AUDITORÍA INTERNA INFORME DE AUDITORÍA N AF-006-2015 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO (NICSP) Abril 2016
ÍNDICE A. Introducción.. 2 1. Origen del Estudio 2 2. Objetivo del Estudio. 3 3. Objetivos Específicos 3 4. Alcance. 3 B. Resultados.. 3 1. Proceso de Implementación de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.. 3 C. Conclusiones. 5 D. Recomendaciones. 5 Anexo N 1. 6 Anexo N 2. 7 Pág. 1
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO (NICSP) INFORME DE AUDITORÍA N AF-006-2015 I. Introducción 1. Origen del Estudio La presente evaluación se realiza de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna, para el año 2015, y en acatamiento a la normativa que rige la profesión de auditoría. La Ley General de Control Interno No.8292, señala lo siguiente: SECCION IV Informe de Auditoría Interna ARTÍCULO 37.- Informes dirigidos al jerarca Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. ARTÍCULO 38.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un 2
plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. ARTÍCULO 39.- Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. 2. Objetivo del Estudio Comprobar la adecuada planificación y ejecución del proceso de implementación de las NICSP en el Registro Nacional. 3. Objetivos Específicos: a. Comprobar que la administración activa formule un plan de acción que garantice el estudio de cada una de las normas a implementar, y establezca correctamente las medidas a ejecutar para el cumplimiento de la nueva normativa contable. b. Verificar la correcta ejecución y seguimiento del plan de implementación de las NICSP. 4. Alcance Evaluar la adecuada planificación y ejecución del proceso de implementación de las NICSP en el Registro Nacional, verificando que la administración activa formule un plan de acción que garantice el estudio de cada una de las normas a implementar y establezca correctamente las medidas a ejecutar para el cumplimiento de la nueva normativa contable. Se verificará los avances y cumplimientos alcanzados durante el primer semestre del año 2015. II. Resultados 1- Proceso de Implementación de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Esta Auditoría Interna revisó la aplicación y cumplimiento de la normativa en el proceso de Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, establecida en la directriz Nº 34918-H Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense del 09 de diciembre del 2008, el artículo 7 de esta directriz establece: 3
Artículo 7 Vigencia para la adopción e implementación de las NICSP: A partir de la publicación del presente Decreto, las instituciones incluidas en su alcance, deberán continuar realizando los cambios necesarios en sus sistemas contables y en los sistemas informáticos de soporte a los procesos contables, de acuerdo a sus planes de acción y a las directrices que emita la Contabilidad Nacional, con el fin de que a partir de enero de 2016, se proceda a realizar los procesos contables con base en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) publicadas en español por el IFAC, a la fecha de emisión de este decreto Para dar cumplimiento a la citada directriz, la Auditoria Interna pudo corroborar que el proceso que lleva la institución, es a través de la comisión encargada de evaluar la aplicación de las NICSP, y que actualmente está conformada por funcionarios: de la Dirección Administrativo, del departamento Financiero, del Subproceso de Contabilidad, del Subproceso de Presupuesto, del Subproceso de Tesorería, de la Proveeduría Institucional, de la Asesoría Jurídica, de Recursos Humanos, de la Auditoría Interna y de la Dirección de Informática, según consta en el oficio DGRN-0308-2013 del 15 de marzo del 2013 (Ver Anexo N 1) Además, esta comisión cuenta con un plan de acción para facilitar el proceso de implementación de las normas; dicho plan contiene una serie de programas, actividades y tareas que llevan al cumplimiento de las NICSP, para cumplir con ese plan de acción, se conformaron subcomisiones, las cuales tienen que desarrollar procesos o procedimiento para lograr llevar a cabo los programas y actividades a implementar, estas subcomisiones deben de presentar informes de los avances obtenidos a la fecha establecida en el plan de acción. Mediante Directriz DCN-001-2012, Nuevos lineamientos para la implementación de NICSP del 17 de febrero del 2012 emitida por la Contabilidad Nacional, se solicitó realizar un replanteamiento del proceso de implementación, para este estudio se revisó el cumplimiento del mismo según el informe de avance que se envía trimestralmente a la Contabilidad Nacional en cumplimiento a los lineamientos establecidos por el órgano rector. La Contabilidad institucional envió el INFORME DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACION NICSP, del segundo trimestre de año 2015, a la Contabilidad Nacional, vía correo electrónico el día 8 de julio de 2015, muestra los objetivos alcanzados y los pendientes, en relación al porcentaje de cumplimiento deseado por la Contabilidad Nacional. En el último Informe, el porcentaje de avance total es de un 92%, en comparación con el plan de acción realizado por la institución, este porcentaje alcanzo un 90%, dicha diferencia es mínima, se puede considerar que está dentro de porcentaje esperado por la Contabilidad Nacional (Ver Anexo N 2). Se hace notar que la única actividad que tiene una diferencia de 15% por debajo del porcentaje propuesto por la Contabilidad Nacional, es la que establece Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares 4
propuestas, la misma está en proceso de recopilación, y el porcentaje de cumplimiento es de un 0%, este porcentaje afecta el porcentaje global del programa denominado Utilización del PGCN y el Manual Funcional de Cuentas Contables. Las demás, actividades tienen porcentajes muy similares a los porcentajes propuestos por la Contabilidad Nacional. III. Conclusiones El proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público en la institución, presenta un avance del 90%, según el Informe de Avance de la Implementación NICSP, que corresponde al segundo trimestre del año 2015 y que fue enviado a la Contabilidad Nacional, vía correo electrónico el día 8 de julio de 2015, porcentaje que refleja el esfuerzo y la dedicación que ha hecho la institución para cumplir con la directriz Nº 34918-H Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) y estar preparada para aplicar la normativa a partir del año 2016. La actividad denominada Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares propuestas, aun no cumple con el porcentaje de avance mínimo requerido por la Contabilidad Nacional (70%), debido que está en proceso de recopilación de la información. IV. Recomendaciones A la Dirección Administrativa 1. Establecer las medidas necesarias para que las tareas que se encuentran en un porcentaje menor al 70% cumplan con ese porcentaje mínimo requerido por la Contabilidad Nacional. 5
ANEXOS Anexo N 1 Comisión Institucional de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) Oficio DGRN-0308-2013, 15 marzo 2015 6
Anexo N 2 INFORME DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACION NICSP II Semestre del año 2015 Programa Actividad Tareas Capacitación Inducción y capacitación sobre NICSP-Implementación del PGCN Metodología y Guía. 1. Concientizar sobre la gestión gubernamental y la gestión financiera. 2. Gestión de Cambio. 3. Capacitación Continua NICSP-PGCN Porcentaje propuesto por Contabilidad Nacional Porcentaje de avance (promedio) 96% 97% 7
Utilización del PGCN y el Manual funcional de cuentas contables. Utilización de la guía de aplicación para la implementación del Devengo. Depuración de Saldos. Con base a los instrumentos proporcionados por DGCN, realizar las acciones necesarias para su implementación Identificar y clasificar rubro, eventos generadores de registro, momentos de registro, política contable relacionada, cargos y abonos a las cuentas. Cumplir con la Depuración de Saldos establecida por la DGCN en la Guía de Implementación 2010 (punto 9) 1. Analizar la descripción de las cuentas del nuevo PGCN para identificar y extraer las correspondientes para uso de la institución. 2. Identificar y extraer las políticas de PGCN que aplican a las transacciones de la institución. 3. Elaborar las propuestas de las políticas particulares que la institución requiera, de acuerdo con la política general de PGCN. 4. Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares propuestas. 1. Guía de Activos. 2. Guía de Pasivos. 3. Guía de Patrimonio. 4. Guía de Ingresos. 5. Guía de Gastos. 1. Saldos de las cuentas de activos. 2. Saldos de las cuentas de pasivos. 3. Saldos de las cuentas de patrimonio. 85% 70% 95% 95% 86% 85% Traslado de saldos. Tratamiento de Activos No Financieros Establecer la relación de las cuentas utilizadas hasta el 31/12/2013 con las cuentas del nuevo PGCN. Reconocimiento de los Activos no Financieros de acuerdo a las NICSP, tomando en cuenta los transitorios. 1. Cierre del Balance General con las cuentas contables ya utilizadas. 2. Homologar las cuentas actuales versus las cuentas nuevas del PGCN. 3. Trasladar los saldos depurados al 31/12/2013. 4. Apertura del ejercicio 2014 con la aplicación de las NICSP. 1. Inventarios. 2. Propiedad, planta y equipo. 3. Propiedades de Inversión. 4. Bienes de Infraestructura. 99% 99% 95% 93% 8
Tratamiento de Instrumentos Financieros Manuales de Procedimientos Contables Integración del Sistema de Administración Financiera Reconocer, valuar y exponer todos los instrumentos financieros según NICSP Actualizar los manuales de procedimientos contables. Homologar los clasificadores presupuestarios con las cuentas contables. 5. Activos Intangibles. 6. Activos biológicos. 7. Activos concesionados. 1. Activos Financieros 2. Pasivos Financieros 3. Instrumentos de Patrimonio 4. Beneficios a los empleados 5. Arrendamientos Financieros 1. Confeccionar los manuales de los procedimientos contables con los formatos establecidos por la Contabilidad Nacional. 2. Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación. 1. Identificar las cuentas contables y su relación con 98% 95% 81% 85% los clasificadores presupuestarios. 90% 90% 2. Ajustar sus sistemas de apoyo contable con las matrices de integración. TOTAL 92% 90% Fuente: Elaborado por Lic. Manuel Sequeitra Badilla, Auditoría Operativa - agosto 2015. 9