UNIVERSIDAD DE PANAMÁ Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria Departamento de Planificación Administrativa GUÍA TÉCNICA para la FORMULACIÓN del PLAN OPERATIVO ANUAL ABRIL 2013
Edita: Universidad de Panamá Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria Departamento de Planificación Administrativa Este documento fue editado en abril de 2013 e impreso en los talleres de la Imprenta Universitaría de la Universidad de Panamá. Diseño y Diagramación: Lic. Jorge Nelson Tristán S.
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Dr. GUSTAVO GARCÍA DE PAREDES Rector Magnífico Dr. JUSTO MEDRANO Vicerrector Académico Dr. JUAN ANTONIO GOMEZ H. Vicerrector de Investigación y Postgrado Mgter. JOSÉ CHEN BARRÍA Vicerrector Administrativa Ing. ELDIS BARNES Vicerrector de Asuntos Estudiantiles Mgtra. MARÍA DEL CARMEN T. DE BENAVIDES Vicerrectora de Extensión Dr. MIGUEL ÁNGEL CANDANEDO Secretario General Mgter. LUIS POSSO Director de Centros Regionales y Extensiones Universitarias
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA Dr. Enrique Lau Cortés Director General Mgtra. J. Gina Román Subdirectora de Planificación Profa. Nixa de Tirado Subdirectora de Evaluación EQUIPO TÉCNICO Licda. Esther Velotti de Robles Jefa de Planificación Administrativa Mgtra. Patricia Arjona Planificadora Evaluadora Licda. Erika P. Jiménez B. Planificadora Evaluadora
INDICE PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN ASPECTOS GENERALES página página página i ii 13 CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL página 15 IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES GLOSARIO ANEXOS BIBLIOGRAFIA página página página página 18 19 25 31
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá PRESENTACIÓN En el marco del mejoramiento continuo de los procesos y actividades que se desarrollan como parte de una gestión de calidad, la Universidad de Panamá, a través de la Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria, pone a disposición de la comunidad universitaria y público en general; la Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá. El Plan Operativo Anual (POA), se constituye en una herramienta de planificación estratégica toda vez que en él se consolidan de manera detallada los proyectos que las unidades académicas y administrativas, se proponen desarrollar en un tiempo determinado, que para el caso de las instituciones públicas es de un año, ya que está vinculado al presupuesto. Esta herramienta propone unificar los criterios y las metodología que se recomiendan aplicar en la elaboración del plan operativo anual, como parte de fundamental de una gestión basada en resultados. Esperamos que este documento contribuya con las labores de planificación que realizaran los funcionarios que tienen como asignación elaborar el Plan Operativo Anual, en su Unidad. 9i
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá INTRODUCCIÓN La elaboración del plan operativo en la Universidad de Panamá, se realiza de manera automatizada a través del Sistema de Presupuesto (SIPRE), el cual está vinculado con el Plan de Desarrollo Institucional y sustenta el proyecto de presupuesto. Esta guía es el resultado de la experiencia de la Universidad de Panamá, en relación con la aplicación de una herramienta de planificación estratégica, como apoyo a la gestión institucional; además se propone orientar y apoyar los procesos de que se realizan en la elaboración del plan de acción que contiene información relevante como: la unidad responsable, el nombre del proyecto, eje estratégico que lo vincula con el plan de desarrollo institucional, el método de cómo se realizará, el periodo de duración, la identificación de los recursos, fuente de financiamiento, resultados esperados, indicadores, entre otros. El contenido del documento se ha estructurado de la siguiente manera: la presentación, introducción, aspectos generales, contenido del plan operativo anual, glosario y anexos. Por lo anterior podemos concluir que los resultados de una buena gestión de calidad basada en resultados depende, en gran medida, de la voluntad y compromiso de los gestores; por tanto, se hace necesario claridad en la definición de los objetivos, estrategias, metas, programas, proyectos y de la capacidad institucional para realizar las acciones necesarias que darán cumplimiento a lo establecido en el Plan de Desarrollo conforme a los principios de eficiencia y eficacia. 11 ii
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá I. ASPECTOS GENERALES Qué es un Plan Operativo Anual (POA)? Es un instrumento de apoyo a la gestión basada en resultados, que contiene los programas, proyectos, acciones, objetivos y metas; así como el tiempo destinado para su ejecución y la expresión financiera para llevarlas a cabo. Podemos decir que el Plan Operativo Anual (POA), está concebido como un instrumento de planificación de corto plazo que tiene como finalidad concretar la gestión anual de las Unidades Académicas y Administrativas, con base en los objetivos y los lineamientos de la organización a fin de que la acción universitaria sea direccionada en procurar contribuir con el bienestar de la población panameña. Además debe estar perfectamente alineado con el Plan Estratégico de la Universidad de Panamá, y su especificación sirve para concretar tanto los objetivos a conseguir cada año como la manera de alcanzarlos, aspectos que debe seguir cada entidad (Dirección, Departamento, Sección, Oficina). (Modelo Anexo 1) Permite Planificar las actividades anualmentes. Elaborar el presupuesto, sustentado en una herramienta técnica de la planificación estratégica. Verificar y medir el avance o ejecución de los proyectos con relación a lo presupuestado. Replantear la utilización de los recursos a fin de optimizarlos. 13
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria Importancia Es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las tantos académicas como administrativas que se proponen realizar las dependencias de la institución. El Desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles, el cumplimiento de objetivos y metas trazadas. Ventajas del Plan Operativo Anual Orientar los procesos de trabajos, convirtiendo los propósitos institucionales en pasos claros y en objetivos y metas evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto. Es una herramienta de gestión. Vincula las Políticas y Estrategias con las actividades realizadas. Visibiliza las estrategias y los resultados. Es un hilo conductor para el gerente. Ordena y prioriza las actividades por desarrollar, según el tipo de Estrategia. Mide los resultados en relación con las actividades programadas vs. las realizadas. 14
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá II. CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO a Ejes Estratégicos Son los lineamientos básicos con que se identifica el desarrollo de la institución. Cada una de estas líneas constituirá un eje estratégico. Los Ejes Estratégicos se definen como los resultados que se propone alcanzar en un futuro la Universidad de Panamá, en este caso forman parte del Plan de Desarrollo el cual está concebido a 5 años. b Nombre del Proyecto Indique la denominación del proyecto, el mismo debe responder a la solución del problema o necesidad. c Tipo En este apartado se han establecido 5 clasificaciones: Administrativo, Docencia, Extensión, Investigación y Producción y Servicios. Todas están orientadas a las principales funciones de la Institución y cada proyecto deberá responder a una o más de estas clasificaciones. d Cómo lo vamos hacer? Identificación de las actividades, se refiere a las tareas que se deberán ejecutar para el logro de los objetivos y las metas del proyecto. 15
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria e Período En esta apartado se establece en términos de tiempo la duración del proyecto. Inicio Tiempo en que se proyecta o estima empezar o comenzar el proyecto (día y mes). Fin Tiempo en que se proyecta o estima terminar el proyecto (día y mes). f Cronograma Para crear un cronograma de proyecto, lo ideal que el Coordinador del proyecto elabore o estructure una lista detallada del trabajo o las actividades, que se deben realizar para el desarrollo del proyecto. g Resultados Esperados Qué esperamos lograr con la ejecución del proyecto? Se refiere a la situación deseada (cambios esperados) que se atribuyen a la ejecución o desarrollo de las actividades y/o tareas programadas en el proyecto. h Indicadores Los indicadores deben ser cuantificables y medibles que nos permiten determinar lo que vamos a evaluar en un tiempo determinado. Entre los indicadores de desempeño podemos mencionar: Eficacia. Mide el nivel de cumplimiento de los objetivos. Eficiencia. Permiten medir el buen uso de los recursos en la producción de los resultados. 16
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá Economía. Miden la capacidad del proyecto para recuperar los cotos incurridos. Cronograma. Miden el nivel de cumplimiento de los plazos programados para la ejecución de las actividades. i Identificación de Recursos Consiste en determinar de manera detallada y desglosada los recursos necesarios para ejecutar las actividades programadas en el proyecto. (Recurso humano, materiales, equipos, mobiliarios, espacio físico, entre otros). En este apartado los recursos deberán identificarse por objeto de gasto, atendiendo el codificador del sector público. j Fuentes de Financiamiento Este aspecto se refiere a la entidad u organismos que facilitarán los recursos económicos y/o especies, para la ejecución del proyecto. En la Universidad, un proyecto puede financiarse a través de las siguientes fuentes: Interna - Institucional, a través del presupuesto (fondos corrientes, inversiones y/o autogestión) Organismos externos Financiamiento mixto. k Responsable Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia del trabajo, es el obligado a responder por el resultado del proyecto. 17
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria III. IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES El seguimiento y la evaluación, mediante la retroalimentación son herramientas importantes para fortalecer los procesos de planeación y posibilitar su alcance para procurar una mayor efectividad institucional (eficacia más eficiencia). Visto de esta manera, la planeación y la evaluación son procesos complementarios. El seguimiento tiene como objetivo monitorear el cumplimiento de los resultados y las metas programadas de cada proyecto establecido en el en el Plan Operativo Anual. Esto facilitará determinar, entre otros aspectos, la adecuada utilización de recursos y la ejecución de las actividades detalladas en el tiempo indicado en el cronograma. (Modelo Anexo 2) Además el seguimiento contribuye a la consecución de los objetivos planteados durante el proceso de ejecución y permite detectar oportunamente deficiencias, obstáculos o necesidades de ajuste. La información obtenida durante la fase de seguimiento, proporcionará la base de la evaluación del Plan Operativo. La evaluación es la fase del proceso de planificación que consiste en la comparación de los resultados con los objetivos y metas propuestas. En este sentido, la evaluación constituye una herramienta de gestión que permitirá tomar decisiones al proveer información relacionadas con el grado de cumplimiento de los objetivos del Plan, los desvíos en el cumplimiento de los objetivos y sus causas, así como los principales problemas y cuellos de botella que requieran atención. (Modelo Anexo 3) 18
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá GLOSARIO 1 ACTIVIDAD 2 COMPLEJIDAD 3 CRONOGRAMA Conjunto de operaciones o tareas que realiza una persona o entidad. También puede definirse como una o más operaciones afines y sucesivas que forman parte de un proyecto ejecutado por una misma persona o unidad administrativa. Existen dos acepciones: la vulgar, que se refiere a un conjunto integrado por diversos elementos y la científica, sistema integrado por un gran número de partes que interactúan de forma no sencilla. En esta versión, la metáfora el todo es más que la suma de las partes, alude certeramente al hecho de que a partir de las propiedades y de las leyes de la acción cruzada de las partes, no es fácil inferir las propiedades ni el comportamiento del conjunto. Programas de actividades ordenados en el tiempo en el que además se suele especificar la duración de cada actividad, lugar de realización, responsable, etc. Puede ser escrito literalmente o en forma de tabla. 19
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria 4 DIAGNÓSTICO 5 EFICACIA 6 EFICIENCIA 7 ESTRATEGIA 8 EVALUACIÓN Tarea meramente práctica (no creativa) consistente en el análisis de los datos obtenidos con el sólo fin de obtener las mediciones necesarias antes de pasar al análisis de las hipótesis. Cumplimiento estricto de un dado objetivo; por ejemplo en el plazo predeterminado, sin atender a otros aspectos tales como el costo, el recorrido, la duración, etc. Una persona eficaz es la que cumple sus objetivos, sin reparar en costos. Cumplimiento satisfactorio de un dado objetivo optimizando todos los aspectos en juego para su consecución (costo, recorrido, esfuerzo, duración, desperdicios, etc.). Una persona eficiente es la que cumple sus objetivos y además optimiza el consumo de los recursos (de todo tipo) empleados. Conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión. Constituye una herramienta de gestión que permite tomar decisiones al proveer información acerca del grado de cumplimiento de los objetivos del Plan, los desvíos en el cumplimiento de los objetivos y sus causas, así como los principales problemas y cuellos de botella que requieren atención. 20
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá 9 MONITOREO 10 OBJETIVO 11 OBSERVACIÓN 12 PERTINENCIA Observar sistemáticamente un conjunto de procesos de la gestión, con el fin de hacer los ajustes necesarios en las actividades y estrategias con el propósito de cumplir de manera óptima los objetivos de la gestión, expresados en el Plan Operativo, con un manejo adecuado de los recursos humanos, tecnológicos y financieros. Se refiere a la identificación de la finalidad o resultado hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos o metas que se propone a cumplir en un tiempo definido. Resultado que una entidad o institución aspira lograr. Comprobación simple de un hecho, obtención de datos. Es un proceso continuo, objetivo, flexible, individual y relativo, que sirve para la adquisición o recolección de información, datos y /o características en relación con objetos, circunstancias o actividades específicas. Cualidad de una entidad o de un hecho de satisfacer algún propósito o cuadrar a una dada situación. Por ejemplo, es pertinente que un alumno que va a rendir un examen lleve los útiles necesarios para dicho examen y no otras cosas que pudieran corresponder (ser pertinentes) a un partido de fútbol o a un baile. 21
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria 14 PLANEACIÓN ESTRATEGICA 13 PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) Es un instrumento de apoyo a la gestión basada en resultados: define las operaciones necesarias, estima el tiempo de ejecución, determina los medios (recursos financieros y no financieros requeridos), designa a los responsables para el desarrollo de las operaciones y establece indicadores de los resultados a obtenerse en el periodo que cubre. Anticipación y proyección en el tiempo de una serie de actividades que permitan a la empresa u organización cumplir con su Misión y establecer objetivos que la hagan avanzar por caminos que conducen a hacer realidad su Visión; todo ello consistente con los Valores de la organización. 15 PLANIFICACIÓN Plan general, científicamente organizado, para alcanzar los objetivos determinados. Es una herramienta de organización que facilita el proceso de toma de decisiones ya que supone analizar y estudiar la mejor forma de alcanzar los objetivos propuestos, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los mismos. 22
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá 16 PROYECTO 17 SEGUIMIENTO 18 SISTEMA Conjunto de actividades relacionadas y coordinadas entre sí que proponen lograr un objetivo en un término de tiempo determinado. Observar atentamente la evolución y el desarrollo de un proceso. Conjunto de elementos que ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto. 23
ANEXO
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria 26 UNIVERSIDAD DE PANAMÁ Modelo Anexo 1 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA PLAN OPERATIVO ANUAL PERIODO 2013 Unidad: Responsable: ESTIMACIÓN PROYECTO MÉTODO PERÍODO RECURSOS RESULTADOS INDICADORES REPONSABLE DE COSTO Cómo lo vamos a medir? Qué queremos lograr? Qué necesitamos para hacerlo? Cuándo lo vamos a hacer? Cómo lo vamos a hacer? Qué vamos a hacer? Índices cualitativos y cuantitativos. Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia del trabajo. Permiten verificar el nivel de logro en el cumplimiento de los resultados esperados. Es el nivel de logro que se espera alcanzar al finalizar el año (relacionado con la prioridad para el año) y se expresa como una situación alcanzada. 800 Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa. Espacio de tiempo que incluye toda la duración de algo. Grandes caminos que nos permitirán el logro de la Visión de la Institución. Conjunto orgánico y selectivo de acciones dirigidas a generar productos y resultados.
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá UNIVERSIDAD DE PANAMÁ Modelo Anexo 2 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA SEGUIMIENTO AL PLAN OPERATIVO ANUAL Unidad: Responsable: LIMITACIONES ACCIONES OBSERVACIONES ESTRATEGICAS AVANCE A LA FECHA % FECHA PROYECTO y/o ASIGNACIÓN N Inicio Terminación 27
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria Modelo Anexo 3 28
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá PANTALLA DE ENTRADA AL SISTEMA DE PRESUPUESTO (SIPRE) PANTALLA DE TRABAJO EN EL SISTEMA DE PRESUPUESTO 29
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria PANTALLA FINAL DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO Archivo Editar Ver Historial Marcadores Ventana Ayuda DIGEPLEU - Protección Universitaría POA INGRESOS IMFORMES MENU DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA Anteproyecto I. Definición de los Proyectos Plan operativo Anual P.O.A. 2014 Cerrar Anteproyecto Eje Estratégico Proyecto Eje Estratégico Total Recursos 1. Funcionamiento Administrativo Ninguno de los siguientes Ejes 45,204.00 Total 45,204.00 30
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá BIBLIOGRAFÍA 1 Glosario de Términos Especializados en las Áreas de Planificación Universitaria 2010, Universidad de Panamá. 2 Guía Técnica para la Formulación de Perfiles de Proyectos 2009, Universidad de Panamá. 3 Lineamientos Generales para formular el POA 2012, Universidad Autónoma del Estado de México. http://www.uaemex.mx/planeacion/infbascon/ capacitacioninterna/poa2012/manual%20sistema%20 Web%20POA%202012.pdf 31