GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN EN FERIAS INTERNACIONALES Lic. Fernando Urdaniz Fundación ProMendoza
Introducción Manual de Participación en Ferias Internacionales Una de las formas más directas e inmediata de ingresar en un nuevo mercado es participando en Ferias Internacionales. La palabra feria se deriva del latín feriae, esto es día de descanso. Tomando esto al pie de la letra, lamentablemente algunas ferias se transforman de inmediato en feriae, si no se hizo toda una atenta programación para antes, durante y después de la feria. Estos eventos internacionales son ocasiones únicas que congregan, en un mismo tiempo y lugar, la oferta mundial de uno o varios sectores determinados También cabe destacar que se han convertido en los últimos años en una instrumento muy eficaz debido a que proporciona más beneficios y determina más rápidos resultados que cualquier otro instrumento de promoción. Participar en una feria internacional es también una ocasión para profundizar el estudio de un mercado y es, a su vez, un pasaje casi obligatorio para la empresa que desea hacerse conocer en el mismo. También es necesario tener presente que en forma paralela a la realización de la feria se efectúan actividades paralelas, como ser talleres técnicos, seminarios, rondas de negocios, degustaciones, presentaciones, etc. que en ocasiones se complementan con visitas a importadores, representantes y agentes locales. Fundación ProMendoza ha sido creada, entre uno de sus objetivos primordiales, con el fin de estimular la presencia de exportadores locales en las principales ferias internacionales. Por este motivo, cada año se seleccionan las ferias internacionales, dentro del calendario anual elaborado por la Fundación Export.Ar, que presentan las mejores ventajas para los productos de Mendoza. En este contexto, éste guía práctica está destinada a señalar los aspectos fundamentales que las empresas que exportan, o están en vías de hacerlo, deben tomar en cuenta una vez que deciden participar en una feria o evento internacional. Antes de comenzar con el análisis de los elementos, es necesario realizar una AUTOEVALUACIÓN para saber si su decisión es la adecuada. Sabe cuáles son las ferias más adecuadas para su producto? Hace promoción de su empresa para asegurar el mayor público de visitantes? Lleva una lista con costos de transporte a los puertos que cubren las áreas principales del mercado internacional: Nueva York, Santos, Rotterdam, Marsella, Los Ángeles, Miami, Yokohama, entre otros.? Visitó previamente la feria para saber si es la feria adecuada para exhibir sus productos? Conoce el Reglamento de la Feria y los procedimientos necesarios para participar? Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 2
Ferias Comerciales Manual de Participación en Ferias Internacionales Las ferias son el instrumento más importante y barata para acelerar la entrada de una empresa en el mercado internacional. Las Ferias se dividen en dos categorías: vertical o monográfica y la horizontal o general: Vertical o Monográfica: Es en la que se exponen los productos de todo un sector o subsector industrial a escala internacional. Horizontal o General: Es en la que se exponen una amplia variedad de productos o sectores, es decir son multisectoriales. Este es el típico ejemplo de las ferias que se llevan a cabo en los países menos desarrollados. Es importante destacar que la empresa que elige la feria como lugar para presentar y promocionar sus productos sus productos por primera vez en el mercado exterior debe tener en cuenta algunos criterios que le permitan seleccionar la feria más conveniente entre las que se celebran en todo el mundo. En primer lugar hay que tener en cuenta que lo importante es el MERCADO y no la FERIA, y, en consecuencia, asistir a una feria debe ser el resultado de una decisión inserta en el Plan de Marketing de la empresa, en el cual la feria es uno de los medios para conseguir el objetivo de introducir un producto en un mercado, pero no el único. Asistir a una feria sin antes no haber estudiado el mercado en el cual se realiza y las posibilidades de introducir nuestros productos en el mismo, es malgastar los recursos escasos con que cuenta las empresas y el tiempo invertido en la participación. En consecuencia, es tan o más importante la Estrategia de Planificación para la feria y el plan de acción a llevar a cabo tanto durante como después del evento. La feria permite presentar el producto y comunicar su argumento de ventas, y a su vez conocer la opinión de los potenciales clientes y contactar a posibles distribuidores o agentes interesados en la distribución del mismo. Aunque también es cierto que el producto queda sometido al análisis de la competencia. Debido a que la asistencia a ferias es un instrumento muy importante de promoción, es necesario participar en forma continua y para eso hay que tener presente algunos elementos: Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 3
a) Calificación: es necesario saber cuantos visitantes, nacionales y extranjeros asistieron a la feria en la última edición y cual ha sido el nivel de los mismos, es decir si asisten los tomadores de decisiones o empleados de menor rango. b) Expositores: la cantidad de expositores nacionales y extranjeros determina el carácter internacional de una feria. c) Catálogos de Expositores: Si es posible, hay que revisa los catálogos de expositores de ediciones anteriores para saber que tipo de empresas asiste y si la competencia también lo hace. También esto permitirá saber quienes asisten frecuentemente y quienes lo hacen por primera vez. d) Opinión Empresaria: Otro elemento es averiguar la opinión de otras empresas nacionales que hayan participado en ediciones anteriores y que sean confiables. A la hora de tomar la decisión de participar, y a pesar de lo atractivo de los catálogos o de los argumentos de venta de los organizadores, no todas las ferias son interesantes ni tampoco se puede exponer en todas las que se quisiera ya que el gasto de participación es muy grande. Es más importante elegir la feria en función del MERCADO al cual se quiere ingresar y destinar los recursos con que se cuenta con el fin de lograr una participación exitosa, ya que esto, eventualmente, traerá beneficios comerciales en el corto plazo, lo que ayudará a amortizar la inversión que hace la empresa para participar. Por otro lado, existen algunas ferias de carácter mundial a las cuales la asistencia y/o participación es de carácter casi obligatorio. Ej: ANUGA (Alemania) y SIAL (Francia) para el sector de alimentos y bebidas. Luego de tomar la decisión de participar en una feria, es necesario saber a que clientes invitar a que visiten el stand y que acciones programar durante la exposición. Con relación a la gente a interesar, se puede obtener un listado de personas de varias fuentes: - Clientes potenciales que residan en el país en el cual se organiza la feria, y estos pueden ser obtenidos del Estudio de Mercados (habitualmente preparado por la Sección Comercial de las Embajada Argentina del país). Este listado debe estar lo más completo posible, es decir debe incluir el nombre del responsable de compras o gerente que tenga poder de decisión. - Asociaciones Empresariales y Cámaras que tengan asociados a los cuales les pueda interesar visitar el stand de la empresa. - Clientes actuales, ya que algunas ferias, sobretodo las de carácter de asistencia casi obligatoria, sirven para encontrarse con los clientes, conocer sus necesidades, realizar nuevas propuestas, planificar comercialmente los futuros negocios, averiguar sobre el estado de la competencia etc. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 4
La manera de lograr contactos y promocionar nuestra participación es a través del envío de: - mailing personalizado - correo electrónico - llamada telefónica o envío de fax - organizar ruedas de prensa en forma previa - realizar reuniones informativas sobre el producto a exhibir y sus ventajas - publicitar en medios especializados, etc. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 5
Cuáles son las Ventajas de participar en una Feria Internacional? Alta concentración de público y competidores. Analizar en un mismo lugar y en breve tiempo, la oferta mundial de un sector, lo que permite tener un elevado número de contactos personales, con clientes actuales y potenciales, intermediarios, etc. Acceder a un público desconocido. Evaluar el interés que despierta su producto, a través de degustaciones y/o demostraciones del mismo durante el evento. Analizar los productos, incluyendo el packaging, marketing, imagen, presentación y los precios de la competencia a escala mundial. Conocer todas las novedades tecnológicas y las nuevas tendencias del mercado. Obtener documentación técnica y publicitaria de la competencia: catálogos y folletos, argumentos de venta, condiciones de entrega, forma de atención en la feria, etc. Analizar las estrategias utilizadas por los que ya están operando en ese mercado. Difundir la imagen de su empresa, darla a conocer y presentar sus productos ante una gran cantidad de potenciales clientes. Evaluar si el volumen que su empresa está en condiciones de producir es suficiente para responder con seriedad a los pedidos que puedan venir del exterior. Mantener y preservar su acción comercial sobre los compradores actuales y potenciales. Realizar un estudio de mercado al cual se quiere ingresar. Hacerse, en pocos días, de una gran cantidad de contactos los que le llevaría mucho más tiempo y dinero hacerlo por cualquier otro medio, debido a la baja relación costo/contacto. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 6
Quiénes asisten a una feria y cuales son sus expectativas generales? Entre las personas que concurren a las ferias están: Ejecutivos de compras para seleccionar eventuales nuevos proveedores o para averiguar si su habitual proveedor está presente. Distribuidores/brokers/agentes, procurando nuevas representaciones. Consorcio de compras, es decir grupos que compran para varias empresas. Ingenieros técnicos, para identificar nuevos materiales o productos. Funcionarios de entidades gubernamentales en busca de nuevos proveedores para futuras licitaciones de compras. Competidores, para ver lo que pasa. Empresas comercializadoras para identificar nuevas posibilidades de intercambio. Periodistas especializados, que buscan alguna noticia importante para las revistas. Profesores, técnicos, estudiantes, en busca de la práctica de lo que están aprendiendo en teoría. Estamos preparados para recibir toda esta clase de público? o estamos llevando algunos productos como muestra y la lista de precios no es la adecuada porque hay que hacer cálculos complicados para obtener el dato solicitado?. El público asistente da por supuesto de que todos los expositores proporcionan una seria de facilidades que incluye: Catálogo gratis Promotoras competentes Intérpretes profesionales Degustaciones Regalos promocionales Demostraciones Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 7
Evaluación y Selección de las Ferias Comerciales Criterios para decidir la participación en una feria? Antigüedad de la feria comercial y antecedentes Imagen internacional de la feria Fecha de realización Importancia del mercado en donde se realiza la feria Promoción del evento por parte de los organizadores Cantidad de visitantes profesionales nacionales y extranjeros (en la última edición) Cantidad de expositores nacionales y extranjeros (en la última edición) Decisión para realizar un buen trabajo de seguimiento con posterioridad a la feria Nivel de especialización de la feria y si es abierta al público general o no Servicios que ofrecen a los expositores y el costo Fecha límite para la presentación de solicitud de alquiler de espacio Dimensiones y ubicaciones disponibles de los stands Tipo de ayuda podrá obtener de los organismos mencionados Consultar a antiguos expositores Relación costo/beneficio Cómo obtener información de las ferias? En primer lugar, hay que averiguar si Argentina estará presente en esa feria, a través del Pabellón Nacional. Esto le brindará seguridad y una mayor tranquilidad de que no estará solo y además le permitirá reducir los costos de participación debido a que gran parte del trabajo logístico es hecho por estos organismos especializados. Generalmente los mismos se encargan de: reservar el espacio en la feria contratar a la empresa constructora del Pabellón contratar intérpretes inscribir a la empresa en el Directorio de la feria seleccionar la empresa de turismo responsable del viaje (opcional) proveerle de toda la información que necesite sobre la feria coordinar el envío de las muestras (opcional) demás actividades relacionadas con la participación de la empresa. Entre los organismos e instituciones mencionadas tenemos: COPAL (Coordinadora de Empresas Productoras de Alimentos, Bs. As.) Fundación ProMendoza (Mendoza). Fundación Export.Ar (Bs. As.). Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 8
PROMEX (Secretaría de Agricultura, Ganadería y Pesca de la Nación). En segundo lugar, si Argentina no va a tener representación oficial, es necesario buscar la información sobre las ferias en los siguientes organismos: Directamente con la organización de la feria. Embajadas Argentinas y Centros de Promoción Comercial de Argentina. Cámaras de Comercio Binacionales en nuestro país y/o en el exterior. ICEP (Instituto de Comercio Exterior de Portugal.) ICEX (Instituto de Comercio Exterior de España). BANCOMEXT (Banco de Comercio Exterior de México). ITAMARATY (Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil). Cámara de Comercio Italiana en Mendoza. Cámara de Comercio Español en Mendoza. CACEC (Cámara de Comercio Exterior de Cuyo Mendoza). EUROCENTROS (Mendoza, Mar del Plata, Córdoba, Bs. As.). Cómo prepararse para participar en la feria seleccionada? El orden cronológico de actividades a desarrollar para participar correctamente en una feria internacional es el siguiente: 1. Planifique las actividades a llevar a cabo antes de la participación. 2. Arme el presupuesto de participación. 3. Envíe la solicitud de admisión y pago de la reserva del stand. 4. Contáctese con los diseñadores del stand. En caso de participar dentro del pabellón argentino los stands que se reservan son llave en mano, es decir con el mobiliario básico para exponer. Averiguar los costos adicionales: iluminación, estanterías, traductoras, promotoras, etc. 5. Defina los productos a exhibir para incluir en el catálogo. 6. Envíe los datos de la empresa a tiempo para que sean incluidos en el catálogo oficial. 7. Revise la folletería y las etiquetas de los productos de la empresa, es decir si la misma está actualizada en los datos y demás información. 8. Contáctese con el agente transportista de las muestras, por lo general dentro del Pabellón Argentino se utiliza un mismo agente que se hace cargo de las muestras. 9. Contáctese con los organizadores para la confección y retiro de las credenciales. 10. Confeccione las tarjetas personales en inglés (preferentemente) u en otro idioma. 11. Seleccione la agencia de viajes para la reserva de pasaje y alojamiento. 12. Invite a sus clientes actuales a visitarlo en la feria y obtener un mailing de los clientes potenciales para invitarlos al mismo fin. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 9
Qué debe tener en cuenta Antes de participar? Las fechas de realización de las ferias se establecen con mucho tiempo de antelación, por lo que no pierda tiempo y evite las improvisaciones de último momento: PLANIFIQUE. Considere que los visitantes a su stand en las ferias no son homogéneos por lo que los diálogos no pueden ser muy extensos. Es necesario que estructure los diferentes argumentos de venta, definiendo la folletería a entregar de acuerdo al nivel del visitante. Entrene al personal que asistirá a una feria, sobretodo en cuanto a la actitud y comportamiento, es decir salir a buscar clientes en vez de esperarlos sentados dentro del mismo, entre otras actividades. También es importante que el asistente hable otro idioma, básicamente inglés, para tener un diálogo más fluido con los visitantes al stand, ya que de esto puede depender que los mismos se transformen en clientes futuros. El inglés es considerado como el idioma del mundo de los negocios. Prepare imaginativamente el stand e incluya los elementos que identifiquen a su empresa. A tal efecto solicite cotizaciones para el armado de su stand, tanto al armador oficial de la feria como a otros que se ofrecen a tal efecto, teniendo en cuenta el presupuesto con que cuenta su empresa para ese fin. Organice una zona de Atracción de Clientes (de ser posible) que sea el centro de atención de los visitantes. Exhiba correctamente los productos, en un buen ambiente y con buena iluminación. Realice, dentro de las posibilidades, actividades de atracción de visitantes a su stand. Es decir sorteos de viajes, canastas de productos, números musicales y otras. En caso de participar dentro del pabellón argentino y específicamente en el de Mendoza, se pueden programar actividades conjuntas con las demás empresas participantes.. El objetivo principal es vender, por lo tanto apoye sus acciones personales con tecnología adicional, como ser TV, video reproductor, notebook, iluminación especial, etc. Obtenga información de cada visita que le hagan: situación de cada mercado, datos de clientes potenciales (nombre, fax, teléfono, dirección, etc.). Ármese una Agenda de Contactos que le permita ordenar las visitas que recibirá y completar su base de datos. De regreso a su empresa, continúe la comunicación con sus visitantes, ya que la mayor cantidad de ventas se realiza luego del seguimiento de los clientes potenciales. Aunque no pueda cumplir con el cliente por no tener producto o por no llegar con los precios, es imprescindible mantener los contactos comerciales que se hacen en una feria, ya que eso permitirá optimizar el costo de participación. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 10
Por qué son importantes las muestras en las ferias internacionales? La mayoría de las ferias internacionales son visitadas por una gran cantidad de personas, por lo que se recomienda que las muestras del producto que se llevan se dividan en dos partes: aquellas que serán exhibidas y las que se utilizarán para la degustación (en el caso de la exposición de alimentos). Considerando que la duración de las mismas es de 4 ó 5 días es necesario llevar cantidad suficiente de productos para no dejar pasar ninguna oportunidad para promocionar su producto. Recuerde que la participación representa una inversión importante, por lo tanto hay que optimizar el tiempo y los recursos ya que la posibilidad de reunirse con potenciales clientes en tan corto tiempo se da sólo durante este tipo de eventos. Averiguar los documentos necesarios para ingresar las muestras al país en donde se realiza la feria. De acuerdo al tipo de productos, será necesario Certificados Sanitarios, Fitosanitarios, Calidad, Origen, etc. En el caso de ingresarlas a Brasil, hace falta completar un formulario especial (OM- 2182). Por qué es importante llevar folletos a las ferias? Porque es un elemento indispensable para establecer los primeros contactos con un cliente potencial, cuyo objetivo básico es informar y despertar el interés del mismo: 1. Debe contener una descripción clara y exacta del producto, proporcionar los datos técnicos necesarios para que pueda ser evaluado. 2. Los títulos deben resaltar aquellas especificaciones y aspectos del producto que lo diferencien de la competencia. 3. Los diagramas deben ser claros y no precisar aclaraciones ni interpretaciones. 4. Debe prescindir de toda ilustración que no tenga que ver con el producto. 5. Si se incluyen fotografías deber ser de alta calidad, obligando al cliente a que dirija espontáneamente su atención a lo que se describe. 6. Cuando se traduce a otros idiomas, no basta con que se haga una mera traducción literal, sino que hay que tener en cuenta el aspecto local del país cuyo idioma se utiliza, por lo que se recomienda que sea revisado por un nativo experto. Si se utilizan varios idiomas es muy importante el orden de los textos. 7. Es conveniente dejar un espacio en blanco en la contratapa para poder imprimir, si es posible, el nombre y dirección del agente comercial o distribuidor que los representará. 8. Es necesario tener al menos dos tipos de folletos, uno de alta calidad para los visitantes que Ud. considere potenciales clientes y otros de denominados de batalla, para entregar a aquellos visitantes ocasionales de menor importancia que visiten su stand, con los cuales existen pocas posibilidades de formalizar algún contacto comercial ya que el interés de los mismos puede ser el sólo hecho de obtener información. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 11
En definitiva, el folleto es una ayuda para argumentar y defenderse de las objeciones y el público objetivo son los clientes potenciales, cuya mentalidad será distinta a la de la empresa, razón por la que deben cuidarse aspectos culturales e incluso investigar el propio nombre de la marca a fin de que no provoque rechazo. Es necesario llevar las tarjetas personales a las ferias u eventos? Es necesario e indispensable llevar un mínimo de 100 a 150 tarjetas personales para cada evento. Hay que considerar que este número deberá duplicarse o triplicarse en caso de incluir la tarjeta en los folletos que se entregan a los visitantes al stand. La misma debe tener un diseño sencillo e incluir la información actualizada de su empresa para lograr una efectiva comunicación entre Ud. y el potencial cliente. Las tarjetas deben estar impresas en inglés en el caso que la feria se realice en un país no hispano parlante. Se puede imprimir de un lado en español y del otro en inglés. Para lograr mayor impacto se aconseja, si es posible, imprimir una cantidad en el idioma del país donde se realiza la feria. Los datos mínimos que debe a contener son: Nombre completo de la empresa Nombre de la persona y cargo Logo de la empresa Dirección(es) de la empresa. Especifique si la(s) oficina(s) es distinta(s) a la fábrica. Número de teléfono y fax incluyendo el código de país y de provincia Dirección de correo electrónico (si tiene) Página Web (si tiene) Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 12
Resumen Manual de Participación en Ferias Internacionales Acciones a Desarrollar Previamente a la Feria La primera pregunta a hacerse es por qué exhibir? Presentación de nuevos productos y plan de marketing: toda feria se lleva a cabo durante pocos días y hay que hacer en este tiempo lo que normalmente llevaría semanas de trabajo, por eso es necesario tener en claro las actividades a desarrollar. Los productos no tendrán mucho tiempo de exhibición y los clientes potenciales tendrán que observar todas las características posibles del producto. Ordene la Información: las tarjetas de negocios no tienen valor si no son clasificadas, otorgándoles un ranking de importancia con posterioridad al evento. Ventas directas: hay que considerar que es muy difícil recibir pedidos concretos por nuestros productos en una feria, esta sólo sirve como lugar de contactos. Mejore la imagen de la empresa: tanto el personal, el stand y los productos, deben ser presentados en forma profesional. Averigüe la reacción y opinión de los clientes ante nuestros productos. Obtenga información sobre la competencia: recorrer la feria es fundamental. Seleccionar la feria a exhibir, teniendo en cuenta el mercado al cual se quiere llegar. Solicite el folleto de la misma y el formulario de inscripción. Reserve el espacio en la feria. Nombre a la persona responsable del proyecto de participación. Seleccionar los productos a exhibir. Designar el presupuesto para participar, calculando la relación costo - beneficio. Contactarse, en caso de no tener experiencia previa en ferias, con Fundación ProMendoza o Fundación Export.Ar solicitando asesoramiento para participar dentro del Pabellón Argentino (siempre y cuando desee participar dentro del mismo). Completar y enviar la ficha de inscripción y asegurarse de ser incluidos en el catálogo oficial de la feria, ya que esto es indispensable para obtener el mayor beneficio. Preparar los documentos necesarios para ingresar las muestras al país en donde se llevará a cabo la feria. Ej: Certificado Sanitario y/o Fitosanitario, Origen, Calidad, etc. Contacte a la Agencia de Turismo para la reserva de pasaje y alojamiento. Comuníquese con la empresa de transporte de muestras. Alquile, si lo necesita, los elementos para el stand, entre ellos: TV y Video Reproductora Iluminación adicional Exhibidores, estantes y vitrinas adicionales y armarios de seguridad. Teléfono y/o fax o máquina de Información de Visitantes. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 13
Solicite las credenciales correspondientes a los organizadores de la feria y según el caso solicitarlas a ProMendoza o Export.Ar. Preparar la folletería de la empresa y/o de los productos a exhibir. Enviar mailing (o fax) a los clientes actuales invitándolos a que lo visiten durante la exposición. En caso de no tener clientes en ese mercado, solicite un listado de potenciales interesados a través de ProMendoza o de las Consejerías Comerciales de Argentina en el exterior, Cámaras de Comercio de ese país en Argentina, etc. Plan Previo a la Feria 1) Establecimiento de Metas - tenga claro cuales son sus objetivos de participar en la feria - seleccione el segmento de clientes al que apuntar. Debe determinarse que autoridad tiene la persona que lo visita, si decide o no la compra o puede recomendarla 2) Nombre un Coordinador del Stand 3) Stand - todos los detalles deberán ser supervisados por el coordinador: horarios, envío de muestras, traducción, promoción, entrevistas, marketing, etc. - localización - dimensión - apariencia (limpieza, orden, atracción a la vista del visitante) - mobiliario (estante, vitrina, mostrador, iluminación, mesas, sillas, cesto, plantas, etc.) - alfombra - teléfono/fax - TV y Video reproductora 4) Materiales - muestras (considere la cantidad y forma de entrega, ya sea a todo el visitante que pasa o a clientes seleccionados) - folletería - material impreso 5) Seleccione y Determine el Personal del Stand - entrene al personal que atenderá el stand para que busque nuevas oportunidades - hágale saber los objetivos de la participación de la empresa en la feria - fije el horario de atención y de descanso del mismo 6) Confeccione un Check List de Elementos Indispensables Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 14
- prepare una lista con todos los elementos necesarios para llevar (ver listado adjunto). 7) Promocione su Stand - envíe una invitación especial a sus clientes para que visiten su stand. Envíeles en número de stand, y si es posible, algún incentivo que atraiga a los visitantes. Acciones a Desarrollar Durante la Participación en la Feria Tan importante es el antes como él durante, es decir que la empresa debe planificar con tiempo la acción a desarrollar mientras se participa en algún evento internacional. Qué hacer durante la Feria? Debido a la gran cantidad de contactos que un expositor realiza durante su participación en una feria, es necesario organizar la información recibida para no desaprovecharla y obtener el máximo de beneficios. Por un lado está la gran cantidad de folletos de empresas de la competencia (de todo el mundo) que se pueden obtener en una feria, debido a que, como se sabe, en pocos días y en un lugar específico se concentra la oferta mundial de distintos sectores. Siempre que se pueda, hay que salir a recorrer la feria y ver y analizar cómo son y están presentados los productos de la competencia. Obtenga, si es posible, un listado de precios para que lo ayude a comprobar si su producto está preparado para competir en el ámbito mundial. El Directorio Oficial de la Feria es de gran utilidad para conocer exactamente adonde están los stands de la competencia. Un buen análisis del mismo le evitará perder el tiempo en cuanto a buscar empresas sin ninguna orientación en particular. Es necesario optimizar al máximo el tiempo en la feria. Por lo general si su producto es novedoso o está diseñado especialmente para el mercado en el cual se realiza la feria y tiene mucha aceptación tendrá que tener en cuenta que no tendrá mucho tiempo para recorrer el salón y mucho menos para analizar los productos de la competencia. Para evitar esto se recomienda la asistencia a la feria de al menos dos personas de la empresa, ya que tan importante como exponer es observar como está posicionada la competencia. Sabiendo que el costo de participación de dos personas es muy elevado, recomendamos recorrer la feria a primera hora de cada, luego de identificarlos previamente en el Directorio oficial, ya que es cuando menos visitantes concurre a la feria. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 15
Una vez en el stand es necesario organizarse ya que el volumen de información que se recibe es mucho y tiene que ser clasificado para que sea beneficiosa. La simple recolección de las tarjetas de las personas que visitan el stand constituye un sistema eficaz de información. Un buen sistema consiste en el diseño y posterior cumplimentación de la Agenda de Contactos, que servirá para registrar el contacto con los visitantes. A tal efecto presentamos un modelo de Agenda, la cual debería contener estos elementos: Nombre y fecha de la feria Nombre, empresa, dirección, teléfono, fax, sector y actividad. Producto o servicio por el cual está interesado y necesidades específicas Cargo del visitante e influencia en el proceso de compra Nombre de los competidores a los cuales le está comprando Comentarios del cliente: objeciones, propuestas, etc. Clasificación del cliente Acciones de post- feria, que hacer después: envío de información y/o cotización visita personal mande fax o llame telefónicamente Cuando la empresa participa en forma individual o dentro de un espacio conjunto, es necesario que planifique y organice acciones de promoción que atraiga visitantes al stand, como ser: Realización de sorteos en el cual se invite al ganador a visitar nuestro país, provincia y empresa, creando así una relación de confianza y conocimiento entre las partes. Contratar promotoras bilingües (el idioma depende del país en donde se realiza la feria, pero si es fuera de Latinoamérica es necesario que hable) que repartan folletos de la empresa no sólo en el stand sino que recorran la feria y atraigan visitantes. Uso de tecnología soporte como ser: TV, video, música (sí es posible y permitida). Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 16
Factores de éxito en la participación Manual de Participación en Ferias Internacionales Adecuada selección de la feria Elaboración de una investigación preliminar Definición clara de los objetivos Conocimiento en detalle de las normas de las ferias Una minuciosa preparación, con la suficiente antelación Capacitación del personal del stand Cuidado a las prácticas burocráticas para el envío del material Cuidado con la logística Desarrollar un buen trabajo antes, durante y después de la feria Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 17
Modelo de Agenda de Contacto a preparar por el participante: Tarjeta de Negocios Feria/Evento:.. Lugar y Día:.. Ocupación: O Importador O Distribuidor O Trading O Otro Relación: O Cliente Anterior O Cliente Nuevo O Cliente Existente O Cliente Potencial Interés:...... Información: O Folleto O Lista de Productos Entregada: O Cotización O Lista de Empresas Seguimiento: O Telefónico O Visita Personal O Envío Muestra O Envío Cotización O Información O Otro Comentarios:............ Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 18
Acciones a Desarrollar después de la Participación en la Feria Es muy importante tener presente las acciones a desarrollar con posterioridad a la participación en la feria, ya que todo lo que se haga en esta etapa servirá para profundizar la relación con los contactos comerciales obtenidos. Caso contrario la inversión de participar en una feria no recibirá los beneficios esperados. Qué hacer después de la feria? En primer lugar es necesario seleccionar la información obtenida en la feria como ser folletos de empresas competidoras, de proveedores, estudios de mercado, tarjetas personales, fotos, videos, etc. Luego es importante enviar un fax de agradecimiento a los visitantes al stand, es decir a aquellos previamente seleccionados como importantes, ya que aunque no se tenga disponibilidad de producto en ese momento, se puede mantener la relación para un futuro cercano en donde el visitante se puede convertir en cliente. También es muy importante procesar la información, a través de un informe o gráficos, en forma rápida y derivarla a quien corresponda dentro de la empresa. Con el mero hecho de participar en una feria no se logra nada si no se implementan los cambios positivos observados en la misma. Hay que aprender de nuestros competidores y adaptar nuestros productos de acuerdo al gusto del mercado al cual queremos ingresar. Si la participación en la feria fue exitosa, empezar a planificar la participación en la próxima edición para obtener un mejor resultado, para lo cual hay que obtener el formulario de inscripción de la misma. Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 19
Check-list de elementos indispensables para llevar a una Feria Aunque parezca obvio, es común cuando se participa en una feria, no llevar todos los elementos necesarios que faciliten tanto la exhibición como la atención de los visitantes, permitiéndonos un uso eficiente del tiempo y recursos durante la exhibición. Entre estos podemos mencionar: Tijera Cutter Cinta gruesa para embalar paquetes Cinta de doble adhesivo para pegar folletos, carteles y/o fotos en los paneles. Tanza para colgar los carteles. Goma de pegar Cintex Lapicera y/o lápiz Regla Clips Abrochador Perforadora Servilletas (en caso de ofrecer muestras para degustar) Escarbadientes de madera o plástico (en caso de ofrecer muestras para degustar) Platos plásticos para degustación Elementos de decoración para el stand: manteles, copas, adornos, etc. Tarjetas personales (en inglés) en cantidad suficiente Papel Membreteado de la Empresa Agenda de Contactos Comerciales (ver modelo adjunto) Muestra del producto, incluyendo la documentación necesaria para ingresarla Folletos de la empresa, en cantidad suficiente Mapa de la ciudad en donde se realiza la feria Video Filmadora Cámara de Fotos Áreas de Grupos Estratégicos Fundación ProMendoza 20