MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TESORERIA
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS Y PAGOS A TERCEROS 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACION Definir las actividades del procedimiento de Transferencias y pagos a terceros por canales electrónicos, el cual tiene como objetivo garantizar el pago, de las obligaciones contraídas por la entidad, que cuentan con las respectivas apropiaciones presupuestales. El procedimiento, se realiza a través de los canales electrónicos autorizados para efectuar los pagos a los beneficiarios finales que puede ser el Contratista, Proveedor y funcionarios de planta de la entidad por concepto de salarios y prestaciones sociales, a su vez los descuentos de las nóminas, embargos judiciales, impuestos, servicios públicos y transferencias, Aportes de Salud y Pensión, entre otros, donde se les brinda el pago directo a la cuenta bancaria previamente definida y autorizada. Se efectúan por volúmenes, esto es múltiples pagos a la vez, reduciendo el tiempo de respuesta de las operaciones. La entidad utiliza los medios y canales electrónicos para la reducción de los costos de manejo del efectivo y de chequeras (ahorro de tiempo y mayor seguridad), el mayor desarrollo de la intermediación financiera, el mejoramiento de la transparencia en las transacciones y el control de los flujos de fondos. Adicionalmente, para proveer un mejor servicio a los clientes externos. Los clientes internos del procedimiento son los funcionarios de planta de cada una de las dependencias; los clientes externos son: las entidades financieras, contratistas, proveedores y entidades gubernamentales. 1.1. ALCANCE Inicia: Con la disponibilidad presupuestal, el contrato y Registro presupuestal previamente definido por el sistema Financiero GD, la orden de pago y comprobante de Egreso generado por la profesional universitario de contabilidad y tesorero de la entidad, con los documentos soporte y firmas correspondientes. Qué hace?: Registra las órdenes de pago (Cuentas) en el cuadro de Excel establecido por el Banco; Verifica número y tipo de cuenta bancaria, nombre del beneficiario final y monto a pagar; Realiza el archivo plano; efectúa el cargue de la información en la plataforma del banco; Organiza los registros para la aprobación y pago. Termina: El Subdirector Administrativo y Financiero o Tesorero genera el pago en el canal electrónico a los contratistas, proveedores, funcionarios y entidades gubernamentales, se verifica los pagos no exitosos para reiniciar el giro, se remite los soportes para ser escaneado y trasmitido por la plataforma de gestión transparente. E: 12/05/2015 Página 1 de 6
2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Secretaría General y Subdirección Administrativa y Financiera 2.2. Responsable operativo: Profesional Especializado de Contratación, Profesional Especializado de Presupuesto, Profesional de Contabilidad, Profesional de Tesorería 2.3. Responsables Control y Mejoramiento: Control Interno de Gestión. DEFINICIONES: Canales electrónicos de pago: Los medios y canales de pago son una herramienta fundamental que permite la transferencia de dinero a cambio de bienes y servicios. Sistemas eficientes que facilitan y promueven una mayor actividad económica. Transferencia electrónica: Medio de pago a través de un canal electrónico de una entidad financiera, que autoriza a la persona a cuyo favor es emitida, el abono en cuenta bancaria, previamente registrada y autorizada se realiza mediante un Pc, usuario y clave de acceso. Cheque Ordinario o Cheque de Gerencia: Medio de pago Genérico que se realizará mediante autorización del Subdirector Administrativo y Financiero para clientes externos que soliciten este medio de pago y el levantamiento de restricciones de pago se realizara previo oficio de solicitud y visto bueno del jefe de la dependencia. 3.2. PHVA Planeación: Planeación de los recursos humanos, logísticos y financieros para la operación del procedimiento. El perfil de las personas y administración de usuarios autorizados para el manejo de la plataforma bancaria, definición del funcionario encargado de la atención para dar respuesta inmediata a los requerimientos y consultas sobre pagos a los clientes externos del proceso. Hacer: Autorizar y gestionar el pago por medio de transferencia electrónica al beneficiario final de la cadena presupuestal y no presupuestal. Verificar: Número y Tipo de Cuenta Bancaria, Calidad en el tiempo de respuesta del pago al tercero (oportunidad, disponibilidad, seguridad y veracidad de la información). Disponibilidad en el flujo de efectivo. Total de operaciones efectuadas al mes. Número de reclamaciones y % de pagos satisfactorios mes. Actuar: Generar acciones de mejora continua en la prestación del servicio, en las respuestas al usuario y en la veracidad y seguridad de la información. E: 12/05/2015 Página 2 de 6
CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Pagos a terceros y nóminas como beneficiario Final. Descripción de actividades: DESCRIPCIÓN. CÓMO? 1. El Profesional de Tesorería expide comprobante de Egreso de las obligaciones contraídas por la entidad y que cuentan con el respectivo proceso presupuestal previo en el sistema financiero GD 2. Punto de control: El funcionario encargado del cargue de la información, valida el nombre del beneficiario final con el nombre que figura en el contrato, el tipo y número de cuenta autorizado por cada uno de los Beneficiarios y monto a girar. 3. Una vez verificada la información, alimenta los datos de giro en el cuadro de Excel diseñado por la entidad bancaria o en su defecto en la plataforma tecnológica aportada por cada una de las entidades financieras. 4. Registra las novedades de cuentas bancarias autorizadas. 5. Realiza el cargue masivo de información en la plataforma del banco, discriminada por nóminas o terceros. 6. Punto de control: El subdirector administrativo y financiero profesional Universitario de tesorería valida que la información contenida en la plataforma en efecto obedece a las cuentas por pagar del periodo. 7. El subdirector Administrativo y Financiero o profesional Universitario de Tesorería, autoriza la transferencia (pago) de los planos que se encuentran en la plataforma bancaria. Punto de control de la entidad financiera: Confirma las operaciones registradas en la plataforma bancaria, antes de la transferencia electrónica. 8. Verifica las operaciones no exitosas para reiniciar el proceso de pago en la plataforma previo ajuste de los datos para que sean concordantes en cuanto al nombre, identificación, número y tipo de cuenta bancaria. 9. Imprime y firma el Reporte detalle de pagos del banco o en su defecto deja la respectiva anotación de la fecha y numero de autorización bancaria por la cual se realizó el pago. E: 12/05/2015 Página 3 de 6
10. Remite los documentos de pago para el cargue masivo al programa de gestión transparente con la secretaria de la subdirección administrativa y Financiera los documentos soporte, con el reporte descrito en el numeral anterior. 11. La secretaria de la subdirección Administrativa y Financiera carga y verifica que los pagos han sido validados y cargados exitosamente en el sistema dispuesto por la Contraloría General de Santander. Para la elaboración del Boletín de Ingresos y Egresos en el sistema financiero. Responsable: Externo: El tercero que reporta el número y tipo de cuenta. Interno: Tesorero General (Profesional Universitario), quien se encarga de preparar el archivo plano o las transacciones individuales en la plataforma de cada entidad bancaria y Subdirector Administrativo y Financiero, quien autoriza los giros. Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer las condiciones de pago. Interno: El manejo de la plataforma bancaria; básicos en sistemas y en el aplicativo sistema Financiero GD-Delfín Recursos esenciales: Interno: Internet, computador independiente con IP registrada en la entidad bancaria, impresora, papel y tinta. Normatividad: Herramientas de control: Interno: Frecuencia: diario Tecnología Sistema Financiero GD DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos de referencia: Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de Gestión Pública de calidad. Política de calidad. Mapa de riesgos del proceso. Políticas de uso. E: 12/05/2015 Página 4 de 6
Preguntas frecuentes. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Ley de Presupuesto. Estatuto Tributario Normas de contabilidad universalmente aceptadas. Instructivos del Sistema bancario Elaboro: Iván Said Ordoñez Bermúdez. Profesional Universitario Tesorería E: 12/05/2015 Página 5 de 6