empezar a chatear Usuarios de proyecto Como último recurso disponible dentro de la plataforma de Zoho Projects se encuentra la posibilidad de invitar y agregar a nuevas personas para que trabajen de manera colaborativa en el desarrollo del proyecto. Cuando ingresamos a esta plataforma encontramos como único usuario al creador y administrador del proyecto. Por lo cual si vas a enviar la invitación a un usuario, debes ingresar a el botón Agregar usuario, ubicado en el panel derecho de la plataforma.
Agregar usuario Allí encontrarás dos campos. El primero para ingresar la dirección de correo electrónico correspondiente al usuario que quieres invitar al proyecto y la segunda como un menú desplegable para seleccionar el rol que éste usuario va a desempeñar dentro de la gestión del proyecto(gestor, empleado o contratista). Al finalizar das clic en Agregar usuario. Ingreso correo al Usuario que se va A invitar Selección del rol Agregar usuario
Una vez enviada la notificación se va a sumar el nuevo participante a la lista de usuarios del proyecto, tal como se muestra en la imagen. Usuario agregado Por otro lado el mensaje de invitación se va a visualizar de la siguiente forma, en el correo al usuario al que se invitó ser parte del proyecto.