CÓMO GENERAR LOS CERTIFICADOS DE RENTAS Y DECLARACION JURADA 2012 Fecha última Actualización: 16/Febrero/2016 Objetivo: Este documento pretende proporcionar al usuario la información necesaria para la correcta emisión de certificados de Renta y declaraciones Juradas en el sistema de Recursos Humanos Softland. Este procedimiento está compuesto de: 1. Información para la emisión de certificados de Renta 2. Información para la emisión de Declaraciones Juradas 3. Envío de información al servicio de impuestos internos SII. 1. INFORMACIÓN PARA LA EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE RENTA Datos importantes de considerar: Qué año de emisión se debe indicar al emitir los certificados de renta? El año de emisión que debe indicar es 2011, los certificados de renta siempre se emiten para el año recién cerrado. Qué significa el término PROVISORIO en recursos humanos? Softland Página 1
Es importante mencionar que cada año el Servicio de Impuestos internos, entrega nuevas rutinas de validación que se deben incorporar al Sistema de Recursos Humanos, por lo tanto, mientras éstas rutinas no sean incorporadas por softland y Certificadas por SII, Usted podrá emitir los certificados solo de manera PROVISORIA. Qué año de emisión se debe indicar al generar la Declaración Jurada? El año de la declaración jurada es 2012, año que se está tributando o informando las rentas del año anterior. Entonces: Año de emisión de Certificados = 2011 Año de Declaración Jurada = 2012. El proceso de emisión de certificados de renta, es un proceso que requiere de algunos parámetros que usted debe revisar antes de emitir los certificados de renta: TOPICOS A REVISAR VARIABLES EXIGIDAS A ASIGNAR PARA EMISION DE CERTIFICADOS DEFINICION DE LAS VARIABLES QUE COMPONEN EL CERTIFICADO EMISION DE CERTIFICADOS El sistema de recursos humanos, maneja hasta 24 meses en línea (totalidad de la información), por lo que el cálculo de sueldos llena mensualmente las variables (definidas en variables exigidas por el sistema, las cuales pueden ser reliquidadas directamente por el sistema en cualquier momento. DESCRIPCION DE LAS VARIABLES EXIGIDAS HONORARIO BRUTO: Es una variable de tipo valor, formato numérico y en el caso que use en recursos con honorarios se usa en donde ingresa el valor bruto del Honorario SUELDO BRUTO: Es una variable formula la cual suma el total de los Haberes Imponible como: Sueldo base mensual Horas Extras Gratificación Comisión Bono Imponible Aguinaldo Softland Página 2
COTIZACION PREVISIONAL:- Esta es una variable formula la cual suma los descuentos previsionales tales como: AFP Salud Isapre con Tope INP Seguro Cesantía trabajador APV Luego de revisar las variables exigidas para el proceso de certificados desde Enero a Diciembre de 2011, usted debe ingresar al menú Certificados de renta/declaración Jurada. Antes de hacer la emisión de Certificados de Renta, debe asegurarse que estén bien ingresados los factores de IPC para el año 2011. Softland Página 3
En la siguiente tabla se presentan los porcentajes de corrección monetaria para término de giro para los meses del año 2011. Una vez ingresado los valores de IPC, ingresar a la opción Emisión de Certificados. Softland Página 4
Tal como se señaló al principio de este documento, el año de los certificados debe ser 2011. Al generar los certificados de sueldos, pensiones y Jubilaciones, el sistema solicitará dos variables que se detallan a continuación. Softland Página 5
Las variables obligatorias son: MAYOR RETENCION: Es una variable de tipo numérica, permanente valor. RENTA EXENTA Y O NO GRAVADA: Corresponde al total de haberes NO imponible calculado durante el período de remuneraciones 2011. Como ejemplo se tiene: Las variables opcionales son: Asignación Familiar Colación Movilización Indemnización, etc. REBAJA POR ZONAS EXTREMAS: Esto es en el caso que la empresa este afecta a la franquicia del DL. 889 UTILIZA IMPUESTO UNICO DIARIO: Esto es en el caso que calcule impuesto único diario. A) Variable que indica fichas que utilizan impuesto único diario: Se debe crear una variable de tipo valor, en donde a la fichas que les calcule este tipo de impuesto le debe ingresar valor 1. B) Variable donde se encuentra el impuesto único diario: En la variable que asigne a este ítem, debe indica el monto de dicho impuesto Una vez definidas y asignadas estas variables, deberá seleccionar al personal para quienes se emitirán los certificados de renta, para ello debe ir seleccionando cada ficha y luego pinchar el botón Agregar Softland Página 6
Para continuar, debe pinchar el botón Siguiente. El sistema una vez que sea certificado por SII de acuerdo a las nuevas normativas de cálculo y validación para el proceso RENTA 2012, entregará esta pantalla donde usted puede indicar el tipo de certificado: Nuevos o ya existentes (refiérase a esto a los certificados que generados con anterioridad para el mismo período). Para el caso que sean Certificados nuevos, el sistema otorgará la posibilidad de grabar e imprimir los certificados a pantalla o directo a Excel. O la otra alternativa es sólo grabarlos (esta opción es utilizada cuando ya se tiene la información totalmente auditada y regularizada). Bajo esta misma opción, usted puede generar los certificados de manera Informativo, a modo de ensayo para validar y hacer los ajustes a la información histórica en caso que sea necesario hasta obtener la información correcta y emitirlos de manera oficial, solo así podrá pasar al siguiente paso que es la generación de la Declaración Jurada. Para el caso que usted indique que el tipo de certificado es EXISTENTES, el sistema habilita las opciones de Eliminar Certificados o solo imprimirlos. Es importante señalar que la opción ELIMINAR CERTIFICADOS, no significa que eliminará la información almacenada como histórica, lo que hace el sistema es eliminar los certificados que fueron generados en una emisión anterior, dando la alternativa de volverlos a generar y repetir este procedimiento cuantas veces sea necesario. (Opción que se sugiere realizar cada vez que realice alguna modificación en los datos históricos y su posterior cálculo de remuneraciones). Etapa final de la generación de Certificados de renta, el sistema entrega el número inicial del primer certificado. Softland Página 7
Al presionar el botón Terminar, el sistema comenzará a generar los certificados y los almacenará en tablas especiales dentro de la base de datos. En el caso que usted haya seleccionado, grabar e imprimir certificado, el sistema entregará a nivel de pantalla el o los certificados generados. Después de la emisión a pantalla o Excel, el sistema entregará el número del primer correlativo siguiente a imprimir. Softland Página 8
Por ejemplo, usted generó los certificados para 34 personas de un total de 100, al término de emisión de los 34 certificados, el sistema entrega como siguiente correlativo a generar el 35. Una vez concluida con éxito la emisión de los certificados, la información está correcta para la Declaración Jurada 2012. 2. INFORMACIÓN PARA LA EMISIÓN DE DECLARACIÓN JURADA Este proceso permite emitir la Declaración Jurada Anual Nº 1887 sobre Rentas, Art. 42 Nº 1 y de Retenciones de Impuesto Único de la Ley de la Renta y Nº 1879 de Declaración Jurada Anual sobre Retenciones Efectuadas. Ambas Declaraciones Juradas podrán ser emitidas en papel a modo informativo o generar un archivo para ser enviado vía Internet al SII. La información que aparecerá en ellos, será obtenida por el sistema desde los Certificados de Renta emitidos en el proceso anterior, o bien a través de información capturada directamente en Captura de Declaraciones de Renta. Al ingresar al menú Remuneraciones Certificados de Renta/Declaraciones Juradas/Emisión Declaración Jurada, se presenta una pantalla que detalla una serie de consideraciones que debe tener presente antes de emitir una Declaración Original. Se presenta la pantalla donde tendrá que indicar el tipo de Declaración Jurada (1887-1879) y el tipo de informe a emitir, el cual puede ser Original o Rectificatorio. Y año de Declaración, donde debe ingresar 2012. Softland Página 9
Certificado Original Corresponde a aquél que se emite por primera vez, basta con elegir esta opción para que se presente una pantalla informando una serie de consideraciones respecto al número de Folio, que se deben tener en cuenta frente a un informe original. Consideraciones al emitir una Declaración Original El número de folio para una Declaración Original siempre es uno (1). El número de folio de la Declaración no puede ser modificado por usted. Al momento de emitir la Declaración 1, se eliminarán las declaraciones previamente emitidas. Softland Página 10
Nota: Sr. Usuario, si usted seleccionó el año posterior al año tributario habilitado, el sistema desplegará un mensaje informando que será emitida la Declaración Jurada en forma Provisoria, ya que no contempla las nuevas validaciones del SII para el año tributario, tal como se muestra a continuación: Luego aparecerá una pantalla con los datos de su empresa que irán en la Declaración Jurada. Softland Página 11
Dentro de esta pantalla tendrá que señalar los antecedentes del declarante: Comuna, Correo Electrónico, Número de Teléfono y Número de Fax. El correo electrónico del declarante será utilizado por el SII para devolver información vía e-mail en caso de detectar algún error en la Declaración Jurada (este es un dato obligatorio). En este momento se encuentran activos los botones: Atrás para volver a la pantalla anterior, Cancelar, para anular el proceso y Terminar para continuar con el proceso. Softland Página 12
Figura Nº 3 Dentro de esta pantalla podrá optar: Generar el archivo para Internet, el cual será emitido para ser enviado al SII. Al optar por esta opción y luego elegir el botón Terminar, el sistema genera 1 archivo con extensión ZIP el cual contiene la información que deberá enviar vía Internet a través de la página del SII; el que estará encargado de validar la información e informar a través de un correo, los errores que se detecten en su Declaración. El archivo 99999999.zip corresponde al rut de su empresa sin el dígito verificador. Softland Página 13
Si usted emitió ambas declaraciones (1879 y 1887), los archivos correspondientes a cada declaración se alojarán ambos en el mismo archivo compactado, que para este caso de ejemplo corresponde al archivo 99999999.zip Ver Declaración Jurada, genera un informe con los antecedentes que serán enviados al SII, de tal forma que el contribuyente revise todos los antecedentes y posteriormente genere el archivo para la Internet. Al optar por esta alternativa podrá optar por Vía pantalla, el informe se presenta y junto a él los botones que le permitirán imprimirlo y desplazarse a través de sus páginas (ver siguiente imagen), o Vía Excel el cual traspasa la información a una Planilla Excel, donde podrá hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona. Vista Previa de la información, permite desplegar una vista previa vía Excel, con la estructura y detalle del archivo a enviar al SII (opción habilitada sólo para las Declaraciones Juradas del año tributario, es decir deshabilitada para las Declaraciones Provisorias). Esta vista previa tiene como finalidad confirmar los valores que se están reportando. Certificado Rectificatorio: Es aquel que se emite cuando se requiere efectuar modificaciones a la información indicada en el original. Softland Página 14
Al elegir esta opción, tendrá que indicar el Folio y el RUT de la Declaración emitida anteriormente, de tal forma que pueda ser asociado a la rectificación. Ambos antecedentes son propuestos por el sistema y pueden ser mantenidos o modificados. A continuación tendrá que seleccionar el botón Siguiente para continuar con el proceso y en la pantalla que se despliegue, mantener o modificar los antecedentes del Declarante conforme a sus requerimientos y continuar de la misma forma que se indicó Para la declaración Original. 3. ENVÍO DE INFORMACIÓN AL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS SII. PASO 1: Menú: Declaraciones Juradas / Declaraciones Juradas de Renta / Declarar y Corregir Declaraciones. Softland Página 15
PASO 2: Posteriormente debe seleccionar la opción: Enviar o corregir Declaraciones Juradas Mediante Software envió mediante Software. PASO 3: Debe ingresar el Rut y Clave de empresa. Softland Página 16
PASO 4: Seleccionar el archivo a enviar. En este paso se debe seleccionar el botón Examinar y buscar el archivo generado en el proceso de generación de Declaración Jurada. Importante: El periodo debe ser 2012 tal como lo indica el mensaje de SII Softland Página 17
Nota: Según inormación publicada por el Servicio de Impuestos Internos, los plazos para presentar las Declaraciones Juradas son: Declaración 1879 -> 26 de Marzo de 2012. Declaración 1887 -> 23 de Marzo de 2012. Softland Página 18