REPÚBLICA DE PANAMÁ UNIVERSIDAD DE PANAMÁ GUSTAVO GARCÍA DE PAREDES Rector JUSTO MEDRANO Vicerrector Académico CARLOS BRANDARIZ ZUÑIGA Vicerrector Administrativo BETTY ANN ROWE DE CATSAMBANIS Vicerrectora de Investigación y Postgrado ARIOSTO ARDILA Vicerrector de Extensión NELSÓN NOVARRO Vicerrector de Asuntos Estudiantiles ONFALA DE DE BELLO Secretaria General ABRAHAM ARAÚZ ARANCIBIA Director CÉSAR A. CONTRERAS F. Subdirector MARISOL DE CARRASCO Supervisora MÁXIMO GUARDADO Supervisor
INTRODUCCIÓN La Universidad de Panamá es el Organismo oficial encargado de incrementar, difundir y divulgar la cultura nacional, mediante la formación de científicos, profesionales y técnicos; En tal sentido, una parte importante de su actividad se centra en la promoción de la investigación científica y humanística; realizando, además, los estudios, proyectos, consultorías y asesorías que le soliciten entidades del Estado o Empresas privadas. Con el fin de alcanzar estos objetivos, las distintas dependencias que componen la Universidad de Panamá desarrollan una serie de acciones con la participación de docentes, administrativos y estudiantes, de forma que se generen los recursos básicos para el desenvolvimiento de las mismas y a la vez se obtengan beneficios económicos para reinversión o mantenimiento de los equipos e instalaciones. Someter el flujo de recepción y disposición de estos fondos, a tramites idénticos al resto de los ingresos que se obtienen y utilizan en la Universidad de Panamá para una mayor fortaleza en los controles y transparencia en el manejo de estos fondos. Por tal razón, la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad de Panamá ha elaborado un procedimiento que unifica los recibos de ingresos de los Fondos de Autogestión, el resumen diario de ingresos, el informe diario de ingresos y el resumen mensual de ingresos, con miras a lograr óptimizar en el uso de los recursos y que existan adecuados controles internos para asegurar su uso correcto. De igual manera, el procedimiento busca mantener la autonomía de la institución, de forma que pueda por un lado, desarrollar las tareas para las cuales fue creada y por el otro verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. UNIVERSIDAD DE PANAMÁ Dirección de Auditoría Interna
I. CONCEPTOS GENERALES: 1. Base Legal a) Ley N 48 de 24 de septiembre de 1946, sobre aut onomía universitaria. b) Ley N 11 de 8 de junio de 1981, por la cual se reorganiza la Universidad de Panamá. c) Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. d) Acuerdo del Consejo Administrativo N 13-03 del 26 de noviembre de 2003 2. Bases Conceptuales En la Universidad de Panamá, los recursos obtenidos por actividades reconocidas como gestión institucional (Autogestión), pueden ser utilizados por las unidades administrativas autogestionarias, en forma expedita conforme al procedimiento que establezca la Contraloría General de la República. Estos recursos además de ser utilizados para financiar los gastos en que se incurrió para generarlos, pueden ser utilizados para financiar otras necesidades propias de la entidad. También debemos saber que cualquier persona natural que recaude o reciba fondos de la Universidad de Panamá o realice colectas públicas a nombre o en representación de la Universidad de Panamá, será sujeta a la fiscalización y examen por parte de la Dirección de Auditoría Interna y La Contraloría General de la República, de igual manera la Contraloría General podrá ejercer el control o fiscalización previa o posterior, siempre que así lo haga constar mediante resolución motivada del Contralor General.
3. Controles Internos 1. Las Unidades Administrativas de la Universidad de Panamá utilizarán a partir del 1 de enero de 2004 el Reci bo Unico de Ingreso para los Fondos de Autogestión, y cada recibo será firmado por el cajero respectivo. 2. Los ingresos producidos por las actividades, serán manejados a través de las cuentas bancarias que para tales fines, mantenga la Universidad de Panamá, en el BANCO NACIONAL, previa justificación de la solicitud y posterior aprobación de la Contraloría General de la República. 3. Los deberes del cajero deben estar completamente separados del trabajo de contabilidad (Registros, libros y cómputo) 4. El cajero es el único responsable de los ingresos desde el momento en que son recibidos hasta que son remitidos a la Secretaría Administrativa, quien firmara el recibido conforme y procederá a su depósito inmediato. 5. La Unidad de Contabilidad debe proceder a efectuar la revisión del Informe de Caja el mismo día en el cual se prepara, observando las siguientes normas: 5.1 Confrontará la suma total de los recibos de dinero contra la suma total del depósito bancario. 5.2 Verificará la correcta preparación del depósito bancario en cuanto a efectivo, suma, examen de endosos restrictivos en los cheques, etc. 5.3 Verificará la distribución contable de los ingresos. 5.4 Verificará que el Cajero haya firmado en el Informe de Caja como responsable de su preparación. 5.5 Firmara en el Informe de caja en señal de haber cumplido con todos los procedimientos anteriores. 5.6 Examinará las boletas de depósitos bancarios una vez efectuados en cuanto a sello bancario y firma del cajero del banco.
6. Las Unidades Administrativas de la Universidad de Panamá elaborarán un resumen diario de ingresos el cual sustentaran con las copias de los recibos de ingresos, el mismo será firmado por el funcionario que lo preparo. 7. Las Unidades Administrativas de la Universidad de Panamá elaborarán un Informe Diario de Ingresos en donde se anotara el total de ingresos del día por rubro y se anotaran los recibos anulados si los hubiese y este informe será firmado por 2 funcionarios, el funcionario que lo elaboro y el funcionario que lo verifico. (Secretario Administrativo de la Unidad) 8. Las Unidades Administrativas de la Universidad de Panamá, elaborarán un Resumen Mensual de los Ingresos donde se anotaran el resumen de los ingresos del mes el cual será sustentado con los informes diarios de ingresos, este informe será firmado por dos funcionarios, el funcionario que lo preparo y el que lo verifico. (Secretario Administrativo). Este informe deberá ser remitido a la autoridad de la unidad administrativa, a la Dirección de Finanzas para los registros de contabilidad correspondientes. 9. Las Unidades Administrativas de la Universidad de Panamá elaborarán un informe mensual de egresos en donde se anotará la fecha, beneficiario, número de cheque, importe y clasificación del desembolso. Este informe deberá ser firmado por el funcionario que lo preparó y verificó. (Secretario Administrativo) y remitirlo a la autoridad de la unidad administrativa correspondiente y a la Dirección de Finanzas para los registros de contabilidad correspondientes. 10. Las copias de todos estos informes deben reposar en el Departamento de Contabilidad ordenados con las respectivas libretas de recibos que sustenten dichos informes, para facilitar la fiscalización de los mismos ya sea por la Dirección de Auditoría Interna como por la Contraloría General de la República. 11. La distribución porcentual de los ingresos deberá ejecutarse en base a las disposiciones vigentes aprobadas en Consejo Administrativo. II. PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento para el control de Ingresos. Todos los ingresos generados por las actividades de Autogestión, en cada unidad administrativa, serán administrados por la Secretaría Administrativa respectiva, y estarán sustentados en los recibos únicos de ingresos pre-numerados, diseñados para tal fin.
III. REGIMEN DE FORMULARIOS
RECIBO ÚNICO DE INGRESO A. Objetivo: Sustentar las sumas de dinero que perciben las diferentes unidades Administrativas de la Universidad de Panamá. B. Origen: Unidades Administrativas de la Universidad de Panamá. C. Contenido: Unidad Administrativa: Unidad Administrativa donde se prepara el recibo de ingreso. Fecha: Recibí de: Cursos y Seminarios: Diplomados: Laboratorios: Graduación: Prueba de ingreso: Inscripción: Anotar el día, mes y año en que se confecciona el recibo de ingreso. Enuncie el nombre de la persona que solicita el bien o servicio. Anote el monto pagado por cualquiera de estos servicios. Aportación Estudiantil: Alquiler: Servicios Clínicos: Servicios Deportivos: Servicios de Imprenta: Servicios de Fotocopiado: Servicios Académicos: Ventas: Transferencia: Donaciones: Otros ingresos: Descripción: Importe Neto: Firmas: Anote los montos recibidos que no están en los rubros anteriores Breve explicación del Ingreso. Suma de todos los montos recibidos por rubro. Firma del funcionario que recibió los ingresos.