Ministro de la Protección Social

DIARIO OFICIAL NO. 45.361 DE NOVIEMBRE 4 DE 2003 CIRCULAR NUMERO 000055 DE 2003 (octubre 24) PARA: EPS, EOC, Administrador Fiduciario del Fosyga DE: Ministro de la Protección Social ASUNTO: Multiafiliados, Multicompensados o Fallecidos. Glosas a las declaraciones de giro y compensación del régimen contributivo del SGSSS - Procedimientos operativos para solución de casos. FECHA: Octubre 24 de 2003 En aplicación de las competencias asignadas al Ministerio por las normas vigentes, en especial en el numeral 3 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, este Despacho se permite informar a las entidades destinatarias, los procedimientos adoptados por este Ministerio para dar solución administrativa a los casos de multiafiliados, multicompensados y fallecidos reportados en el proceso de giro y compensación del régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Los procedimientos adoptados pretenden resolver asuntos de orden operativo a la luz de las disposiciones legales vigentes y acogiendo la posición institucional hasta la fecha, cuyo propósito fundamental es evitar el reconocimiento o cobro de Unidades de Pago por Capitación, UPC, sin justa causa, dentro del sistema general de seguridad social en salud. Igualmente pretende recordar que las EPS y EOC no pueden mantener en sus cuentas, y deben trasladar al Fosyga, los recursos de las cotizaciones que no hayan sido objeto de compensación, sin perjuicio de acceder a las UPC que les corresponden cuando les resulte viable compensar. Del marco legal que soporta los procedimientos que aquí se informan, se destacan las siguientes normas: el artículo 48 de la Constitución Política; la Ley 100 de 1993, en especial sus artículos 153, 154, 156, 177, 180, 182 y 205; el Decreto 1283 de 1996 y el Decreto 1013 de 1998; el Decreto 806 de 1998, en especial los artículos 46, 48, 49, 50, 51, y 53; el Decreto 1703 de 2002; el Decreto-ley 1281 de 2002, en especial su artículo 3º; y, el Acuerdo 244 de 2003 del CNSSS y las demás normas que las adicionen, modifiquen o complementen. De este marco normativo, se resaltan y transcriben los siguientes artículos: Del Decreto 806 de 1998

Artículo 46. Período para subsanar errores o inconsistencias. Cuando la afiliación no cumpla los requisitos mínimos establecidos, la Entidad Promotora de Salud deberá comunicarlo al solicitante y al respectivo empleador, cuando fuere el caso, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de presentación del formulario en la cual se solicitó la vinculación, para efectos de subsanar los errores o las inconsistencias. Artículo 48. Afiliaciones múltiples. En el Sistema General de Seguridad Social en Salud, ninguna persona podrá estar afiliada simultáneamente en el régimen contributivo y subsidiado, ni estar afiliada en más de una Entidad Promotora de Salud, ostentando simultáneamente alguna de las siguientes calidades: Cotizante, beneficiario y/o cotizante y beneficiario. Artículo 49. Reporte de afiliación múltiple. Cuando las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y las adaptadas, mediante cruces de información o por cualquier otro medio, establezcan que una persona se encuentra afiliada en más de una entidad, deberán cancelar una o varias afiliaciones, dando aplicación a las reglas establecidas para tal efecto en el artículo siguiente, previo aviso al afiliado. Artículo 50. Reglas para la cancelación de la afiliación múltiple. Para efectos de cancelar la afiliación múltiple, las Entidades Promotoras de Salud y las adaptadas aplicarán las siguientes reglas: 1. Cuando el afiliado cambie de Entidad Promotora de Salud antes de los términos previstos en el presente decreto, será válida la última afiliación efectuada dentro de los términos legales. Las demás afiliaciones no serán válidas. 2. Cuando la doble afiliación obedezca a un error no imputable al afiliado, quien solicitó su traslado dentro de los términos legales, se tendrá como válida la afiliación a la Entidad Promotora de Salud a la cual se trasladó. 3. Cuando una persona se encuentre inscrita simultáneamente en el régimen contributivo y en el régimen subsidiado, se cancelará la inscripción al régimen subsidiado. Artículo 51. Afiliado beneficiario que debe ser cotizante. Les cancelarán la inscripción como beneficiarias a aquellas personas que deben tener la calidad de cotizantes. Estas personas deberán cubrir los gastos en que haya incurrido la(s) EPS(s) por los servicios prestados. Estos recursos serán girados al Fosyga, a la subcuenta de solidaridad. Artículo 53. Múltiple inscripción dentro de una misma EPS. Cuando a través de cruces internos de información, la Entidad Promotora de Salud determine que tiene inscrita una persona más de una vez, deberá dar aplicación a las siguientes reglas: 1. Si la persona se encuentra inscrita en calidad de cotizante más de una vez, será válida la primera inscripción. 2. Si la persona se encuentra inscrita como beneficiaria y cotizante en forma concurrente será válida la inscripción como cotizante. 3. Cuando un beneficiario esté en cabeza de dos cotizantes, será válida la primera inscripción. 4. Cuando un beneficiario esté en cabeza de dos cónyuges cotizantes, deberán tanto el 2

beneficiario, como uno de los cónyuges, quedar inscritos en cabeza de aquel que primero se inscribió en la EPS. Si el primer cónyuge cotizante deja de ostentar tal calidad, tanto este como sus beneficiarios quedarán automáticamente inscritos en cabeza del cónyuge que continúe cotizando. Del Decreto-ley 1281 de 2002 Artículo 3. Reintegro de recursos apropiados o reconocidos sin justa causa. Cuando el administrador fiduciario del Fosyga o cualquier entidad o autoridad pública, en el ejercicio de sus competencias o actividades como participante o actor en el flujo de caja, detecte que se presentó apropiación sin justa causa de recursos del sector salud, en los eventos que señale el reglamento, solicitará en forma inmediata las aclaraciones respectivas o su reintegro, el cual procederá a más tardar dentro de los veinte días hábiles siguientes a la comunicación del hecho. Cuando la situación no sea subsanada o aclarada en el plazo señalado se informará de manera inmediata y con las pruebas correspondientes a la Superintendencia Nacional de Salud quien ordenará el reintegro inmediato de los recursos y adelantará las acciones que considere pertin entes. Cuando la apropiación o reconocimiento a que alude este artículo sea evidenciada por el actor que maneja los recursos, este deberá reintegrarlos en el momento en que detecte el hecho. En el evento en que la apropiación o reconocimiento sin justa causa se haya producido a pesar de contarse con las herramientas, información o instrumentos para evitarlo, los recursos deberán reintegrarse junto con los respectivos intereses liquidados a la tasa de interés moratorio establecida para los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. Cuando la apropiación se presente pese a la diligencia del respectivo actor o por circunstancias que escaparon a su control, los recursos deberán reintegrarse debidamente actualizados por el Índice de Precios al Consumidor, IPC. Del Decreto 1703 de 2002 Artículo 12. Fallecimiento del cotizante. Cuando una Entidad Promotora de Salud, EPS, haya compensado por un afiliado cotizante fallecido o su grupo familiar, deberá proceder a la devolución de las UPC así compensadas, en el período siguiente de compensación que corresponda a aquel en que se verificó la información sobre el fallecimiento. Los beneficiarios de un cotizante fallecido, tendrán derecho a permanecer en el Sistema en los mismos términos y por el mismo período que se establece para los períodos de protección laboral de acuerdo con las normas legales vigentes; en todo caso, comunicarán a la Entidad Promotora de Salud, EPS, por cualquier medio sobre la respectiva novedad, en el mes siguiente al fallecimiento; de no hacerlo, cuando así se verifique, se procederá a su desafiliación y perderán la antigüedad en el Sistema. 3

Cuando las novedades no hayan sido reportadas en debida forma por los beneficiarios del cotizante fallecido a la Entidad Promotora de Salud, EPS, esta podrá repetir por los servicios prestados contra dichos beneficiarios; tales valores serán pagados debidamente indexados y con los intereses causados. Artículo 14. Régimen de excepción. Para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviación de recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, no podrán utilizar simultáneamente los servicios del Régimen de Excepción y del Sistema General de Seguridad Social en Salud como cotizantes o beneficiarios. Cuando la persona afiliada como cotizante a un régimen de excepción tenga una relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud, su empleador o administrador de pensiones deberá efectuar la respectiva cotización al Fosyga en los formularios que para tal efecto defina el Ministerio de la Protección Social. Los servicios asistenciales serán prestados, exclusivamente a través del régimen de excepción; las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al Ingreso Base de cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto el empleador hará los trámites respectivos. Si el cónyuge, compañero o compañera permanente del cotizante al régimen de excepción tiene relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud, el empleador o administrador de pensiones deberá efectuar la respectiva cotización sobre tales ingresos directamente al Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga. Los servicios asistenciales les serán prestados exclusivamente, a través del régimen de excepción y las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al Ingreso Base de Cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto, el empleador hará los trámites respectivos. Si el régimen de excepción no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de su propio régimen, el cónyuge del cotizante del régimen de excepción deberá permanecer obligatoriamente en el régimen contributivo y los beneficiarios quedarán cubiertos por el régimen de excepción. Si el régimen de excepción no prevé la cobertura del grupo familiar, el cónyuge cotizante con sus beneficiarios permanecerán en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Parágrafo. Cuando la persona afiliada a un régimen de excepción, sin tener derecho a ello, reciba servicios de salud de una Entidad Promotora de Salud o de una Institución Prestadora de Servicios que no haga parte de la red de servicios del régimen de excepción, existirá obligación 4

de estas entidades de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario, debiendo sufragar este último régimen todos los gastos en que se haya incurrido. El plazo máximo para el reembolso será de treinta (30) días contados a partir de la fecha de presentación de la cuenta respectiva, so pena de que deban ser reconocidos los intereses moratorios a que alude el artículo cuarto 37 del Decreto-ley 1281 de 2002. Del Acuerdo 244 de 2003 del CNSSS Artículo 29. Múltiple afiliación a los regímenes contributivo y subsidiado. Cuando se presente múltiple afiliación a los regímenes contributivo y subsidiado se seguirá el siguiente procedimiento: 1. Cuando la entidad territorial detecte un formulario de afiliación al régimen subsidiado de una persona que esté afiliada y compensada al régimen contributivo, con anterioridad a la suscripción de los contratos de régimen subsidiado, cancelará dicho formulario, y le enviará comunicación al afiliado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, indicándole la imposibilidad de afiliarse al régimen subsidiado. 2. Cuando la entidad territorial detecte múltiples afiliaciones a los regímenes contributivo y subsidiado, sin que haya existido previo aviso del afiliado, durante la ejecución de los contratos de aseguramiento, ordenará la exclusión de los afiliados mediante acto administrativo motivado, expedido por la entidad territorial, contra el cual procederán los recursos establecidos en el Código Contencioso Administrativo. Una vez el acto administrativo quede en firme se notificará a las administradoras de régimen subsidiado la cancelación de la afiliación incluyendo el grupo familiar definido en el presente acuerdo. A partir del momento en que se notifique esta orden a las Administradoras del Régimen Subsidiado no se reconocerá Unidad de pago por Capitación por dichas personas. Artículo 32. Responsabilidades en las situaciones de múltiple afiliación. El Ministerio de la Protección Social, las entidades territoriales, las administradoras del Régimen Subsidiado y los usuarios serán responsables por la inobservancia de los procedimientos previstos en el presente acuerdo, cuando den como resultado situaciones de multiafiliación. La Superintendencia Nacional de Salud, adelantará las investigaciones correspondientes con miras a determinar eventuales responsabilidades de las entidades territoriales por no efectuar el correspondiente cruce de las bases de datos de su jurisdicción, de las ARS por acciones que promuevan la múltiple afiliación, o de los usuarios por el suministro de información falsa. Las EPS serán responsables de la información remitida al Ministerio de la Protección Social en relación con sus afiliados al Régimen Contributivo. De manera especial, responderán por las circunstancias en que reporten personas como afiliadas y compensadas sin que en realidad lo sean, casos en los cuales la EPS o EOC correspondiente responderá, hasta finalizar el período de contratación del régimen subsidiado correspondiente, por la prestación de servicios de salud del afiliado que perdió su calidad de tal al régimen subsidiado, como consecuencia de la información errónea suministrada por la EPS, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar o de la 5

obligatoriedad de reintegrar las Unidades de Pago por Capitación recibidas en forma indebida en el régimen contributivo. (Copia de Texto- Acuerdo 131). 1. PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS PARA SOLUCIONAR CASOS DE MULTIAFILIADOS El Ministerio de la Protección Social con el propósito de solucionar los casos de multiafiliados glosados en el proceso de compensación, se permite enumerar los casos típicos que podrán ser resueltos a través de la aplicación de la normatividad vigente y procedimientos simplificados. 1.1 Multiafiliación originada por digitación errónea del número y tipo de identificación del afiliado Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS y EOC, se confirma que por inconsistencias en el tipo y/o número de identificación, se presentó el cruce como afiliado en más de una EPS o EOC, cuando en realidad se trata de personas diferentes. Una vez reportada la glosa por parte del Administrador Fiduciario a las entidades involucradas, las EPS y EOC que corrigen o confirman deberán aplicar el procedimiento consignado para el caso de "Afiliados Confirmados Como No Multiafiliados Por Parte de las EPS o EOC" definido en el numeral 2.3 del presente documento. Con la información reportada por las EPS o EOC, mediante certificación y anexos, el Administrador Fiduciario procederá a desmarcar los registros tanto de la EPS o EOC que corrige como los de la EPS o EOC que tiene la información correcta, dentro del histórico de multiafiliados para que el afiliado pueda ser compensado posteriormente. En el evento en que no se presenten los casos corregidos ante el Administrador Fiduciario, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3., los registros no podrán ser desmarcados del Histórico de Multiafiliados y por consiguiente no podrán ser presentados al proceso de Compensación ya que se estaría cobrando y eventualmente aprobando UPC por dos afiliados a diferentes Entidades con el mismo número de documento de identidad (multicompensación). En consecuencia no se reconocerá UPC a ninguna de las EPS o EOC. Si con posterioridad a la corrección, se vuelve a presentar el "error" sobre los mismos afiliados, se dará traslado a la Superintendencia Nacional de Salud, para lo de su competencia. 1.2 Multiafiliación originada en el reporte de dos o más aportantes (puede ser pensionado y trabajador, por ejemplo) y afiliados a más de una EPS o EOC El Ministerio de la Protección Social, enviará a las EPS, EOC y a la Superintendencia Nacional de Salud el archivo de los registros que presentan este caso de multiafiliación, con el propósito de que las Entidades verifiquen la información y realicen las acciones a que haya lugar. En todo caso no se realizarán reconocimientos de UPC por estos afiliados a ninguna EPS o EOC hasta que se resuelva la situación del afiliado. Una vez se defina esta sit uación, las EPS y 6

EOC deberán adoptar el procedimiento consignado en este documento para "Afiliados Confirmados Como Multiafiliados por Parte de las EPS y EOC" definido en el numeral 2.2. 1.3 Multiafiliación en el caso de cotizante y beneficiario En el evento en que para el mismo período se presente el caso de un mismo afiliado como cotizante y beneficiario por parte de dos o más EPS o EOC, el Ministerio de la Protección Social, a través del Administrador Fiduciario, aplicará lo dispuesto en el Decreto 806 de 1998, el cual establece que prima la condición de cotizante sobre la condición de beneficiario, e informará a la EPS o EOC, que tiene derecho a recibir la UPC y del cual debe ser retirado como beneficiario, debiéndose cancelar la UPC a la entidad que lo tiene afiliado en calidad de cotizante. La EPS o EOC que no tiene derecho porque tiene registrada a la persona en calidad de beneficiario, dará su aceptación a la glosa del afiliado mediante la suscripción de la Guía de Compensación que contendrá un resumen de los casos. Si dentro de los dos meses siguientes a la compensación, la EPS o EOC en la cual se encontraba como beneficiario manifiesta su inconformidad y comprueba la invalidez de la afiliación como cotizante por aplicación de los términos legales, deberá informar su inconformidad con el procedimiento aplicado mediante comunicación a la EPS o EOC que lo tiene registrado como cotizante y al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, mediante la remisión de una certificación (Anexo número 1.3) firmada por el representante legal acompañada del anexo técnico número 1.3.A. A partir de dicha comunicación no se reconocerá a ninguna de las EPS o EOC, UPC por dicho afiliado hasta que se clarifique su situación por las EPS o EOC involucradas o por la Superintendencia Nacional de Salud. Para garantizar que estos afiliados no vuelvan a ser presentados como cotizantes y beneficiarios por parte de las EPS o EOC en un mismo período, se surtirán las validaciones establecidas para la detección de multiafiliados y se dará traslado a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia respecto de las entidades que insistan en mantener la afiliación como beneficiario cuando prima la afiliación como cotizante sin que medie la comunicación de que trata el párrafo anterior. En todo caso no se realizarán reconocimientos de UPC por estos afiliados hasta que se resuelva su situación. Una vez se defina esta situación, las EPS y EOC deberán adoptar el procedimiento consignado en este documento para "Afiliados Confirmados como Multiafiliados por Parte de las EPS y EOC" definido en el numeral 2.2. 1.4 Multiafiliación entre beneficiarios. Cuando se presente este tipo de multiafiliación, las Entidades involucradas deberán aplicar el procedimiento establecido para "Afiliados Confirmados Como Multiafiliados por Parte de las EPS y EOC" definido en el numeral 2.2 del presente documento. 2. PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA LA SOLUCION DE CASO DE PRESUNTOS MULTIAFILIADOS PRESENTADOS EN LOS PROCESOS DE COMPENSACION 7

2.1 Reglas generales Para la solución de los casos reportados como presuntos multiafiliados en los procesos de validación de las Declaraciones de Giro y Compensación, DGYC, se llevará a cabo el procedimiento que se describe a continuación, según se presente o no en cada entidad la situación de multiafiliación, sin desconocer, en ningún caso, los trámites hasta ahora adelantados. En los casos en que corresponda, las EPS y EOC, deberán: a) Girar a las correspondientes su bcuentas del Fosyga, las cotizaciones sobre las cuales no se ha establecido aún el reconocimiento de UPC a las EPS o EOC, y que corresponden a afiliados reportados por el Administrador Fiduciario como presuntos multiafiliados, tanto para el período glosado como para las cotizaciones que se recauden de períodos posteriores y hasta tanto se aclara la situación de la presunta multiafiliación. Este giro se aplica para cada uno de los afiliados reportados a partir de la vigencia de la Resolución 2309 de 2000 (Ver anexos 2.1 2.1 A). El giro incluirá los recursos de los cotizantes dependientes (UPC adicional) incluso en el caso en que el multiafiliado sea el cotizante principal; b) El giro de las cotizaciones del período glosado por parte de la EPS o EOC deberá realizarse en forma simultánea con la aceptación de la Guía de Compensación en la cual se excluyen los registros glosados. Las cotizaciones ingresarán a las respectivas subcuentas del Fosyga, mientras se determina por parte de las EPS o EOC a quien corresponden las respectivas UPC; c) La actualización de la base de datos que permitirá compensar los registros por los períodos glosados y a futuro se hará de acuerdo con el procedimiento establecido para cada caso e informado en el presente documento; d) Para la apropiación o reconocimiento de los recursos de la UPC y demás valores del proceso de compensación siempre deberá presentarse una declaración de giro y compensación en la que se presenten los registros que habían sido glosados; e) Certificar por parte del representante legal, los VALORES CONSIGNADOS POR CONCEPTO DE REINTEGRO POR MULTIAFILIACION, de acuerdo con el formato de certificación, Anexos números 2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a la establecida en el Anexo número 2.1 A; f) Las actas de solución deberán presentarse ante el Administrador Fiduciario, el tercer día hábil de cada mes. A su vez el Administrador Fiduciario deberá informar a la EPS o EOC, los resultados de la validación de estructura dentro de los tres días hábiles siguientes y entregará los resultados de todas las validaciones de contenido el último día hábil de cada mes. 2.2 Afiliados confirmados como multiafiliados por parte de las EPS y EOC 2.2.1 Multiafiliados sobre los cuales no se ha establecido reconocimiento de UPC Una vez verificado por cada EPS o EOC, que el afiliado reportado por el Administrador Fiduciario como multiafiliado, se encuentra afiliado a más de una entidad, se procederá de la siguiente manera: 2.2.1.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC 8

a) Definir conjuntamente, de conformidad con las normas legales, la situación del multiafiliado, estableciendo a qué entidad corresponden las UPC por los períodos glosados. Se debe aclarar desde el primer período para el cual se estableció la multiafiliación. Para efectos de determinar los períodos correspondientes a cada entidad se deben consultar las disposiciones legales vigentes sobre la materia y consignar la aclaración en las correspondientes actas de acuerdo; b) Preparar el acta y el medio magnético mediante la cual se define la situación del multiafiliado, anexos número 2.2.1 y 2.2.1.A; c) Incluir en el acta y medio magnético que la acompaña, de conformidad con el modelo y estructura de medio magnético definidos por el Ministerio, al afiliado identificado como multiafiliado cuya situación se resuelve definiendo la EPS o EOC a la cual corresponden los períodos glosados; d) Enviar el acta suscrita al Administrador Fiduciario del Fosyga a más tardar en la siguiente fecha dispuesta para la presentación de las actas; e) Registrar inmediatamente en la base de datos de afiliados de la EPS o EOC de la cual se retira, la novedad de retiro por multiafiliación y comunicar al afiliado cómo quedó su situación con fundamento en la aplicación de la normatividad vigente; f) Presentar por parte de la EPS o EOC a la cual le correspondan las UPC por el período glosado, la DGYC de adición de los afiliados a los cuales se definió la situación de multiafiliación, una vez aprobada el acta por parte del Administrador Fiduciario que administra el Fosyga, en las fechas preestablecidas para las DGYC, acompañada de los archivos soporte, de conformidad con las normas vigentes. La declaración de adición se enviará acompañada de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponde a DGYC de adición por resolución de afiliados Multiafiliados, identificándola como Adición Multiafiliados (AM), con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, que autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de Promoción y Prevención e incapacidades a que haya lugar y todos los recursos relacionados con las UPC adicionales; g) En este caso el anexo técnico deberá incluir como referencia el número interno de la declaración en la cual fueron presentados los afiliados reportados como multiafiliados por el Administrador Fiduciario; h) Consolidar la información de cada afiliado en el archivo anexo de las DGYC de adición a presentar por la EPS o EOC que tiene derecho a las UPC por el período glosado de los afiliados multiafiliados, verificando que el total de los días compensados no exceda lo establecido; i) Presentar por parte de la EPS o EOC que tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado, de acuerdo con lo establecido en el literal a) numeral 3 del artículo 2º del Decreto 1013 de 1998 o demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen, las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclarados por las EPS o EOC, dependiendo de los períodos en que se originaron y la entidad en la cual se encontraban regularmente afiliados al momento de la ocurrencia de la licencia. Si las licencias de maternidad o paternidad ya fueron canceladas al afiliado, en la solución del caso deberá establecerse la forma del reconocimiento a la EPS o EOC que no tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado; 9

j) Acompañar la DGYC de adición de afiliados a los cuales se les definió la situación de multiafiliación de una certificación del Representante legal, informando: i) Fecha, número de radicación y tipo de movimiento de la DGYC con la cual se giraron al SGSSS Fosyga los recursos correspondientes a: Solidaridad. Los excedentes de Compensación. Los excedentes de Promoción y Prevención. ii) Fecha de giro, valor de los recursos que estuvieron congelados en las cuentas recaudadoras y número de certificación, por reporte de multiafiliación correspondiente a: Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria. La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria. La provisión para cubrir el pago de incapacidades. Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación; k) Enviar dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la declaración la certificación del Revisor Fiscal, para el proceso de compensación de afiliados multiafiliados relacionando la información suministrada por el representante legal; l) Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades causadas, es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual le correspondió el período glosado de acuerdo con la normatividad vigente. Si las incapacidades causadas ya fueron canceladas al afiliado, en la solución del caso deberá establecerse la forma del reconocimiento a la EPS o EOC que no tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado. 2.2.1.2. Actuaciones por parte del Administrador Fiduciario a) Adelantar todas las acciones a su alcance, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y las instrucciones del Ministerio de la Protección Social, para resolver con la celeridad requerida y de manera definitiva los casos de multiafiliados con cada una de las EPS y EOC, con el objetivo fundamental de reconocer la UPC y demás valores que el sistema reconoce por el período glosado a la entidad en la cual se encontró válida y regularmente afiliado el multiafiliado detectado. El Administrador Fiduciario debe resolver operativamente todos los aspectos asociados a este proceso, sin que en ningún caso pueda aducir la inexistencia de instrucción por parte del Ministerio. En todo caso, debe obrar de conformidad con las disposiciones legales vigentes; b) Registrar las consignaciones realizadas por la EPS y EOC; c) Recibir el acta y los medios magnéticos entregados por la EPS o EOC a la cual le corresponden las UPC por los períodos glosados. Verificar su estructura y consistencia, reportando a las EPS o EOC dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del acta los resultados de la validación de estructura y el último día hábil de cada mes, las inconsistencias detectadas previas todas las validaciones; 10

d) Actualizar la tabla de "Multiafiliados" con los casos resueltos, el período, la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado y la(s) EPS o EOC de donde se retira; e) Actualizar la tabla "Afiliados tmp" (afiliados presentados a compensación) pasando a la tabla "Retirados por multiafiliación", los registros correspondientes a la EPS o EOC de donde se retira el afiliado multiafiliado que se está reportando. Identificar los registros correspondientes a la EPS o EOC donde permanece el período compensado. Construir y actualizar una tabla con los casos de multiafiliación resueltos, que se cruzará con nuevos casos de multiafiliación; f) Estas actualizaciones deben hacerse en el momento de aprobación del acta de tal manera que se garantice que en el momento en que las EPS o EOC presenten la declaración de adición por multiafiliados, se cuente con las tablas debidamente actualizadas; g) Recibir la DGYC de adición mediante la cual se resuelven los casos de multiafiliación de la EPS o EOC a la cual le corresponde el período glosado, así como sus archivos soporte. Validar estructura y consistencia interna de los archivos soportes entregados. Generar y reportar las inconsistencias a la EPS o EOC, si hay lugar a ello; h) Cruzar el anexo técnico de la DGYC de adición por multiafiliados con el anexo técnico número 2.1 A (devolución de recursos multiafiliados); i) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía" y verificarla contra la DGYC presentada; j) En las validaciones a efectuar, se debe tener en cuenta que un beneficiario cuya situación de multiafiliación ha sido resuelta puede no incluir en la declaración de Adición Multiafiliados (AM) a su cotizante, en el evento en que el cotizante no haya presentado problemas de multiafiliación. En caso de no tener cotizante, se debe validar si en declaraciones anteriores este ya ha sido compensado; k) Validar la DGYC presentada, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen; l) Conciliar los valores de la DGYC de Adición Multiafiliados (AM) con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados; m) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la cual le corresponda el período glosado, una vez efectuada la conciliación en los plazos fijados en el Decreto 1013 de 1998 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan; n) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado multiafiliado, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC, por el período glosado ni por los períodos siguientes, hasta tanto no se aclare y determine mediante la respectiva acta a que EPS o EOC pertenece el período glosado. Lo anterior sin perjuicio de los derechos de los afiliados de conformidad con las disposiciones legales vigentes. o) Controlar el giro de las UPC y demás derechos que reconoce el Sistema a las EPS o EOC, que de acuerdo con las actas no debían apropiar recursos por afiliados multiafiliados. p) Para todas las validaciones que deba efectuar el Administrador Fiduciario en lo que tiene que ver con devoluciones de recursos por concepto de multiafiliados, cédulas canceladas o 11

multicompensados, deberá realizar los cruces a que haya lugar con la información que reportó en oportunidad a las EPS o EOC para estos efectos. q) Informar al Ministerio de la Protección Social cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente documento. 2.2.2. Multiafiliados sobre los cuales se realizó reconocimiento de UPC Este procedimiento aplica para los casos en que existió apropiación de UPC por parte de las EPS o EOC, para un período determinado por aplicación del procedimiento de declaración de giro y compensación vigente y que posteriormente se detectaron como multiafiliados con otra EPS o EOC para ese mismo período; adicionalmente, para aquellos casos que por efecto de la aplicación de las normas vigentes y del proceso de solución de multiafiliación, las EPS o EOC definen que el período glosado corresponde a la EPS o EOC que no apropió recursos. En estos casos procederá exclusivamente la devolución al Fosyga del valor recibido de la Unidad de Pago de Capitación y demás valores reconocidos por dicho afiliado (promoción y prevención y porcentaje de incapacidades), el cual se trasladará por el Fosyga a la entidad que debió recibir el giro conforme a los acuerdos y definiciones que se presentan en esta circular. 2.2.2.1. Actuaciones por parte de la EPS o EOC que debe reintegrar recursos a) Determinar los valores a reintegrar y consignar a las subcuentas de compensación y promoción, los recursos apropiados y frente a los cuales se determinó con posterioridad que no les asistía el derecho, giro que aplica para cada uno de los afiliados reportados a partir de la vigencia de la Resolución 2309 de 2000, por concepto de: i) UPC ii) UPC de Promoción y Prevención. iii) Provisión para incapacidades. iv) Licencias de Maternidad y Paternidad; b) Presentar ante el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, el Acta de solución con su correspondiente archivo, anexos 2.2.1 y 2.2.1 A, certificación del Representante legal y del Revisor Fiscal, sobre los valores consignados por este concepto, de acuerdo con el formato de certificación Anexos números 2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, Anexos números 2.1 A; c) El tiempo que tiene esta EPS o EOC para realizar la devolución de los recursos corresponde a tres (3) días hábiles después de recibir la comunicación por parte del Administrador Fiduciario. En caso de no devolver estos recursos dentro del plazo señalado, deberá comunicar tal hecho a la Superintendencia Nacional de Salud para que adelante las acciones correspondientes; d) El Administrador Fiduciario deberá informar mensualmente al Ministerio de la Protección Social sobre las EPS o EOC que han incumplido con su obligación de giro dentro de los plazos estipulados; e) Adoptar los procedimientos para devolver la totalidad de recursos apropiados sin justa 12

causa; f) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cancelación por afiliación múltiple. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas solo por parte de la entidad en la cual permanece vigente la afiliación. 2.2.2.2. Actuaciones por parte de la EPS o EOC a la que corresponde la UPC del período glosado a) Presentar por parte de la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado, la DGYC de adición de los afiliados a los cuales se definió la situación de multiafiliación, una vez aprobada el acta referenciada en el punto anterior, por parte del encargo fiduciario que administra el Fosyga y se hayan reintegrado los recursos por la otra EPS o EOC, en las fechas preestablecidas paras las DGYC, acompañada de los archivos soporte, de conformidad con las normas vigentes. La declaración de adición se enviará acompañada de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponde a DGYC de adición por resolución de afiliados Multiafiliados, identificándola como Adición Multiafiliados (AM), con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, que autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de Promoción y Prevención e incapacidades a que haya lugar y todos los recursos relacionados con las UPC adicionales; b) Consolidar la información de cada afiliado en el archivo anexo de las DGYC de adición a presentar por la EPS o EOC a la cual pertenece la UPC del período glosado de los afiliados multiafiliados, verificando que el total de los días compensados no exceda lo establecido; c) Presentar por parte de la EPS o EOC a la que pertenece la UPC del período glosado, de acuerdo con lo establecido en el literal a) numeral 3 del artículo 2º del Decreto 1013 de 1998 o demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen, las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclaradas por las EPS o EOC, dependiendo de los períodos en que se originaron y la entidad en la cual se encontraban regularmente afiliadas al momento de la ocurrencia de la licencia; d) Acompañar la DGYC de adición de afiliados a los cuales se les definió la situación de multiafiliación de una certificación del Represe ntante legal, informando: i) Fecha, número de radicación y tipo de movimiento de la DGYC con la cual se giraron al SGSSS Fosyga los recursos correspondientes a: Solidaridad Los excedentes de Compensación Los excedentes de Promoción y Prevención ii) Fecha de giro, valor de los recursos que estuvieron congelados en las cuentas recaudadoras y número de certificación, por reporte de multiafiliación correspondiente a: Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria. La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya 13

sido deficitaria. La provisión para cubrir el pago de incapacidades. Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación e) Enviar dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la declaración la certificación del Revisor Fiscal, para el proceso de compensación de afiliados multiafiliados relacionando la información suministrada por el representante legal. f) Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades causadas, es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual le correspondió la UPC del período glosado de acuerdo con la normatividad vigente. 2.2.2.3. Validación y actividades por parte del Administrador Fiduciario a) Registrar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: "Reintegro por afiliados multiafiliados compensados indebidamente por las EPS o EOC", el período al que corresponden, la subcuenta del Fosyga a la que se abonan y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos presentados en este procedimiento; b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados; c) Liquidar los valores reconocidos por estos afiliados, de acuerdo con la tabla de multiafiliados del Administrador, validando la consistencia de la información del archivo enviado por la EPS o EOC con los valores efectivos a reintegrar según las UPC reconocidas y los recursos a reintegrar; d) Solicitar a la EPS o EOC la devolución de los recursos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la aprobación del acta de solución; e) Verificar los valores a reintegrar, contra los valores consignados; f) Comunicar a las EPS o EOC en el término de tres (3) días hábiles siguientes a la certificación del reintegro, los resultados de la verificación de que trata el literal inmediatamente anterior y las inconsistencias detectadas; g) Cruzar el archivo de afiliados Multiafiliados resueltos enviado por la EPS o EOC con el de los afiliados Multiafiliados reportado por el Administrador Fiduciario, identificando los casos resueltos, tanto el correspondiente a la compensación que se reintegra como el registro de la compensación correcta; h) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por la EPS o EOC; i) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y el histórico de multiafiliados con los casos resueltos; j) Recibir el acta y medios magnéticos entregados por la EPS o EOC a la cual le corresponde los períodos glosados. Verificar su estructura y consistencia, reportando a las EPS o EOC en el término de tres (3) días hábiles siguientes a la presentación del acta, los resultados de la validación de estructura; y, a más tardar el último día hábil del mes, las inconsistencias detectadas y la aprobación o glosas al acta; 14

k) Actualizar la tabla de "Multiafiliados" con los casos resueltos, el período, la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado y la EPS o EOC de donde se retira; l) Actualizar la tabla "Afiliados tmp" (afiliados presentados a compensación) pasando a la tabla "Retirados por multiafiliación", los registros correspondientes a la EPS o EOC de donde se retira el afiliado multiafiliado que se están reportando. Identificar los registros correspondientes a la EPS o EOC donde permanece el período compensado; m) Estas actualizaciones deben hacerse en el momento de aprobación del acta de tal manera que se garantice que en el momento en que las EPS o EOC presenten la declaración de adición por multiafiliados, se cuente con las tablas debidamente actualizadas; n) Recibir la DGYC de adición mediante la cual se resuelven los casos de multiafiliación, de la EPS o EOC a la cual le corresponde el período glosado, así como sus archivos soporte. Validar estructura y consistencia interna de los archivos soportes entregados. Generar y reportar las inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello; o) Cruzar el anexo técnico de la DGYC de adición por multiafiliados con el anexo técnico número 2.1 A (devolución de recursos multiafiliados); p) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía" y verificarla contra la DGYC presentada; q) En las validaciones a efectuar, se debe tener en cuenta que un beneficiario cuya situación de multiafiliación ha sido resuelta puede no incluir en la declaración de Adición Multiafiliados (AM) a su cotizante, en el evento en que el cotizante no haya presentado problemas de multiafiliación. En caso de no tener cotizante, se debe validar si en declaraciones anteriores este ya ha sido compensado; r) Validar la DGYC presentada, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen; s) Conciliar los valores de la DGYC de Adición Multiafiliados (AM) con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados; t) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la cual le corresponda el período glosado, una vez efectuada la conciliación; u) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado multiafiliado, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC, tanto para el período glosado como para las cotizaciones que se recauden de períodos posteriores y hasta tanto no se aclare y determine mediante la respectiva acta a que EPS o EOC pertenece el período glosado. Lo anterior sin perjuicio de los derechos de los afiliados de conformidad con las disposiciones legales vigentes; v) Controlar el giro de las UPC y demás recursos que reconoce el Sistema a las EPS o EOC, que de acuerdo con las actas no debían apropiar recursos por afiliados multiafiliados. w) Para todas las validaciones que deba efectuar el Administrador Fiduciario en lo que tiene que ver con devoluciones de recursos por concepto de multiafiliados, cédulas canceladas o multicompensados, deberá realizar los cruces a que haya lugar con la información que reportó en oportunidad a las EPS o EOC para estos efectos; 15

x) Informar al Ministerio de la Protección Social cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente documento. 2.3 Afiliados confirmados como no multiafiliados por parte de las EPS oo EOC Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS o EOC, se confirma que por inconsistencias en el tipo y/o número de identificación, se presentó el cruce como afiliado en más de una EPS o EOC, cuando en realidad se trató de personas diferentes. 2.3.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC 2.3.1.1. La EPS o EOC que tiene el error en la identificación del afiliado que pretende compensar debe: a) Establecer la identificación completa y correcta del afiliado; b) Preparar los Anexos números 2.3 y número 2.3 A, CORRECCION DE DATOS DE IDENTIFICACION DE AFILIADOS NO MULTIAFILIADOS, mediante el cual se reportan las correcciones en el tipo y/o número de identificación del afiliado; c) Enviar los Anexos números 2.3 y número 2.3 A al Encargo Fiduciario; d) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado; e) Actualizar con la identificación correcta del afiliado, los archivos soporte de las DGYC de adición de los afiliados no multiafiliados cotizantes y beneficiarios a presentar por la EPS o EOC. 2.3.1.2. La EPS o EOC que tiene correctamente identificado el afiliado debe: a) Verificar la identificación del afiliado contra los soportes disponibles en la EPS o EOC; b) Enviar certificación del representante legal de acuerdo al Anexo número 2.3 ratificando la información reportada por la EPS o EOC con base en la verificación anterior; c) Presentar las DGYC de Adición. 2.3.1.3. Las dos EPS o EOC involucradas en la situación por aclarar deben: a) Liquidar y presentar la DGYC de adición correspondiente a los Afiliados a quienes se les corrigió su identificación, acompañada de los archivos soporte de acuerdo con las Resoluciones 1493 y 2309 de 2000. Estos documentos se enviarán acompañados de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponden a DGYC de adición de Afiliados no Multiafiliados. La EPS o EOC identificará la declaración como declaración de Adición Nº Multiafiliados (AN) con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, autor ice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes; b) Presentar de acuerdo con lo establecido en el literal a) del numeral 3 del artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen (Formato L2), las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclaradas por las EPS o EOC; c) Acompañar la DGYC de adición de afiliados sobre quienes se aclaró la situación de 16

multiafiliación, con una certificación del Representante legal informando: i) Número de radicación y fecha de presentación de la DGYC con la cual se giraron al Fosyga los recursos correspondientes a: Solidaridad. Los excedentes de Compensación. Los excedentes de Promoción y Prevención. ii) Fecha de giro al Fosyga y número de certificación de los recursos que se mantenían en las cuentas de las EPS o EOC correspondientes a cotizaciones por reporte de multiafiliación correspondientes a: Las UPC o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria. La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria. La provisión para incapacidades. Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación. 2.3.2. Actuaciones por parte del Administrador Fiduciario a) Recibir y validar los Anexos números 2.3 y número 2.3 A, CORRECCION DE DATOS DE IDENTIFICACION DE AFILIADOS NO MULTIAFILIADOS, mediante el cual se reporta la corrección de su identificación; b) Recibir el certificado del representante legal de la EPS o EOC en la cual conste que el número de documento de conformidad con los soportes que reposan en la EPS o EOC es correcto; c) Verificar la estructura y existencia del afiliado en la tabla MULTIAFILIADOS; d) Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas en un término de tres (3) días hábiles; e) Actualizar con base en los archivos enviados por las EPS o EOC de devolución de recursos y de datos de afiliados el histórico de multiafiliados y las demás tablas relacionadas con el proceso con el fin de desmarcar los afiliados resueltos y garantizar que en el momento en que la EPS o EOC que tiene derecho al presentar la declaración de adición, se cuente con las tablas debidamente actualizadas. Cuando la aclaración provenga de la EPS o EOC que corrige, deberá desmarcarse el afiliado para las dos EPS o EOC. Si se recibe sólo el certificado de la EPS o EOC que lo tiene correcto, se desmarcará únicamente para esa EPS o EOC; f) Conservar en una tabla acumulada, las novedades reportadas por las EPS o EOC con la corrección de los documentos de identidad de los afiliados; g) Recibir la DGYC de adición de la EPS o EOC en la cual se resuelven los casos de multiafiliación y sus archivos soporte según Resoluciones 1493 y 2309 de 2000; h) Validar la estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados para la DGYC de adición. Generar y reportar inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello, verificand o que la EPS o EOC haya reintegrado los recursos que inicialmente habían mantenido en sus cuentas; i) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía". Verificar la Guía contra DGYC presentada; 17