INVENTARIOS. Universidad Católica del Táchira Escuela de Administración y Contaduría

Transcripción

1 Universidad Católica del Táchira Escuela de Administración y Contaduría INVENTARIOS Los inventarios representan las partidas de activo que son generadoras de ingresos para los diferentes tipos de empresas, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación las que se dedican a la compra y venta o comercialización. Clasificación de los inventarios: Los inventarios se clasifican de acuerdo a los a los diferentes tipos de empresas: Comerciales: los inventarios estarán representados por todos aquellos bienes disponibles para la venta y su costo esta determinado por el precio de factura más cualquier otro gasto relacionado con la adquisición. En este tipo de empresas la cuenta de inventario es denominada Inventarío de Mercancías o Inventarios para la venta y constituye una de las partidas más importantes, pues de la venta de ellos depende la fuente principal de sus ingresos. Manufacturera Ó industrial: Estas empresas manejan una mayor variedad y diversidad de inventarios, que se originan a lo largo del proceso productivo, durante el cual la materia prima se transforma en un producto terminado, los rubros que encontramos son los siguientes: Inventario de materia prima, Inventario de productos en proceso, Inventario de productos terminados, Inventarios de suministros. Empresa de Servicio: Estas empresas normalmente no manejan inventarios de mercancías, sin embargo, dependiendo del tipo de empresa, podemos encontrar que alguna utilice algún tipo de inventario como: Inventario de repuestos, papelería, entre otros. 1

2 SISTEMAS DE CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS Las empresas para controlar y registrar los valores que incorporan o desincorporan de los inventarios pueden utilizar cualquiera de estos métodos: Inventario Continuo Inventario Periódico Inventario Continuo o Permanente: Se define como un sistema que valora permanentemente dos cuentas: el costo de ventas e inventarios. Cuando se adquieren mercancías se afecta la cuenta Inventarios, es decir, no se utiliza la cuenta compras y cada vez que se efectúa una venta, se realizan dos registros, el primero por las ventas realizadas y otro por el costo de las mercancías vendidas, en conclusión: todas las entradas y salidas de inventario se manejan a través de la cuenta Inventarios de Mercancías, la cual recibe cargos cada vez que aumenta el valor del inventario y abonos en el momento que disminuya el mismo. Este tipo de inventario continuo permite preparar mensualmente, Estados Financieros adecuados, ya que se mantiene un saldo constante del total de la mercancía en existencia. Un sistema de inventario continuo requiere que se efectúen permanentemente registros relativos al costo de los inventarios vendidos, pero esto exige que los sistemas de inventario que soportan las operaciones sean lo suficientemente confiables para efectuar los registros contables. Actualmente los sistemas computarizados suministran el apoyo tecnológico necesario que requiere el control de altos volúmenes de transacciones y la gran mayoría de empresas pueden implantar este tipo de soluciones sin mayor complicación. Cuentas que se utilizan en este sistema de inventario: Inventario de Mercancías: se afecta continuamente a medida que va aumentando o disminuyendo el inventario. Costo de Ventas: se efectúan cargos a medida que se van realizando las ventas. Ventas 2

3 Registros contables relacionados con el sistema de inventario continúo: 1. Compra de la mercancía. Inventario de Mercancías Caja-Bancos-Cuentas o Efectos por Pagar 2. Cancelación de gastos que aumentan las compras (fletes sobre compras, gastos de importación, gastos de seguro, etc.): Inventario de Mercancías Caja-Bancos-cuentas por pagar 3. Devoluciones sobre mercancía adquirida: Caja-Bancos-Cuentas por Pagar Inventarío de Mercancías 4. Descuentos sobre mercancía adquirida: Cuentas por Pagar Inventario de Mercancía 3

4 5. Venta de mercancía: Se deben efectuar dos registros contables: uno por concepto de la venta y otro por el costo: Caja-Bancos-Cuentas o Efectos por Cobrar Ventas Débito Fiscal Este registro se efectúa por el monto de la venta (según aparece la factura) Simultáneamente se realiza el asiento para rebajar del inventario la mercancía vendida Costo de Ventas Inventario de Mercancías Este registro se efectúa por el valor de la mercancía al costo 6. Devoluciones sobre mercancía vendida Devoluciones sobre Ventas Débito Fiscal xx Caja-Bancos-Cuentas o Efectos por Cobrar Este registro se efectúa al precio de venta Con este asiento se da ingreso al inventario de la mercancía devuelta. Inventario de Mercancías Costos de ventas Este registro se efectúa por el valor de la mercancía al costo 4

5 Inventario Periódico: Este sistema requiere de la toma física o costeo de las unidades de inventario que se tengan al final de un período. Se llevan inventarios periódicos cuando existen muchas unidades de bajo costo unitario. El conteo se lleva a cabo para determinar el saldo final de los inventarios que se reflejarán en el balance general y el valor a llevar al costo de ventas en el estado de resultados. Para poder determinar tales cantidades debe disponerse al menos de los valores del inventario inicial y las compras del período. Los inventarios periódicos son tomados, por lo general al final del ejercicio económico, debiendo al alto costo que representa su utilización. Esto no implica que una compañía no pueda efectuar inventarios con una mayor periodicidad, lo cual resultaría en un mejor control de los saldos del inventario. Cuentas que se utilizan en este sistema: Compras: Se utiliza cada vez que se registra una entrada de mercancía Ventas: Se usa para registrar la salida de mercancía Inventario de Mercancías: El saldo de inventario al inicio del período no se afecta durante todo el ejercicio económico, en el momento del cierre su saldo se cancela y se registra un nuevo valor obtenido de la toma física realizada al cierre del ejercicio y el cual va a constituir el inventario inicial del ejercicio siguiente. Registros contables relacionados con el sistema de inventario periódico: 1. Compra de la mercancía Compras Bancos-Cuentas o Efectos por pagar 5

6 2. Cancelación de gastos que aumentan las compras (fletes sobre compras, gastos de importación, gastos de seguro, etc.): Fletes sobre Compras-Gastos de Importación-Gastos de seguro Bancos 3. Devoluciones sobre mercancía adquirida: Bancos-Cuentas por Pagar Devoluciones en Compras 4. Descuentos sobre mercancía adquirida Cuentas por Pagar Descuentos en Compras 5. Venta de mercancía: Bancos-Cuentas por cobrar Ventas Débito Fiscal Este registro se efectúa por el monto de la venta 6

7 6. Devoluciones sobre mercancía vendida Devoluciones sobre Ventas Débito Fiscal Bancos-Cuentas por Cobrar Este registro se efectúa por el monto de la venta Cálculo del Costo de Ventas: En el sistema de Inventario Periódico se calcula el costo de venta al final del ejercicio mediante la siguiente fórmula: Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras Netas Inventario Final 1. Inventarío Inicial de Mercancías: Está representado por el valor de las mercancías disponibles para la venta al inicio del período. 2. Compras Netas: a. Compras brutas del período. b. Más: los gastos que aumentan directamente las compras: gastos de importación, fletes sobre compras seguro de la mercancía, entre otros. c. menos: las rebajas y devoluciones en compras. 3. Inventarío Final de Mercancías: Esta representado por el valor de las mercancías no vendidas al cierre del ejercicio económico, y su saldo se presenta en el Balance General (en el activo circulante) como en el Estado de Resultados para hallar el costo de ventas. COSTO DE VENTAS Inventario Inicial Compras Netas: Compras Brutas Mas: Fletes sobre compras x x 7

8 Gastos de Importación xx Seguros sobre Compras xx Menos: Descuentos sobre compras Devoluciones sobre compras () Total compras netas Mercancía disponible para la venta Menos: INVENTARIO FINAL TOTAL COSTO DE VENTAS XXX XXXX XXXXX VALUACIÓN DEL INVENTARIO: En las empresas comerciales la base primaria para la valuación de los inventarios es el costo, entendiéndose por este, el precio de la factura, menos los descuentos comerciales o devoluciones, más todos los gastos adicionales necesarios que afecten directamente la compra, como fletes, seguro, gastos de importación, etc. En el caso de las empresas manufactureras, el valor del inventario estará conformado por el costo en que se incurre para fabricar un artículo, como los cargos que inciden de manera directa o indirecta en la fabricación. Normalmente en una empresa se realizan varias compras durante el ejercicio, por lo que es frecuente encontrar variaciones en los costos unitarios, trayendo como consecuencia que el cálculo del costo de ventas y del inventario final no pueda realizarse por sus costos específicos. Se conocen dos bases para calcular el valor de los inventarios: 1. Métodos de valuación en base al costo. 2. Métodos con base al costo o mercado, el más bajo de los dos. 8

9 Métodos de valuación en base al costo: 1. Identificación específica 2. Primero en entrar primero en salir (PEPS) 3. Ultimo en entrar primero en salir (UEPS) 4. Costos Promedios a. Promedio simple b. Promedio ponderado c. Promedio móvil 5. Costo o mercado el más bajo de los dos 6. Valuación por medio de la utilidad bruta 7. Valuación por medio de los precios al detal Las empresas pueden escoger cualquiera de estos métodos para valorar su inventario de acuerdo a sus necesidades, pero deben ser consistentes con el método escogido, es decir, que permanezca en el tiempo y no se modifique cada año. En caso de que sea necesario un cambio en el método de valuación, se debe justificar por medio de una nota al pié de los estados financieros. 1. Identificación Específica: Este método es muy utilizado en aquellas empresas que manejan pocos artículos con un costo unitario elevado y fácil de distinguir, como por ejemplo las joyerías, ventas de vehículos, muebles, maquinaria pesada, entre otros. El costo de la mercancía puede identificarse en las facturas. 2. Primero en entrar primero en salir (PEPS): Parte del supuesto de que las primeras mercancías que se comprar son las primeras que se venden, de esta forma, las existencias finales estarán formadas por las últimas mercancías compradas. Este método tiene la ventaja de que épocas de inflación donde los costos unitarios aumentan con frecuencia, se tenga un inventario final valuado a los últimos precios de compra, los cuales serán los más cercanos a los valores de reposición de esas mercancías, sin embargo, tiene la desventaja de que el costo de ventas resulta bajo, debido a que las mercancías con precios mas bajos son las que se vende, por lo que implica un aumento en la utilidad y por lo tanto un mayor pago 9

10 de impuesto sobre la renta. Este método puede aplicarse tanto en las empresas que llevan un sistema de inventario continuo, como las que llevan el sistema de inventario periódico. 3. Ultimo en entrar primero en salir (UEPS): Se basa en el supuesto de que las ultimas mercancías compradas son las primeras que se venden, de tal manera que el valor del inventario final será bajo ya que refleja los costos más antiguos y el costo de ventas va a ser elevado, debido a que esta conformado por el costo más recientes. Un costo de ventas elevado genera una menor utilidad y por lo tanto un menor pago de impuesto sobre la renta, mientras que un inventario final valuado sobre los costos más antiguos, queda registrado por debajo de su valor. Al igual que el método PEPS, este método se puede utilizar cuando llevan ambos sistemas de contabilización de inventario. 4. Costos promedios: a. Promedio simple: Denominado también método aritmético y consiste en sumar los costos unitarios de todas las compras incluyendo el inventario inicial y luego dividirlo entre el número de costos unitarios. El valor del inventario final se obtiene multiplicando las unidades en existencia, halladas en el conteo físico, por el costo promedio unitario calculado. b. Promedio ponderado: Este método se calcula dividendo el costo total del inventario inicial más el costo total de cada una de las compras entre el total de unidades disponibles para la venta. El valor del inventario final se obtiene multiplicando las unidades en existencia halladas en el conteo físico, por el costo unitario calculado. c. Promedio móvil: Este método se utiliza cuando se tiene un sistema contabilización continuo y consiste en hallar el costo por unidad cada vez que adquiere mercancía, por lo tanto las unidades vendidas se sacan del inventario al último costo promedio unitario que ha sido calculado anteriormente. Bajo este método el inventario final valora en base al último costo promedio unitario calculado. 10

11 5. Costo o mercado, el más bajo de los dos: Este método es una combinación del precio de costos y del precio de mercado, significa que se escoge uno de los dos precios, o el precio de costo o el de mercado, el que sea más bajo de los dos. Este método de costo o mercado el más bajo, se origina del principio contable del conservatismo, el cual se resume en No adelantar ganancias y prevenir posibles perdidas. Este procedimiento de valuación es utilizado en las empresas que llevan inventarios periódicos. 6. Valuación por medio de la utilidad bruta: En un procedimiento para calcular en forma aproximada el valor del inventario a una fecha determinada y se basa en el supuesto de que la tasa de utilidad bruta ha sido uniforme en los últimos ejercicios económicos. Este método se utiliza principal mente en los casos de auditoria o de siniestros; permitiendo comprobar o determinar el monto del inventario final a una fecha determinada. 7. Valuación por medio de los precios detal: Se usa principalmente en las tiendas por departamentos y cualquier otra clase de negocios que tengan un porcentaje de utilidades preestablecidas. Una de las ventajas de la utilización de este método es que sirve para estimar el valor del inventario a en cualquier momento sin necesidad de practicar un inventario físico, así como facilitar la valuación de un inventario físico ya que a los precios de ventas al detal se le aplica la razón del costo. 11

12 Practica Nro. 1: Registrar las siguientes operaciones del mes de febrero /2007por el sistema de inventario continuo y por el sistema de inventario periódico. 1. Compra de mercancías por Bs ,00 + IVA. Condiciones 3/10 n/ Cancelación de fletes por Bs ,00 + IVA, cheque Nro Compra de contado por Bs ,00 + IVA, cheque Nro Venta de mercancía, al contado Bs ,00+ IVA, a crédito Bs IVA, el costo de la mercancía es el 65% de la venta. 5. Se realizó una devolución de Bs ,00 de la compra realizada en el punto tres. 6. Cancelamos la factura del punto uno, aprovechando el descuento. Cheque Recibimos una devolución de Bs ,00 sobre la venta a crédito del punto cuatro. Practica Nro. 2: A continuación se presenta el movimiento de mercancías de una empresa durante el mes de enero 2007: 1. Se compra mercancías por Bs ,00 + IVA. Condiciones 5/10 n/45. Cheque Nro Se compra una póliza por Bs ,00 para asegurar la mercancía. Cheque Nro Se venden mercancías al contado Bs ,00 + IVA, a crédito Bs , el costo de la mercancía es el 60% de la venta. 4. Se venden mercancías por Bs ,00 + IVA. condiciones 2/10 n/15, el costo de la mercancía es el 55% de la venta. 5. Se realizó una devolución de Bs ,00 de la compra realizada en el punto uno. 6. Se compra mercancía al contado por Bs ,00 + IVA. Cheque Nro Se cancelan fletes por Bs ,00 + IVA. Cheque Nro

13 8. Recibimos una devolución de Bs ,00 sobre la venta a crédito del punto cuatro. 9. Cancelamos la factura del punto uno. Cheque Nro Se compran mercancías por Bs ,00 + IVA condiciones 10/5 n/ Nos cancelan todas las facturas pendientes, a quienes se le otorgaron descuentos lo aprovecharon. 12. Cancelamos la factura del punto diez fuera del plazo de descuento. Cheque Nro Se requiere: Registrar las operaciones por el sistema de inventario continuo y por el sistema de inventario periódico. Practica Nro. 3: A continuación se presenta información de las operaciones de compra y venta de mercancía realizadas por la Comercial San Marcos durante el año 2006, Unidades Costo Costo Total Unitario Inv. Inicial , ,00 Compras Febrero , ,00 Mayo , ,00 Agosto , ,00 Noviembre , ,00 Diciembre , ,00 Total ,00 Ventas del año: 940 unidades Si la Comercial utiliza el Sistema de Inventario Periódico se requiere: 13

14 a. Determinar el Inventario Final y el Costo de Ventas por los métodos de valuación PEPS, UEPS, Costo Promedio Simple, Costo Promedio Ponderado. b. Suponiendo que del saldo de las unidades finales, 100 pertenecen a la compra de agosto, 80 a la de diciembre y 200 de la de noviembre, calcular el valor del Inventario Final y el Costo de Ventas por el método de identificación específica. Practica Nro. 4: La Compañía Santa Lucía C.A., utiliza el Sistema de Inventario Continuo para controlar las entradas y salidas de mercancía, a continuación se presenta información de las operaciones de compra y venta efectuadas durante el mes de junio de Compra de Materiales Fecha de la Salidas en Unidades Costo operación Unidades Unitario 10 de junio ,00 12 de junio ,00 14 de junio de junio ,50 20 de junio de junio ,00 28 de junio Inventario Final unidades Se requiere: a. Determinar valor del Inventario Final de Mercancías por los métodos de valuación PEPS, UEPS, Costo Promedio Móvil. 14