Contabilidad II Lectura No. 10 1
Valuación de inventarios Introducción Valuación de los inventarios al costo De acuerdo con las normas de contabilidad, los bienes del activo se deben valuar al costo. Desde luego, los inventarios también se sujetan a esta regla. Sin embargo, en el caso de los inventarios se efectúan repetidas compras de la misma clase de mercancía. Este proceso genera la posibilidad de que el costo de una compra sea diferente al de otra posterior, de modo que un mismo tipo de artículo puede tener dos o más costos de adquisición. En esas circunstancias, en el momento en que ocurre una venta, surge el problema de determinar cuál es el costo al que debe registrarse dicha salida, esto es, establecer el importe del costo de ventas. Por este motivo se han desarrollado diversos métodos de valuación de los inventarios, cada uno de los cuales adopta un punto de vista distinto respecto del tratamiento de la situación. Los principales métodos de valuación de inventarios son: 1. Costos promedios. 2. Primeras entradas primeras salidas (PEPS). 3. Últimas entradas primeras salidas (UEPS). 4. Costo identificado. Posteriormente se explicará cada uno de estos métodos. Causas de los cambios de los costos de compra Diferentes situaciones de tipo económico determinan que los precios de los artículos disponibles en el mercado sufran aumentos o disminuciones. Uno de ellos es, desde luego, la relación entre la oferta y la demanda. Los cambios en esta relación pueden originarse en múltiples factores, desde fenómenos meteorológicos que benefician o perjudican la cosecha de productos agrícolas hasta las maniobras especulativas efectuadas por ciertas empresas, pasando por toda una gama de decisiones de productores, comerciantes, consumidores y gobiernos. También, en ciertos casos, el desarrollo de la tecnología permite reducir los costos de producción, lo cual genera la baja de precios en el mercado de un artículo determinado. Igualmente, la aparición de nuevos artículos que pueden ser sustitutos de otros ya existentes puede determinar un movimiento descendente de sus precios. No puede omitirse la mención a los impuestos, aduanales y de otro tipo, que al ser aplicados o derogados, o al aumentar o disminuir sus tasas, causan efectos en los precios de los artículos sobre los que recaen. 2
La problemática de los precios de ciertos artículos puede ser totalmente distinta a la de otros, lo cual impide asegurar que existe un determinado método de valuación de inventarios que es satisfactorio para todos los casos. De ahí que, en la evolución de la contabilidad, tradicionalmente se han considerado como aceptables diversos procedimientos, pero se deja a cada empresa escoger el que más convenga a su situación particular. Considérese, por ejemplo, el caso de los metales cuyos precios sujetos a los mercados internacionales pueden subir y bajar alternativamente, de un día para otro. El problema de su valuación no puede ser el mismo que el de la cerveza o el de los cerillos. Sin embargo, además de los fenómenos mencionados, que en cierto momento afectan los precios de un determinado tipo de artículo, existen otros factores que producen un cambio generalizado en todos los precios del mercado de satisfactores de un país. El caso por excelencia es el fenómeno de la inflación económica. En épocas anteriores, los economistas acostumbraban referirse a los ciclos económicos, los cuales en su fase ascendente se caracterizaban por inflación y en su fase descendente por deflación. Pero en las épocas recientes ha surgido, como circunstancia común a casi todos los países del mundo, la tendencia a la inflación si bien a distintas tasas en cada país, por lo que ya no parece clara la existencia práctica del ciclo y menos aún la de la deflación. El alza general de precios, provocada por la inflación, es un problema más a considerar en la valuación, pero este factor afecta no sólo a los inventarios, sino que rebasa el ámbito de éstos y recae en conjunto sobre todos los valores de los estados financieros. Debido a ello, los efectos contables de la inflación se estudian en un curso superior, considerando el problema total de la información financiera y su instrumento de síntesis, que son los estados financieros. No obstante lo expresado en el párrafo anterior, uno de los métodos de valuación de inventarios que más adelante se explica, tiene precisamente como origen el propósito de hacer frente al problema de la inflación, pero referido de manera exclusiva a los inventarios, pues se desarrolló en una época en que no se había decidido resolver dicho problema contable en forma integral. Método de costos promedios El argumento fundamental de este enfoque radica en que, si las distintas partidas compradas corresponden a un mismo tipo de artículo, resulta lógico que la existencia total de éste se considere a un mismo costo. Para ello, los diferentes costos de compra deben unificarse en uno solo que sea el promedio de todos ellos. Pero el mismo no debe ser un promedio simple, sino que se debe considerar la cantidad de unidades que entraron a cada costo, y por lo tanto es un promedio ponderado. Las salidas se valúan al costo promedio y, como consecuencia, la existencia en bodega queda también valuada a dicho costo. Como ejemplo, supónganse dos entradas a costos diferentes, del artículo "estopa blanca marca Austral", cuya unidad de medida es el kilogramo: 3
kg. Costo Unitario Costo total Primera entrada 70 $3 00 $ 210 00 Segunda entrada 40 3 50 140 00 Total 110 $ 350. 00 El costo promedio se obtiene dividiendo el total de costo entre el total de kilogramos: 350.00 Costo promedio = ------------------------------------ = 3.181818 110 Las salidas que ocurran después se valuarán al costo promedio obtenido. En el momento en que haya otra entrada, se tendrá que calcular el nuevo costo promedio. Este ejemplo muestra el procedimiento de cálculo del promedio ponderado, pero las operaciones deben registrarse en las tarjetas auxiliares de almacén. Ejercicio 1 Registrar en tarjeta de almacén las siguientes operaciones con el producto "olla de presión marca AKO, tamaño B": 3 enero 20X3 Se compran 20 ollas a $ 300.00 c/u = $ 6000.00 10 enero 20X3 Se compran 15 ollas a $ 320.00 c/u = 12 enero 20X3 Se venden 10 ollas $ 4800.00 13 enero 20X3 Se compran 25 ollas a $ 350.00 c/u = $ 8750.00 20 enero 20X3 Se venden 22 ollas Nota: No se suministra el importe de las ventas, porque únicamente se registrará la tarjeta auxiliar de almacén, en la cual se manejan costos. Solución: 4
MAYOR AUXILIAR DE ALMACÉN Artículo: Olla de presión "AKO" tamaño B Unidad: Pieza Especie Costo Unitario Costo Promedio Valores Fecha Ref. Salidas D H Saldo Entradas Existencia 3 ene. 20X3 20 20 $300 00 $6000 00 $6000 00 10 ene. 20x3 15 35 320 00 4800 00 10800 00 12 ene. 20x3 10 25 $308 57 $3085 70 7714 30 13 ene. 20x3 25 50 350 00 8750 00 16464 30 20 ene. 20x3 22 28 329 29 7244 38 9219 92 Notas: 1.Los costos promedios se obtuvieron como sigue: $10800.00 entre 35 = $ 308.571428 $16464.30 entre 50 = $ 329.286 2. En vista de que en este método la existencia queda valuada al costo promedio, se puede comprobar el saldo multiplicando la existencia por el costo promedio. Dicha comprobación, efectuada al 20 de enero es: 28 x $329.29 = $9 220.12 La diferencia de $ 0.20 se debe a que el costo promedio se aproximó únicamente a dos decimales. Promedio móvil y promedio periódico El costo promedio puede utilizarse bajo dos modalidades: a. Promedio móvil. Consiste en registrar diariamente los movimientos, tanto de entrada como de salida, de modo que después de cada entrada se calcula el promedio, con el cual se valuarán las salidas que ocurran posteriormente. b. Promedio periódico. Se registran primero todas las entradas de un determinado periodo, generalmente un mes, y al término del mismo se calcula el costo promedio; con éste se valúan todas las salidas que hayan sucedido en dicho periodo. 5
Para efectos de este curso se utilizará el promedio móvil, a menos que expresamente se indique lo contrario. En el ejercicio arriba resuelto se empleó precisamente este tipo de promedio. Método de primeras entradas primeras salidas (PEPS) Este método se basa en el supuesto de que la mercancía se vende en el mismo orden en que entró. Esta suposición se utiliza únicamente para el efecto de que a las salidas se les apliquen los costos en el orden en que éstos ocurrieron al comprar. La utilización de este procedimiento contable no significa que la mercancía deba salir físicamente en el orden mencionado. El manejo físico se debe decidir de acuerdo con lo que desde un punto de vista administrativo se considere conveniente, independientemente del método de valuación que se adopte para fines contables. De acuerdo con lo expuesto, al ocurrir salidas se les aplica el costo unitario de la entrada más antigua, hasta el número de unidades adquiridas en esa compra. Cuando las unidades de la primera compra se han agotado por las salidas registradas, se comienza a considerar los costos de la segunda entrada, hasta agotar las unidades de ésta, y se continúa sucesivamente en la misma forma. Como consecuencia del método, la mercancía que en determinado momento permanezca en existencia en la bodega queda valuada a los costos de las compras más recientes, puesto que las compras más antiguas se han ido agotando por las salidas. Por lo mismo, el inventario a una fecha determinada puede estar valuado a dos o más costos unitarios, a diferencia de lo que ocurre en el método de costos promedios en que la existencia queda valuada a un solo costo. El mismo ejercicio antes presentado, se muestra en la siguiente página resuelto ahora por el método de primeras entradas primeras salidas (PEPS). Para facilitar la comprensión y el manejo del método, al auxiliar de almacén se le agrega una columna después de la de "Existencia"; en esta columna adicional se anota un número que sirve para referenciar cada salida con la entrada de la cual se tomaron las unidades (y el costo) de dicha salida. Cuando una entrada queda totalmente agotada, el número que le corresponde se encierra en un paréntesis (lo cual se hace tanto con la entrada como con sus respectivas salidas). De este modo, resulta obvio que las entradas con el número encerrado entre paréntesis (y que por lo tanto han quedado agotadas) ya no deben usarse para valuar salidas. Las entradas a cuyo número no se le haya puesto paréntesis son las parcialmente consumidas, por lo que basta considerar las salidas que tienen el mismo número para determinar las unidades que quedan disponibles de dicha entrada. Desde luego, si una entrada carece de número, es porque está completa ya que no tiene salida alguna que la afecte. El citado sistema de referencia resulta más útil aún en el método UEPS, el cual se explica más adelante. 6
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) Mayor auxiliar de almacén Artículo: Olla de presión "AKO" tamaño B Unidad: Pieza Valores Especie Fecha Ref. Entradas Salidas Existencia Costo Unitario Costo Promedio D H Saldo 3 ene. 20X3 20 20 (1) $300 00 $6000 00 $6000 00 10 ene. 20x3 15 35 2 320 00 4800 00 10800 00 12 ene. 20x3 10 25 (1) 300 00 3000 00 7800 00 13 ene. 20x3 25 50 350 00 8750 00 16550 00 20 ene. 20x3 10 40 (1) 300 00 3000 00 13550 00 20 ene. 20x3 12 28 2 320 00 3840 00 9710 00 Notas: 1. El registro de la salida del 20 de enero se dividió en dos renglones: el primero valuado al costo unitario de $ 300.00, con el cual se agotó la entrada del 3 de enero. El segundo renglón se valuó al costo unitario de la entrada del 10 de enero. 2. En el método PEPS las existencias quedan valuadas a los costos más recientes. De acuerdo con ello, se puede comprobar la formación del saldo al 20 de enero, como sigue: 3 ollas a $320.00 = $ 960.00 25 ollas a $350.00 =$ 8750.00 $ 9710.00 Método de últimas entradas primeras salidas (UEPS) Este enfoque se aplica en la siguiente forma: Al ocurrir una salida, se le asigna el costo de la última compra del artículo de que se trata. Cuando las unidades de dicha compra se agotan, se comienza a tomar de las que estén disponibles en la penúltima adquisición; y si fuere necesario se continuará retrocediendo en las compras para tomar de ellas las unidades que tengan disponibles y que se requieran para valuar las salidas. El manejo de este sistema en las tarjetas auxiliares de almacén requiere de algún cuidado, pues una entrada puede quedar sólo parcialmente consumida, debido a que antes de que se agote ocurra otra entrada, y a ésta es a la que se le dará salida primero a partir de ese momento. En tal caso la entrada que tiene consumo parcial no podrá agotarse hasta que las compras posteriores a ella queden totalmente consumidas. 7
En tales circunstancias pueden llegar a existir varias entradas parcialmente consumidas. La situación mencionada contrasta con lo que ocurre en el método PEPS, en el cual las entradas se agotan una tras otra, y por ello nunca existe más de una adquisición parcialmente consumida. Como tendencia general, la aplicación del método UEPS conduce a que las existencias que quedan en bodega a una determinada fecha estarán valuadas a los costos de adquisición más antiguos (ya que los costos recientes se aplican a las salidas). El ejercicio práctico que antes se solucionó por costos promedios y por PEPS, se resolverá a continuación mediante UEPS, como sigue: Últimas entradas primeras salidas (UEPS) Mayor auxiliar de almacén Artículo: Olla de presión "AKO" tamaño B Unidad: Pieza Valores Especie Fecha Ref. Entradas Salidas Existencia Costo Unitario Costo Promedio D H Saldo 3 ene. 20X3 20 20 $300 00 $6000 00 $6000 00 10 ene. 20x3 15 35 1 320 00 4800 00 10800 00 12 ene. 20x3 10 25 1 320 00 3200 00 7600 00 13 ene. 20x3 25 50 2 350 00 8750 00 16350 00 20 ene. 20x3 22 28 2 350 00 7700 00 8650 00 Nota: 1. El saldo al 20 de enero puede analizarse conforme al hecho de que las existencias a esa fecha están valuadas como sigue: 20 ollas a $ 300.00 = $ 6 000.00 5 ollas a $ 320.00 = 1 600.00 3 ollas a $ 350.00 = 1 050.00 $ 8 650.00 Comentarios sobre el método UEPS El procedimiento UEPS puede parecer un tanto extraño, pero se le encuentra sentido cuando se explican las razones por las cuales se desarrolló. En primer término, se recomienda su aplicación en épocas inflacionarias. Se debe recordar que éstas se caracterizan por la tendencia ascendente del nivel general de precios. Supóngase que, en tales condiciones, una empresa tuviera un capital de $ 1.00, disponible en efectivo, y que con el mismo se procediera a comprar un artículo. Poco tiempo después, dicho 8
artículo se vende en $ 1.20. Normalmente, se consideraría correcto registrar $ 0.20 como utilidad de la operación, y supondremos también, para simplificar, que no existe ningún gasto, y dicha utilidad se reparte entre los socios del negocio. Nuevamente existiría $ 1.00 en caja, disponible para comprar más mercancía. Pero en ese momento, debido al alza de precios provocada por la inflación, dicho artículo costaría $ 1.05 en el mercado en el que la empresa compra. Es evidente que el capital de la empresa ya no alcanza para comprar un artículo. De esto se deduce que la utilidad registrada de $ 0.20 no fue auténtica; al repartirla se descapitalizó a la empresa, pues le quedó un capital insuficiente para reponer la mercancía. Por lo tanto, la inflación puede ocasionar que en la contabilidad se registren utilidades mayores que las reales, y que al repartir esas utilidades ficticias se descapitalice a la empresa. El método UEPS está encaminado a resolver este problema cuando afecta a los inventarios, porque al aplicar al costo de venta las últimas entradas, se emplea un costo más cercano al de la fecha de venta. O, por decirlo de otra manera, el UEPS tiende a registrar costos actuales dentro del costo de ventas. Si en la explicación anterior, antes de haber hecho la venta en $ 1.20, la empresa hubiera comprado a crédito un segundo artículo en $ 1.05, esta última cifra sería el costo de ventas resultante de aplicar UEPS, y la utilidad registrada importaría $ 0.15; ganancia que se acerca más a la realidad, por lo que al repartirla ya no se causará descapitalización. Costo identificado o específico Este método se emplea para registrar mercancía que permite identificar individualmente a cada uno de los artículos de una misma clase, debido a que están marcados con un número de serie. Por lo general, se trata de artículos cuyo valor es relativamente alto. Ejemplo de ellos son los automóviles, motocicletas, máquinas de escribir, calculadoras, computadoras, etcétera. El método consiste en registrar en las tarjetas auxiliares de almacén el costo específico al que se compró cada artículo individual, de modo que este importe es el que se lleva al costo de ventas cuando el artículo es vendido, para lo cual sirve su número de identificación. Existen dos formas para llevarlo a cabo: en la primera, el auxiliar de almacén contiene una columna para anotar el número de serie o de identificación; en la segunda, se abre una tarjeta individual para cada artículo (usada, por ejemplo, en empresas distribuidoras de automóviles). Resumen comparativo de los métodos de valuación Los métodos PEPS y UEPS son enfoques que se encuentran en extremos opuestos, cuyas diferencias se manifiestan en las siguientes características: El primero lleva al costo de ventas los costos antiguos y deja en el inventario los costos más recientes. Por lo tanto, y sobre todo en épocas inflacionarias, el importe del costo de ventas es erróneo, pero el valor del inventario está más cerca de los costos actuales. O lo que es lo mismo, 9
para efectos del estado de resultados es inadecuado, pero la valuación para fines del balance es correcta. El segundo lleva al costo de ventas los costos recientes y deja en el inventario los costos antiguos. Resulta, pues, apropiado respecto del estado de resultados pero presenta una incorrecta valuación para efectos del balance, especialmente en épocas inflacionarias. A pesar del defecto señalado, este método ganó aceptación y se recomienda emplearlo en tiempos de inflación por considerar prioritario contabilizar utilidades correctas y evitar la descapitalización de la empresa. Por otra parte, el desarrollo de métodos modernos de reexpresión de la información financiera permite atender en forma integral los diversos problemas de tipo contable originados por la inflación, lográndose, entre otras cosas, la correcta valuación de los inventarios. Una vez realizada la comparación entre PEPS y UEPS, como métodos de características opuestas, es fácil inferir que el costo promedio queda dentro de esos dos extremos, y que por lo tanto produce un valor intermedio tanto del costo de ventas como del inventario, careciendo de valores actualizados pero sin caer en valores demasiado antiguos. Resulta, pues, que en épocas inflacionarias no es eficiente para prevenir la descapitalización de la empresa, pues permite repartir utilidades en cantidad mayor que la real. Como conclusión final, UEPS se considera recomendable en épocas inflacionarias. En cambio, en condiciones de estabilidad económica, cualquier método es apropiado, y sólo las características particulares de cada empresa y del tipo de mercancía con que trafica son las que deben determinar la selección del método más apropiado. Valuación periódica del inventario En las páginas anteriores, los métodos de valuación se han expuesto desde la perspectiva del sistema de inventarios perpetuos. Esta aclaración es necesaria pues el sistema analítico o pormenorizado representa una situación diferente. Desde luego, requiere que al término del ejercicio contable se levante un inventario físico y que éste sea valuado. Surge entonces la cuestión de cómo debe precederse para realizar tal valuación. El costo promedio es inaplicable (máxime si se considera que debe ser ponderado), puesto que no se llevan tarjetas auxiliares de almacén. Por otra parte, calcular un promedio simple implica, en cierta medida, distorsionar el resultado, y de cualquier modo necesitaría de algún registro adicional que no sea inherente al sistema analítico. La valuación por PEPS o UEPS es posible en el sistema pormenorizado (lo j cual se explica en el apéndice de este capítulo para quienes se interesen en el tema) y en estricto rigor técnico es lo más apropiado. Pero dicho sistema carece del registro específico de costos y cantidades compradas de cada artículo, motivo por el que se tienen que llevar registros o archivos adicionales a los que el mismo sistema requiere, o bien efectuar una búsqueda en la contabilidad al finalizar cada año o ejercicio contable para obtener los datos necesarios. Debido a ello, en la práctica algunas empresas acuden a procedimientos simplificados: a. Valuar el inventario con base en el último costo de compra. 10
b. Valuar con listas de precios de proveedores, vigentes al cierre del ejercicio. El segundo es más expedito. El primero requiere buscar en la contabilidad, o en archivos o registros adicionales, aunque en forma mucho más limitada que si se aplicara PEPS o UEPS. Desde el punto de vista de la técnica contable, ambos procedimientos simplificados son discutibles, puesto que pueden ocasionar que el inventario incluya partidas valuadas con un costo diferente al que realmente fueron compradas, con la consiguiente distorsión de la cifra de costo de ventas, la cual en el sistema de inventarios periódicos se determina mediante una fórmula que incluye el efecto del importe de los inventarios inicial y final. Se mencionan aquí para señalar que algunos negocios los emplean, pero no son recomendables, y menos aún en épocas inflacionarias. Sin embargo, podrían ser válidos para valuar el inventario, si se aplican dentro de algún método para reflejar en la contabilidad los efectos de la inflación, y en el cual el costo de ventas se calcule apropiadamente sin la distorsión arriba comentada. 11