EBOOK 10 Acciones Clave para Reducir Costes de Infraestructura TI y Costes Operacionales www.omniainfosys.com
Capítulo 1 Visión General Reducir los costes de infraestructura y operaciones sigue siendo una prioridad para las empresas. Hemos identificado 10 acciones clave que deben ser el foco de atención en cualquier iniciativa y programa de reducción de costes. Una vez se hayan implantado en su totalidad, estas acciones pueden llegar a reducir los costes anuales de infraestructura TI y operaciones en un 10% en 12 meses y en un 25% o más en tres años.
Visión General Principales Hallazgos y Recomendaciones Aunque la mayoría de las empresas se encuentran ahora mismo en su segunda o tercera iniciativa de reducción de costes en sus infraestructura TI y operaciones, la presión de los mercados, las crisis económicas y la competencia han intensificado la necesidad para reducir aún más los costes. Este documento intenta describir las acciones clave que creemos permitirán continuar con las acciones de seguir reduciendo sustancialmente los costes de TI. Y es que al final Para qué existen los costes? sin duda alguna para reducirlos. Principales hallazgos y recomendaciones A pesar de que el crecimiento y la demanda de las TI por parte de las empresas para crecer y mejorar su competitividad es una tendencia actual en casi todos los nichos de mercado, los presupuestos de TI suelen ser ajustados y no se espera que crezcan en el corto plazo. Por lo tanto, la presión para reducir los costos de Infraestructura TI y operaciones seguirá siendo muy intensa. Cuando se trata de reducir los costes de TI, no existe una única acción mágica; más bien, los mejores resultados se puede lograr mediante la aplicación, en la medida de lo posible, de un mix de las 10 medidas clave que trataremos aquí. Es decir, para la mayoría de los casos, un nuevo examen de los costes de redes, la consolidación y la virtualización de servidores y puestos de trabajo tendrá las mayores reducciones de costes porcentuales, que aplicar una única acción por separado. Dependiendo de donde se encuentre ahora tu empresa dentro del proceso de reducción de costes en TI, la plena aplicación de estas 10 propuestas de reducción de costes puede ahorrar un 10 % o más en el corto plazo y el 25 % o más en el largo plazo. Para poder optimizar los costos de TI de tu empresa, te recomendamos que pongas en práctica las 10 acciones que proponemos en este documento, en la medida de lo posible, durante en los próximos tres años. Para aquellas empresas que hayan completado en buena medida estas 10 acciones aquí comentadas, les recomendamos que sigan las nuevas tendencias visitando la web www.omniainfosys.com donde encontrarán inovadoras formas de ser productivo gestionando tus recursos TI. Además, te recomendamos comparar tus costes con los de tu competencia y tu sector industrial para que puedas descubrir otras oportunidades. 2
Capítulo 2 Fundamentos para la reducción de costes en TI Los costes de infraestructura y operaciones representan aproximadamente el 60% del gasto total en TI. Con los presupuestos de gastos empresariales cada vez más apretados, no es de extrañar que la presión por reducir costes siga siendo intensa.
Fundamentos para la reducción de costes TI Entendiendo tus costes de estructura TI Los costes de infraestructura y operaciones representan aproximadamente el 60% del gasto total en TI. Con los presupuestos de gastos empresariales cada vez más apretados, no es de extrañar que la presión por reducir costes siga siendo intensa. La figura Nº 1 muestra la estructura de costes típica de un departamento de TI. Los costes no relacionados con la infraestructura y las operaciones representan la mayor parte y por lo general el Centro de procesamiento datos suele ser el que represente el mayor porcentaje de los costes de infraestructura TI y operaciones. El resto de los costes de infraestructura TI están conformados por el Almacenamiento de datos, el hardware, software, servicios profesionales, gestión y operación de las TI. Figura Nº 1 Costes de Infraestructura TI representan el 60% del total de costes TI Soporte Técnico 8% Entendiendo tus costes de estructura TI Nuestra recomendación es que examines tus costes en mayor detalle que lo mostrado en la figura Nº 1. Por ejemplo, los costes del centro de procesamiento de datos incluyen servidores, almacenamiento, redes y hardware relacionado, software y servicios, junto con las instalaciones necesarias para la energía y refrigeración. Los costos del servidor los puedes dividir entre hardware, software y servicios de mantenimiento. El desglose de los gastos te ayudará a descubrir oportunidades de reducción de costes adicionales. Para cada elemento de tu infraestructura TI, deberías realizarte la siguiente pregunta, " Hemos tomado medidas para reducir el coste en este apartado? Existen oportunidades para reducir este coste? Podemos reducir los gastos en este elemento para liberar el gasto e invertirlo en otra área de mayor productividad? " Software 14% Network 18% Otros costes 40% Omnia Infosys esta especializada en ayudar a sus clientes a desglosar sus costes de TI proporcionándoles un marco coherente y una estructura para el análisis profundo de los costes. Los ingenieros de Omnia Infosys ayudan a determinan el impacto probable de las medidas adoptadas para afectar estos costes. Centro de datos 20% 4
Fundamentos para la reducción de costes TI Crear un equipo responsable para la optimización y reducción de costes TI Crear un equipo responsable para la optimización y reducción de costes TI para obtener ideas y perspectivas frescas. Puedes seguir las siguientes directrices para la selección del equipo: Para continuar con un enfoque de reducir los costes en TI, debes asegurar los recursos adecuados para conseguirlo, así como reestablecer las tareas de los miembros claves del equipo de TI para alcanzar el éxito en tus objetivos de optimización de los costes de infraestructura TI y operaciones. El grupo de trabajo debe estar compuesto por personal clave, cada uno de los cuales debe aportar talentos y perspectivas únicas para el proyecto. Necesitas un miembro del equipo que sea experto en análisis financieros y conozca los procesos financieros de la empresa. Además, puedes reconstruir el equipo con algunos nuevos jugadores Te recomendamos definir y comunicar muy bien los objetivos de reducción de costos y los cronogramas del proyecto desde el principio. De igual forma, establece los roles y responsabilidades de cada miembro. Te sugerimos establecer un proceso de aprobación rápida. existen estudios que arrojan que cada mes que se demora el proyecto puede representar una perdida del 8% en ahorros durante un año determinado. Realizar reuniones semanales, mantiene la presión de seguir adelante y ayuda a identificar nuevas oportunidades de reducción de costes. 5
Fundamentos para la reducción de costes TI La reducción de costes en Infraestructura TI es un trabajo que siempre debe continuar La reducción de costes en Infraestructura TI es un trabajo que siempre debe continuar identificado 10 acciones clave para optimizar los costos de infraestructura TI en una empresa: A partir de la recesión que comenzó en 2009 y que ha continuado hasta ahora, la mayoría de los responsables de TI esperan que sus presupuestos sigan recortándose. Con tales presupuestos ajustados, la presión se mantendrá en encontrar oportunidades adicionales para optimizar los costes. Durante la recesión, muchos de los principales proyectos de actualización en TI se aplazaron, se desacelerarón o fueron cancelados. Muchas empresas creen que estos proyectos deben ser resucitados pronto, ya sea para cumplir con las necesidades del negocio o para asegurar que la infraestructura en TI no cree situaciones de inactividad graves. 1. Aplazar en el tiempo aquellas iniciativas de optimización no críticas. 2. Volver a examinar los costos de red. 3. Consolidar la infraestructura TI. 4. Virtualizar la infraestructura TI. 5. Reducir las necesidades de potencia y refrigeración. 6. Contener el crecimiento del almacenamiento. 7. Bajar los costes de soporte de TI. 8. Racionalizar las operaciones de TI. Por desgracia, cuando se trata de la reducir costes,no hay varita mágica ni un área única donde se deba enfocar todos los esfuerzos. Por el contrario, en nuestra experiencia, hemos 9. Mejorar la gestión de activos de TI. 10.Optimizar el multisourcing. 6
Capítulo 3 Acciones para la reducción de costes en TI Las siguientes secciones de este documento ofrecen un resumen de las principales acciones que puedes hacer para optimizas cada una de estas oportunidades de reducir costes. Estamos seguros que para la mayoría de los responsables de TI, esta lista no contiene muchas sorpresas, muchos de ellos ya han comenzado varias de ellas. Nuestro consejo es que te centres en la búsqueda de proyectos que amplíen el alcance de estos elementos de acción, en lugar de buscar un nuevo objetivo.
Acción 1 - Aplazar en el tiempo aquellas iniciativas de optimización no críticas Para reavivar tus actividades de reducción y optimización de costes, debes examinar en primer lugar cuales de tus iniciativas clave puedes posponer. Como responsable en TI debes reexaminar con cuidado tus iniciativas y proyectos de mejora y optimización, para determinar sobre cuáles debes centrarte y así establecer tus prioridades en el corto plazo. Hay tres preguntas importantes que te debes hacer: Las mejoras e iniciativas de optimización en TI apoyan firmemente alguna directriz empresarial, de alta prioridad, que debe completarse en el corto plazo? Estas mejoras y acciones clave van a reducir los costes de la infraestructura TI en un marco de tiempo establecido? Estas iniciativas reducen el riesgo mediante la mejora de la infraestructura TI previniendo cortes o deterioro grave del rendimiento? A menos de que puedas responder de manera inequívoca con un SI una de estas tres preguntas, habrás identificado una iniciativa que se puede aplazar. Omnia Infosys te sugiere seis iniciativas clave que debes priorizar. Para cada iniciativa, desde una perspectiva de reducción de costos, te recomendamos lo siguiente: 1. La consolidación del centro de datos y la modernización de equipos deben hacer hincapié en que ofrezcan grandes ahorros, por supuesto siempre sujetos a las limitaciones de inversión y amortización. Las mejoras de modernización que no apoyen directamente las actualizaciones de aplicaciones y directrices clave del negocio, o que no den lugar a ahorros inmediatos, deben aplazarse. En algunos casos retrasar la modernización puede dar lugar a altos costos de apoyo para el funcionamiento de los sistemas actuales. La refrigeración de los centros de datos y la disminución de consumos energéticos deben estudiarse como una oportunidad de reducir costes en el corto plazo 8
Acción 1 - Aplazar en el tiempo iniciativas de optimización no críticas 2. Virtualización, especialmente la virtualización de servidores, debería acelerarse a menos que te encuentres cerca al 70% virtualizado. 3. Si no lo has hecho todavía, ha llegado el momento de migrar a Office Microsoft Windows 7 teniendo en cuenta el apoyo continuo de plataformas como XP, puedes ser capaz de reducir la velocidad de la migración. 4. Para los trabajadores remotos / móviles, considera posponer las actualizaciones de teléfonos inteligentes y otras mejoras de productividad. 5. Para la modernización de la infraestructura de red, primero deberías centrar la atención en los contratos de la red y de reconfiguración, frente a la reinversión. 6. Cabe señalar que el aplazamiento de las iniciativas clave no produce ningún ahorro a largo plazo en si mismo, ya que, por definición, estas iniciativas necesitan ser hechas. Sin embargo, puede haber iniciativas de mejora que se pueden aplazarse en una parte. 9
Acción 2 - Volver a examinar los costes de red Cuando se estudian los gastos de infraestructura TI, el centro de procesamiento de datos y el Network suelen representar la mayor parte del coste. Los costes de red suelen ser un 18% del total de costes TI de una empresa. Para la mayoría de las empresas, los costes de soporte y de personal representan la mayor partida del presupuesto de redes, que juntas comprenden aproximadamente el 80% del total. Luego el Hardware, software, servicios de mantenimiento, ocupación y un pequeño porcentaje de los costos no asignados constituyen el resto (véase la Figura de la derecha). El ahorro de costes de la red a largo plazo se derivan en gran medida de la optimización de diseño de la red. Entre las recomendaciones que desde Omnia Infosys podemos ofrecer están: Uso de una red privada virtual (VPN), en lugar de una MPLS Compra de equipos de red competitivos, como switches Ethernet y routers (IP) La consolidación de varios enlaces de acceso con la Ethernet metropolitana Sustitución de la red digital de servicios integrados (ISDN) Migración de videoconferencia H.323 para IP Servicios de comunicación 45% Personal 35% Software 14% Network 18% Soporte Técnico 8% Otros costes 40% La simplificación de los diseños de red - por ejemplo, la reducción del número de niveles en redes de área local Hardware/Software Otros 5% Centro de datos 20% 10
Acción 2 - Volver a examinar los costes de red A pesar de las renegociaciones de contratos, especialmente con los proveedores de servicios de telecomunicaciones TSP, seguirán siendo un importante contribuyente a los costos. Te recomendamos investigar más a fondo las oportunidades para perfeccionar el diseño y suministro de tus redes. Algunas medidas importantes aún se pueden tomar para optimizar los costes de red (ver tabla). Acción para reducir costes Porcentaje de ahorro en costes (Próximos 12 meses) Porcentaje de ahorro en costes (Tres años) Renegociar el contrato con el TSP 8% 20% Aplazar iniciativas no criticas para el ahorro en costes en redes Compra solo lo que necesites (Optimiza el diseño de tu red) 2% 0% 8% 15% Consolida tus redes 2% 10% Optimización del NOC (Network operations center) 2% 10% Total 22% 55% 11
Acción 3 - Consolidar la infraestructura TI Definimos la consolidación TI como un proceso sistemático para reducir sustancialmente el número de activos físicos en TI. La consolidación está estrechamente relacionada con la normalización (una reducción del número de tipos de componentes o productos de una clase dada, como es el caso de los servidores ). Definiremos Integración como la combinación de múltiples funciones o funciones similares o capacidades en una sola plataforma, tales como voz y datos. Definiremos virtualización como la creación, a través de software, de una versión virtual de algún recurso tecnológico, como puede ser una plataforma de hardware, un sistema operativo, un dispositivo de almacenamiento u otros recursos de red. Actualmente los centros de procesamientos de datos están aumentando en importancia, y esperamos que esta tendencia continúe a lo largo de esta década. La racionalización de servidores, el crecimiento de hardware y las tendencias de contención de costos en TI están impulsando la consolidación de procesamientos de datos de la empresa en centros de datos más grandes. La mayoría de las iniciativas de consolidación tienen la idea de reducir sustancialmente los costes. De hecho, la consolidación de la infraestructura de TI puede impulsar el valor del negocio en cinco formas: Reducción de costes. Una mejor integración de procesos y de la información. Aumentar la integridad del sistema. Ser más ágil. Mejorar la calidad de servicios de TI. 12
Acción 3 - Consolidar la infraestructura TI Creemos que la consolidación continuará siendo de alta prioridad para los responsables de TI en el futuro próximo. estos se centrarán sus esfuerzos de consolidación en centros de datos y servidores Aquí está una lista de las oportunidades de consolidación: Utilizar un sistema central para la consolidación informática. Consolidar interruptores Ethernet pequeños en el centro de procesamiento de datos a los conmutadores de clase terabit. Simplificar la data switch networking a través de los topof-rack switching. Consolidar sistemas de correo electrónico / mensajería para comenzar la migración a las comunicaciones unificadas. Dar prioridad a los esfuerzos de consolidación de almacenamiento para maximizar el valor de las iniciativas de consolidación de servidores y simplificar la aplicación de recuperación de desastres y pruebas. Reubicar la funcionalidad del sistema de oficina para los centros de datos. Integrar el centro de operaciones de red (NOC ) en las operaciones de TI. Integrar la data center networking a través de la agrupación de recursos. 13
Acción 3 - Consolidar la infraestructura TI Nuestras recomendaciones con respecto a la consolidación de TI son las siguientes: Si no has completado casi totalmente ( 75 % o más) la consolidación de los centros de datos y servidores, debes hacerlo con prioridad. En estas consolidaciones, ten en cuenta los sistemas de redes de almacenamiento y afines. Si has completado casi totalmente el centro de datos y la consolidación de servidores, pero no el almacenamiento y las redes, éstas deben ser tus próximos proyectos de consolidación. Si has completado casi totalmente la consolidación de centros de datos, servidores, almacenamiento y redes, te puedes centran en el resto de oportunidades de consolidación, tales como middleware TI y gestión de operaciones de TI. 14
Acción 4 - Virtualizar la infraestructura TI Los servidores funcionan a niveles de utilización muy bajos (inferiores al 15%). El software de virtualización aumenta la utilización de estos por cuatro veces o más, lo cual significa que para una determinada carga de trabajo que se puede virtualizar, normalmente se puede reducir el número de servidores físicos por cuatro veces a través de la virtualización. Esto significa que los costos de energía de hardware se reducirán en un 50 % gracias a la virtualización. Los costos del software y del personal pueden que aumenten, pero estos aumentos suelen ser más que compensado por el ahorro de costes que se obtiene al final. Teniendo en cuenta los grandes beneficios de la virtualización, es muy recomendable acelerar tus planes en esta área tanto como sea posible. virtualizados a día de hoy, entonces se puede observar que estas cargas de trabajo son los trabajos más sencillos de virtualizar. Inclusive los costes también son bastante predecibles con este nivel de penetración de la virtualización. Para el caso de contar con un 50 % de adopción de la carga de trabajo virtualizada, vemos que existe un punto de inflexión. A partir de este punto, en cada carga de trabajo adicional que se virtualiza debería observarse un aumento en el coste. Virtualización en el tiempo Intermedio 50% Curva coste por máquina virtualizada La implantación de la virtualización se puede ver a lo largo de una curva de distribución estándar (véase la Figura de la derecha). Piensa que la curva se puede dividir en tres partes Nº de Máquinas virtualizadas Facil 25% Consolidación zona de conveniencia económica Difícil 75% según la facilidad de virtualizar las cargas de trabajo en: fáciles, laboriosa y difíciles de virtualizar y como incide directamente en el coste según el número de maquinas que se van a virtualizar. Si por ejemplo el 25 % de las cargas de trabajo ya están Año 1 Año 2 Año 3 Porcentaje de trabajo virtualizado 15
Acción 4 - Virtualizar la infraestructura TI Viendo la figura anterior, podemos decir con seguridad que podemos virtualizar del 50% al 66% de las cargas de trabajo con un grado aceptable de costo y de inversión. Estas cargas de trabajo y los proyectos deben ser consolidados entre uno y dos años. Al igual que con la consolidación, la virtualización se puede aplicar a muchas plataformas de TI: servidores Unix, almacenamiento, redes y Client Computing, en este último caso, empleando el mismo método que la virtualización de servidores, la virtualización de escritorios de trabajo permite crear máquinas virtuales independientes en el escritorio Windows, cada uno de los cuales virtualiza el hardware del ordenador al completo. Se está observando un creciendo rápido del interés sobre los escritorios virtuales (HVDs) en la que el usuario está separado de su entorno informático. La virtualización de escritorios proporciona una serie de beneficios clave que hace que esta tecnología sea la elegida por un gran número de usuarios: 1. Aumenta la seguridad de los escritorios y disminuye los costes de soporte complicado otorgar los mínimos permisos posibles y ofrecer a los usuarios un entorno de trabajo flexible con todas las funcionalidades que requieren para realizar su trabajo, sobre todo a aquellos usuarios que viajan. La virtualización del escritorio posibilita centralizar los escritorios en servidores centrales y gestionar dichos escritorios individualmente de manera remota. Esto provee a los usuarios una experiencia de escritorio completa y permite al personal de TI gestionar los escritorios virtualmente en lugar de físicamente. Esto disminuye radicalmente el coste de mantenimiento de los escritorios ya que no permite a sus usuarios modificar nada del Sistema Operativo, principal causa de los problemas en las organizaciones. La virtualización de escritorio implica que no tienes que tener equipos de última tecnología, porque todas las aplicaciones del escritorio son ejecutadas centralmente en un servidor remoto. Esto significa que los equipos que los usuarios están utilizando para conectarse al servidor tienen un periodo de vida mayor. Estos costes pueden reducirse aún más si para acceder a los escritorios virtuales utilizamos clientes ligeros, que son mucho menos costosos que los PC tradicionales. Las empresas tienen una gran cantidad de problemas otorgando permisos a los usuarios de sus equipos informáticos. Resulta 16
Acción 4 - Virtualizar la infraestructura TI 2. Reduce los costes generales de Hardware La virtualización de escritorio implica que no tienes que tener equipos de última tecnología, porque todas las aplicaciones del escritorio son ejecutadas centralmente en un servidor remoto. Esto significa que los equipos que los usuarios están utilizando para conectarse al servidor tienen un periodo de vida mayor. Estos costes pueden reducirse aún más si para acceder a los escritorios virtuales utilizamos equipos ligeros, que son mucho menos costosos que los PC tradicionales. 17
Acción 5 - Reducir las necesidades de potencia y refrigeración. Los Centros de proceso de datos (CPD) son instalaciones para alojar servidores de TI que consumen enormes cantidades de energía y por lo tanto generan muchísimo calor. Los sistemas de producción de frío para CPD se deben seleccionar teniendo en cuenta el rendimiento, fiabilidad y capacidad del equipo en todas las condiciones, consiguiendo reducir así el impacto medioambiental de este tipo de instalaciones, asegurar el funcionamiento continuo y cubrir la demanda de la instalación en todo momento. Los nuevos enfoques de diseño de los centros de datos pueden resultar en centros que utilicen mucha menos energía, ocupen menos espacio y cuesten mucho menos. Los principales enfoques de diseño incluyen: Diseñar la estructura el centro de datos de forma modular, para que cada uno de los módulos pueda ser reemplazado según sea necesario. Utilizar sistemas de contención de aire caliente. Diseñar el centro de datos para múltiples niveles de disponibilidad. Controlar y gestionar el consumo de energía a través del centro de las herramientas de gestión de infraestructura de datos (DCIM). Dimensionar tanto verticalmente, como horizontalmente: Utilizar al máximo la altura del centro de datos. 18
Acción 6 - Contener el crecimiento del almacenamiento. La tendencia es que el almacenamiento de datos vaya creciendo exponencialmente. A medida que aumenta la cantidad de información, más complicada y costosa se vuelve su gestión. La virtualización del almacenamiento es la tecnología clave para lograr un uso más eficiente de los recursos de almacenamiento. Las tecnologías de virtualización ofrecen funciones para incrementar el aprovechamiento, la disponibilidad y la productividad de los recursos. En concreto, la virtualización de almacenamiento puede ayudar a las empresas a agrupar y compartir recursos de almacenamiento de una manera que simplifica la administración y contribuye a garantizar los niveles de servicio. La virtualización del almacenamiento permite hacer un uso más eficiente del hardware que posee, protegiendo el valor del capital desembolsado en inversiones. Creemos que es la única opción efectiva para implantar una verdadera infraestructura multiplataforma. 19
Acción 7 - Bajar los costes de soporte de TI. El trabajo de apoyo a los usuarios finales normalmente puede representar el 8% del total del gasto en TI. La mayoría de los departamentos de TI cuentan al menos con tres niveles de soporte, cada uno perteneciente a una unidad de coste diferente y a un nivel de experticia determinado. Soporte de primer nivel: Consiste en dar orientación al cliente final a nivel de usuario y operacional telefónicamente. Soporte de segundo nivel: Consiste en proveer soporte técnico en los problemas de uso de aplicaciones. El objetivo de este tipo de servicio es mantener recursos especializados disponibles con cobertura horaria. Soporte de tercer nivel: Consiste en la intervención e investigación por parte de empresas especialistas a nivel de hardware y software. 20
Acción 8 - Racionalizar las operaciones de TI. Buena parte del tiempo del personal de TI lo dedica a actividades operacionales en su día a día. Omnia Infosys ofrece un enfoque formado por tres pasos para racionalizar los costes operacionales: Minimizar: en primer lugar, sugerimos identificar las oportunidades de reducción de costes más claras e inmediatas. Esta etapa proporcionará resultados rápidos y maniobrabilidad mientras aumenta la confianza de la organización en la reducción de costes esperada. Rediseño: por último, se deben introducir los cambios estructurales en un nuevo y más eficiente modelo operativo de TI, lo que proporciona importantes mejoras en los costes de personal, ahorros derivados de la industrialización de procesos, empleo de tecnologías transformacionales adicionales y nuevas estrategias en la dirección de personas. El resultado es una reducción de costes de hasta cuatro veces mayor que con un enfoque tradicional de gestión TI. Optimizar: se debe trabajar para realizar las operaciones actuales de manera más eficiente, mejorando el uso de los activos (hardware y software) y descatalogando componentes no esenciales y, por lo tanto, reduciendo los costes de TI de forma duradera. 21
Acción 9 - Mejorar la gestión de activos de TI. Saber qué activos de TI tienes y cómo se usan, se ha convertido en un desafío complejo. Una infraestructura típica de TI tiene muchos activos diferentes de varios tipos, y diariamente se implementan nuevos activos para apoyar las necesidades cambiantes del negocio. El seguimiento del inventario de hardware y software se ha convertido en una carga para muchos administradores de TI. Levantar un inventario ya no es suficiente. Una vez que obtienes el control sobre el inventario de TI, el siguiente paso es correlacionarlos contra los activos financieros relacionados, tales como contratos, licencias de software o acuerdos de servicio, para así comprender cómo se relacionan con el negocio y tomar las medidas necesarias. Optimizar la gestión de tus activos te ayudará a realizar un seguimiento de tus activos y entender fácilmente cómo afectan a tu negocio.. Entre los desafíos que enfrenta la gestión de activos de TI están: Saber qué activos tienes, dónde están y su configuración. Auditar fácilmente toda la infraestructura e implementar procesos de gestión de activos de hardware apropiados. Seguimiento de cambios en tus activos, tales como nuevos equipos, reparaciones o instalaciones de software. Planificar migraciones y nuevos proyectos de TI. Correlación de activos contra los registros financieros del negocio como contratos y licencias. 22
Acción 9 - Mejorar la gestión de activos de TI. Entre los beneficios de gestionar eficientemente los activos de TI que puedes conseguir están: Una gestión de activos de TI puede ayudar a reducir el coste de administrar tu inventario de hardware/software, mejorar la seguridad y garantizar que siempre está listo para su próxima auditoria. Reducir los costos gracias a una mejor gestión y administración de tus activos de TI. Asegurar el cumplimiento legal de uso de software, al saber lo que tienes y lo que usa. Alinear TI con los objetivos del negocio, para apoyar las decisiones tales como compras o renovaciones. Mejorar la productividad permitiendo al equipo de TI, rastrear fácilmente y administrar activos y sus cambios. Detectar software ilegal y no autorizado al adoptar una política de uso de software y fácilmente detectar cualquier desviación de la política. 23
Acción 10 - Optimizar el multisourcing. Realmente el multisourcing (que puede ser considerada una disciplina), tiene por objeto tomar los mejores recursos internos y externos para satisfacer los requisitos del negocio. La decisión de utilizar recursos internos y contratar Outsourcing no es tan simple. Los responsables de TI pueden tomar decisiones de aprovisionamiento separadas para prácticamente cualquier componente, sistema o función de la infraestructura TI. Los criterios clave de decisión son: Control de aquellos aspectos que son de importancia estratégica y fundamental para el negocio. Disponibilidad de la fuerza de personal disponible. Definir claramente las líneas de demarcación. Manteniendo del número de proveedores que participan en un número pequeño, y manejable. 24
Acción 10 - Optimizar el multisourcing. Valor del servicio prestado El valor del servicio prestado se entiende como lo cercano o lejano que el servicio está del negocio, así como lo personalizado o estandarizado que se presta o contrata. En este sentido el multisourcing puede verse desde cuatro mundos: MANAGMENT: (Gestionado). Servicios que se sitúan en la capa más cercana a las operaciones y suelen prestarse personalizados. Típicamente servicios que se contratan o se prestan donde están claramente identificados los resultados. Los servicios de data Center estarían dentro de esta categoría. ACCESS: (De Acceso). Servicios en la capa de operaciones pero que se van estandarizando. Suelen ser servicios que se pagan por uso y que son estándar para las organizaciones, por ejemplo, si contratamos ancho de banda variable para nuestros portales. OPTIMIZATION: (Optimización, mejora): Servicios prestados (o contratados) en la capa de negocio que son muy personalizados. (Por ejemplo si una compañía decide contratar toda la estrategia de canal e-commerce a un proveedor de servicios) CREATION: (Creación) Servicios que están en la capa de negocio pero que son suficientemente estándar, entendiendo que, con parametrizaciones concretas, diferentes organizaciones pueden beneficiarse de la misma solución. (Soluciones tipo CRM en la nube, mensajería en la nube, agregación de demanda tipo market places, etc...). Suelen facturarse por el valor de la transacción. 25