Plan Anual de Trabajo 2012 Comunicación Social, RRPP y Eventos Especiales Introducción y antecedentes La Dirección de Comunicación Social, RRPP y Eventos Especiales fue instaurada como tal a partir de la Administración 2009-2012. Con este hecho se incrementaron las responsabilidades de esta dirección, aunque el personal y la infraestructura se mantuvieron igual, logrando eficientar al máximo los recursos humanos y materiales. No obstante, durante el 2011 se consiguió llevar a buen término el trabajo cotidiano de la dirección, además de incrementar sus labores haciendo vinculación con diferentes sectores y participando en actividades extraordinarias como la Expo Guanajuato Bicentenario, la realización del informe de gobierno en un lugar abierto, entre otras actividades. Se viene manteniendo una relación estrecha con los medios de comunicación, más que nunca. Además se ha incrementado la cobertura en el municipio en medios impresos. El segundo año de la administración municipal es fundamental para mantener una imagen positiva del Ayuntamiento. Si bien el primer año es de posicionamiento; el segundo es el de mayor impacto y mantenimiento de una imagen positiva ante la ciudadanía y primordial para establecer a este gobierno como un buen gobierno. Así mismo el tercer año de ejercicio debe ser orientado a las finanzas sanas y a prever una entrega recepción eficiente.
Programa 1 Difusión de resultados de acciones de Gobierno Objetivo: Facilitar el acceso a la información sobre el uso de los recursos e instrumentación de las acciones de Gobierno Metas: Meta 1.- Difundir continuamente las acciones que realiza la Administración 2009-2012. Objetivos: Colocar información en todos los espacios disponibles para el municipio (Espectacular, mamparas, mamparas metálicas) Producir y difundir material en video de la administración en los foros donde existe la infraestructura para hacerlo (Seguridad Pública, Recepción, Casa de la Cultura) Editar un periódico por lo menos semestralmente para difundir las acciones de la administración. Generar campañas de medios alternos como perifoneo, carteles y flyers. Meta 2.- Realizar un Plan de Medios Masivos para la difusión de las obras y acciones de la Administración 2009-2012. Objetivos: Contratación de publicidad en prensa local y regional Contratación de publicidad en radio. Vinculación con televisoras para generar información en televisión. Meta 3.- Coordinar los eventos especiales en los que intervenga el Honorable Ayuntamiento. Objetivos: Coordinación de cualquier evento en que participe la Administración Municipal.
Eventos Especiales (Día de las Madres, Día del Niño, etc.) Apoyo en eventos externos. Meta 4.- Realizar periódicamente acciones de vinculación con los diferentes sectores de la sociedad francorrinconés; asociaciones, clubs sociales, ONG's, etc. Objetivos: Generación de eventos para vinculación con sectores. Los recursos económicos son fundamentales en la consecución de las metas de este Plan Anual de Trabajo, ya que aunque algunos de los objetivos aquí planteados se pueden resolver con creatividad y apoyo de otras instancias, en mucho se depende también de los alcances presupuestales para la proyección de los logros de Gobierno. A continuación, proporciono las partidas con las se hará posible el logro de las metas y objetivos planteados con anterioridad Sueldos Base. Prima Vacacional. Gratificaciones de fin de año. Prestaciones contracturales. Materiales y útiles de oficina. Materiales y útiles de tecnologías de información y comunicaciones. Material impreso e información digital. Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacuestres y fluviales asignados a servidores públicos.. Refacciones y accesorios menores de equipo de cómputo y tecnologías de la información. Refacciones y acciones menores de equipo de transporte.
Refacciones y accesorios de equipos menores otros bienes muebles. Servicio de telefonía tradicional. Servicio de telefonía celular. Seguro de bienes patrimoniales. Mantenimiento y conservación de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales Difusión e información de mensajes y actividades gubernamentales Impresión y elaboración de publicaciones oficiales y de información en general para difusión Servicios de revelado de fotografías Muebles de oficina y estantería Computadoras y equipo periférico Medios Magnéticos y ópticos Equipo de audio y de video Licencias Informáticas
Diagnóstico General Comunicación Social, RRPP y Eventos Especiales Misión. Fungir como un vínculo de comunicación veraz y oportuna entre los diversos sectores del municipio y las diferentes dependencias de la administración; estableciendo los canales de interacción entre los distintos medios de comunicación y los actores del acontecer de San Francisco del Rincón. Visión. Ser una oficina de Comunicación Social eficiente que aporte soluciones concretas en materia de comunicación y divulgación de información que genere la administración. Valores. Objetividad. Honestidad. Esfuerzo. Respeto. Responsabilidad. Para reflejar la mística institucional de esta dependencia se requieren satisfacer necesidades para desarrollar las actividades propias de la misma, como lo son: 1.- Difundir continuamente las acciones que realiza la Administración 2009-2012. 2.- Realizar un Plan de Medios Masivos para la difusión de las obras y acciones de la Administración 2009-2012. 3.- Coordinar los eventos especiales en los que intervenga el Honorable Ayuntamiento. 4.- Realizar periódicamente acciones de vinculación con los diferentes sectores de la sociedad francorrinconés; asociasiones, clubs sociales, ONG's, etc. 5.- Realizar una vez al año un estudio de la percepción que tiene la ciudadanía de la Administración Municipal. 6.- Realizar un video institucional y spots de difusión para los diferentes medios audiovisuales a los que se tienen acceso. 7.- Realizar campañas de difusión de Ecología y Medio Ambiente, Salud, Seguridad Pública, Educación, Protección Civil y Convivencia Social. Estas necesidades se vierten en el Presupuesto Programático Anual 2011, recursos con los que se busca cumplir cabalmente con cada uno de los objetivos propuestos. Una de las herramientas que nos permite reconocer cuales son las necesidades es un Análisis FODA. El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situación actual de la organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas. Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas. Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
Análisis FODA Comunicación Social, RRPP y Eventos Especiales Fortalezas - Experiencia - Se cuenta con la infraestructura mínima necesaria para realizar las actividades - Conexiones con medios de comunicación -Manejo de tecnología y aplicaciones informáticas - Dependencia con formación profesional - Correlación con todas las dependencias de la Administración - Vinculación con diferentes sectores sociales - Conocimiento del medio Debilidades - Falta de equipo - Deficiencias en el espacio de trabajo - Falta de medio de transporte - Falta de coordinación con dependencias, en cuanto a agenda - Falta de comunicación de hechos de las dependencias a Comunicación Social cuando puedan impactar la imagen de la Administración - No se cuenta con elementos de evaluación suficientes Oportunidades - Actualización de herramientas de Tecnologías de la Información - Con mejor equipo, mejoramiento de producción - Alianzas estratégicas con sectores sociales y medios de comunicación - Generar conciencia informativa entre la población - Fomentar el uso de las herramientas de comunicación interna - Explotar los medios de comunicación alternativa Amenazas -Altos costos en medios de comunicación masiva - Eventos externos súbitos que se tienen que absorber - La información generada por fuentes parciales no oficiales - Contingencias ambientales o de seguridad. Sabemos entonces, cuales son las necesidades que hay que cubrir, y de que manera hacerlo, así como cuales son las áreas de oportunidad que podemos mejorar para lograr nuestras metas. Se detectan dos grandes carencias, equipamiento y los altos costos de los medios masivos. Con el equipamiento la labor podría se más expedita y eficaz, son más de 30 dependencias municipales a las que hay que atender, con servicios de diseño, coordinación de eventos, cobertura mediática, atención a prensa, entre muchos otros. Con mejor equipo se podrían mejorarlas condiciones y los procesos, así como los tiempos de reacción a las peticiones de instancias como internas como externas.
En cuanto a los medios masivos, está comprobado que tiene un gran impacto en la población, llega a mucho más gente y mucho más rápido, la eficacia no está en duda. Sin embargo el alto costo hace buscar medios alternativos. También estamos inmersos en las redes sociales con una Sala de Prensa Virtual y nuevas tecnologías de la información, que no tienen costo y también llega a un buen número de personas, desafortunadamente limitado a un sector. No podemos mantenernos asilados de los medios masivos, es una necesidad, por el tamaño poblacional y territorial del municipio. De esta manera se entrega un panorama de la dependencia, que busca siempre informar y mantener una percepción objetiva en la población
Presupuesto Presupuesto Anual designado para realizar las actividades que corresponden a esta dependencia municipal para el Ejercicio 2012 es: $ 1' 609, 555.01