PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL CATÁLOGO EN LÍNEA DEL SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD ESPECIALIZADA DE LAS AMÉRICAS 1ª. Versión 2011
INTRODUCCIÓN En el presente siglo la temática de calidad es un argumento de interés creciente en las bibliotecas universitarias, primordialmente en lo concerniente a los servicios y actividades que éstas realizan. El procedimiento que a continuación se detalla tiene el propósito de establecer el control de calidad en el catálogo en línea del Sistema Integrado de Bibliotecas de la Universidad Especializada de las Américas. Las medidas descritas controlarán lo siguiente: Duplicidad de registros Corrección de errores ortográficos Corrección de la catalogación y clasificación 2
El control de calidad del catálogo en línea se realizará semanalmente bajo la supervisión de la persona responsable del proceso técnico en la biblioteca central, quien a su vez comunicará a los responsables de las bibliotecas de las Extensiones Universitarias de UDELAS los hallazgos encontrados a fin de subsanarlos inmediatamente. De igual forma los errores divisados por el personal bibliotecario de las distintas bibliotecas que conforma el SIBUDELAS serán comunicados al supervisor ya sea por vía telefónica, fax, correo electrónico, o a través del módulo mensajería del Sistema de Gestión Bibliotecaria (GBI). En el caso de que realice el reporte por vía telefónica se seguirá el siguiente procedimiento: 1. Tanto el locutor como el supervisor se situarán frente al computador para corregir el error detectado. 2. El locutor dictará al supervisor los detalles de la obra al cual se le ha descubierto el error. 3. El supervisor verificará y hará las correcciones de cada caso. Si el reporte se hace utilizando el fax, el procedimiento es el siguiente: 1. El bibliotecario que localice el error, escribirá el reporte utilizando el formulario: 3
SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DE LA UDELAS FORMULARIO DE REPORTE DE ERRORES DETECTADOS EN EL CATÁLOGO Nombre del Bibliotecario: Reporte Título del documento: Signatura: No. de ejemplar: Detalle: 2. El formulario se enviará a través de fax, al teléfono: 501-1000, solicitar la extensión 121 y pedir tono de fax. Si el reporte se hace utilizando el correo electrónico, el procedimiento es el siguiente: 1. Escribir directamente al correo del supervisor, reportando el error detectado. 2. Especificar claramente los errores detectados. Si el reporte se hace utilizando el módulo de mensajería del sistema de gestión bibliotecaria (GBI), el procedimiento es el siguiente: 1. Seleccionar el nombre del supervisor responsable 2. Hacer una copia de seguridad del mensaje a la Dirección del 4
SIBUDELAS. 3. Detallar claramente los siguientes aspectos: título, autor, signatura topográfica, código de ejemplar, y los errores hallados. Le corresponderá al supervisor realizar las correcciones y notificar a vuelta de correo o a través del módulo de mensajería a todos los responsables de bibliotecas de las Extensiones Universitarias el cambio que se haya hecho. SUGERENCIAS PARA EVITAR LA DUPLICIDAD DE REGISTROS 1. Revisar el catálogo en línea antes de pre-catalogar y capturar el documento de nuevo ingreso. 2. En caso de que el documento ya exista en la base de datos, el catalogador deberá tomar las siguientes precauciones: verificar que el año de edición sea diferente, que no se trate de una reimpresión, entre otros detalles. 3. Una vez verifique el documento determinará si es necesario catalogarlo como nuevo ingreso o solamente añadir el código de ejemplar. SUGERENCIAS PARA LA CORRECCIÓN DE DE LA CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN 1. Los bibliotecarios de extensiones están autorizados para realizar la corrección de la catalogación. 5
2. El supervisor es la persona autorizada para hacer la corrección del número de clasificación utilizado. Para ello deberá realizar un juicio crítico del número de clasificación que se cambiará. 3. Una vez se realice el cambio en la base de datos, se hará también en el/los documento/s y finalmente se notificará a cada uno de los responsables de bibliotecas de Extensiones Universitarias. SUGERENCIAS PARA LA CORRECCIÓN DE ERRORES ORTOGRÁFICOS 1. Leer cuidadosamente la información contenida en el documento. 2. Transcribir cuidadosamente el texto, guardando la ortografía. De existir dudas consultar el diccionario. 3. Cuando se detecte algún registro cuya redacción no sea la correcta, se revisará y corregirá, e inmediatamente se notificará al supervisor de la acción realizada. 6