Tipos de datos para Campos Tipo de datos Almacena Tamaño Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Objeto OLE Datos adjuntos Hipervínculo Asistente para búsquedas Caracteres alfanuméricos Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto. Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo. Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda. Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora. Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes). Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente. Valores booleanos. Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo. Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows. Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Hipervínculos. Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores. Hasta 255 caracteres. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control. 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica. 8 bytes. 8 bytes. 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica. 1 bit (8 bits = 1 byte). Hasta 1 gigabyte. Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control. Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada. Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor. 1
Tipos de Datos Numéricos Configuración de Tamaño del campo Descripción Byte Entero de 1 byte que contiene valores de 0 a 255. Entero Entero de 2 bytes que contiene valores de -32.768 a +32.767. Entero largo Entero de 4 bytes que contiene valores de -2.147.483.648 a 2.147.483.647. Simple Entero de 4 bytes que contiene valores de -3,4 x 10 38 a +3,4 x 10 38 y hasta 7 dígitos significativos. Doble Número de punto flotante de 8 bytes que contiene valores de -1,797 x 10 308 a +1,797 x 10 308 y hasta 15 dígitos significativos. Id. de réplica Decimal Identificador global único (GUID) de 16 bytes. Los identificadores GUID aleatoriamente creados son suficientemente largos de modo que no es probable que se superpongan. Se usan para diversas aplicaciones, como el seguimiento de mercancías. Entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -10 28 a +10 28. La precisión predeterminada es 0. La escala predeterminada (número de posiciones decimales que se muestran) es 18. El valor máximo de la escala es 28. Mas información: http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/introduccion-a-los-tipos-de-datos-y-laspropiedades-de-los-campos-ha010341783.aspx 2
Propiedades de Campo Formato: Determina el formato del campo, según el tipo de datos constara de unas opciones u otras. Lugares Decimales: Determina el numero de dígitos que podrán introducirse después de la coma (,) cuando el Formato del campo es numérico. Titulo: Determina el nombre que aparecerá como nombre de columna cuando estemos en la vista de tabla o la Etiqueta del formulario u Informe. Valor Predeterminado: Será el valor que aparecerá por defecto en el campo establecido cuando introduzcamos un nuevo registro. Regla de Validación: Permite establecer una condición que el valor introducido en el campo debe cumplir. Texto de Validación: Texto que aparece en forma de MsgBox cuando la condición de la regla de validación se quebranta. Mascara de entrada: Facilita la introducción de los datos en campos tipo fecha, teléfono, numero de cuenta, etc. Requerido y Permitir Longitud Cero: La propiedad Requerido, determina si es obligatorio la introducción de un valor en el campo, si se activa no podrás guardar el registro sin que este haya sido introducido. Sin embargo, puede ocurrir que, en ciertas ocasiones, no tenemos el dato para ese campo y resulta que con Requerido activado, Access nos obliga a introducir información en el mismo. Qué podemos hacer? Si la propiedad permitir longitud cero está activada (valor Sí), que hacemos es pulsar la barra espaciadora, y de esta forma podemos pasar a otro campo sin problemas. Más tarde, con la información en nuestras manos, introducimos el dato sin problemas. En definitiva, ambas propiedades están relacionadas. Con permitir longitud cero y requerido a sí podemos dejar la introducción de datos para más tarde. Si tuviésemos requerido a si y permitir longitud cero a no, entonces Access no permite introducir una cadena de longitud cero en el campo, y estaremos obligados a introducir información, dar a la barra espaciadora no se permite. Indexado: Permite que las búsquedas a través del campo en el que se establezca sean más rápidas. Por defecto se activara para cada campo que sea clave primaria. Se suelen indexar aquellos campos por los que se buscara en caso de no querer o poder hacerlo por la clave primaria. Compresión UNICODE: Se utiliza para comprimir campos que contienen numerosos caracteres. Se activa automáticamente en los campos tipo Memo, Hipervínculo y Texto. Nuevos valores: Esta propiedad aparece cuando un campo es establecido como Autonumerico. Proporciona dos opciones: Incrementalmente, que genera números desde 0, aumentando en 1 en cada introducción de nuevo registro (Ej. 0,1,2,3,etc.), y, Aleatoriamente, que genera números aleatorios comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. 3
Tamaño del Campo: Para campos de texto, establece el número de caracteres máximo que se pueden introducir, en cambio, para campos Numéricos, existen diferentes tipos de tamaño. Ha de procurarse siempre establecer el tipo de datos adecuado, ya que cada uno de ellos ocupa un cierto tamaño en memoria. Por ejemplo, si tenemos un campo como NumCds que establece en numero de cds de una película, juego o lo que sea, imaginamos que este campo tomara valores de 1 a 10 o 12 como máximo, por tanto pondríamos un tamaño adecuado, en este caso Byte, cuyo tamaño va de 0-255 y tan solo ocupa 1 byte en memoria. A continuación los tamaños de campo existentes en Access. Nota: No me sirve de nada que pongáis las propiedades como yo las pido si no tenéis ni idea de para que sirven. Teniendo en cuenta esta observación, seguro que os lo pido en el examen solo pa... Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecerá como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores. Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la columna. Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Filas en lista: indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Mostrar solo valores de origen de la fila: Mustra sólo los valores que coinciden con el origen de la fila. 4
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Mascaras de Entrada Carácter Descripción 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria).? Letra (A a Z, entrada opcional). A a & C Letra o dígito (entrada obligatoria). Letra o dígito (entrada opcional). Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).., : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. \ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A). Ejemplos de mascara de entrada Definición de máscara de entrada (000) 000-0000 (206) 555-0248 Ejemplos de valores (999) 999-9999! (206) 555-0248 / ( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999-20 / 2000 >L????L?000L0 >L0L 0L0 GREENGR339M3 / MAY R 452B7 T2F 8M4 00000-9999 98115- / 98115-3007 >L<?????????????? María / Manuel ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7 / ISBN 0-13-964262-5 >LL00000-0000 DB51392-0493 6