USO DE PLANTILLAS EN WORD Nombre: Andrés Gutiérrez Fernández e-mail: andresgutifer@terra.es Asignatura: Informática Aplicada a la Administración de Fincas Curso 2º GEI (2004-2005)
Introducción. El procesador de textos Word, puede ser una de las aplicaciones que más se utilizan del Office. Su objetivo es la confección de documentos de textos en la cual se puede incluir efectos, gráficos, ecuaciones, videos, folletos, memorandos etc. La misión principal de Word es escribir, revisar, dar formato, imprimir documentos, crear cartas, informes, plantillas Las posibilidades que ofrece este procesador de texto son ilimitadas. Word cuenta con la posibilidad de utilizar plantillas, complementos y documentos XML para sacarle en mayor provecho o facilitarnos la tarea. Una plantilla es un modelo para crear nuevos documentos que se puede guardar para utilizar después de nuevo como son el estilo de la fuente utilizada, formatos de las tablas, configuraciones de páginas. La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos y la plantilla permanece en su estado original de forma que la podamos utilizar cuantas veces queramos. Nos puede ser útil cuando utilizamos un documento con la misma estructura. Para modificar la plantilla.dot creada anteriormente debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente muy importante guardarlos. Si hemos realizado muchos cambios se puede volver al estado original borrando los introducidos y cuando se vuelva abrir el documento plantilla.dot se creara automáticamente. 1
1. Utilización de las plantillas Word. Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde Archivo, aparecerá una ventana con Nuevo Documento que permite abrir un documento en blanco o a partir de otro ya existente, se puede elegir desde: - Plantillas en Office Online que se accede a la Web de Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. - En mi PC que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. - En sitios de la Web que permite elegir un sitio en la web para abrir una plantilla. En plantillas desde Office Online aparece una ventana con los distintos tipos Memorandos, Otros documentos, Publicaciones, General, Cartas y faxes, Combinar correspondencia e informes que según lo que seleccionemos aparecerá unas plantillas u otras y hacer doble clic en la que nos interese, aparecerá una vista previa del documento señalado y en la parte inferior derecha nos dice crear documento nuevo a partir de documento o plantilla. Aceptar o Cancelar. El cuadro plantilla de documento muestra el nombre de la plantilla adjunta al documento activo. 2
- Adjuntar abre el cuadro de diálogo y Adjuntar plantilla si se va a adjuntar una plantilla diferente al documento archivo. - Actualizar los estilos automáticamente para que concuerden con los estilos de la plantilla cada vez que se abra el documento. - Adjuntar a todos los mensajes de correo electrónico nuevo la plantilla automáticamente. Cuando queremos utilizar la plantilla creada, nada mas tendremos que sustituir los datos por los nuestros, así tendremos las plantillas con nuestros datos y guardarlos como cualquier otro documento para volverlo a utilizar, la plantilla original quedaría tal cual para otro momento o caso. 3
2. Plantillas globales y complementos. En los elementos marcados están cargadas las plantillas disponibles; para Agregar hacer clic en abrir el cuadro dialogo, Agregar plantilla y se cargara la plantilla, para hacerlo automáticamente poner la plantilla o el complemento en la carpeta Inicio de Microsoft Word. Para quitar la plantilla seleccionada en la lista pulsar Quitar y para descargar un elemento de Word y dejarlo en la lista desactivar la casilla verificación. Quitar no esta disponible en los elementos que se muestran en la carpeta de Inicio. Cuando se quiere copiar estilos individuales, macros, entradas de Autotexto o barras de herramientas de un documento a otro se utiliza el cuadro de diálogo Organizador. 4
3. Modificación de plantillas. Se pueden modificar plantillas ya existentes tanto las de Word como las que creemos nosotros. Para modificar una plantilla si es desde la de Word desde la ventana de Nuevo Documento aparece los distintos plantillas existentes, seleccionar la plantilla que quiere modificar por ejemplo carta elegante, a continuación hacer doble clic en la plantilla elegida carta profesional. En la parte inferior derecha en Crear nuevo marcar plantilla así una vez modificada la plantilla, la guardar como plantilla y no como documento de Word. Hacer clic en aceptar y se abrirá la plantilla carta profesional. Sobre esta plantilla que aparece podemos hacer todas las modificaciones que queramos, sustituir, tamaño, tipo de letra etc sin necesidad de introducir cada vez. Lo que sí es necesario es guardar la plantilla modificada en Guardar como en Plantillas nombre del archivo, guardar como tipo plantilla de documento y Guardar. 5
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4. Crear plantillas a partir de documentos Word. Las plantillas y los documentos Word son distintos tipos de documentos; para crear una plantilla a partir de un documento Word bastará cambiar el tipo de documento, sin embargo para crear plantilla a partir de documento es necesario: 1.- Diseñar el documento Word para darle aspecto de plantilla, se le puede incluir distintos campos de estilos y se puede partir de un nuevo documento en blanco. 2.- Guardar como plantilla con clic en Guardar como y en Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento, darle un nombre y Aceptar. 3.- Elementos que se guardan en una plantilla, se guardan todas las características del formato así como los estilos que definen la plantilla, si se modifica la barra de herramientas añadiendo o quitando iconos, las modificaciones también se guardan en la plantilla. Si creamos o modificamos autotexto, macros o ventanas también se guardará en la plantilla. 7
4.- Hay que tener en cuenta que Word guarda por defecto las plantillas creadas por lo usuarios en la carpeta Plantillas. Darle nombre a esa plantilla y Aceptar a partir de ese momento podemos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General. 8
EJERCICIO PRÁCTICO: Reunión de equipo [Fecha] [Hora] [Lugar] Reunión convocada por: Organizador: Cronometrador: Asistentes: Tipo de reunión: Apuntador: Leer: Traer: Puntos de la orden del día Tema Presentado por Tiempo asignado Otra información Observadores: Recursos: Notas especiales: 9
Reunión de equipo 2 Julio 2005 15:30 Málaga Reunión convocada por: Propietario Tipo de reunión: extraordinaria Organizador: Presidente Comunidad Apuntador: Administrador Asistentes: Propietarios Comunidad Sol y Mar Leer: Traer: Petición uso de zonas comunes (piscina) Reglamento constitución comunidad Puntos de la orden del día Tema Presentado por Tiempo asignado Uso de la piscina por no-propietarios Propietario 28 20 mtos Contestación del vecino que trae acompañantes Propietario 21 15 mtos Llegar a un acuerdo Propietario 28 7 mtos Votación asignar nº de acompañantes por propietario Presidente 16 mtos Otra información Observadores : Recursos: Notas especiales: 10
FIN Málaga 2- Julio 2005 11